Inicio  ›  Actualidad laboral / Tendencias  ›  Cómo mejorar la gestión de vacaciones de tu empresa en 5 pasos
Actualidad laboral / Tendencias

Cómo mejorar la gestión de vacaciones de tu empresa en 5 pasos

gestion-vacaciones

Gestionar las vacaciones de los empleados de toda una plantilla no siempre resulta sencillo. Estas son las claves.

Una de las necesidades más importantes de los trabajadores es el descanso. Y es que desconectar y tomarse un break de las obligaciones laborales resulta fundamental para seguir rindiendo. Sin embargo, no todas las empresas saben cómo llevar a cabo la gestión de vacaciones de su plantilla de la manera adecuada. Ahí van algunas claves para conseguirlo con éxito.

Establecer un sistema de prioridades en la gestión de vacaciones

Para evitar conflictos por el calendario de verano, lo ideal es que cada empresa regule los turnos de vacaciones según un criterio de adjudicación claro.

Hoy, los SISTEMAS MÁS UTILIZADOS son:

  • Adjudicación por antigüedad: este sistema da prioridad a los trabajadores que más tiempo llevan en la empresa.
  • Adjudicación por situación familiar: este sistema da prioridad a los trabajadores que tienen hijos en edad escolar o familiares a cargo.
  • Adjudicación por orden de petición: este sistema da prioridad a los trabajadores que solicitan sus días de descanso antes que sus compañeros.
  • Adjudicación por edad: este sistema da prioridad a los empleados más ancianos, independientemente de su antigüedad en la empresa.

Definir plazos en la gestión de vacaciones

Otra forma de evitar conflictos en la gestión de vacaciones es establecer de antemano cuántos trabajadores pueden marcharse al mismo tiempo y en qué plazos.

En España, donde julio y agosto siguen siendo los meses preferidos por los veraneantes, son muchas las empresas que optan por fijar turnos vacacionales para que los trabajadores que sí se quedan no tengan una sobrecarga.

Conocer el convenio al dedillo

El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores regula que el periodo de vacaciones anuales retribuidas será pactado en convenio colectivo o contrato individual, y que en ningún caso será inferior a 30 días naturales o 22 días laborables. Conocer los convenios existentes será, por tanto, un necesario punto de partida para quienes que se encargan de la gestión de vacaciones en una empresa. 

Si un convenio no regula claramente la organización de las vacaciones, será la propia organización la que busque un acuerdo con los trabajadores, obviamente sin ir en contra de los principios marcados en el Estatuto y en el convenio en cuestión. En todo caso, la ley española garantiza unas condiciones mínimas que los contratos individuales solo podrán mejorar:

  • Derecho a un mínimo de 30 días naturales de vacaciones por año.
  • Derecho del empleado a conocer su periodo de vacaciones al menos con dos meses de antelación.
  • Prohibición de compensación económica de las vacaciones no disfrutadas.
  • Posibilidad de dividir en partes las vacaciones anuales, siempre y cuando una de ellas dure por lo menos dos semanas seguidas.

Conocer cada contrato, clave en la gestión de vacaciones

Conocer cada contrato será otro punto esencial. Aquí estamos hablando del derecho a las vacaciones de empleados en situaciones como una beca, por ejemplo. De hecho, es conveniente conocer que los trabajadores con un contrato a media jornada tienen los mismos derechos que el resto, es decir, los mismos días de vacaciones.

No ocurre lo mismo, como decíamos, con los contratos a becarios. Aquí todo dependerá de las horas que realice en la empresa y de la "generosidad" del empresario. Pues al fin y al cabo no deja de ser un trabajo.

Utilizar las herramientas apropiadas para la gestión de vacaciones

Utilizar las herramientas adecuadas también será clave para garantizar una buena gestión de las vacaciones. Esto, probablemente, signifique prescindir de algunos viejos programas en favor de soluciones más avanzadas. Pero expliquémonos.

También puede interesarte:  En qué consiste la nueva ley de control de presencia
Título de la imagen

Dejar atrás las plantillas en Excel para la gestión de vacaciones

La gestión de vacaciones a través una plantilla de Excel es una de las prácticas más comunes en los departamentos de recursos humanos. Sin embargo, las hojas de cálculo presentan muchos problemas y suponen importantes riesgos para las organizaciones:

  • Excel no contiene ninguna plantilla cuyo objetivo sea gestionar las vacaciones de los empleados. Deberás crear tú tu propia plantilla, o encontrar una en la web.
  • Excel necesita de una actualización manual constante.
  • Excel no permite el envío de notificaciones automáticas. Esto ralentiza los flujos de aprobación y dificulta comunicación entre empresas y empleados.
  • Es más, a medida que el equipo humano de tu empresa irá creciendo, las hojas de cálculo se volverán más complicadas. Esto aumentará: el tiempo necesario para mantenerlas y actualizarlas, las variables a tener en cuenta y la probabilidad de cometer errores. 
Si quieres saber más sobre por qué deberías dejar de usar este programa para la gestión de vacaciones no te pierdas este artículo.

Por estos motivos, te recomendamos dejar atrás las plantillas de Excel y apostar por nuevos paradigmas de gestión empresarial acordes con las nuevas tecnologías.

Usar un software de gestión de vacaciones

Además de Excel, existen otros sistemas de gestión de vacaciones que pueden ayudarte a optimizar y automatizar este proceso. Un buen software de gestión de vacaciones, como el que ofrece Bizneo HR, te ayudará a:

  • Automatizar el proceso de petición de vacaciones tanto para el empleado como para el responsable de recursos humanos.
  • Evitar el solapamiento de vacaciones en tu equipo.
  • Visualizar las vacaciones de toda tu plantilla en cualquier momento y desde cualquier lugar, gracias a la tecnología cloud.
  • Dejar atrás las hojas de cálculo, los correos electrónicos y los envíos de papel.
  • Gestionar fácilmente los festivos locales y nacionales, así como otros tipos de días relevantes para el equipo o la compañía.
  • Realizar comentarios que justifiquen el rechazo de peticiones de días.
  • Gestionar todo tipo de ausencias desde una única plataforma: vacaciones, permiso de bodas, bajas, festivos, y muchos más.
  • Definir el formato de días de vacaciones: naturales o laborales.
  • Configurar criterios generales o específicos de días disponibles según el rol o tipo de perfil.
  • Establecer el flujo de aprobaciones a nivel general o específico por tipo de cargo.
  • Ahorrar tiempo y dinero.

Otros tips para mejorar la gestión de vacaciones en tu empresa

¿Quieres mejorar la gestión de vacaciones en tu empresa? ¡Acuérdate de estos seis tips!

  1. Apuesta por la transparencia. Fija unas normas claras y válidas para todo el mundo. ¡Recuerda que la honestidad y la transparencia crean confianza y evitan inútiles conflictos!
  2. Busca el consenso. Es importante que los empleados conozcan las necesidades de tu negocio y que sepan por qué utilizas un determinado criterio de adjudicación y no otro.
  3. Comunícate. Deja claro a tus trabajadores cómo funcionan las políticas vacacionales de tu empresa y comunica sin demora cualquier cambio que venga a alterar el sistema vigente. Asimismo, es importante que informes a los empleados en todo momento sobre: cuántos días de vacaciones les corresponden, cuántos días han consumido, y cuántos días les quedan pendientes por consumir.
  4. Evita sobrecargas. Evita que demasiados trabajadores se marchen de vacaciones en los periodos en los que hay picos de trabajo fácilmente previsibles.
  5. Comprueba que te ajustas a la legislación vigente. Cualquier disposición que agrave, limite o anule lo dispuesto en el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores será perseguible mediante denuncia de la persona agraviada o de su representante legal.
  6. Actúa con tiempo. El hecho de no prever con cierto margen la gestión de vacaciones puede generar conflictos en el negocio.
Si continúas teniendo dudas sobre tu derecho a las vacaciones, en este artículo respondemos a todas tus preguntas.

5 errores frecuentes en la gestión de vacaciones

Si no se gestionan correctamente, las vacaciones de los empleados pueden convertirse en una auténtica pesadilla para los responsables de RR.HH. Así que conviene ir con cuidado con estos 5 errores frecuentes en la gestión de vacaciones:

  1. Programar las vacaciones con excesiva antelación.
  2. No comunicarte con los empleados.
  3. No tener en cuenta los festivos locales.
  4. Crear flujos de aprobación que involucren a demasiados usuarios.
  5. No contar con un software de gestión de vacaciones.

Dejar un comentario.