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Así ha evolucionado el portal del personal: 3 características clave

Portal del personal

El portal del personal facilita la realización de diferentes tareas administrativas, mejora la comunicación entre la plantilla y los managers, descongestiona la agenda del departamento de RR.HH y confiere una mayor autonomía a los empleados.

Una de las funciones clave de un departamento de Recursos Humanos es la de ocuparse de las variables relacionadas con la gestión del personal de la compañía –desde las horas trabajadas, hasta evaluaciones a trabajadores y encuestas de satisfacción–. Sin embargo, esta tarea puede complicarse a medida que la empresa va creciendo. Un punto en el que contar con un portal de personal puede resultar de gran ayuda.

Qué es un portal del personal

El portal del personal es un recurso digital que genera una cuenta individual y de acceso restringido para cada miembro de la empresa. Este espacio se divide en una serie de apartados, por lo general de fácil acceso, debidamente clasificados en función de los datos que contienen.

La información estrictamente personal (fecha de nacimiento, lugar de residencia, vías de contacto), la información fiscal (gestión de pagos, certificados de retenciones si procede), la formación completada y el historial de comunicaciones y solicitudes son algunos de los apartados más habituales.

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La doble función del portal del personal

Un portal del personal tiene una doble función. En cuanto a los empleados, estos pueden cursar diferentes tipos de solicitudes, recibir información puntual sobre el estado de las mismas, comprobar que toda la información que la empresa tiene de ellos es correcta, consultar nóminas y otros documentos de distinta índole y remitir comunicaciones a los responsables correspondientes, entre otras tareas.

Respecto a la empresa, los responsables de RR.HH y de los equipos de trabajo pueden prestar más atención a los asuntos de interés estratégico para la compañía, a la vez que pueden automatizar sus funciones más rutinarias y de menor valor agregado. ¿El resultado? Que se reduce sustancialmente el tiempo necesario para ocuparse de la gestión del personal.

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Evolución del portal del personal: del ayer al hoy

La idea de contar con espacios virtuales para simplificar la gestión del personal no es precisamente novedosa. A mediados de los noventa, las compañías de mayor tamaño comenzaron a incorporar una suerte de intranet o red informática interna para mejorar la comunicación y gestiones entre empleados y responsables.

Con todo, las primeras intranets, término acuñado por Steven L. Tellen en 1995, se limitaron a crear un espacio de consulta interno que no permitía apenas la realización de otros trámites.

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El salto de una mera página web interna a un espacio para compartir información dentro de la empresa llegaría a finales de esa misma década, pudiendo utilizar el concepto de “portal corporativo” a comienzos del s. XXI.

Se incrementó su frecuencia de uso en las grandes corporaciones y crecieron las opciones para los empleados pero, en gran medida, continuó siendo un canal de comunicación prácticamente unidireccional.

A partir de 2006, y acuñando la expresión “Empresa 2.0”, el portal del personal comenzaría realmente su andadura hasta llegar a las versiones más sofisticadas que pueden encontrarse a día de hoy, dando paso al conocido como “Digital Workplace” a comienzos de la presente década.

Ya no se trata únicamente de permitir el envío de mensajes de consumo interno. Las nuevas exigencias corporativas obligan a automatizar el mayor número de trámites posible a través de una plataforma segura y ágil. Estas serían algunas de las características del software especializado de Bizneo HR.

3 características clave de un buen portal del personal

Definido el interés del portal del personal para las empresas actuales, ¿cuáles serían las características indispensables para que este portal cumpla todos sus objetivos?

1. Acceso a la mayoría de trámites sin renunciar a la funcionalidad

No es una ecuación sencilla pero un buen portal del personal debe hacer compatibles dos características básicas: permitir la realización del mayor número de trámites posible y facilitar al usuario su trabajo a través de esta plataforma. Un diseño intuitivo y eminentemente visual facilita la gestión de las diferentes variables.

2. Accesibilidad y compatibilidad con dispositivos móviles

Los tiempos en que las tareas de naturaleza corporativa solo podían llevarse a cabo en las instalaciones físicas de la empresa han quedado definitivamente superados. El portal del personal debe ser accesible desde cualquier lugar y resultar compatible con los dispositivos móviles. Se trata de una exigencia que entronca con los nuevos entornos de trabajo.

3. Mejora continua

En el breve apartado dedicado a la historia del portal del personal se ha destacado una idea que sigue siendo muy importante para que este recurso sea efectivo: la mejora continua de su diseño y funciones.

El portal del personal debe actualizarse periódicamente para no quedar desfasado y facilitar cada vez más la realización de los trámites internos. Por lo tanto, no se trata únicamente de habilitar un espacio de estas características. Conviene mantenerlo siempre en vanguardia.

Si quieres saber más sobre qué pedirle a una web del empleado no dejes de consultar este artículo.

El portal del personal de Bizneo HR

Bizneo HR ha diseñado un portal del empleado que incorpora todos los requisitos anteriormente expuestos y que ofrece diferentes funciones a los trabajadores y a los managers.

El acceso a la información y documentos más relevantes, la gestión de solicitudes, la consulta de horarios, la descarga de certificados, la realización de encuestas son otras de sus virtudes. Así como el envío de sugerencias y/o comentarios o la centralización de la información sobre los empleados. Todo desde el portal del personal de Bizneo HR.

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