Qu’est-ce qu’un logiciel GPEC et comment le mettre en place

La mesure des performances des collaborateurs est devenue une tâche essentielle pour les ressources humaines et pour la gestion du personnel. Cela permet de connaître non seulement les faiblesses et les forces du salarié, mais aussi ses besoins et la manière dont il influence l’organisation. Pour évaluer correctement tout cela, il est conseillé d’utiliser un logiciel GPEC.

Le logiciel gpec spécifique qui traite à la fois de l’évaluation des compétences, des aptitudes et de l’analyse des principaux paramètres qui influent sur la productivité des salariés. Il offre aussi la possibilité de prendre des mesures pour améliorer les résultats obtenus.

Qu’est-ce que la performance au travail ?

La performance au travail est l’ensemble des paramètres qui permettent d’évaluer la performance d’un collaborateur. Il s’agit d’un concept assez vague et souvent difficile à mesurer.

Elle englobe des aspects liés aux aptitudes professionnelles, aux compétences, à l’impact du salarié sur les résultats de l’entreprise, à son comportement ou à son attitude.

Qu’est-ce qu’un logiciel GPEC ?

Un logiciel GPEC est un outil RH qui permet d’obtenir des données très fiables et mises à jour continuellement, sur les performances professionnelles. Il utilise différents indicateurs de performance pour donner une image précise de toute l’entreprise ou d’un collaborateur en particulier.

Le logiciel de évaluation des compétences génère également des avantages pour l’entreprise et les employés, car il encourage les bonnes pratiques et permet de reconnaître le travail en équipe. En effet, il offre une multitude de données sur les performances de chaque personne et réduit les erreurs grâce aux tests d’hypothèses.

Par ailleurs, un bon système de gestion des compétences peut être utilisé en combinaison avec d’autres pour simplifier le travail du département RH et obtenir des informations plus précises sur la situation du personnel.

Si vous voulez découvrir le fonctionnement de ce type de logiciel, n’hésitez pas à nous demander une démo gratuite. A continuation, nous allons vous expliquer toutes ses caractéristiques.

Pourquoi utiliser un système de gestion des compétences pour mesurer les performances ?

Si le personnel n’atteint pas le niveau de performance attendu, l’activité de l’entreprise en pâtit rapidement. On peut donc aisément comprendre pourquoi cette évaluation des compétences est si importante pour les départements RH et les entreprises en général.

Lorsque les performances sont mesurées, l’organisation en tire un double avantage : elle améliore les résultats des différentes équipes et la rétention des meilleurs talents. En bref, cette gestion est essentielle pour la croissance.

Dans tous les cas, il est fort conseillé aux responsables RH de disposer d’un logiciel GPEC pour prendre les bonnes décisions.

Si cette gestion est faite correctement, on en tire, entre autres, les avantages suivants  :

Détection rapide des dysfonctionnements

Une baisse du rendement au travail est parfois due à des lacunes en matière de formation ou de personnel. Avec outils GPEC, vous aide à éviter ce type de problème avec un examen rapide de la situation.

Primes d’entreprise

Le renforcement positif permet d’améliorer la motivation du personnel. Un bon logiciel d’évaluation des compétences permet d’identifier les meilleurs talents et de les récompenser.

Des données objectives pour résoudre les problèmes

En cas de difficulté en entreprise, l’examen de tous les paramètres qui interviennent devient en conséquence, une priorité absolue. C’est pourquoi il est vital de disposer de données plus précises pour découvrir la source du problème.

Un suivi plus soutenu des équipes

Les fonctions du poste sont-elles mal définies ? Des informations sont-elles transmises au personnel de manière inappropriée ? Des problèmes personnels affectent-ils les performances ? La baisse de la productivité est-elle due à une dégradation de la motivation ? Un logiciel GPEC vous aidera à répondre à ces questions.

Nous avons développé un modèle de gestion des compétences. Ce modèle Bizneo RH comprend une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences en 8 étapes. Téléchargez-le a continuation :

Comment fonctionne un logiciel GPEC ?

Un logiciel d’évaluation des compétences compile les principales méthodes d’analyse des performances au travail. Il permet de choisir celle qui convient le mieux à chaque situation. Les informations sont affichées de manière claire et concise, dans le but de générer des indicateurs et des statistiques précis.

Il permet de surcroît d’attribuer des évaluations spécifiques à chaque profil et d’adapter les réponses obtenues ou les critères de qualification. Il est également possible de prévoir des phases spéciales comme celles pour le choix des responsables de l’évaluation, la périodicité, la modification des critères, la segmentation des résultats et, enfin, la diffusion auprès des personnes concernées.

Qu’est-ce que la GPEC? | Guide complet
Tout sur Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences

Les 8 avantages d’un logiciel GPEC

La mise en place de ce type de programme accélère considérablement le travail RH, tout comme celui des collaborateurs.

1. Définir clairement les objectifs

Tout se complique si ceux qui doivent prendre en charge les différentes phases d’un projet ne savent pas exactement ce qu’ils doivent faire.

Pour cela, une bonne evaluation des performances implique de définir correctement les objectifs et ce que l’on attend particulièrement de chacun. Grâce aux informations fournies par le système de gestion des compétences, cela devient beaucoup plus facile.

2. Des feedbacks plus précis 

Pour améliorer les compétences professionnelles, les collaborateurs doivent régulièrement recevoir des évaluations complètes de leur travail. C’est dans ce cas précis que le logiciel GPEC est particulièrement performant pour recueillir les informations pertinentes sur chaque salarié afin que ce dernier connaissent en détail ses forces et ses faiblesses.

3. Améliorer les relations entre les employés et les managers

La gestion des performances peut être une source de conflits, surtout si l’employé se sent sous-estimé ou insuffisamment valorisé. Pour éviter ces tensions internes inutiles, le système de gestion des compétences (ou logiciel GPEC) fournit des critères objectifs et transparents sur ce que l’on attend du professionnel.

4. Mettre en valeur la contribution de chacun

Les plans stratégiques des entreprises présentent généralement des objectifs prévus pour une certaine période. Et comme cela peut sembler un peu ambigu pour les collaborateurs, il convient de spécifier et d’évaluer leur contribution pour arriver à ces objectifs.

Ainsi, en comprenant mieux l’importance de leur rôle dans l’entreprise, leur motivation est augmentée et le climat au travail amélioré.

NOUS VOUS RECOMMANDONS CET OUTIL POUR FAIRE L’EVALUATION DES PERFORMANCESVous pourrez prendre des décisions avec l’analyse de l’ensemble de l’équipe.

5. Diminuer les risques de discriminations

En matière de gestion des performances, les professionnels chargés d’accomplir cette tâche peuvent parfois être conditionnés par divers facteurs qui faussent le résultat final.

Le logiciel d’évaluation des compétences aide à minimiser fortement ce risque.

6. Définir les plans de carrière et la promotion interne

Un logiciel GPEC permet de mieux définir le parcours professionnel des salariés (promotion professionnelle). Il génère de plus, des indicateurs sur l’évolution des performances. Tout cela contribue à retenir les talents qui se sentent mieux valorisés.

Car en atteignant leurs objectifs marqués, les collaborateurs savent qu’ils seront récompensés, en plus de connaître parfaitement leur rôle dans l’entreprise.

Comment créer un plan de carrière ?
Il vous aidera à retenir les meilleurs talents

7. Simplifier les fonctions des managers

Pour une bonne gestion des équipes et/ou des projets dont ils sont responsables, les managers doivent prêter attention à plusieurs facteurs.  Grâce au logiciel GPEC, ils gagnent beaucoup de temps et, en même temps, ils gardent un contrôle efficace sur les professionnels sous leur responsabilité.

8. Générer des opportunités de formation

La gestion des performances n’a de sens que si le salarié, en plus de voir ses efforts récompensés, a le sentiment de pouvoir s’améliorer constamment.

Pour cela, le système de gestion des compétences transforme chaque évaluation ou commentaire en une opportunité d’apprentissage, qui se traduit rapidement par la formation de professionnels plus compétents au sein de l’équipe.

Les caractéristiques d’un bon logiciel GPEC

Compte tenu des caractéristiques et de la qualité des résultats qu’elle génère, la principale exigence de ce type de système doit être sa fiabilité. Dans ce sens, le GPEC doit :

Garantir la confidentialité des données

Ces données sont très sensibles pour l’entreprise et, surtout, pour les employés. Le logiciel évaluation des compétences doit être 100% sécurisé pour éviter les fuites et pour garantir l’intégrité des informations. Les personnes ayant accès à ce type d’information doivent être aussi clairement définies dans le cadre de la loi sur la protection de données personnelles.

Inclure des techniques qualitatives et quantitatives

Nous avons déjà parlé de l’importance de combiner différentes méthodes d’évaluation. En effet, un bon logiciel GPEC doit pouvoir inclure des techniques qualitatives et quantitatives afin de dresser un tableau aussi proche que possible de la réalité. Les techniques qualitatives favorisent l’interaction entre les employés et les responsables de l’évaluation, ce qui permet d’obtenir des informations plus détaillées.

Les méthodes quantitatives sont principalement axées sur l’obtention de réponses standards applicables à différents modèles de recherche. De toute évidence, les deux méthodologies sont complémentaires et il est recommandé d’utiliser les deux pour disposer de toutes les données nécessaires.

Évaluation à 360 degrés: définition et avantages
Système qui integre le feedback de toute l’équipe. Comment l’implanter?

Un bon logiciel GPEC doit être conforme à la législation

Le traitement des données personnelles et/ou professionnelles est régi par plusieurs réglementations. Dans ce domaine, le règlement général sur la protection des données (RGPD) est le plus complet et le plus exigeant. Par conséquent, le système de gestion des compétences choisi doit impérativement respecter la législation en vigueur. Il est donc conseillé d’utiliser uniquement des logiciels GPEC qui permettent une mise à jour périodique de ces normes.

Comment implanter un logiciel GPEC avec succès ?

La mise en place du système de gestion des compétences comprend deux phases principales : l’implantation du programme et sa communication aux parties intéressées.

Dans le premier cas, il est conseillé de suivre les instructions du développeur du logiciel et de s’assurer qu’il est compatible avec les autres logiciels RH. 

Enfin, en ce qui concerne le deuxième point, pour éviter les tensions et la confusion, il est toujours utile de suivre les étapes suivantes :

• Présentation positive et transparente. On doit voir que le système améliore l’évaluation des compétences. Aussi, les collaborateurs doivent être informés de son fonctionnement et du déroulé de leur évaluation.  
• Cohérence et exemplarité : pour neutraliser les éventuelles rumeurs négatives sur le programme.  Il est également important que les critères d’évaluation soient en accord avec les valeurs et la philosophie de l’entreprise.
• Explication de ses bénéfices : il est vital de bien expliquer que le logiciel GPEC ne sera pas un outil de contrôle. Bien au contraire, il aidera au développement des capacités de chacun pour atteindre les objectifs de l’organisation, un avantage pour tous.