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Portal del trabajador: 11 ventajas de implementar uno y c贸mo hacerlo

Portal del trabajador

Cada vez son m谩s las empresas optan por la digitalizaci贸n del 谩rea de Recursos Humanos. Un punto en el que la implementaci贸n de un portal del trabajador resulta clave. Se trata de un espacio que agiliza no solo los tr谩mites administrativos, sino la comunicaci贸n entre los equipos; y que conlleva m煤ltiples ventajas.

Si quieres saber m谩s sobre c贸mo implementar una web del empleado, no dejes de leer este art铆culo.

Qu茅 es un portal del trabajador

Un portal del trabajador o portal del empleado es un software de gesti贸n de recursos humanos cuyo objetivo es abrir v铆as de comunicaci贸n entre empleados y empresas. Estos portales tienen numerosas funciones, todas relacionadas con la gesti贸n de informaci贸n, funciones y procesos internos relativos al personal de las organizaciones.

Por tanto, estas herramientas digitales est谩n dirigidas a:

  • Departamentos de Recursos Humanos.
  • Directores de Recursos Humanos.
  • Trabajadores.
  • Mandos empresariales.

A trav茅s del portal del trabajador es posible intercambiar informaci贸n y documentaci贸n:

  • De tipo corporativo: es decir, informaci贸n relativa a la compa帽铆a en su conjunto.
  • De tipo personal: es decir, informaci贸n acerca de los propios trabajadores (datos personales, salarios, contratos, horarios y turnos, rendimiento, vacaciones y ausencias, etc.).

11 ventajas de implantar un portal del trabajador

Automatiza los procesos de Recursos Humanos

Uno de los problemas que sufren nuestras empresas es que, en su d铆a a d铆a, estas pierden mucho tiempo en realizar tareas repetitivas de tipo administrativo: gesti贸n de n贸minas y salarios, gesti贸n de vacaciones y ausencias, control horario, gesti贸n de programas formativos y planes de carrera, y similares.

El portal del trabajador, afortunadamente, acude al rescate de las empresas en dificultad facilitando la automatizaci贸n de la gesti贸n de los recursos humanos.

Simplifica la comunicaci贸n interna

Una de las principales funciones de un portal del trabajador es facilitar la comunicaci贸n entre empleados, 谩rea de Recursos Humanos y altos mandos de las empresas.

Gracias al portal del empleado, el intercambio de informaci贸n se realiza de forma bidireccional:

  • Intercambio de informaci贸n top-down (de arriba abajo): RR.HH y altos mandos difunden la cultura y los objetivos de la empresa entre los empleados.
  • Intercambio de informaci贸n bottom-up (de abajo arriba):聽 los empleados dan su feedback sobre la organizaci贸n.

Informaci贸n centralizada

Otra de las ventajas que supone la utilizaci贸n de un portal del trabajador es la centralizaci贸n de la informaci贸n. Esta herramienta permite reunir dentro de una 煤nica plataforma informaci贸n de tipo corporativo (documentos y modelos corporativos como plantillas de email, modelos de documentos en Word o Excel...) y personal (registro horario del trabajador, horas de entrada y salida, d铆as de baja laboral, vacaciones, evaluaciones y rendimiento, formaci贸n en curso...).

Un portal del trabajador permite acceso remoto

Un portal del empleado en entorno cloud permite optimizar la gesti贸n de personas desde cualquier lugar. A trav茅s del acceso remoto, tanto el departamento de Recursos Humanos como los propios empleados podr谩n estar informados en todo momento de cualquier novedad o cambio relevante en la empresa.  

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Empleados m谩s motivados y productivos

Un portal del empleado permite a los miembros de la plantilla expresar libremente sus ideas y necesidades.聽 Esto afecta muy positivamente al rendimiento de las empresas. Y es que cuando los empleados se sienten m谩s involucrados en el proceso de cambio de una compa帽铆a, muestran mayores niveles de motivaci贸n laboral y de productividad.

Empleados m谩s aut贸nomos

A trav茅s del portal del trabajador el empleado puede autogestionar su informaci贸n y obtener la autonom铆a que necesita para gestionar de forma independiente tr谩mites como: las solicitudes de vacaciones/permisos, los turnos de trabajo, y m谩s.

Empleados m谩s informados

El portal del trabajador tambi茅n permite al empleado mantenerse informado sobre el funcionamiento de la empresa y conocer:

  • El calendario laboral de la organizaci贸n.
  • Sedes y horarios de trabajo.
  • El organigrama de la compa帽铆a.
  • Las normas de comportamiento interno.
  • Las normas de Prevenci贸n de Riesgos Laborales.
  • Los manuales de identidad corporativa.
  • Los estatutos de empresa.

Fomenta la cultura de empresa y el trabajo integrado

A trav茅s del portal del empleado puedes contribuir a difundir y fomentar tu cultura de empresa. Esto es especialmente 煤til para aquellas organizaciones de gran tama帽o cuya plantilla se distribuye entre departamentos, sedes, ciudades o incluso pa铆ses distintos. El portal del empleado es especialmente 煤til para fomentar la colaboraci贸n interdepartamental y el trabajo integrado.

Reduce los riesgos

Confiar en un portal del empleado en entorno cloud reduce el riesgo de:

  • Perder datos.
  • Exponer datos sensibles a ojos ajenos a la organizaci贸n.
  • No poder disponer de la informaci贸n relevante por el hecho de no tener acceso a las dependencias de la empresa.

Un portal del trabajador ahorra tiempo

Al automatizar las tareas administrativas m谩s repetitivas, el portal del trabajador permite ahorrar tiempo y costes a los departamentos de Recursos Humanos.

Asimismo, estas plataformas tienen la ventaja de motivar y dar autonom铆a a los propios trabajadores para que realicen una serie de tr谩mites que anteriormente sol铆an recaer en sus responsables. Esto permite que los departamentos de RR.HH dediquen m谩s tiempo a realizar tareas de alto valor para las empresas.

Un portal del trabajador facilita el teletrabajo

Un portal del trabajador con acceso remoto facilita el teletrabajo, ya que los trabajadores pueden conectarse de forma remota a todos los recursos corporativos necesarios para un correcto desempe帽o de sus tareas. De esta forma se fomentan:

  • Autonom铆a de los trabajadores.
  • Conciliaci贸n entre la vida familiar y profesional.
  • La flexibilidad laboral.
  • Satisfacci贸n y motivaci贸n laboral.
  • Productividad.

C贸mo elegir un portal del trabajador

Antes de elegir un portal del trabajador deberemos identificar las necesidades concretas de la empresa. Entre otros, los objetivos que pretende conseguir el negocio, el n煤mero de trabajadores que se van a gestionar a trav茅s de la plataforma, y las funcionalidades que necesitamos integrar. Esto determinar谩 las caracter铆sticas de la herramienta que escojamos.

Requisitos clave de un portal del trabajador

Los requisitos imprescindibles para un portal del trabajador incluyen:

  • Ser responsive. El servicio deber铆a permitir el acceso de los usuarios desde cualquier dispositivo m贸vil, tablet o PC.
  • Ser accesible. Un portal del empleado en la nube te permitir谩 acceder a la informaci贸n que necesitas en cualquier momento y desde cualquier lugar.
  • Que pueda actualizarse. Es deseable que la herramienta posibilite una actualizaci贸n continua de los datos y que cuente con un servicio de soporte cercano y comprometido con los objetivos de tu empresa.
  • Ser discreto. Un portal del trabajador trata con muchos datos sensibles, as铆 que deber铆a contar con los mejores sistemas de autenticaci贸n y seguridad.
  • Que se integre f谩cilmente con otras herramientas. Es deseable que todo portal del trabajador sea compatible con los sistemas empleados en tu organizaci贸n y, mejor a煤n, que forme parte de una suite integral para la gesti贸n de los recursos humanos.
  • Ser escalable: independientemente del tama帽o de la empresa, de su crecimiento, y dem谩s.
  • Ser f谩cil y r谩pido de implementar. Sin necesidad de que el departamento de Sistemas tenga que intervenir.
  • Hacer un seguimiento detallado de las m茅tricas establecidas en tu estrategia de empresa.

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