Dans le monde des affaires actuel, l’utilisation d’un système de paie est devenue indispensable. Il permet de fluidifier le processus de paiement et de compensation des employés, une procédure que de plus en plus d’entreprises automatisent. Cela permet non seulement d’éviter des erreurs inutiles, mais aussi d’améliorer la satisfaction du personnel en facilitant l’accès, la distribution et la notification des incidents.
La mise en place d’un système de paie optimise le processus de bout en bout. Chaque étape est digitalisée, sans perdre en précision ni en adaptation aux particularités de chaque entreprise. Peu importe la taille de l’organisation, les résultats seront de haute qualité.
Il est donc important de bien comprendre en détail le système de gestion de la paie des employés.
Index
- 1 Qu’est-ce qu’un système de paie ?
- 2 Quelles sont les fonctionnalités d’un système de paie ?
- 3 Avantages du système de paie pour l’entreprise et les employés
- 4 Comment l’utilisation d’un système de paie améliore les opérations quotidiennes ?
- 5 Est-il simple de mettre en place avec succès un système de paie dans une entreprise ?
Qu’est-ce qu’un système de paie ?
C’est un outil destiné à automatiser la génération des bulletins de paie. Il effectue les calculs des variables impactant chaque salaire, y compris les déductions, les cotisations sociales et toute autre charge fiscale. Il ajuste tous les paramètres en fonction de la situation des employés et de leur type de contrat de travail.
Le système de paie s’appuie sur une base de données des employés. Cette base contient des informations essentielles pour réaliser les calculs appropriés.
De plus, il croise les données avec d’autres modules du logiciel RH, comme le contrôle des heures, les vacances, et les évaluations, pour intégrer toutes les variables d’une paie. Ainsi, il prend en compte les salaires antérieurs, les pénalités éventuelles et les divers compléments (travail de nuit, jours fériés, etc.).
Comment la paie est gérée par les RH.
Quelles sont les fonctionnalités d’un système de paie ?
Un système de paie offre plusieurs fonctionnalités qui simplifient le processus. Le résultat ? Une paie qui arrive en temps et en heure, avec une fiche de paie disponible à tout moment. Voici les principales fonctionnalités de ce type de solution :
Stockage et gestion des données du personnel
Même si cette fonctionnalité peut paraître simple, elle est à la base de tout le système de paie. Sans les données des dossiers du personnel, vous ne pourriez effectuer aucun calcul et les résultats seraient catastrophiques. Vous disposez des informations essentielles sur l’ensemble du personnel : noms, IBAN, numéro de sécurité sociale, salaire réel et nominal… toutes ces données sont stockées dans le nuage pour être facilement accessibles et disponibles.
En outre, il est possible de générer des modèles personnalisés en fonction du type d’employé ou de la situation de paiement de chacun. Cette option permet d’économiser du temps et des efforts lors de la création de fiches de paie récurrentes.
Calcul et émission des bulletins de paie
Il s’agit de la fonctionnalité clé du système de paie. Elle calcule automatiquement le salaire en fonction des paramètres attribués à chaque employé. Les impôts et les déductions sont également pris en compte, une section qu’il est essentiel d’exécuter avec précision.
Une fois les calculs effectués, la feuille de paie officielle est émise et envoyée à chaque employé. Cette fonction permet d’éviter les retards dans les transferts de fonds et la formalisation des paiements, ce qui accroît la satisfaction et la confiance du personnel.
Quelle est la meilleure façon d’externaliser la gestion de la paie ?
Notification des dates clés
Il est possible de mettre en place des notifications basées sur une date spécifique. Il peut s’agir, par exemple, d’enregistrements ou d’annulations de contrats, de contrôle des absences, des vacances ou de toute autre éventualité. La personnalisation est un aspect essentiel, car chaque entreprise privilégiera certaines dates par rapport à d’autres.
L’équipe des ressources humaines saura à tout moment ce qui se passe et pourra agir en cas d’incident.
Gestion des départs
Lorsqu’il s’agit de gérer le décompte d’un salarié qui quitte l’entreprise, le système de paie est chargé de calculer le solde de tout compte. Il calcule le montant à payer en fonction du nombre de jours travaillés et d’autres éléments essentiels. Bien entendu, le processus est automatisé.
Gestion des incidents de paie
Les incidents de paie sont des données importantes préalables à son élaboration. Il s’agit d’éléments périodiques (heures supplémentaires, travail de nuit, etc.) ou ponctuels (voyage, augmentation ou diminution de salaire, licenciement, etc. Ils peuvent avoir lieu sur une base annuelle, hebdomadaire ou occasionnelle, mais leurs effets doivent être inclus dans le document final.
Rassemblez automatiquement les incidents et les modifications de la paie
Avantages du système de paie pour l’entreprise et les employés
L’utilisation d’un système de contrôle de paie offre un large éventail d’avantages, tant pour l’entreprise que pour le salarié. Tous deux bénéficient de la digitalisation et de l’automatisation du processus, d’où l’intérêt d’en connaître les avantages.
Avantages pour l’entreprise
- Automatisation des calculs, des dépenses et des paiements. Efficacité accrue du service des ressources humaines, qui n’a plus à s’occuper d’un grand nombre de tâches lourdes et de faible valeur.
- Liaison avec les organismes publics. Le logiciel permet de rationaliser les paiements d’impôts et de gérer l’inscription et la cessation d’emploi des salariés, ce qui réduit la dépendance à l’égard d’une agence administrative.
- Évolutivité. Le gestionnaire de paie s’adapte à la croissance de l’entreprise et à ses besoins au fil du temps.
- Rapports financiers. Le système de paie permet d’extraire différents rapports. De ceux qui affectent le contrôle du temps à ceux qui aident à extraire des informations pour la pré-paie, des décisions éclairées et de qualité peuvent être prises.
Avantages pour l’employé
- Accès à l’information. L’employé peut connaître à tout moment, de manière claire et détaillée, son salaire, les indemnités qui le concernent et d’autres données essentielles. Cela accroît la transparence et simplifie la communication.
- Possibilité de mettre à jour ses informations. Vous pouvez modifier n’importe quelle donnée directement via le portail des Ressources Humaines. Le service des ressources humaines sera informé de toute modification afin qu’il en prenne connaissance ou qu’il puisse la réviser.
- Sécurité des données personnelles. Les informations sont cryptées et stockées dans le nuage, ce qui les rend difficilement accessibles en cas de cyberattaque.
- Stabilité des paiements. Grâce à l’automatisation de l’ensemble du processus, les retards de paiement appartiennent au passé, ce qui contribue à accroître la satisfaction et à améliorer l’environnement de travail.
Comment l’utilisation d’un système de paie améliore les opérations quotidiennes ?
Le principal changement qu’apporte l’utilisation d’un système de paie est le gain de temps. S’ils automatisent et externalisent ce processus en faisant appel à une technologie (sous la forme d’une externalisation RH de la paie), les professionnels des ressources humaines pourront se concentrer sur d’autres tâches plus importantes, telles que le recrutement et le développement du personnel ou l’environnement de travail.
Avec le système de gestion de la paie qui fait partie du logiciel SIRH de Bizneo HR, vous gérerez et automatiserez toutes les phases de la gestion des salaires :
- Personnalisation et adaptation à la politique de l’entreprise (édition de concepts et de champs par employé/département).
- Paie et enregistrement des incidents lors de l’accès à tous les modules de la suite.
- Transmission des données
- Calculs et communication avec les organismes officiels (SEPE, Sécurité sociale)
- Création (le prestataire ou l’agence s’en charge)
- Distribution et accès dans le gestionnaire de documents
- Génération de rapports en temps réel et historiques pour les audits.
Bien entendu, les workflows sont entièrement améliorés dans chacune de leurs phases.
Les membres du département RH auront le contrôle nécessaire sur tout ce qui se passe, depuis les incidents dans la pré-paie jusqu’à la création d’un nouvel employé. Les notifications sont entièrement automatisées afin que tout soit sous contrôle.
Est-il simple de mettre en place avec succès un système de paie dans une entreprise ?
La mise en œuvre d’un système de paie est simple, mais nécessite une planification détaillée. En effet, il doit être parfaitement adapté aux besoins de l’entreprise et à ses caractéristiques. Il faut fixer des objectifs réalisables et trouver un bon prestataire de services.
Il est important, lors de la sélection d’un prestataire de services, de veiller à ce qu’il fasse preuve d’une grande qualité et qu’il fournisse des conseils à tout moment. De cette manière, des résultats adéquats seront obtenus, les doutes seront résolus et les problèmes seront réduits au minimum.
Chez Bizneo HR, nous voulons vous aider en vous offrant un système de gestion de la paie intégré qui se connecte à des solutions de paie spécifiques (Silae, a3innuva, Sage 200, Epsilon, Nivel IV, ou e-OER, entre autres), inclus dans notre suite de ressources humaines. Ainsi, en plus d’automatiser vos fiches de paie, vous porterez la gestion du personnel à un autre niveau.
