Les rapports de gestion du temps et de la présence sont obligatoires depuis la loi du 8 mars 2019, qui vise à endiguer l’emploi précaire. En cas d’absence, les entreprises s’exposent à des poursuites et des amendes, il est donc nécessaire de les établir conformément à la réglementation et de les conserver. Au-delà de la législation, disposer d’un rapport sur les heures travaillées est très utile.
Il permet d’extraire des informations importantes sur l’état de l’entreprise, comme la productivité du personnel ou les arrivées et départs du personnel. Ainsi, ce document devient une solution de gestion du temps et des présences à prendre en compte.
Pour tirer le meilleur parti de ce qu’ils offrent, il est nécessaire de savoir exactement en quoi ils consistent et quels sont leurs différents types. Cela permettra à l’équipe RH d’acquérir une compréhension plus détaillée de sa propre entreprise.
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Qu’est-ce que les rapports de gestion du temps et de la présence ?
Il s’agit d’un document qui contient un suivi du temps de travail par l’ensemble du personnel. Vous y trouverez une liste de chaque travailleur tout au long de la journée. Il existe différentes méthodes de contrôle et d’enregistrement des données dans le rapport de suivi du temps.
Il est possible d’obtenir une compilation brute ou une compilation détaillée et ordonnée par travailleur. Toutefois, il est recommandé aux professionnels des ressources humaines de les examiner. Cela vous permettra de détecter d’éventuelles erreurs, des lacunes dans les informations et d’autres problèmes. De plus, comme nous le verrons, c’est important face à une inspection du travail.
Comme nous le verrons, il est essentiel de disposer de la technologie nécessaire pour numériser tout ce qui a trait à la comptabilisation des heures, afin d’automatiser l’ensemble du processus et de faciliter la collecte et l’analyse des rapports sur le temps de travail.
Quelles sont les données qui doivent figurer dans les rapports de gestion du temps pour passer l’inspection ?
Le rapport sur le temps de travail doit contenir un certain nombre de données obligatoires. Il doit inclure les heures d’arrivée et de départ de chaque travailleur, ainsi que les heures supplémentaires effectuées par chaque travailleur. Les informations doivent être mises à jour et révisées, en particulier en cas d’inspection du travail. Si des données brutes sont fournies, le document sera considéré comme non valable.
En outre, il convient de garder à l’esprit que les inspections peuvent être rétroactives. La loi stipule que les rapports de gestion des temps de travail sur les heures travaillées doivent être conservés pendant quatre ans. Les enregistrements de vidéosurveillance ou les données stockées dans les ordinateurs des travailleurs peuvent également être demandés.
En ce qui concerne la collecte et l’enregistrement des données, trois systèmes d’enregistrement des heures sont autorisés. Le premier est manuel, les travailleurs enregistrent et signent leurs heures ; le deuxième est basé sur l’utilisation d’un site web ou d’une application ; et le troisième est basé sur l’utilisation de terminaux de surveillance.
Pour assurer un suivi scrupuleux, il est conseillé d’utiliser un logiciel de gestion du temps et des présences.
Cette solution peut être intégrée aux systèmes de pointage et dispose d’une base de données dans laquelle toutes les informations peuvent être stockées. Bien entendu, il est possible de les traiter de manière automatisée pour se conformer à la législation en vigueur.
Types de rapports de gestion du temps et de présence
Rapport sur les heures travaillées
Le rapport sur les heures travaillées est un rapport sur le suivi et le contrôle du temps de travail. Il fournit des informations générales sur chaque journée de travail et sur les écarts par rapport aux horaires. Il est également possible de connaître le nombre d’absences, de retards ou de départs anticipés. Ainsi, grâce au rapport sur les heures de travail, vous disposez d’un certain nombre de données clés à fournir en cas d’inspection.
Rapport sur les totaux et les soldes
Celui-ci permet de vérifier si les travailleurs effectuent la totalité de leur journée de travail. Il fournit des rapports de suivi du temps de travail par employé, par équipe, par service ou pour l’ensemble de l’entreprise. En outre, il fournit des informations sur le temps planifié, le temps pris, le temps justifié ou le total restant, qu’il soit négatif ou positif.
Rapport sur les heures supplémentaires effectuées
Leur utilité réside dans le fait qu’ils présentent un rapport des heures supplémentaires effectuées par travailleur. Ils aident à les déterminer avec précision, ce qui permet une meilleure rémunération. De cette manière, le non-paiement et d’autres problèmes que le Code du travail tente de prévenir sont évités.
Rapport de pointage d’une journée
Ce type de rapport de pointage est destiné à enregistrer les pointages effectués au cours de journées spécifiques. Il est utile à l’entreprise en tant que sauvegarde en cas d’inspection. En prouvant qu’un enregistrement scrupuleux a été tenu, il est possible d’éviter des sanctions. En outre, il est possible de vérifier que les employés sont au travail à l’heure convenue.
Rapport de dynamique et rapport d’activité
Ce rapport de gestion du temps est l’un des plus intéressants, car il ne se contente pas de présenter un calendrier des heures. Il montre la répartition de l’activité du personnel sur une période donnée. Il est ainsi plus facile de déterminer les moments les plus productifs de la journée et les moments où l’activité est plus ou moins intense.
C’est un outil très utile pour déterminer la productivité du travail ou l’efficacité du personnel. Il fournit des données sur l’activité productive, improductive ou neutre au fil des jours, des semaines ou des mois. Ainsi, une gestion plus efficace des ressources humaines est obtenue simplement en disposant de rapports de contrôle des horaires.
Relation entre les heures travaillées et la productivité
Il existe une croyance selon laquelle plus le nombre d’heures travaillées est important, plus la productivité est élevée. Ce n’est pas tout à fait vrai, car sinon les heures de travail seraient interminables. La réalité est différente, car de nombreux facteurs entrent en ligne de compte. En outre, chaque entreprise est un monde différent avec ses propres caractéristiques.
Toutefois, il existe une relation entre les heures travaillées et la productivité, qui indique la quantité de travail effectuée par unité de temps. C’est important de mesurer le moment où la main-d’œuvre est la plus productive. Il y a des moments de la journée où elle est la plus élevée et d’autres où elle est la plus faible.
Outils, stratégies et impact
Il est important de déterminer les heures de travail effectives, car elles indiquent la productivité réelle. Au cours d’une journée de travail normale, un employé est confronté à toutes sortes de tâches en dehors de son travail. Il doit répondre à des courriels, assister à des réunions ou à d’autres activités qui sont indirectement liées à son projet, mais qui ne contribuent pas nécessairement à son avancement.
En fait, un symptôme de faible productivité peut être l’enregistrement du nombre d’heures passées à terminer un projet. S’il a pris autant de temps, il est probable qu’une grande partie de ce temps a été improductive. Mais cela ne veut pas dire qu’une journée de travail de quelques heures est plus productive.
En fin de compte, la productivité dépend du travailleur et de l’organisation de l’entreprise. Dans cette optique, il est important de tenir un rapport exhaustif des heures travaillées. Celles-ci peuvent ensuite être introduites dans des rapports de gestion du temps et de la présence, qui peuvent être analysés pour déterminer le statut de l’entreprise. Si une solution d’évaluation des performances est ajoutée à la solution de gestion du temps de travail, l’analyse des performances sera complète.
Comment automatiser vos rapports sur les heures de travail et l’enregistrement des heures de travail ?
L’automatisation des rapports sur les heures de travail est possible grâce à un logiciel de gestion du temps et des présences. Il vous permet de déterminer le temps de travail effectif, l’état des pointages ou la répartition des équipes. Les informations disponibles peuvent porter sur l’ensemble du personnel ou sur des travailleurs individuels. Il s’agit d’un outil de gestion du temps et des présences précis et facile à utiliser.
Il permet de produire des rapports détaillés sur les heures travaillées, valables pour les inspections du travail. Les techniciens des ressources humaines peuvent vérifier les horaires et les équipes tournantes en peu de temps.
En outre, les statistiques générées par le logiciel de gestion des temps et des présences peuvent être exportées dans n’importe quel format (excel, pdf, word…).
Il enregistre également automatiquement le calcul des heures supplémentaires, facilite la création de poches d’heures personnalisables et établit des règles de calcul. Les informations générées apparaîtront dans les rapports de bilan et de convention collective, ce qui permet de vérifier l’adéquation du temps de travail et du salaire. Enfin, toutes ses fonctionnalités peuvent être étendues aux versions mobiles.
En résumé, avec un système digital de gestion des temps et des présences, le département des ressources humaines dispose d’un outil complet et efficace. Il a à portée de main toutes les informations dont il a besoin, la possibilité de générer des rapports sur les heures travaillées et d’autres fonctionnalités clés.
