De nombreux départements des Ressources Humaines consacrent un temps considérable chaque mois à la gestion des notes de frais liées aux employés : voyages, indemnités journalières, frais kilométriques et autres dépenses nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.
Selon une référence largement citée dans le secteur (étude HRS et fondation GBTA), une note de frais sur cinq comporte une erreur, ce qui ajoute en moyenne 18 minutes et 48 euros de retraitement à chaque correction.
Une gestion efficace des notes de frais ne sert donc pas seulement à maîtriser les coûts. Elle réduit directement ce temps perdu et les tensions qu’il génère entre les équipes RH, la comptabilité et les employés.
Qu’est-ce que la gestion des notes de frais d’une entreprise ?
Nous pouvons définir la gestion des notes de frais d’une entreprise comme la tâche de planifier, contrôler et optimiser les frais générés par l’activité professionnelle des employés, souvent en dehors des bureaux.
Les notes de frais générées par les employés doivent être comptabilisées de manière précise. En effet, un manque de contrôle peut entraîner des déséquilibres financiers, de l’incertitude comptable et du mécontentement parmi les employés.
Pour cela, il est important de surveiller les notes de frais des employés et d’élaborer une politique de notes de frais d’entreprise qui facilite leur demande, leur approbation et leur remboursement.
Quels types de notes de frais d’entreprise existent ?
Pour une gestion efficace des notes de frais d’une entreprise, le département des Ressources Humaines doit catégoriser les frais de la manière la plus précise possible. Bien que cela puisse être compliqué en raison de la diversité des situations, nous pouvons identifier plusieurs groupes principaux qui aident à une gestion plus efficace.
Frais fixes
Ce sont les frais récurrents et fixes associés au salaire des employés, comme les factures de téléphone portable ou les frais de location de voiture, ou encore une allocation fixe pour l’hébergement pendant la durée d’un projet. Ces frais, fournis régulièrement chaque mois, sont relativement simples à contrôler puisqu’ils ne varient pas beaucoup.
Frais variables
Les frais variables, en revanche, ne sont pas fixes et peuvent fluctuer selon divers facteurs, comme le nombre de réunions ou de déplacements professionnels (indemnités journalières, hébergement ponctuel, carburant, taxis, remboursement de matériel professionnel…).
Cela signifie qu’un mois sans frais peut être suivi d’un autre avec des frais élevés pour un employé donné. Par conséquent, la gestion des frais variables est plus complexe, surtout dans les moyennes et grandes entreprises où le volume de ces frais peut augmenter considérablement à certains moments de l’année.
La gestion des frais variables inclut aussi le processus d’approbation et de remboursement, nécessitant des canaux de communication clairs et efficaces pour minimiser le temps consacré à la gestion des frais.
Une note de frais correctement justifiée n’est pas un complément de salaire. Elle rembourse une dépense réellement engagée par l’employé dans l’intérêt de l’entreprise, ce qui l’exonère de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu, dans la limite des barèmes fixés par l’URSSAF pour les indemnités kilométriques, les frais de repas et les grands déplacements.
Le risque de la requalification en avantage en nature
Sans justificatif, ou au-delà des seuils URSSAF, la somme remboursée perd son statut de remboursement de frais professionnels. Elle est alors requalifiée en avantage en nature, soumise aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu.
Ce n’est donc pas seulement une question d’organisation interne : c’est un point de contrôle direct de l’URSSAF.
Conservation des justificatifs : dix ans
L’entreprise doit conserver les pièces justificatives des notes de frais pendant dix ans, conformément à l’article L123-22 du Code de commerce relatif à la conservation des documents comptables. Ces justificatifs doivent pouvoir être présentés en cas de contrôle URSSAF ou de contrôle fiscal.
Le Code du travail ne fixe aucun délai légal précis pour le remboursement effectif d’une note de frais. La jurisprudence a longtemps retenu une prescription de cinq ans, mais des arrêts plus récents de la Cour de cassation rattachent cette action à l’exécution du contrat de travail, avec un délai de deux ans en application de l’article L1471-1 du Code du travail.
Dans la pratique, la plupart des entreprises remboursent leurs employés à la fin du mois suivant la demande, ce qui limite ce risque au quotidien.
Avantages d’une gestion efficace des notes de frais
Une gestion efficace des notes de frais fait gagner du temps et de l’argent à l’entreprise. À l’inverse, sans structure ni flux de travail clair, elle devient vite coûteuse à la fois pour les équipes RH et pour les employés qui attendent leur remboursement.
- Productivité : un système efficace de contrôle des notes de frais permet d’optimiser le temps consacré à cette tâche, libérant du temps pour des tâches plus intéressantes.
- Réduction des coûts : un contrôle efficace des notes de frais réduit les coûts inutiles et économise de l’argent.
- Accélération du processus d’approbation : une politique de notes de frais bien définie permet une approbation plus rapide des notes de frais variables.
- Réduction des erreurs : un contrôle efficace minimise les erreurs, évitant ainsi les problèmes de comptabilité déficiente ou les remboursements non réalisés qui créent du mécontentement parmi les employés.
- Automatisation des processus : l’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais permet d’automatiser avec un système de workflow certaines tâches, comme la communication des approbations ou des refus.
- Indépendance des employés : les employés peuvent saisir leurs notes de frais et joindre les justificatifs de manière numérique via un portail ou une application mobile, réduisant la charge de travail pour le personnel RH.
- Motivation : des processus efficaces et une bonne communication interne sont essentiels pour que les employés restent motivés et ne se sentent pas frustrés par une mauvaise gestion.
Bizneo HR permet de signer numériquement les notes de frais, ce qui leur donne une valeur légale et évite d’avoir à conserver les tickets papier pour d’éventuelles inspections.
Sur ces notes de frais signées, l’OCR intégré à l’IA extrait automatiquement le fournisseur, la date, le montant et la TVA depuis une simple photo du ticket ou de la facture. Ainsi, la ressaisie manuelle à l’origine de la plupart des erreurs de catégorisation disparaît.
Comment améliorer la gestion des notes de frais d’une entreprise ?
Améliorer le contrôle des notes de frais d’une entreprise liées aux employés offre de nombreux avantages, présentés plus haut. Plusieurs leviers permettent d’y parvenir, avec des solutions que n’importe quelle organisation peut mettre en place.
Digitalisation du contrôle des notes de frais
De nombreuses PME et petits commerces ont encore une gestion inefficace des notes de frais, même s’ils utilisent des outils numériques comme Excel ou Gmail.
L’erreur reste possible. Et plus l’activité, le nombre d’employés et de notes de frais augmentent, plus ce risque augmente.
| Critère | Excel / papier | Logiciel de gestion des notes de frais |
|---|---|---|
| Temps de saisie par note | Environ 20 minutes en moyenne (référence HRS/GBTA) | Quelques secondes avec l’OCR |
| Taux d’erreur | Environ 1 note sur 5 | Fortement réduit par l’extraction automatique |
| Traçabilité pour un contrôle URSSAF | Tickets papier à retrouver manuellement | Justificatifs centralisés et signés numériquement |
| Délai d’approbation | Dépend de la disponibilité du manager | Notifications et validation en un clic |
Il s’agit ici de passer à un niveau supérieur avec un logiciel de gestion des notes de frais. Ces programmes offrent plusieurs avantages :
- Contrôle accru : réduction significative des erreurs, augmentation de la productivité du personnel RH, et facilitation de l’approbation des demandes de frais.
- Facilitation des demandes de frais : les employés peuvent plus facilement créer et soumettre des demandes de remboursement.
Élaboration d’une politique de notes de frais
Outre un contrôle efficace, il est crucial d’établir une politique de notes de frais claire. Celle-ci doit définir qui peut dépenser, quoi, quand, comment et dans quel but. Par conséquent, les notes de frais sont utilisées de la manière la plus efficace possible, ce qui évite les frais inutiles.
Une politique de notes de frais bien définie aide les employés à savoir ce qu’ils peuvent faire, évitant ainsi les malentendus futurs. Les données recueillies grâce à une solution de gestion des notes de frais permettent d’identifier les problèmes et d’améliorer cette politique.
Mise en place d’un système d’approbation des notes de frais
Un autre aspect important est le système d’approbation des notes de frais, surtout dans les grandes entreprises où des centaines voire des milliers d’employés peuvent être concernés. Soit parce qu’ils font des dépenses ensemble, soit parce qu’ils ont les mêmes dépenses.
Un système d’approbation clair permet d’établir une chaîne de responsabilité et de faciliter la communication entre les départements. C’est le meilleur moyen d’éviter des problèmes futurs et d’améliorer l’efficacité globale de l’entreprise. Une gestion des notes de frais dans le cloud peut rendre cette communication encore plus fluide.
Gestion des notes de frais par catégories
Une bonne gestion implique de classer les notes de frais par catégories, facilitant l’analyse des données et l’identification des problèmes ou des améliorations nécessaires. Les catégories courantes incluent :
- Politique de voyages
- Hébergement
- Frais kilométriques
- Formation
- Repas
- Représentation
Un logiciel de gestion des notes de frais comme Bizneo HR centralise cette catégorisation et génère les rapports par poste de dépense automatiquement, sans export manuel vers un tableur.
Élaboration de rapports de notes de frais
Une gestion efficace nécessite des rapports réguliers pour détecter les problèmes et analyser les tendances des notes de frais. Ainsi, il devient possible d’identifier les catégories où les frais augmentent, pour prendre des mesures correctives rapidement.
Par exemple, si les notes de frais en repas et frais kilométriques augmentent un mois donné, nous pourrons analyser les raisons et prendre des mesures appropriées. Un logiciel de gestion des notes de frais facilite grandement la collecte et l’analyse des données pour l’élaboration de ces rapports.
Une entreprise qui centralise ses notes de frais sur une seule plateforme ne se contente pas de gagner du temps administratif. Elle réduit aussi son exposition en cas de contrôle URSSAF, puisque chaque justificatif reste rattaché à sa demande d’origine, signé et archivé automatiquement.
Le gestionnaire RH qui validait auparavant des dizaines de tickets papier chaque semaine peut désormais approuver ou refuser une note de frais en un clic, pendant que l’IA a déjà vérifié le montant, la date et la TVA du justificatif.