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Portal del trabajador: 11 ventajas de implementar uno y cómo hacerlo

Portal del trabajador

Cada vez son más las empresas optan por la digitalización del área de Recursos Humanos. Un punto en el que la implementación de un portal del trabajador resulta clave. Se trata de un espacio que agiliza no solo los trámites administrativos, sino la comunicación entre los equipos; y que conlleva múltiples ventajas.

Si quieres saber más sobre cómo implementar una web del empleado, no dejes de leer este artículo.

Qué es un portal del trabajador

Un portal del trabajador o portal del empleado es una herramienta de gestión de personal cuyo objetivo es abrir vías de comunicación entre empleados y empresas. Estos portales tienen numerosas funciones que permiten a los trabajadores realizar todas las gestiones necesarias ante el departamento de Recursos Humanos: actualizar su ficha de empleado, solicitar vacaciones y ausencias, fichar en el trabajo, responder encuestas de motivación o PRL, entre muchos otros procesos internos relativos al personal de las organizaciones.

Por tanto, estas herramientas digitales están dirigidas a:

  • Departamentos de Recursos Humanos.
  • Directores de Recursos Humanos.
  • Trabajadores.
  • Mandos empresariales.

A través del portal del trabajador es posible intercambiar información y documentación:

  • De tipo corporativo: es decir, información relativa a la compañía en su conjunto.
  • De tipo personal: es decir, información acerca de los propios trabajadores (datos personales, salarios, contratos, horarios y turnos, rendimiento, vacaciones y ausencias, etc.).

11 ventajas de implantar un portal del trabajador

Automatiza los procesos de Recursos Humanos

Uno de los problemas que sufren nuestras empresas es que, en su día a día, estas pierden mucho tiempo en realizar tareas repetitivas de tipo administrativo: gestión de nóminas y salarios, gestión de vacaciones y ausencias, control horario, gestión de programas formativos y planes de carrera, y similares.

El portal del trabajador, afortunadamente, acude al rescate de las empresas en dificultad facilitando la automatización de la gestión de los recursos humanos.

Simplifica la comunicación interna

Una de las principales funciones de un portal del trabajador es facilitar la comunicación entre empleados, área de Recursos Humanos y altos mandos de las empresas.

Gracias al portal del empleado, el intercambio de información se realiza de forma bidireccional:

  • Intercambio de información top-down (de arriba abajo): RR.HH y altos mandos difunden la cultura y los objetivos de la empresa entre los empleados.
  • Intercambio de información bottom-up (de abajo arriba):  los empleados dan su feedback sobre la organización.
portal de recursos humanos

Información centralizada

Otra de las ventajas que supone la utilización de un portal del trabajador es la centralización de la información. Esta herramienta permite reunir dentro de una única plataforma información de tipo corporativo (documentos y modelos corporativos como plantillas de email, modelos de documentos en Word o Excel...) y personal (registro horario del trabajador, horas de entrada y salida, días de baja laboral, vacaciones, evaluaciones y rendimiento, formación en curso...).

Un portal del trabajador permite acceso remoto

Un portal del empleado en entorno cloud permite optimizar la gestión de personas desde cualquier lugar. A través del acceso remoto, tanto el departamento de Recursos Humanos como los propios empleados podrán estar informados en todo momento de cualquier novedad o cambio relevante en la empresa.  

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Empleados más motivados y productivos

Un portal del empleado permite a los miembros de la plantilla expresar libremente sus ideas y necesidades.  Esto afecta muy positivamente al rendimiento de las empresas. Y es que cuando los empleados se sienten más involucrados en el proceso de cambio de una compañía, muestran mayores niveles de motivación laboral y de productividad.

Empleados más autónomos

A través del portal del trabajador el empleado puede autogestionar su información y obtener la autonomía que necesita para gestionar de forma independiente trámites como: las solicitudes de vacaciones/permisos, los turnos de trabajo, y más.

Empleados más informados

El portal del trabajador también permite al empleado mantenerse informado sobre el funcionamiento de la empresa y conocer:

  • El calendario laboral de la organización.
  • Sedes y horarios de trabajo.
  • El organigrama de la compañía.
  • Las normas de comportamiento interno.
  • Las normas de Prevención de Riesgos Laborales.
  • Los manuales de identidad corporativa.
  • Los estatutos de empresa.

Fomenta la cultura de empresa y el trabajo integrado

A través del portal del empleado puedes contribuir a difundir y fomentar tu cultura de empresa. Esto es especialmente útil para aquellas organizaciones de gran tamaño cuya plantilla se distribuye entre departamentos, sedes, ciudades o incluso países distintos. El portal del empleado es especialmente útil para fomentar la colaboración interdepartamental y el trabajo integrado.

Reduce los riesgos

Confiar en un portal del empleado en entorno cloud reduce el riesgo de:

  • Perder datos.
  • Exponer datos sensibles a ojos ajenos a la organización.
  • No poder disponer de la información relevante por el hecho de no tener acceso a las dependencias de la empresa.

Un portal del trabajador ahorra tiempo

Al automatizar las tareas administrativas más repetitivas, el portal del trabajador permite ahorrar tiempo y costes a los departamentos de Recursos Humanos.

Asimismo, estas plataformas tienen la ventaja de motivar y dar autonomía a los propios trabajadores para que realicen una serie de trámites que anteriormente solían recaer en sus responsables. Esto permite que los departamentos de RR.HH dediquen más tiempo a realizar tareas de alto valor para las empresas.

Un portal del trabajador facilita el teletrabajo

Un portal del trabajador con acceso remoto facilita el teletrabajo, ya que los trabajadores pueden conectarse de forma remota a todos los recursos corporativos necesarios para un correcto desempeño de sus tareas. De esta forma se fomentan:

  • Autonomía de los trabajadores.
  • Conciliación entre la vida familiar y profesional.
  • La flexibilidad laboral.
  • Satisfacción y motivación laboral.
  • Productividad.

Cómo elegir un portal del trabajador

Antes de elegir un portal del trabajador deberemos identificar las necesidades concretas de la empresa. Entre otros, los objetivos que pretende conseguir el negocio, el número de trabajadores que se van a gestionar a través de la plataforma, y las funcionalidades que necesitamos integrar. Esto determinará las características de la herramienta que escojamos.

Requisitos clave de un portal del trabajador

Los requisitos imprescindibles para un portal del trabajador incluyen:

  • Ser responsive. El servicio debería permitir el acceso de los usuarios desde cualquier dispositivo móvil, tablet o PC.
  • Ser accesible. Un portal del empleado en la nube te permitirá acceder a la información que necesitas en cualquier momento y desde cualquier lugar.
  • Que pueda actualizarse. Es deseable que la herramienta posibilite una actualización continua de los datos y que cuente con un servicio de soporte cercano y comprometido con los objetivos de tu empresa.
  • Ser discreto. Un portal del trabajador trata con muchos datos sensibles, así que debería contar con los mejores sistemas de autenticación y seguridad.
  • Que se integre fácilmente con otras herramientas. Es deseable que todo portal del trabajador sea compatible con los sistemas empleados en tu organización y, mejor aún, que forme parte de una suite integral para la gestión de los recursos humanos.
  • Ser escalable: independientemente del tamaño de la empresa, de su crecimiento, y demás.
  • Ser fácil y rápido de implementar. Sin necesidad de que el departamento de Sistemas tenga que intervenir.
  • Hacer un seguimiento detallado de las métricas establecidas en tu estrategia de empresa.

¿No sabes por dónde empezar? Encontrarás todas estas características y muchas más en el Portal del Empleado y Mánager de Bizneo HR.

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