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El programa de gestión de Recursos Humanos | 3 funcionalidades clave

Programa de gestión de Recursos Humanos

Con un programa de gestión de Recursos Humanos es posible automatizar una amplia variedad de procesos, pero ¿es tan útil como parece?

Un programa de gestión de Recursos Humanos se ha convertido en una herramienta esencial para digitalizar este área en cualquier empresa. No solo le permite optimizar y agilizar la administración de la plantilla, sino que ayuda a potenciar procesos de alto valor, como la búsqueda o desarrollo del talento.

Desde los procesos de reclutamiento y selección de personal a la gestión de vacaciones, el software de Recursos Humanos está presente gracias a sus diferentes módulos. Estos son la clave de su funcionamiento y flexibilidad. Cada empresa, sin importar el tamaño, puede seleccionar unos u otros según las funciones y tareas que necesiten optimizar.

Sin embargo, ¿en qué consiste exactamente un programa de administración de Recursos Humanos?, y, sobre todo, ¿cómo beneficia al funcionamiento de la empresa a través de sus funcionalidades? Profundicemos en ello.

Qué es un programa de gestión de Recursos Humanos

El programa de Recursos Humanos consta de una única plataforma en la que se centralizan todos los procesos del departamento, los cuales se dividen en módulos según el área o función que digitaliza y automatiza. Todos ellos comparten una misma base de datos de RR. HH. en la que aparece y se recoge toda la información relacionada con la plantilla. Así, no es necesario disponer de varios programas, que solo complicarían el día a día, harían el trabajo más lento y llevarían a cometer errores.

Gracias a sus capacidades, los miembros del departamento ven mejorado su rendimiento. No tienen que dedicar demasiado tiempo a actividades rutinarias o repetitivas del día a día. Por ejemplo:

  • Publicar de forma manual y repetitiva en cada portal de empleo
  • Realizar evaluaciones periódicas con excel o en papel sin un seguimiento efectivo
  • Dedicar toda una mañana a revisar uno por uno las ausencias o turnos de las próximas semanas para organizar el calendario y que no se solapen con las de sus compañeros.
  • Revisar de forma individual consultas o hacer cambios en la ficha del empleado.
  • Recordar tareas o procesos pendientes con constantes llamadas o largos correos

En cambio, con un programa de Recursos Humanos… al disponer de la opción de realizar acciones masivas y consultar – aprobar procesos en tiempo real con la autogestión, el traspase de información se agiliza, perfecciona e, incluso, automatiza. Por descontado, la necesidad de utilizar medios manuales o mecánicos desaparece por completo.

Portal de Recursos Humanos

La automatización se extiende a una amplia variedad de gestiones, como la del personal, el tiempo o calcular los gastos del departamento. Así, las tareas más mundanas quedan cubiertas y agilizadas por el propio programa de gestión de Recursos Humanos, que se actualiza constantemente para ofrecer las mejores soluciones.

Esto libera tiempo y otros recursos para que los profesionales puedan dedicarse a acciones que aportan un mayor valor (detectar y reclutar talento diferencial, potenciar el desarrollo con formación, determinar qué habilidades o competencias necesita la empresa, encontrar oportunidades de mejora con los informes…).

3 funcionalidades que marcan la diferencia en un programa de Recursos Humanos

El programa de Recursos Humanos cuenta con una amplia variedad de funcionalidades. De entre todas ellas, las englobadas dentro de la gestión del personal, gestión del tiempo y gestión del talento son las más relevantes para cualquier empresa. Son tan importantes que consiguen llevar el trabajo del departamento de RR.HH. al siguiente nivel.

Programa de RR. HH. para gestión del personal

La 1ª funcionalidad que cubre un programa de gestión de Recursos Humanos es la administración per se del personal. Buena parte de estas tareas se efectuaban de manera manual, algo que ya no es necesario. La gestión documental y el intercambio de archivos se agiliza, ya que todos permanecen en la misma base de datos y dentro de la plataforma. Así, cualquier miembro del equipo de RR.HH. puede acceder a ellos con un solo clic al permanecer siempre en la nube.

Ficha del empleado

La gestión de las fichas de trabajadores, en las que aparecen los contratos o las nóminas, también se mejora. Cualquier cambio se imputa en el acto y los empleados tienen la posibilidad de consultarlas en tiempo real cuando lo deseen. También pueden firmar los documentos de manera digital y segura a través de diferentes dispositivos.

Firma digital de contratos

Para terminar, el programa de RR. HH. se encarga de facilitar tareas como la gestión de gastos o los procesos de onboarding y offboading de los trabajadores. Gracias a los workflows o flujos de trabajo, es posible establecer avisos personalizados para enviar cualquier cambio o para efectuar comunicaciones.

Software para workflows
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Programa de Recursos Humanos para reclutar, evaluar y desarrollar talento

La gestión del capital humano comprende varias procesos muy valoradas en la actualidad. Engloba el reclutamiento, selección, evaluación y formación del personal, en especial aquel que destaca por su talento. También afecta a todo el ciclo de vida del empleado, desde el momento en el que aplica para una oferta de empleo hasta que sale de la empresa. 

Ya sea para efectuar reclutamientos masivos o a pequeña escala, el programa de Recursos Humanos destaca por encima de otras soluciones. Efectúa envíos a los portales y plataformas que más le interesan a la empresa, solo hay que programar cuándo es el momento adecuado. Luego, cuando los candidatos vayan enviando los currículos, estos se seleccionarán de acuerdo con filtros preestablecidos, lo que agiliza el proceso y conduce a que solo pasen los perfiles más prometedores.

Fuentes de reclutamiento

Tras la contratación, la posibilidad de efectuar evaluaciones de desempeño permite pulir el talento. Se averiguará en qué puntos flanquea cada trabajador, equipo o la plantilla al completo.

Matriz de talento

De esta forma, el departamento de RR.HH. puede recabar información vital para conocer problemas que afectan al clima laboral, de desarrollo de los empleados o vacíos en las competencias que necesita la empresa.

Control de un plan de capacitación de personal

Por último, la formación es esencial para actualizar los conocimientos de la plantilla y desarrollar sus capacidades. A través de catálogos de cursos, los trabajadores irán mejorando con el tiempo, pero siempre con un control total de los costes y de los progresos realizados.

Guía ciclo de vida del empleado

Programa de gestión de RR. HH. para controlar el tiempo laboral

La gestión del tiempo engloba una serie de funcionalidades y tareas recurrentes, pero que no dejan de ser importantes. Son las que más se ven afectadas por la automatización y la autogestión. Un buen ejemplo lo suponen los fichajes, el control horario de trabajadores y de entradas y salidas. Los propios empleados se encargan de registrar sus movimientos usando diferentes mecanismos (biometría, marcar su entrada desde el móvil o uso de geolocalización).

Control de acceso de personal

Dentro de este apartado se encuentran las gestiones relacionadas con los turnos, ausencias y vacaciones. En el primer caso, es posible autogenerar secuencias de turnos rotativos con base en las necesidades de la empresa. Así, se podrán programar, con la antelación adecuada, cambios de horarios, jornadas intensivas o introducir variantes para adaptarse a cualquier cambio.

Software de gestión de turnos rotativos

Además, los empleados recibirán avisos para mantenerse actualizados y podrán ver cuándo tienen que ir a trabajar con comodidad.

En cuanto a las ausencias y vacaciones, la gestión gana en eficiencia al poder efectuar cálculos de días trabajados, balances o devengos de manera automatizada.

Cuadrante de vacaciones

El encargado podrá revisar las faltas de cualquier empleado y establecer las restricciones que estime oportunas. Asimismo, las bolsas de días vacacionales, la disposición de calendarios con la repartición y otras ayudas impiden confusiones y conflictos entre la plantilla.

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Las 7 ventajas que aporta un programa de gestión de RR. HH. a tu empresa

Al utilizar un programa de Recursos Humanos, las empresas, sin importar su tamaño, salen ganando con una serie de ventajas. Estas afectan a la gestión del día a día, al manejo de los datos o a la optimización del uso de los recursos y el tiempo de trabajo. Si bien existe una amplia variedad, estas siete son las fundamentales.

  • Es escalable. Los módulos de los programas de RR.HH. pueden adquirirse por separado. Esto permite a la empresa seleccionar aquellos que necesite en un momento determinado y por unas razones específicas. Cuando estas cambien, ya sea por un incremento del tamaño del negocio o las condiciones económicas, tiene la opción de cambiar unos por otros.
  • Datos almacenados de forma segura. La clave reside en el almacenamiento en la nube, que permite cifrar la información, establecer conexiones seguras desde cualquier lugar y crear copias de seguridad. Asimismo, un buen programa de gestión de Recursos Humanos cumple con la legalidad vigente, en especial la relacionada con el GDPR (Reglamento General de Protección de Datos).
Software de Reclutamiento que cumple con la RGPD

  • Mejora de la productividad. El departamento de RR.HH. ve mejorado su rendimiento al optimizar los procesos que desarrolla con su actividad. Por ejemplo, los reclutamientos son más ágiles al no tener que cribar manualmente los currículos y tanto la organización de las tareas como la coordinación y comunicación se simplifican.
  • Información actualizada. Los datos se mantienen siempre al día y cada modificación se ve reflejada en todos los módulos. Esto afecta desde el rendimiento de los empleados a cualquier cambio en su contrato.
  • Menos errores humanos. Al automatizar tareas repetitivas y tediosas, se reducen las probabilidades de cometer fallos. El programa de gestión de RR. HH: se encarga de realizarlas según su programación y en cuestión de segundos.
Autogestión de vacaciones para empleados

  • Control total de la gestión. Dada la centralización en una sola plataforma, base del programa de Recursos Humanos, no es necesario emplear archivos en diferentes formatos. Esto simplifica el registro de la información, su tratamiento y organización, que en buena parte queda automatizada. Solicitudes y aprobaciones en tiempo real y con avisos inmediatos.
Workflows de RRHH
  • Autogestión de los empleados. Por si la automatización fuera poco, los trabajadores son libres de autogestionar algunas de sus cuestiones personales. Tienen la opción de seleccionar sus vacaciones, avisar en caso de no poder acudir a su puesto o consultar el estado de su contrato, todo ellos dentro de la plataforma.
software de Recursos Humanos

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