Bien que créer une note de frais puisse sembler relativement simple, la gestion de ces dernières peut devenir compliquée à mesure que l’effectif de l’entreprise augmente.
On estime que 60 % des entreprises ont jusqu’à 20 % de leurs employés remplissant régulièrement ce type de documents administratifs.
Sans une bonne méthode de gestion, les heures consacrées à la gestion des frais des employés peuvent vite dépasser les attentes. De nos jours, plusieurs entreprises continuent d’utiliser un modèle papier de note de frais que les employés doivent remplir chaque mois, bien que ce nombre diminue progressivement.
D’autre part, de nombreuses entreprises utilisent des modèles de frais professionnels sur Excel, qui bien qu’étant une amélioration par rapport à la méthode papier, présente encore de nombreuses limites et problèmes.
Aujourd’hui, le modèle idéal de contrôle des frais repose sur l’utilisation d’un logiciel de notes de frais spécialisé, qui simplifie le processus, accélère la gestion et améliore la communication entre les employés, les responsables et les Ressources Humaines.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais en entreprise est un document où sont consignées toutes les dépenses effectuées par un employé sur une période donnée, généralement un mois. Ce type de document est couramment utilisé par les entreprises pour suivre de manière précise les dépenses effectuées.
Les employés remplissent le document indiqué par l’entreprise, que ce soit manuellement ou numériquement, en joignant les tickets de caisse justifiant les transactions effectuées. Ils soumettent ensuite la note de frais au département concerné, généralement l’administration ou les Ressources Humaines, pour que l’entreprise rembourse les dépenses liées à des activités professionnelles.
Les dépenses doivent être justifiées et conformes à la politique de frais de l’entreprise, souvent en lien avec les repas, les transports, les frais kilométriques, etc. Les notes de frais incluent généralement plusieurs champs à remplir par les employés, tels que le nom du fournisseur, la nature de la dépense, le montant et la date. Des champs supplémentaires peuvent également être inclus pour plus de détails.
Comment comptabiliser et approuver les dépenses des salariés?
Comment sont élaborées les notes de frais ?
Les entreprises utilisent différentes méthodologies pour recueillir les feuilles de frais des employés et les comptabiliser correctement. Tout d’abord, les employés remplissent la note de frais mensuellement, en y joignant les justificatifs correspondants. Ceux-ci sont ensuite envoyés à leurs responsables, chargés de les transmettre au département de l’administration ou des Ressources Humaines.
La deuxième étape consiste en une supervision interne pour vérifier que les dépenses sont réelles et conformes aux politiques préétablies. Si elles sont correctes, elles sont intégrées dans la comptabilité de l’entreprise et seront ensuite incluses dans la fiche de paie des employés.
Bien que tout cela puisse sembler simple, ce ne l’est pas autant lorsque le volume d’employés est élevé. Il est donc crucial d’utiliser des outils qui augmentent l’efficacité du processus et facilitent la communication. Mais quelles sont les principales méthodes pour gérer les notes de frais ?
Méthode traditionnelle : note de frais en papier
Gérer les notes de frais en format papier est désormais rare. Il s’agit d’un modèle que les employés remplissent et remettent à leurs responsables, en y joignant tous les justificatifs. Cette méthode est non seulement peu efficace, mais elle comporte aussi un large risque d’erreurs.
De plus, comme la comptabilité est souvent informatisée, cela ajoute du travail aux responsables de la gestion des notes de frais, car ils doivent numériser toutes ces données pour les intégrer au système. C’est sans aucun doute une méthode archaïque qui peut entraîner des erreurs constantes et un mécontentement général.
Les limites des modèles de notes de frais sur Excel
Une méthode plus répandue dans de nombreuses entreprises est l’utilisation des modèles Excel pour gérer les notes de frais. Bien que ce soit une méthode beaucoup plus adaptée et offrant de bonnes possibilités, elle devient insoutenable avec le temps, car elle présente certains inconvénients difficiles à surmonter.
D’une part, la gestion reste trop manuelle. L’employé doit saisir les données dans la note de frais Excel et fournir les justificatifs, qu’il peut photographier et envoyer par courriel. Ensuite, les Ressources Humaines doivent les comptabiliser manuellement, ce qui offre trop de possibilités d’erreurs.
D’autre part, il y a un manque important de flexibilité. Bien qu’un modèle de note de frais puisse souvent suffire, il arrive que l’on doive entrer des données non prévues par le modèle. Cela rend sa modification laborieuse et souvent sujette à des erreurs. De plus, il n’est pas facile d’apporter des modifications, car elles affectent tous les employés et influencent les analyses ultérieures.
De plus, les feuilles Excel ne s’intègrent pas aux autres systèmes de travail. Elles sont des outils isolés qui compliquent la gestion de ces données et la communication. C’est une méthode inefficace et complexe qui augmente le risque d’erreurs et implique plus de travail pour toutes les parties. Cela se traduit par un coût économique plus élevé pour l’entreprise, car la gestion des notes de frais est une tâche peu productive.
Un logiciel de notes de frais, la meilleure option pour les entreprises
La solution à tous ces problèmes réside dans l’utilisation d’un logiciel de notes de frais. Il s’agit d’un outil numérique qui permet d’accélérer cette tâche et d’améliorer la communication entre toutes les parties.
L’employé saisit sa note de frais mensuellement via le module de gestion des frais, que ce soit sur le web ou une application mobile. Ce processus évite déjà de nombreuses erreurs, car l’employé peut lui-même choisir la catégorie de ses frais. Ainsi, il ne pourra pas entrer de données incorrectes, celles-ci étant conformes à la politique de l’entreprise.
Il est également possible de joindre les tickets de manière numérique directement dans le système, rendant le tout unifié. L’information parvient immédiatement au responsable qui la traite et vérifie que les données saisies sont correctes.
De plus, ce responsable reçoit une notification lorsqu’une note de frais en entreprise est créée, augmentant ainsi l’efficacité du processus. Le logiciel permet aussi de consulter un historique des demandes ou de générer des rapports, un atout vital pour toute entreprise.
Avantages d’un logiciel de notes de frais
- Minimiser les erreurs : le processus est plus automatisé et simplifié, facilitant la saisie des données conformes à la politique de frais de l’entreprise.
- Faciliter les corrections : les erreurs sont inévitables, mais avec un logiciel de notes de frais des employés, elles sont beaucoup plus faciles à corriger que par les méthodes précédemment mentionnées.
- Augmenter la productivité : cette tâche prendra beaucoup moins de temps aux équipes des Ressources Humaines grâce à une plus grande efficacité.
- Améliorer la communication : le flux de demande et d’approbation des notes de frais est facilité, avec des fonctionnalités qui améliorent la communication. Chaque étape est enregistrée et notifiée aux personnes concernées.
- Flexibilité : contrairement à une feuille Excel, les notes de frais numériques s’adaptent à toute situation particulière sans nécessiter beaucoup de temps.
- Lutte contre la fraude : un logiciel de notes de frais rend plus difficile la fraude interne, car il est plus facile de détecter les irrégularités potentielles.
Un autre point crucial est la question de la fraude interne. Certains employés, de manière consciente ou non, ont tendance à gonfler le coût total des notes de frais, ce qui, à long terme, nuit gravement à l’entreprise.
Signer numériquement une note de frais
Une fonctionnalité très appréciée par nos clients est la possibilité de signer numériquement les notes de frais. Cela garantit ainsi qu’elles ne sont pas modifiées par la suite et qu’elles respectent les exigences de la facturation électronique, évitant ainsi de conserver les tickets pour d’éventuelles inspections futures. Utiliser un logiciel de notes de frais rend non seulement plus simple le respect des règles, mais facilite également la détection de fraudes potentielles grâce à une gestion plus automatisée.
De plus, en faisant partie de notre solution modulaire, il est possible d’intégrer le logiciel de notes de frais avec d’autres modules et outils importants du logiciel de Ressources Humaines pour l’entreprise, simplifiant ainsi les tâches dépendantes de celle-ci.
Enfin, il facilite la génération de rapports et la prise de décisions. Cela permet de générer des rapports automatisés et personnalisés en quelques clics à partir des informations stockées.
