Disponer de un expediente laboral claro y accesible ofrece varias ventajas. No solo se cumple con la legislación vigente, sino que contribuye a ganar en transparencia. Se trata de ofrecer un documento en el que recoger una amplia variedad de datos, los cuales son útiles tanto para el trabajador como para la empresa.
Sin embargo, a la hora de crearlo, conviene apoyarse en el uso de la mejor tecnología disponible. Gracias a la digitalización del documento, se consigue un sustancial ahorro en gastos derivados y se ocupa menos espacio físico.
Index
Qué es un expediente laboral
El expediente laboral es uno de los documentos que se generan en el departamento de Recursos Humanos. En su interior se recoge información de un trabajador, la cual es útil a nivel interno de la organización. Es por esto que se busca que sea lo más detallado posible y que exista uno por colaborador.
Se empieza a confeccionar desde el proceso de reclutamiento y selección de personal, momento en el que el trabajador entra en contacto con la empresa. En caso de que sea dado de baja, el expediente de personal se cierra. Al fin y al cabo, el empleado ya no pertenece a la compañía.
Entre la información que se registra, se pueden encontrar las habilidades, datos personales, conocimientos, intereses o las funciones que ha ido desempeñando. En definitiva, todos aquellos que permitan conocer al empleado y que sean útiles para realizar diversos trámites administrativos.
Elementos que debe tener el expediente de trabajo de un empleado
Un expediente laboral cuenta con una estructura determinada, la cual se mantiene de un trabajador a otro. Sin embargo, existe un cierto margen para adaptarlo a la realidad de la empresa, aunque manteniendo algunos apartados clave. A grandes rasgos, es posible encontrar tres categorías:
- Datos personales que se solicitan antes o durante el proceso de contratación:
- Nombre y apellidos.
- Contrato de trabajo firmado.
- Examen médico.
- Copia del DNI.
- Certificados de educación.
- Resultados en las pruebas psicométricas o psicológicas.
- Antecedentes penales.
- Domicilio.
- Número de la seguridad social.
- Datos de contacto.
- Datos laborales, entre los que figuran elementos esenciales para un proceso de gestión del talento humano:
- Cargos desempeñados en la empresa.
- Funciones, tareas y responsabilidades.
- Formaciones finalizadas dentro de la empresa.
- Áreas de conocimiento e intereses.
- Experiencia laboral previa.
- Estudios realizados durante su formación académica.
- Datos de la empresa:
- Descripción del cargo.
- Relación de equipos y materiales entregados al trabajador.
- Solicitudes de vacaciones.
- Incapacidades.
- Lista de asistencia.
¿Durante cuánto tiempo debe conservarse el expediente laboral?
Las empresas deben guardar el expediente laboral de los empleados durante el tiempo que marca la ley. En función del país en el que se opere, el número de años cambia. Por ejemplo, en España los documentos laborales y los contratos tienen que conservarse un mínimo de tres años, los cual indica el RDL 5/2000 de 4 de agosto.
En Colombia el artículo 58 del Código Sustantivo del Trabajo obliga a guardarlos un mínimo de diez años. El lapso de tiempo comenzará después del fin del contrato de trabajo. Un último ejemplo es el de México, cuya legislación indica que hay que almacenarlos durante un lustro, aunque es posible alcanzar la década en función de organismo que solicite los documentos.
Sin importar el caso y el país, es recomendable utilizar un software para expediente laboral. Permite generar el documento, gestionarlo y almacenarlo con facilidad, al mismo tiempo que automatiza buena parte de estas tareas. Al disponer de esta herramienta, cumplir con la legislación es más sencillo y no se ocupa espacio físico, pues se cuenta con un fichero digital para empleados adaptado a cada jurisdicción.
Tipos de expediente de personal
Existen dos grandes tipos de expediente de personal: el individual y el colectivo. Es posible encontrar ambos tanto en formato físico como en digital, pero este último es el que presenta más ventajas, las cuales veremos más adelante.
Expedientes individuales
Se trata de expedientes que contienen información de un único empleado, para el cual se genera uno específico. Eso sí, el contenido es el mismo para toda la plantilla, es decir, que los datos a registrar no varían de uno a otro, algo que sería contraproducente. Esto solo provocaría un exceso de trabajo en el departamento de Recursos Humanos.
Expedientes colectivos
En este tipo, la documentación generada no se asocia a un trabajador en particular, sino que afecta de manera general a una agrupación de profesionales, por ejemplo. Ante tales circunstancias, la información que se registra es amplia. Se apuntan los tipos de jornada laboral, los planes de salud o los pagos realizados a la Seguridad Social.
Sin importar cuál de los dos sea, es posible digitalizar los expedientes de trabajo. De hecho, es la solución más destacada del momento, ya que permite agilizar su gestión y reduce el riesgo de cometer equivocaciones. Además, si se quiere un tratamiento escrupuloso de la información, un software de expediente laboral ofrece todas las herramientas necesarias.
Ayuda a que las gestiones sean simples y fluidas. Permite la creación de plantillas, las cuales se pueden aplicar tanto para expedientes individuales como colectivos. En cualquiera de los casos, los profesionales de Recursos Humanos podrán acceder a ellos desde cualquier lugar y sin obstáculos.
Ventajas de un expediente de personal digital
Un expediente digital ofrece cinco ventajas clave, son las siguientes:
- Reducción de costes. No es necesario imprimir los documentos ni almacenarlos en un repositorio físico. De este modo, el gasto en papel, tinta, impresoras o en la compra de mobiliario desaparece. Los expedientes se encuentran en un servidor alojado en la nube, el cual supone un coste menor.
- Seguridad. Es un factor que se ve potenciado cuando se digitaliza. Los documentos se pueden copiar en cualquier momento, algo que impide pérdidas de información vital. Además, el cifrado de las conexiones y la dificultad para el acceso indebido a los servidores son garantías adicionales.
- Mayor productividad en el trabajo. Se trata de la principal razón por la que se digitalizan los documentos. Al tenerlos en tal formato, se ahorran pasos como la impresión o la búsqueda en un archivo físico, dos actos que consumen tiempo. Un software para expediente laboral dispone de filtros y un potente sistema de recuperación de información que da resultados en cuestión de segundos.
- Cumplimiento de la ley. Como se ha visto, la legislación de cada país impone un tiempo determinado durante el que guardar los documentos. Si se almacenaran en físico, se correría el riesgo de degradación del soporte o pérdidas al traspasar de un mueble a otro los papeles. Asimismo, se estaría ocupando espacio en periodos que van de los tres a los diez años en algunos casos.
- Disponibilidad de la información. Es posible obtenerla en cualquier momento y lugar para los profesionales de Recursos Humanos. Así, en caso de necesidad, podrán cumplir con sus responsabilidades sin demora.
Cómo digitalizar el expediente laboral con éxito
Cuando se quiere digitalizar un expediente laboral, es indispensable utilizar un software para crear una base de datos de empleados. En ella se almacena la información de cada trabajador de forma individual, pero también colectiva, en un único lugar, lo que evita perder el tiempo y facilita la gestión.
Además, ofrece una trazabilidad completa de los cambios que experimenten los trabajadores a lo largo del tiempo. Desde los planes de carrera profesional a los cambios de puesto pasando por modificaciones en el salario, aparecerán reflejados en la ficha del empleado. Así, se dispone de una visión estratégica global.
Por descontado, al disponer de un software de RR. HH. con expediente digital integrado, las posibilidades de personalización son altas, algo esencial para adaptarse a la realidad de cada empresa. Y tampoco se pierde en transparencia, ya que los empleados puedes revisar el estado de su expediente laboral en cualquier momento.
Sin duda, toda una ayuda para agilizar el trabajo del departamento de Recursos Humanos, mejorar la operativa de la compañía y aumentar la transparencia con los efectos positivos que tiene en la confianza.
