La gestione del talento e il suo sviluppo sono aspetti cruciali per ogni azienda. Una delle strategie per ottenere questo risultato è l’utilizzo di una matrice di polivalenza.
È importante considerare che i dipendenti eccellenti non brillano in un solo ambito, ma dimostrano una buona performance in diversi settori.
Uno degli elementi chiave per la sopravvivenza delle aziende è, infatti, conoscere come si distribuisce la polivalenza all’interno dell’azienda. Con queste informazioni sarà possibile prendere decisioni che favoriscano i processi produttivi a medio e lungo termine.
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Che cos’è una matrice di polivalenza?
La matrice di polivalenza del personale è uno strumento progettato per misurare, valutare e prendere decisioni riguardanti la versatilità di un team. Essa analizza come ogni lavoratore si destreggia in differenti mansioni, analizzando le competenze dei dipendenti attraverso una valutazione del personale.
Sulla base dei risultati ottenuti, viene elaborata la matrice di polivalenza. In essa si evidenzia il rapporto tra i requisiti richiesti per un determinato ruolo e le competenze attuali di un gruppo di dipendenti. In questo si può valutare il potenziale dei dipendenti in modo da capire chi, tra loro, sarebbe in grado di coprire una mansione diversa dalla propria e chi, invece, necessiterebbe di una formazione specifica. È pura interdisciplinarietà.
L’obiettivo è determinare quali persone possano essere in grado di svolgere un’attività diversa dalla loro mansione abituale in caso di necessità. Ad esempio, se un dipendente è in congedo, un altro potrebbe sostituirlo, garantendo che il ritmo di lavoro non subisca interruzioni. Un’azienda con una forza lavoro versatile è più flessibile e ciò ha ripercussioni importanti nel fronteggiare una crisi, un cambiamento nella domanda o una variazione del mercato.
La matrice di polivalenza del personale si integra negli strumenti di valutazione delle performance che indicano chi necessita di migliorare le proprie competenze, come nel caso della trasmissione del know-how. Tuttavia, è importante ricordare che sovraccaricare un lavoratore con troppe responsabilità può essere controproducente, rischiando di causargli stress o addirittura un burnout.
Cosa significa persona polivalente?
Una persona polivalente, o con profilo interdisciplinare, è in grado di svolgere diversi lavori o funzioni, mettendo in pratica vari tipi di conoscenze in ambiti affini. Inoltre, la qualità dei suoi risultati e la sua produttività rimangono al di sopra di certi minimi accettabili, che ciascuna azienda definirà in base alla propria realtà.
Il principale vantaggio per un’azienda è che le competenze e le abilità fondamentali non vengono concentrati in un unico individuo. Pur non garantendo lo stesso rendimento, in caso di assenza ad esempio, il ruolo potrà essere rapidamente coperto. In questo modo, la dipendenza del buon funzionamento dell’organizzazione da uno o pochi individui diminuisce.
Le persone polivalenti, o multitasking, eccellono sia nelle piccole imprese che in ruoli intermedi o dirigenziali. Grazie alla loro capacità di gestire molteplici attività, aumentano l’efficienza nell’utilizzo delle risorse e sono in grado di affrontare diverse situazioni con competenza.
Come creare una matrice di polivalenza
Realizzare una matrice di polivalenza del personale è un’operazione semplice, anche se richiede l’analisi approfondita dei dati relativi alle performance. Un database dei dipendenti è estremamente utile a questo scopo.
Si disporrà di materiale sufficiente sul comportamento del personale nelle loro aree di lavoro e in altre, che costituisce il punto di partenza per prendere decisioni di vario tipo, come migliorare la formazione aziendale o valutare se un dipendente possa svolgere adeguatamente mansioni diverse da quelle abituali.
Di seguito, alcuni aspetti da considerare nella realizzazione della matrice:
- Analisi e descrizione dei ruoli: In questa fase si dettagliano le funzioni e le mansioni di ogni posizione, nonché la formazione necessaria per eseguirle con successo.
- Creazione dei livelli di polivalenza richiesti per ciascuna mansione: È comune utilizzare quattro livelli, ma questo può essere adattato alla realtà aziendale.
- Ad esempio:
- Livello 1: possiede conoscenze di base e le applica.
- Livello 2: possiede le conoscenze e le applica in modo soddisfacente.
- Livello 3: possiede le conoscenze, le applica in modo soddisfacente e realizza le mansioni in un tempo accettabile.
- Livello 4: tutto quanto sopra, oltre alla capacità di trasmettere conoscenze e metodi ad altri.
Ogni dipendente viene posizionato in un livello in base alle sue capacità di polivalenza. Ciò permette di evidenziare il suo rendimento in questo ambito e di confrontarlo con i diversi ruoli aziendali.
E una matrice di formazione?
Il passo finale è determinare come affrontare le carenze di ciascun dipendente. Alcuni si distingueranno per la loro polivalenza, altri necessiteranno di formazione per consolidare le loro capacità, e alcuni richiederanno azioni formative specifiche per svilupparle ulteriormente. Questo strumento risulta particolarmente utile per la gestione dei team.
Un software per la gestione della formazione facilita la crescita dei dipendenti. In primo luogo, come abbiamo detto, la matrice di polivalenza verifica le abilità e le competenze che un lavoratore può potenzialmente svolgere. La chiave della matrice di formazione è che, qualora il rendimento non sia adeguato o, pur essendo soddisfacente, si voglia sviluppare ulteriormente il dipendente, questi venga inserito in un piano formativo speciale per raggiungere il massimo potenziale.
L’obiettivo essenziale è sviluppare al massimo il talento, integrando i dati relativi alle performance con il potenziale futuro. Un software per la gestione della formazione consente di valutare i percorsi formativi, monitorare la partecipazione e verificare se, grazie a questi, si osserva un miglioramento del rendimento.
Valutazione della polivalenza
L’Indicatore di Polivalenza del Personale (IPP) fornisce una visione chiara sulla flessibilità dei lavoratori e su come questa evolva nel tempo. Si tratta di uno degli indicatori di performance che assegna un valore numerico alla situazione della forza lavoro e costituisce un’altra matrice di polivalenza nelle Risorse Umane, complementare a quella di formazione.
Vengono prese in considerazione sia le posizioni lavorative che i dipendenti. Con il tempo, man mano che affrontano diverse mansioni, aumenta la loro conoscenza e abilità nel realizzarle con successo. Ai lavoratori viene proposto un questionario nel quale esprimono, in forma numerica, il livello di performance che ritengono di aver raggiunto in ogni ruolo.
I dati raccolti vengono incrociati tra i dipendenti e le posizioni, dando come risultato la polivalenza complessiva o l’interdisciplinarietà dell’intero team. Inoltre, vengono stabilite delle soglie minime per determinare l’idoneità a ricoprire un determinato ruolo. Così, si ottiene una stima delle competenze e della flessibilità della forza lavoro.
Grazie a questo indicatore, è possibile pianificare a lungo termine lo sviluppo della polivalenza, fissando obiettivi annuali e azioni correttive. Per ottenere dati più affidabili, è consigliabile utilizzare un software di valutazione delle performance che offra la possibilità di applicare diversi modelli in base alle necessità, eliminando i bias analitici e fornendo feedback migliori.
Un concetto strettamente correlato è la matrice delle competenze, un confronto tra performance e potenziale particolarmente interessante se combinato con la matrice di polivalenza. Abbiamo sviluppato un modello molto semplice da utilizzare per chi desidera provarlo direttamente.
Inoltre, un lavoratore polivalente avrà una classificazione alta sia in termini di rendimento attuale sia in termini di potenziale, dimostrando la capacità di apprendere diverse competenze e svolgere correttamente varie funzioni. Questo sistema risulta utile non solo per un numero limitato di dipendenti, ma anche per contesti più professionali, in cui è opportuno adottare soluzioni avanzate.
Esempio di una matrice di polivalenza
Per comprendere meglio il funzionamento di una matrice di polivalenza, osserviamo un esempio semplice:
| Team | Ruolo 1 | Ruolo 2 | Ruolo 3 | Ruolo 4 |
|---|---|---|---|---|
| Maria | 2 | 1 | 5 | 3 |
| Giovanni | 2 | 5 | 4 | 4 |
| Luca | 5 | 2 | 1 | 2 |
| Veronica | 3 | 4 | 3 | 5 |
La valutazione segue questo criterio:
- Uno: nessuna abilità o conoscenza per il ruolo.
- Due: conoscenza base, applicata in modo elementare.
- Tre: capacità di svolgere le mansioni, ma con supervisione.
- Quattro: esecuzione autonoma della mansione senza necessità di supervisione.
- Cinque: elevata capacità, in grado di insegnare agli altri e svolgere le mansioni in un tempo ragionevole.
Questo esempio illustra come, attraverso una valutazione numerica, si possa ottenere un quadro chiaro della versatilità del team e delle capacità di ogni dipendente.
Con questa matrice di polivalenza, le aziende possono prendere decisioni più informate per trattenere il talento e ottimizzare la distribuzione delle mansioni. Integrare i dati relativi alle performance attuali con le potenzialità future permette di sviluppare al massimo il capitale umano e di definire piani formativi mirati.
Un software per la gestione della formazione, infatti, facilita l’integrazione della matrice di polivalenza nel percorso di sviluppo del personale, aiutando a valutare corsi, la partecipazione e l’effettivo miglioramento del rendimento.
Infine, l’Indicatore di Polivalenza del Personale (IPP) offre una misurazione numerica della flessibilità e dell’interdisciplinarietà della forza lavoro, completando così la matrice di formazione e consentendo una pianificazione strategica a lungo termine. Questo strumento si rivela fondamentale per monitorare, correggere e incentivare lo sviluppo delle competenze, riducendo la dipendenza da pochi individui e aumentando la resilienza organizzativa.
