El cronograma es una herramienta esencial para elaborar calendarios de trabajo o actividades. Un documento en el que se establece la duración de un proyecto, la fecha de inicio y final de cada tarea; es decir, una manera sencilla de organizar el trabajo.
El formato del cronograma solía ser físico (en papel) hasta que las nuevas tecnologías han optimizado la creación de un cronograma digital que puede visualizar toda la plantilla y en el que organizar las tareas de forma colaborativa.
Tabla de contenidos
¿Qué es un cronograma?
Un cronograma de trabajo es un calendario de trabajo o actividades en el que se especifican las etapas de un proyecto. Con el cronograma se planifica y controla fácilmente la producción.
En un cronograma de una empresa se integran:
- Tareas
- Fechas de entrega
- Recursos necesarios
- Relaciones con otros proyectos / actividades
- Responsables para tener una visión clara sobre el estado de un proyecto
Por tanto, el cronograma simplifica el monitoreo de los managers y ofrece a los empleados una hoja de ruta para alcanzar los objetivos, descomponiendo las actividades para realizarlas de forma progresiva.
Hasta ahora era muy común que los cronogramas fuesen realizados a mano, en especial si involucraba a una sola persona, en la actualidad las empresas necesitan apoyarse en herramientas digitales tanto por el volumen de trabajadores como por la facilidad en la gestión y organización de tareas.
En especial durante estos meses, en los que el Covid-19 ha propiciado mayor volumen de teletrabajo.
¿Cómo hacer un cronograma?
Para elaborar el cronograma de una empresa se recomienda seguir las siguientes etapas:
Definición de tareas
Hay que saber cuáles son las tareas necesarias para el cronograma de actividades. Por lo general, esta definición se produce cuando los supervisores de las áreas involucradas se reúnen para fijarlas, haciendo una lista que luego se representará en el cronograma.
Encontrar las relaciones
Es probable que en la realización del cronograma de trabajo aparezcan tareas que dependan de otras. Por tanto, hay que clasificarlas.
Se hace de la siguiente manera:
- Fin – comienzo: son las tareas que dependen de una anterior. Hasta que esa no esté hecha, no se podrá avanzar con la siguiente.
- Comienzo – comienzo: engloba dos o más tareas que se pueden realizar al mismo tiempo.
- Comienzo – fin: una tarea comienza en el momento que otra termina. Guardan relación entre sí.
- Fin – fin: agrupa dos o más tareas que deben concluir en el mismo momento o lapso de tiempo.
Fijar plazos en el cronograma de trabajo
Una vez que se han definido las tareas y las relaciones entre ellas, para realizar el cronograma hay que fijar los plazos de realización para cada una de ellas. Este punto es clave porque contribuye al orden y marca el ritmo de producción.
Esta etapa es una de las más exigentes. Por lo general, no es posible realizar estimaciones de tiempo exactas. Por eso muchas compañías se apoyan en un software de control horario para tener claro cuánto toma determinada tarea, aproximándose a tiempos reales.
O para analizar quién está trabajando en cada turno y, a su vez, evitar problemas de solapamientos de horarios y organización (que no haya ningún turno vacío por culpa de bajas o vacaciones).
A diferencia de los procesos manuales, la herramienta digital ofrece módulos específicos y personalizados para cada proyecto, evitando que se mezclen entre sí.
A lo anterior se suman registros de tiempo específicos por empleado que luego pasan a formar parte de un informe de tiempo detallado y grupal (dado el caso). Esto evita sesgos y contribuye a tener un cronograma ajustado con la realidad de producción de la empresa.
Además de lo anterior, aporta indicios sobre el rendimiento laboral, si es el esperado o no. En definitiva, registro de horas, gestión de turnos y supervisión del trabajo en un solo programa.
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Armar el cronograma
Agrupada toda la información anterior, el siguiente paso es plasmarla en el cronograma. Por lo general se usan filas y columnas en las que se distribuye información como:
- Tareas o actividades
- Semana (o tiempo estimado de entrega)
- Recursos
- Responsable
En cuestiones de diseño, se recomienda dejar un espacio prudente entre márgenes para poder agregar información (por lo general producto de ajustes) con comodidad. Las columnas y filas del cronograma pueden variar dependiendo de la dimensión del proyecto.
Ir reajustando el cronograma
El cronograma no es algo fijo.
A medida que se avanza con las tareas, probablemente sea necesario realizar ajustes o incorporar nuevas acciones en el cronograma, así como marcar o tachar las metas que se alcanzan (funciona como estrategia de motivación: un paso más hacia la meta).
En ocasiones, los proyectos coinciden con las vacaciones de alguno de los empleados, ausencias o cambios de turnos que influyen en la dinámica de producción. A través del software de gestión de tiempo se sincronizan esas variables en un calendario que puede ser revisado por el equipo de trabajo para ajustar el cronograma según convenga.
Nuestro software de control horario de trabajadores es muy flexible en el registro de la jornada y permite elegir a los responsables como quieren registrar las horas de trabajo.
Ya sea otorgando flexibilidad horaria al empleado incluyendo el inicio de la jornada y el fin de forma manual, fichando el horario habitual en un click, fichajes masivos semanales o con medidas más restrictivas como cronómetros o contadores de horas, geolocalización.
También se integra con sistemas de control de presencia como kioscos con tablet, dispositivos de reconocimiento biométrico, tarjetas… Con una única app podrás registrar el tiempo trabajado y supervisar su rendimiento.
¿Para qué sirve un cronograma de empresas?
Un cronograma sirve para:
- Anticipar retrasos durante los proyectos.
- Simplificar la gestión de recursos (materiales y humanos), marcando qué es necesario para cada tarea y con qué se cuenta.
- Fomentar la comunicación entre los empleados durante las reuniones de trabajo, ya que el cronograma sirve de guía.
- Ofrecer un panorama global del proyecto, facilitando evaluar cuáles son las áreas de la organización que trabajan más lento y más rápido.
3 tipos de cronogramas
El cronograma ideal para tus dinámicas de trabajo depende del enfoque y el tipo de proyecto.
Los más usados son:
Cronograma de Pert
Este diagrama prioriza las tareas y las relaciones entre ellas antes que las fechas de entrega.
Cada tarea es representada en un cuadro en el que se incluyen los procesos que requiere. El orden de las cajas dependerá de la prioridad temporal y las relaciones entre cada actividad. Normalmente, se distribuyen de izquierda a derecha.
Esta distribución suele ser acompañada por flechas para establecer relaciones de causalidad o dependencia entre las tareas.
Cronograma de hitos
Agrupa los puntos o etapas clave de un proyecto. Pueden ser tareas esenciales, fechas de entregas o reuniones importantes. Por tanto, en este cronograma no se incluyen todas las tareas o acciones sino aquellas más relevantes.
Cualquiera de estos modelos dependerá de una línea base del cronograma, que se define una que vez que el cronograma está hecho y aprobado por las distintas instancias (cliente, dirección, responsable de proyecto…).
La línea base de cronograma es la versión fina del modelo que se haya seleccionado. Funciona como referencia para monitorear el proyecto, marcando en tiempo real aquellas etapas que se vayan alcanzando.
Cronograma de Gantt
En este cronograma, la distribución de las tareas es en forma de barra temporal (que suele ser denominada como eje X). Mientras más extensa, más tiempo requiere la acción.
Esta diagramación facilita el monitoreo, por fecha de inicio y conclusión, de las tareas y la fecha de comienzo y entrega del proyecto.
Suele ser el más utilizado.
Ejemplo de cronograma de Cronograma de Gantt
Ventajas y riesgos de usar un cronograma de actividades
Dentro de las ventajas del cronograma están las siguientes:
- Fijar un orden de tareas según la relación entre ellas.
- Contribuye a la supervisión de la productividad, monitoreando los tiempos de entrega.
- Genera certezas en cuanto al avance y estado del proyecto.
- En caso de reconocer retrasos, es posible tomar medidas si el monitoreo es constante.
- Si, por el contrario, los lapsos se cumplen antes de lo previsto, la organización puede recompensar a los empleados como parte de un plan de incentivos.
Descubre cómo implantarla y cuáles son sus ventajas principales.
¿Los riesgos? Están sujetos a la variabilidad de los lapsos de entrega (en los que influye la productividad, las ausencias imprevistas, las vacaciones…) y la asignación correcta de tareas.
Por tanto, normalmente es casi imposible dar con un fecha exacta de culminación. Sin embargo, se pueden hacer estimaciones y marcarlas en el cronograma a partir de la sugerencia anterior, evaluando los lapsos para cada tarea a través de un software de gestión de tiempo.
Esto no quiere decir que los cronogramas deben hacerse sin margen de tiempo; todo lo contrario. Se trata de establecer lapsos reales y flexibles. Lo importante, ante los riesgos, es cumplir con la cadena de acciones preestablecida, fijada en la línea base, para cumplir los objetivos.
Esto quizá propicie un escenario en el que el proyecto no se entregue en la fecha prevista, pero se presentará de la mejor manera posible.
Cuando se realizo esta nota? Lo necesito para citar la pagina web en mi tarea. Gracias
2020
¿Qué es un Cronograma? Organiza los proyectos de tu empresa. (2020, November 18). Blog de Recursos Humanos de Bizneo HR: Práctico Y Actual. https://www.bizneo.com/blog/cronograma/
QUE ES UN INSTRUCTIVO DE UN CRONOGRAMA
Las actividades que se realizan en los procesos de Inicio y Planificación, forman parte del cronograma del proyecto, o solo se considera el trabajo necesario para construír el producto del proyecto?