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Cómo calcular el sueldo neto de un empleado

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La función de remuneración es una de las más importantes de Recursos Humanos. Una labor para la que resulta imprescindible saber calcular el sueldo neto de un empleado. Entre otras muchas cuestiones.

Saber calcular el sueldo neto de un empleado es fundamental para cualquier área de Recursos Humanos –forma parte de las labores de retribución del departamento–. Una operación en la que entran en juego las características personales del trabajador, el tipo de contrato que ha firmado, y otras cuestiones que inciden directamente en la cotización a la Seguridad Social y a la retención del IRPF.

Y es que dos empleados con un mismo sueldo bruto anual pueden cobrar un salario neto totalmente diferente en función de los impuestos que paguen o se deduzcan. Pero vayamos con más detalles.

Qué es el sueldo neto

El salario neto es el dinero, libre de impuestos, que recibe un trabajador en su cuenta corriente por la prestación de sus servicios a la empresa. Dicho de otra manera, es la cantidad final que se obtiene al restar del salario bruto, la retención del IRPF y las aportaciones a la Seguridad Social. En definitiva: lo que se le ingresa al empleado en su cuenta corriente.

Diferencia entre sueldo bruto y neto

El salario bruto es, por tanto, la suma de este sueldo neto más el resto de importes que aparecen en su nómina. Es decir, el bruto incluye las cantidades correspondientes a impuestos obligatorios como el IRPF y la Seguridad Social, así como cualquier otro tipo de prestaciones e indemnizaciones que el trabajador haya pactado con la empresa.

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Este sueldo bruto es el importe que el SEPE tiene en cuenta para calcular la prestación por desempleo y también sirve para estimar la jubilación y la indemnización en un despido. Asimismo, es el que se pacta con la empresa, no refleja lo que cobrará el trabajador y siempre será superior al salario neto.

El salario neto, por el contrario, es el importe que el empleado recibe en el banco o en efectivo, una vez descontados los impuestos que debe afrontar. Dicho lo cual, no resulta complicado pasar el salario bruto a neto y viceversa.

Factores a tener en cuenta para calcular el sueldo neto

Una vez que la empresa y el trabajador han acordado el salario bruto, es necesario tener en cuenta varias deducciones obligatorias que influyen a la hora de calcular el sueldo neto:

Cotización a la Seguridad Social

Las cantidades devengadas en la nómina de un trabajador para la Seguridad Social sirven para afrontar aspectos como las bajas laborales por contingencias comunes, los accidentes de trabajo, el desempleo y la formación.

Y se tienen en cuenta para calcular el sueldo neto. Se trata de las cuantías que se ingresan al Ministerio de Empleo y la Seguridad para sufragar los gastos sanitarios y demás. Esta cuantía corresponde tanto al trabajador como a la empresa.

La retención destinada a la Seguridad Social la afronta el empleado y variará en función de la modalidad del contrato –indefinido o temporal–. Si es indefinido se aplicará un 6,35% a la base de cotización. Si es temporal, un 6,4%. Además, se suma el importe de algunos beneficios sociales o salario en especie como son los tickets restaurante o el seguro médico. 

Por ejemplo, si un empleado está contratado de forma temporal y cobra 35.000 euros brutos al año, se le descontarán 2.240 euros. Para este mismo trabajador, si su contrato es indefinido, el importe a deducir será de 2.222,5 euros.

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Descuentos del IRPF

El Impuesto de la Renta sobre las Personas Físicas (IRPF) es un gravamen que el Estado cobra a las personas y a las empresas en función de su riqueza y su situación personal. Es decir, cuanto mayores sean los ingresos más alto será el porcentaje que habrá que pagar. Su objetivo es sostener los gastos públicos estatales.

Esta cantidad es un pago destinado a Hacienda, que se descuenta en la nómina del empleado todos los meses. El porcentaje correspondiente al IRPF puede variar entre el 2% y 45%. En concreto, los rangos de salario bruto a los que se aplica un porcentaje de IRPF u otro para calcular el salario neto son los siguientes:

  • Hasta 12.450 euros, le corresponde el pago de un 19% de IRPF.
  • A partir de 12.450 euros, hasta 20.000 euros, un 24%.
  • De 20.001 euros hasta 35.200 euros, un 30%.
  • Desde 35.201 euros hasta 60.000 euros, un 37%.
  • Más de 60.000 euros, un 45%.
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Estos porcentajes descenderán, o no, en función del estado civil, el número de hijos que se tenga, si se está a cargo de un menor de edad, una persona con discapacidad, etcétera. Es decir, calcular el sueldo neto de un empleado variará en función de si este:

  • Está casado o no.
  • Su edad.
  • Tiene hijos o no.
  • Está desplazado o no: la movilidad geográfica está bonificada en el IRPF (hasta 2.000 euros anuales). Eso sí, debe cumplir con unos requisitos.
  • Se encuentra en una comunidad autónoma u otra.
  • Pertenece a una categoría profesional u otra.
  • Tiene una minusvalía: entre el 33% y el 65%, o superior al 65% o tiene movilidad reducida.
  • Cuenta con mayores a su cargo: mayores de 65 años y menores de 75 años.
  • Tiene mayores a su cargo con alguna minusvalía: aquí se tiene en cuenta si el porcentaje se encuentra entre el 33% y el 65% o si lo supera.
  • Tiene hijos con alguna minusvalía: ocurre lo mismo que en el apartado anterior.

Otras cuestiones: número de pagas

El número de pagas también influirá a la hora de calcular el salario neto. No será lo mismo que el empleado tenga pagas extra que carezca de ellas. Si percibe su salario neto en doce pagas el importe que percibirá cada mes será siempre superior.

Calcular el sueldo neto: así se hace

En los procesos de selección lo habitual es negociar con el candidato el sueldo bruto anual. No obstante, dar a conocer al empleado la equivalencia o saber pasar ese salario bruto a salario neto en función del contrato y de las condiciones personales del trabajador, es aconsejable.

Esta información crea una sensación de confianza que favorecerá el ambiente laboral y la productividad del candidato recién incorporado. Para conocer el sueldo neto debemos tener en cuenta los siguientes datos:

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Conocer la modalidad de contrato y el importe del salario bruto:

Como hemos visto anteriormente, el tipo de contrato marcará un porcentaje u otro de retención en el impuesto destinado a la seguridad social. Además, el sueldo bruto anual determinará qué porcentaje se debe devengar al empleado para el pago del IRPF.

El porcentaje de IRPF que corresponde a cada empleado:

Variará en función del rango salarial en el que esté situado el empleado, pero también de sus condiciones personales en particular. Unas características imprescindibles para calcular el sueldo neto de un empleado y que este comunicará a través del modelo 145 a la compañía.

El porcentaje que debe aportar a la seguridad social:

El importe es diferente según la modalidad de contratación. A los trabajadores indefinidos les corresponde el pago de un 6,35% y a los temporales de un 6,4%.

En cualquier caso, se contemplan limitaciones como que los contratos inferiores a un año deben tener una retención mínima del 2%. Esto ocurre de esta manera porque, al menos a priori, se estima que el trabajador temporal no llegará al límite de la renta necesaria para tener la obligación de realizar la declaración.

Suma de impuestos:

Al sumar las cantidades que resultan de la retención del IRPF y de las cotizaciones a la seguridad social, el empleado sabrá cuál es el importe total que tiene que destinar de su sueldo, para pagar estos impuestos obligatorios.

Descontar la suma de impuestos al sueldo bruto:

Una vez que tenemos toda la información anterior, solo queda restar la suma de los impuestos de IRPF y seguridad social, al salario bruto anual.

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Ejemplo para calcular el sueldo neto mensual

Calcular el salario neto mensual es sencillo. Basta con conocer los datos salariales y personales del trabajador, aplicar los impuestos que deben descontarse del salario bruto anual, restarlos al salario bruto anual y posteriormente dividir ese importe final entre 12 o 14, en función del número de pagas.

Por lo tanto, podemos calcular el salario neto de manera manual o utilizar herramientas específicas creadas para, únicamente, introducir los datos y obtener el resultado en pocos minutos.

Si utilizamos estas herramientas, en el apartado de retenciones tendremos que introducir datos como el año de nacimiento, grado de discapacidad –si lo hubiera–, el estado civil, los ingresos del cónyuge y el número de descendientes y ascendentes. Además, será necesario incluir otra información como la edad, el tipo de contrato de trabajo, el salario bruto anual y el número de pagas.

Una vez explicados todos los conceptos que inciden a la hora de calcular el sueldo neto mensual de un trabajador, ¿qué mejor que un ejemplo práctico?

Si un trabajador cobra 35.000 euros brutos anuales, tiene un contrato indefinido, no está casado ni tiene hijos y tiene 12 pagas. ¿Cuál es su sueldo neto mensual?

El importe a descontar por IRPF sería 2.222,5 euros y el de la seguridad social 10.500 euros. En total 12.722,5 euros. Por lo tanto, el sueldo neto anual sería de 22.277,5 y el sueldo neto mensual sería 1.856,45 euros.

Si prefieres ver cómo se vería reflejado en una nómina, descarga a continuación la plantilla de una nómina en la cual podrás descargar en dos formatos, excel y .pdf.

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