Decir que las nuevas tecnologías van a cambiar el entorno laboral de la gran mayoría de empresas comienza a ser una expresión del pasado. Las compañías españolas, sea cual sea su tamaño, han descubierto que las aplicaciones y los sistemas digitales pueden ayudarles a ganar en eficiencia y competitividad, así como a reducir la carga de trabajo de los diferentes departamentos. Pero no basta con implementar soluciones concretas. El Digital Workplace o espacio de trabajo digital requiere de una apuesta integral por la digitalización.
Tabla de contenidos
Qué es un Digital Workplace
El Digital Workplace es un entorno de trabajo en el que prácticamente todas las funciones internas de las empresas han sido digitalizadas. Tanto los responsables de los departamentos como los empleados disponen de acceso a una larga lista de aplicaciones y herramientas digitales que facilitan las comunicaciones, la gestión de las tareas pendientes, la planificación de los proyectos o la administración del capital humano, entre otros aspectos del negocio.
Implementar el Digital Workplace con éxito supone, lógicamente, un importante reto para las empresas. De entrada, conviene cambiar radicalmente el enfoque tradicional de la gestión de los Recursos Humanos, lo cual puede requerir de formación específica y de mucha pedagogía entre la plantilla. También hay que asegurar el acceso de los empleados a todos los sistemas que pueden necesitar para cumplir su trabajo.
Las empresas se preparan para el Digital Workplace
La digitalización de los procesos operativos puede no ser una mera opción para las empresas del futuro. Es cierto que todavía queda mucho camino por recorrer y que España se encuentra en una fase inicial del desarrollo de este modelo de gestión empresarial basado en las nuevas tecnologías. Aun así, las empresas que quieran seguir siendo competitivas a medio plazo tendrán que apostar por la digitalización por diferentes motivos.
Uno de los argumentos más recurrentes para implementar un plan de transformación digital en las empresas es el de adaptarlas a las expectativas laborales de las nuevas generaciones de trabajadores. Hablamos, fundamentalmente, de los millennials, profesionales que han crecido personal y laboralmente de la mano de las nuevas tecnologías y que esperan completar el mayor número de trámites posible a través de entornos digitales.
Un estudio de Fujitsu referido al ejercicio 2015 constató que el 70% de las medianas y grandes empresas españolas tenía previsto adoptar medidas de flexibilidad laboral de manera inminente, favoreciendo el teletrabajo. Las aplicaciones informáticas permiten que los empleados cumplan la totalidad o parte de sus tareas de manera remota. Es solo uno de los ejemplos al respecto.
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5 razones para implementar un Digital Workplace: ventajas generales
Dar el salto a un entorno de trabajo digital es un desafío exigente pero los beneficios generales para las empresas compensan, con creces, este esfuerzo.
1. Mayor satisfacción y compromiso laboral gracias al Digital Workplace
Que la empresa responda a las expectativas de los empleados es fundamental para que estos se sientan satisfechos con sus condiciones laborales. En este sentido, las citadas medidas de flexibilidad laboral pueden ayudar a retener el mejor talento, además de reforzar el compromiso corporativo de la plantilla. Las herramientas digitales y el Digital Workplace hacen mucho más fácil la gestión del trabajo, independientemente de la localización del empleado.
2. Consumerización
El concepto de “consumerizar” hace referencia a la filosofía de gestión de RR. HH. en virtud de la cual se pone el acento en la experiencia de los empleados en su puesto de trabajo. Se trata, grosso modo, de trasladar al ámbito de la gestión laboral la misma atención que se presta a la experiencia de los clientes. Esto es más fácil de conseguir en un entorno de trabajo digital porque los empleados disponen de canales de comunicación más efectivos, así como mayores facilidades para administrar cualquier aspecto de su jornada.
3. Mayor seguridad en los procesos internos
Contrariamente a los tópicos más extendidos sobre esta cuestión, la digitalización no supone agravar los riesgos de pérdida o sustracción de información, más bien sucede todo lo contrario. Las herramientas digitales más avanzadas incluyen protocolos de seguridad fiables y que garantizan la confidencialidad de las comunicaciones y la integridad de todos los datos que se procesan con estas aplicaciones. Además, muchos de estos sistemas dejan un registro histórico que puede rastrearse con facilidad.
4. El Digital Workplace permite dedicar más tiempo a tareas de mayor valor agregado
Muchas de las tareas que más tiempo ocupan a los empleados resultan repetitivas y apenas generan valor para la empresa, especialmente en el ámbito de los Recursos Humanos. La digitalización de estos procesos permite destinar más efectivos a otras tareas más creativas y con un impacto más destacado en los resultados de la empresa.
5. Reducción de costes operativos gracias al Digital Workplace
A resultas de lo anterior, el departamento de Recurso Humanos –y, por extensión, la empresa en su conjunto- puede reducir sus costes operativos muy sensiblemente. Necesita dedicar menos recursos a ocuparse de las tareas más rutinarias sin que ello afecte a la productividad de la empresa (esta, de hecho, aumenta).
Beneficios del Digital Workplace para los empleados
Aunque algunas de las ventajas generales anteriormente comentadas también suponen una ayuda para los empleados, hay otros beneficios más específicos para la plantilla.
- Funcionalidad: las herramientas digitales suelen ser de fácil manejo y resultan altamente funcionales para la mayoría de tareas que deben realizar los trabajadores a través de ellas.
- Conciliación laboral y familiar: ya hemos destacado cómo es posible implementar medidas de flexibilidad laboral gracias a las posibilidades del Digital Workplace. Esto permite, entre otras ventajas, mejorar la conciliación laboral y familiar de la plantilla.
- Trabajo en equipo: la falta de claridad en la asignación de las tareas y los problemas de comunicación pueden provocar tensiones en la plantilla, además de afectar al rendimiento laboral. Las aplicaciones digitales facilitan el trabajo en equipo y, con ello, contribuyen a mejorar el clima laboral.
Cómo implementar un Digital Workplace en tu empresa
Para poner en marcha un Digital Workplace eficaz conviene conocer en detalle cuáles son las principales necesidades de la empresa y cómo puede la tecnología ayudar a cubrir estas carencias o a mejorar los procesos operativos en general. Es evidente que todas las herramientas digitales de RR.HH pueden deparar beneficios para la compañía pero estas deben implementarse en el marco de una estrategia correctamente definida.
¿Qué pasos debería contemplar una buena estrategia para crear un Digital Workplace? En primer lugar, las herramientas seleccionadas deben ser de utilidad para los empleados (esto está estrechamente relacionado con el tipo de actividad que realiza la empresa) y contribuir a alcanzar los objetivos corporativos. También resulta esencial que los sistemas implementados faciliten su uso por parte de los trabajadores y que estos dispongan de la formación necesaria para sacarles el máximo provecho. Cabe destacar que todas las herramientas de Bizneo HR cumplen los requisitos anteriores.
Portal del empleado y del mánager
Las gestiones de los empleados y los managers de los equipos ganan en fluidez con el portal del empleado y del mánager de Bizneo HR. Los trabajadores pueden consultar sus tareas pendientes, el calendario de la empresa, los comentarios de los managers o cumplir todo tipo de trámites, como solicitar vacaciones o días de permiso o actualizar su información personal. Para los managers, esta herramienta les permite un control más exhaustivo de todas las variables relacionadas con los equipos y sus integrantes.
Organigrama
El software de gestión del organigrama de Bizneo HR es una herramienta especialmente recomendable para las empresas de mayor tamaño, en las que existe el riesgo de distribuir incorrectamente las tareas o de incurrir en duplicidades. El programa es compatible con miles de empleados y ayuda a dimensionar eficazmente la empresa, facilitando los trabajos de supervisión y la cooperación entre trabajadores. Además, puede tener un impacto muy positivo como factor de motivación para la plantilla, en tanto visibiliza las posibilidades de promoción interna.
Gestión documental (DMS)
La digitalización de los procesos internos de la empresa puede reducir notablemente la generación de documentos físicos pero obliga, en cambio, a gestionar una ingente cantidad de documentos y archivos digitalizados. El software de gestión documental DMS de Bizneo HR es la herramienta definitiva para procesar, almacenar y recuperar todos los documentos generados por la empresa.
Cuenta con la ventaja de permitir el acceso a los archivos en cualquier lugar y horario, gracias a su plena compatibilidad con dispositivos móviles. Sea como sea, la clasificación de los documentos garantiza su confidencialidad, pudiendo acceder a los mismos solamente los profesionales autorizados.
Personas y organización
Cuando una empresa crece, la gestión de su organización interna debe adaptarse en consecuencia. El software de gestión de personas y organización de Bizneo HR centraliza toda la información sobre los profesionales y los diferentes departamentos de la empresa. Las fichas de los empleados se mantienen permanentemente actualizadas y las interacciones con estos quedan archivadas en un registro histórico. Esta aplicación también agiliza los pagos, siendo compatible con la mayoría de programas de pago de nóminas y garantizando el cumplimiento de las normativas en materia de protección de datos.
Reclutamiento y selección (ATS)
Los procesos de reclutamiento y selección de personal constituyen uno de los mayores retos para los departamentos de Recursos Humanos. El software de reclutamiento y selección (ATS) de Bizneo HR permite trabajar con más de 80 fuentes distintas y facilita la difusión de las ofertas de empleo (integrando diferentes canales de reclutamiento). La cooperación entre los diferentes responsables del proceso de selección también se agiliza, con alertas y recordatorios o la sincronización de calendarios. Paralelamente, esta herramienta da la posibilidad de crear una base de datos de candidatos propia para la empresa.
Evaluaciones de desempeño
Evaluar el rendimiento laboral es necesario para tomar decisiones operativas, detectar disfunciones o carencias formativas y reconocer el mejor talento de la empresa. El software de evaluación del desempeño de Bizneo HR da acceso a múltiples modelos de evaluaciones, con diferentes formatos de respuesta y con un elevado grado de personalización. Se elimina el riesgo de incurrir en sesgos durante la evaluación y los empleados reciben siempre un feedback de gran utilidad para crecer profesionalmente.
Formación (LMS)
El software LMS Learning de Bizneo HR da respuesta a una de las necesidades más habituales en cualquier empresa. La gestión de la formación de los trabajadores puede ocupar mucho tiempo pero este sistema traslada a los propios interesados la responsabilidad de administrar este parámetro. Estos pueden escoger las opciones formativas que más les interesan (dentro de las propuestas avaladas por la empresa) y son los encargados de registrar los avances correspondientes. La compañía, por su parte, dispone de información muy completa sobre los cursos y se beneficia de una tasa de abandono mucho menor.
People Analytics
Los trabajadores y el resto de agentes que interactúan habitualmente en el seno de la empresa generan a diario una gran cantidad de datos que, debidamente segregados y depurados, pueden ser de gran utilidad para la toma decisiones. El sistema de People Analytics de Bizneo HR permite detectar problemas u oportunidades de mejora, ofrece información más completa sobre la plantilla y facilita su conversión en datos cuantificables y analizables. Todo ello con un considerable ahorro de tiempo y con la posibilidad de crear tablas de resultados y/o variaciones históricas.
Vacaciones y ausencias
Uno de los trastornos más habituales en cualquier empresa es el de tener que gestionar las ausencias de los empleados. Si las vacaciones, bajas y demás tipos de ausencias no se registran correctamente, esto puede llegar a afectar a la operatividad de la compañía. El software de gestión de vacaciones y ausencias de Bizneo HR dibuja un amplio calendario laboral en el que se incluyen los horarios de los trabajadores y los días en que algunos de ellos están ausentes. Esto permite organizar los periodos de vacaciones para que todas las tareas se cumplan a tiempo y ningún proyecto se retrase por la acumulación de ausencias en una sección concreta de la compañía.
Encuestas
Conocer el clima de trabajo, comprobar la valoración de los empleados a diferentes decisiones corporativas, valorar las expectativas de la plantilla o recabar información sobre posibles cambios a adoptar, son acciones que solo pueden llevarse a cabo tras recopilar las opiniones de los trabajadores. El software de encuestas de Bizneo HR ofrece una amplia variedad de formatos y temáticas (cultura corporativa, valoración de iniciativas, necesidades formativas…). Este programa facilita también la conversión de estos datos en estadísticas comparables y que permiten dibujar la evolución histórica de cada variable.
Gestión de tiempo
El software de gestión de tiempo de Bizneo HR simplifica la administración de los horarios de los empleados, permitiendo un control más efectivo de las horas trabajadas al año y reduciendo el riesgo de absentismo laboral y otras malas prácticas. Esta aplicación puede ser utilizada por los managers para control el trabajo de su equipo y asignar horas extra o compensaciones, entre otras acciones. Cabe destacar que este programa puede generar informes con validez jurídica, a fin de comunicar decisiones a los trabajadores o justificarse ante cualquier reclamación.
