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As铆 ha evolucionado el portal del personal: 3 caracter铆sticas clave

Portal del personal

El portal del personal facilita la realizaci贸n de diferentes tareas administrativas, mejora la comunicaci贸n entre la plantilla y los managers, descongestiona la agenda del departamento de RR.HH y confiere una mayor autonom铆a a los empleados.

Una de las funciones clave de un departamento de Recursos Humanos es la de ocuparse de las variables relacionadas con la gesti贸n del personal de la compa帽铆a 鈥揹esde las horas trabajadas, hasta evaluaciones a trabajadores y encuestas de satisfacci贸n鈥. Sin embargo, esta tarea puede complicarse a medida que la empresa va creciendo. Un punto en el que contar con un portal de personal puede resultar de gran ayuda.

Qu茅 es un portal del personal

El portal del personal es un recurso digital que genera una cuenta individual y de acceso restringido para cada miembro de la empresa. Este espacio se divide en una serie de apartados, por lo general de f谩cil acceso, debidamente clasificados en funci贸n de los datos que contienen.

La informaci贸n estrictamente personal (fecha de nacimiento, lugar de residencia, v铆as de contacto), la informaci贸n fiscal (gesti贸n de pagos, certificados de retenciones si procede), la formaci贸n completada y el historial de comunicaciones y solicitudes son algunos de los apartados m谩s habituales.

La doble funci贸n del portal del personal

Un portal del personal tiene una doble funci贸n. En cuanto a los empleados, estos pueden cursar diferentes tipos de solicitudes, recibir informaci贸n puntual sobre el estado de las mismas, comprobar que toda la informaci贸n que la empresa tiene de ellos es correcta, consultar n贸minas y otros documentos de distinta 铆ndole y remitir comunicaciones a los responsables correspondientes, entre otras tareas.

Respecto a la empresa, los responsables de RR.HH y de los equipos de trabajo pueden prestar m谩s atenci贸n a los asuntos de inter茅s estrat茅gico para la compa帽铆a, a la vez que pueden automatizar sus funciones m谩s rutinarias y de menor valor agregado. 驴El resultado? Que se reduce sustancialmente el tiempo necesario para ocuparse de la gesti贸n del personal.

Evoluci贸n del portal del personal: del ayer al hoy

La idea de contar con espacios virtuales para simplificar la gesti贸n del personal no es precisamente novedosa. A mediados de los noventa, las compa帽铆as de mayor tama帽o comenzaron a incorporar una suerte de intranet o red inform谩tica interna para mejorar la comunicaci贸n y gestiones entre empleados y responsables.

Con todo, las primeras intranets, t茅rmino acu帽ado por Steven L. Tellen en 1995, se limitaron a crear un espacio de consulta interno que no permit铆a apenas la realizaci贸n de otros tr谩mites.

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El salto de una mera p谩gina web interna a un espacio para compartir informaci贸n dentro de la empresa llegar铆a a finales de esa misma d茅cada, pudiendo utilizar el concepto de 鈥減ortal corporativo鈥 a comienzos del s. XXI.

Se increment贸 su frecuencia de uso en las grandes corporaciones y crecieron las opciones para los empleados pero, en gran medida, continu贸 siendo un canal de comunicaci贸n pr谩cticamente unidireccional.

A partir de 2006, y acu帽ando la expresi贸n 鈥淓mpresa 2.0鈥, el portal del personal comenzar铆a realmente su andadura hasta llegar a las versiones m谩s sofisticadas que pueden encontrarse a d铆a de hoy, dando paso al conocido como 鈥淒igital Workplace鈥 a comienzos de la presente d茅cada.

Ya no se trata 煤nicamente de permitir el env铆o de mensajes de consumo interno. Las nuevas exigencias corporativas obligan a automatizar el mayor n煤mero de tr谩mites posible a trav茅s de una plataforma segura y 谩gil. Estas ser铆an algunas de las caracter铆sticas del software especializado de Bizneo HR.

3 caracter铆sticas clave de un buen portal del personal

Definido el inter茅s del portal del personal para las empresas actuales, 驴cu谩les ser铆an las caracter铆sticas indispensables para que este portal cumpla todos sus objetivos?

1. Acceso a la mayor铆a de tr谩mites sin renunciar a la funcionalidad

No es una ecuaci贸n sencilla pero un buen portal del personal debe hacer compatibles dos caracter铆sticas b谩sicas: permitir la realizaci贸n del mayor n煤mero de tr谩mites posible y facilitar al usuario su trabajo a trav茅s de esta plataforma. Un dise帽o intuitivo y eminentemente visual facilita la gesti贸n de las diferentes variables.

2. Accesibilidad y compatibilidad con dispositivos m贸viles

Los tiempos en que las tareas de naturaleza corporativa solo pod铆an llevarse a cabo en las instalaciones f铆sicas de la empresa han quedado definitivamente superados. El portal del personal debe ser accesible desde cualquier lugar y resultar compatible con los dispositivos m贸viles. Se trata de una exigencia que entronca con los nuevos entornos de trabajo.

3. Mejora continua

En el breve apartado dedicado a la historia del portal del personal se ha destacado una idea que sigue siendo muy importante para que este recurso sea efectivo: la mejora continua de su dise帽o y funciones.

El portal del personal debe actualizarse peri贸dicamente para no quedar desfasado y facilitar cada vez m谩s la realizaci贸n de los tr谩mites internos. Por lo tanto, no se trata 煤nicamente de habilitar un espacio de estas caracter铆sticas. Conviene mantenerlo siempre en vanguardia.

Si quieres saber m谩s sobre qu茅 pedirle a una web del empleado no dejes de consultar este art铆culo.

El portal del personal de Bizneo HR

Bizneo HR ha dise帽ado un portal del personal que incorpora todos los requisitos anteriormente expuestos y que ofrece diferentes funciones a los trabajadores y a los managers.

El acceso a la informaci贸n y documentos m谩s relevantes, la gesti贸n de solicitudes, la consulta de horarios, la descarga de certificados, la realizaci贸n de encuestas son otras de sus virtudes. As铆 como el env铆o de sugerencias y/o comentarios o la centralizaci贸n de la informaci贸n sobre los empleados. Todo desde el portal del personal de Bizneo HR.

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