De nombreux départements des Ressources Humaines font face chaque mois au défi de la gestion des notes de frais d’une entreprise liées à ses employés. Cela inclut les avantages en nature — voyages, indemnités journalières, frais kilométriques et autres frais nécessaires à l’exercice de leurs fonctions. Une gestion efficace des notes de frais d’une entreprise est cruciale non seulement pour maîtriser les coûts et maximiser les bénéfices, mais aussi pour accroître la productivité de toutes les parties impliquées.
Ces dernières années, les logiciels de contrôle des notes de frais ont considérablement facilité cette tâche, bien que de nombreuses entreprises continuent de privilégier les modèles Excel classiques et la collecte de reçus papier. Bien que les méthodes traditionnelles restent valides, elles génèrent de nombreuses erreurs et ne sont pas aussi efficaces que les solutions numériques.
Index
Qu’est-ce que la gestion des notes de frais d’une entreprise ?
Nous pouvons définir la gestion des notes de frais d’une entreprise comme la tâche de planifier, contrôler et optimiser les frais générés par l’activité des employés dans une entreprise. Ces frais proviennent des activités professionnelles des employés, souvent en dehors des bureaux.
Les notes de frais générées par les employés doivent être comptabilisées de manière efficace et précise, car un manque de contrôle peut entraîner des déséquilibres financiers importants, de l’incertitude et même du mécontentement parmi les employés.
Pour cela, il est important de surveiller les notes de frais des employés et d’élaborer une politique de notes de frais d’entreprise qui facilite leur demande, leur approbation et leur remboursement.
Quels types de notes de frais d’entreprise existent ?
Pour une gestion efficace des notes de frais d’une entreprise, le département des Ressources Humaines doit catégoriser les frais de la manière la plus précise possible. Bien que cela puisse être compliqué en raison de la diversité des situations, nous pouvons identifier plusieurs groupes principaux qui aident à une gestion plus efficace.
Frais fixes
Ce sont les frais récurrents et fixes associés au salaire des employés, comme les factures de téléphone portable ou les frais de location de voiture, ou encore une allocation fixe pour l’hébergement pendant la durée d’un projet. Ces frais, fournis régulièrement chaque mois, sont relativement simples à contrôler puisqu’ils ne varient pas beaucoup.
Frais variables
Les frais variables, en revanche, ne sont pas fixes et peuvent fluctuer selon divers facteurs, comme le nombre de réunions ou de déplacements professionnels (indemnités journalières, hébergement ponctuel, carburant, taxis, remboursement de matériel professionnel…).
Cela signifie qu’un mois sans frais peut être suivi d’un autre avec des frais élevés pour un employé donné. La gestion des frais variables est plus complexe, surtout dans les moyennes et grandes entreprises où le volume de ces frais peut augmenter considérablement à certains moments de l’année.
La gestion des frais variables inclut aussi le processus d’approbation et de remboursement, nécessitant des canaux de communication clairs et efficaces pour minimiser le temps consacré à la gestion des frais.
Avantages d’une gestion efficace des notes de frais
Il est indéniable qu’une gestion efficace des notes de frais permet de gagner du temps et de l’argent. La gestion des notes de frais des employés peut être très coûteuse en temps et en argent sans une structure et un flux de travail efficace.
- Productivité : un système efficace de contrôle des notes de frais permet d’optimiser le temps consacré à cette tâche, libérant du temps pour des tâches plus intéressantes.
- Réduction des coûts : un contrôle efficace des notes de frais réduit les coûts inutiles et économise de l’argent.
- Accélération du processus d’approbation : une politique de notes de frais bien définie permet une approbation plus rapide des notes de frais variables.
- Réduction des erreurs : un contrôle efficace minimise les erreurs, évitant ainsi les problèmes de comptabilité déficiente ou les remboursements non réalisés qui créent du mécontentement parmi les employés.
- Automatisation des processus : l’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais permet d’automatiser avec un système de workflow certaines tâches, comme la communication des approbations ou des refus.
- Indépendance des employés : les employés peuvent saisir leurs notes de frais et joindre les justificatifs de manière numérique via un portail ou une application mobile, réduisant la charge de travail pour le personnel RH.
- Motivation : des processus efficaces et une bonne communication interne sont essentiels pour que les employés restent motivés et ne se sentent pas frustrés par une mauvaise gestion.
De plus, une fonctionnalité très appréciée par nos clients est la possibilité de signer numériquement les notes de frais, garantissant ainsi qu’elles ne sont pas modifiées par la suite et qu’elles respectent les exigences de la facturation électronique, éliminant la nécessité de conserver les tickets pour d’éventuelles inspections futures.
Comment améliorer la gestion des notes de frais d’une entreprise ?
Comme vous pouvez le constater, améliorer le contrôle des notes de frais d’une entreprise liées aux employés offre de nombreux avantages. Il existe plusieurs façons d’augmenter ce contrôle, et ce, avec des solutions que n’importe quelle organisation peut mettre en place.
Digitalisation du contrôle des notes de frais
Il reste peu d’entreprises qui réalisent encore leur comptabilité de manière manuelle, avec papier et crayon. Cependant, de nombreuses PME et petits commerces ont encore une gestion inefficace des notes de frais, même s’ils utilisent des outils numériques comme Excel ou Gmail. L’erreur est encore possible, et plus l’activité et le nombre d’employés et de notes de frais sont importants, plus ce risque augmente.
Il s’agit ici de passer à un niveau supérieur avec un logiciel de gestion des notes de frais. Ces programmes offrent plusieurs avantages :
- Contrôle accru : réduction significative des erreurs, augmentation de la productivité du personnel RH, et facilitation de l’approbation des demandes de frais.
- Facilitation des demandes de frais : les employés peuvent plus facilement créer et soumettre des demandes de remboursement.
Élaboration d’une politique de notes de frais
Outre un contrôle efficace, il est crucial d’établir une politique de notes de frais claire. Celle-ci doit définir qui peut dépenser, quoi, quand, comment et dans quel but. L’objectif est d’assurer que les notes de frais sont utilisées de la manière la plus efficace possible, évitant ainsi les frais inutiles.
Une politique de notes de frais bien définie aide les employés à savoir ce qu’ils peuvent faire, évitant ainsi les malentendus futurs. Les données recueillies grâce à une solution de gestion des notes de frais permettent d’identifier les problèmes et d’améliorer cette politique.
Améliorer leur gestion grâce à la technologie
Mise en place d’un système d’approbation des notes de frais
Un autre aspect important est le système d’approbation des notes de frais, surtout dans les grandes entreprises où des centaines voire des milliers d’employés peuvent être concernés. Soit parce qu’ils font des dépenses ensemble, soit parce qu’ils ont les mêmes dépenses.
Un système d’approbation clair permet d’établir une chaîne de responsabilité et de faciliter la communication entre les départements. C’est le meilleur moyen d’éviter des problèmes futurs et d’améliorer l’efficacité globale de l’entreprise. Une gestion des notes de frais dans le cloud peut rendre cette communication encore plus fluide.
Gestion des notes de frais par catégories
Une bonne gestion implique de classer les notes de frais par catégories, facilitant l’analyse des données et l’identification des problèmes ou des améliorations nécessaires. Les catégories courantes incluent :
- Politique de voyages
- Hébergement
- Frais kilométriques
- Formation
- Repas
- Représentation
Un logiciel de gestion des notes de frais comme Bizneo HR rend la catégorisation et l’élaboration de rapports beaucoup plus simples. Ces rapports vont vous aider à identifier les catégories les plus coûteuses et à mettre en œuvre des solutions pour les réduire.
Élaboration de rapports de notes de frais
Comme nous avons pu le voir, une gestion efficace nécessite des rapports réguliers pour détecter les problèmes et analyser les tendances de notes de frais. Ceux-ci sont d’une grande utilité. Ils permettent d’identifier les catégories où les frais augmentent. Ainsi, vous pourrez prendre des mesures correctives en cas de besoin.
Par exemple, si les notes de frais en repas et frais kilométriques augmentent un mois donné, nous pourrons analyser les raisons et prendre des mesures appropriées. Un logiciel de gestion des notes de frais facilite grandement la collecte et l’analyse des données pour l’élaboration de ces rapports.
