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Qué pedirle a una web del empleado: 6 requisitos clave

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La web del empleado es un recurso que simplifica la gestión de la plantilla y permite que los departamentos de RR.HH. puedan dedicar más tiempo a tareas que generen un mayor valor. Esto es, al menos, lo que sucede cuando el portal cumple con su función. Pero, ¿qué elementos debería reunir un buen portal del trabajador?

Qué es una web del empleado

Como ya hemos desarrollado en mayor profundidad en otros artículos, el portal del empleado es un espacio virtual habilitado por las empresas para la ejecución de ciertos trámites relacionados con los empleados.

Lo más interesante de una web del empleado es que son los propios trabajadores quienes asumen la gestión de dichos procedimientos, de manera que se agilizan notablemente todos esos trámites, así como la obtención de determinada información. También es un sistema muy útil para establecer un canal permanente de comunicación entre la plantilla y la empresa.

Aspectos clave de una web del empleado

Una web del empleado funcional y debidamente utilizada por empleados y mánagers contribuye a alcanzar mayores niveles de productividad y optimizar recursos. Eso sí, para extraerle el máximo partido es necesario que el portal cumpla con una serie de requisitos.

1. Imagen corporativa en la web del empleado

El portal del empleado es una sección más de la empresa, por lo tanto debe estar perfectamente integrado en la imagen corporativa de la misma. Conviene adoptar los mismos colores, logos y demás elementos tipográficos que están presentes en las instalaciones y en los documentos emitidos por la compañía.

Con esto se consigue una imagen mucho más profesional y se destaca la importancia de cada trámite a ojos de los empleados. El lenguaje utilizado en la web del empleado –más formal, más cercano, con emoticonos, etcétera– también debe ser acorde al carácter de la compañía.

2. Accesibilidad y facilidad de uso de la web del empleado

De poco sirve un portal para los empleados que no facilite la ejecución de los diferentes trámites por su gran complejidad. Obviamente, una plataforma excesivamente simple tampoco es la mejor solución porque no podrá ocuparse de todos los procedimientos deseados.

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La web del empleado ideal debe permitir el acceso de los trabajadores más allá de los límites físicos del entorno de trabajo –es decir, debe ser accesible en remoto y desde diferentes dispositivos– y contar con un diseño intuitivo en el que se las funciones más importantes resulten de "pura lógica".

Para hacernos una idea, el portal del empleado y el mánager de Bizneo HR constituye un buen ejemplo. Se trata de un software y de una herramienta en la nube que garantiza precisamente este acceso desde cualquier dispositivo –tablet, móvil, ordenador– con conexión a Internet. Además, resulta muy sencillo de utilizar.

3. Consulta y descarga de documentos

Hacer llegar comunicaciones de todo tipo a los empleados es de gran utilidad pero todavía lo es más que los trabajadores puedan descargar los documentos administrativos que les atañen (como las nóminas, por ejemplo) e, incluso, modificarlos y reenviarlos. Un portal que solo permita la consulta de comunicaciones apenas presenta ventajas operativas para las empresas.

4. Gestión de datos personales y otros trámites desde la web del empleado

¿Para qué se va a utilizar la web del empleado? Algunas empresas incurren en el error de habilitar este espacio para, posteriormente, no saber qué hacer con él. Lo básico es que el trabajador pueda modificar sus datos personales (dirección, teléfono de contacto, etcétera) y completar el mayor número de trámites posible.

La solicitud de permisos, la consulta y selección de los días libres pendientes de disfrutar en el año o la entrega de informes son algunos de los procedimientos que pueden vincularse a este portal.

5. Versión móvil de la web del empleado

Enlazando con la recomendación de facilitar el acceso de los empleados al portal desde cualquier lugar, también debería ser posible hacerlo a través de todo tipo de dispositivos. Una versión móvil de la web del empleado agiliza los trámites, especialmente aquellos que no requieren de mucho tiempo o que resulta urgente completar. En definitiva, la plataforma ha de contar con un diseño responsive.

6. Actualizaciones periódicas de la web del empleado

Por último, qué duda cabe de que el portal del empleado pierde buena parte de sus sentido si los profesionales no introducen en sus perfiles los cambios que se van produciendo en su situación administrativa, formativa o, incluso, fiscal. Cuando un trabajador finaliza un curso, una tarea, conviene que lo haga constar en su cuenta.

Lo mismo ocurrirá cuando obtenga un nuevo certificado de cualquier idioma o modifique su domicilio habitual, entre otros. Si el sistema cuenta con un apartado de notificaciones para revisar el status de las tareas, podría ser de gran ayuda.

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