La préparation de la paie est l’une des étapes préliminaires dans l’élaboration et la gestion des fiches de paie des employés. Elle prend en compte les revenus, les déductions et autres éléments affectant chaque individu. Par conséquent, il est nécessaire de recueillir des informations complètes et spécifiques pour éviter les erreurs.
Respecter ce processus est essentiel pour rémunérer correctement les employés. Tout au long de la procédure, on collecte et examine les absences, les heures supplémentaires, le temps de travail, les primes, les incitations et d’autres facteurs pour effectuer les calculs. Bien que cela puisse sembler une tâche exigeante et ardue pour le département des Ressources Humaines, il est possible de l’optimiser grâce à la technologie.
Au cours de cet article, nous approfondissons le processus de préparation de la paie et les risques associés à l’absence de contrôle rigoureux de ce processus.
Index
Qu’est-ce que la préparation de la paie ?
La préparation de la paie est le calcul et l’étape préliminaire avant le paiement des salaires. Pour cela, on compile des éléments tels que le décompte du temps de travail et les incidents de paie qui affectent chaque travailleur. Cela permet d’obtenir la base qui déterminera le salaire final. Ce processus permet de connaître l’activité des employés et comment elle impacte leur rémunération.
En ce qui concerne les incidents, un concept clé pour comprendre ce processus, il s’agit des changements survenus pendant la période de paie. Toute modification affecte le salaire brut de chaque collaborateur, ce qui fait fluctuer les calculs de la paie, les impôts et les retenues.
Ainsi, pour éviter les confusions et les erreurs de calcul, il est crucial de recueillir et de stocker toutes les informations liées à la paie. L’équipe des Ressources Humaines est responsable de ce processus, mais pourquoi doit-elle le mener à bien ?
Comment la paie est gérée par les RH.
Pourquoi effectue-t-on la préparation de la paie ?
La principale raison de sa réalisation est d’éviter les erreurs de calcul. Avant la numérisation, ce processus se faisait manuellement. Les données étaient notées au fur et à mesure que les informations arrivaient et pour chaque employé. Face à une opération aussi complexe, répétitive et avec beaucoup de variables, le risque d’omettre un chiffre ou de l’attribuer à un autre poste dans les registres augmente.
Éviter les erreurs de calcul
Le processus permet à ses responsables de réviser les données qu’ils ont utilisées à la recherche d’erreurs. Ils peuvent toujours les comparer avec les enregistrements originaux et apporter tout changement avant d’arriver à la vérification de la fiche de paie définitive. Ainsi, les travailleurs recevront la rémunération adéquate selon leur contrat, les jours travaillés ou les compléments de salaire auxquels ils sont soumis.
Faire un meilleur suivi des employés
Par conséquent, préparer les éléments constitutifs de la paie est très important. Son existence est une question de sécurité et de contrôle des salaires des employés.
En outre, cela permet de maintenir un suivi et un enregistrement des incidents qui peuvent et vont se produire au fil des mois. Par exemple, un travailleur pourrait avoir un accident, ce qui l’amènerait à être en congé pendant un certain temps. Dans ce cas, il est important de l’enregistrer pour le calcul de sa paie.
Inconvénients de faire une préparation de la paie manuelle
Cependant, mener tout ce processus à la main ou en utilisant différents outils augmente le risque d’erreur. Si le responsable doit vérifier plusieurs documents papier ou fichiers informatiques de tous types, il est possible qu’il perde des données pertinentes et qu’il passe plus de temps que nécessaire à sa tâche.
Oui, un tableur Excel peut aider dans une étape initiale de numérisation (surtout pour les entreprises avec très peu d’employés). Mais l’erreur est humaine et cela reste un outil dans lequel les données sont introduites manuellement par un employé. En combinant différents concepts et formules, les erreurs deviendront inévitables… Et si vous voulez clôturer des rapports et préparer les éléments constitutifs de la paie, sans erreurs et à temps… Vous n’y parviendrez pas.
Pour éviter ce problème, il est important de disposer d’un logiciel de gestion de paie qui inclut une préparation de la paie automatisée, c’est-à-dire qui compile à partir des différents modules de la suite RH toute l’information nécessaire pour ensuite calculer et élaborer la paie.
3 avantages du processus de la préparation de la paie
Toute entreprise peut bénéficier de l’effectuation d’une préparation de la paie, quelle que soit sa taille. Il n’est pas recommandé de minimiser l’importance de la confection des salaires et de leur contrôle, car cela pourrait entraîner des problèmes légaux. De plus, le mécontentement parmi le personnel ne ferait qu’augmenter, ce qui affecterait tant l’état d’esprit et la performance au travail que la confiance dans l’entreprise.
Économisez des réclamations grâce à la préparation de la paie
L’un des premiers avantages est précisément l’économie de réclamations de la part des employés. L’entreprise assure sa tranquillité en menant à bien le processus préalable à la vérification de la fiche de paie. Cela réduit les probabilités de trouver des erreurs dans le document définitif, une situation difficile que peu voudraient affronter en fin de mois.
De cette manière, l’entreprise renforce la confiance parmi le personnel et améliore son image. Cela aura un impact direct sur la loyauté et l’engagement des employés, qui travailleront en sachant que leur travail sera rémunéré de manière juste.
Augmentez le contrôle des données
En enregistrant les incidents, on augmente le contrôle des données. Tout changement est dûment enregistré pour son inclusion ultérieure. Ainsi, rien n’est omis, que ce soit une absence continue au travail ou une augmentation de salaire, l’information sera prise en compte pour la confection du document final.
Collectez automatiquement les éléments variables et les changements dans la paie
Identifiez le statut et la situation de chaque personne
Grâce à ce contrôle, qui peut être très exhaustif, il est possible d’identifier l’état de chaque employé avec toute la précision et le détail nécessaires. Les spécialistes du département des RH disposent d’un dossier personnalisé, qu’ils peuvent vérifier chaque fois que cela est nécessaire.
Par conséquent, effectuer une préparation de la paie n’est pas seulement une question de sécurité et de contrôle, mais aussi d’améliorer l’efficacité de l’entreprise. Sans ce processus, des problèmes de gravité relative pourraient survenir, nécessitant des corrections et des rectifications qui pourraient déplaire aux employés concernés.
Concepts de préparation de la paie que vous devez connaître
Il existe différents concepts de préparation de la paie qu’il est nécessaire de connaître. Grâce à eux, la paie définitive sera un reflet fidèle de l’activité de l’employé. Parmi tous, voici les plus importants.
- Absences et retards. Cela fait référence aux jours où un travailleur n’a pas assisté à son poste. Cela peut inclure les absences justifiées, comme aller à un rendez-vous médical. Ils aident à comprendre l’absentéisme de l’entreprise.
- Heures supplémentaires. Il s’agit du temps de travail effectué au-delà de la journée de travail. Il est essentiel de les enregistrer en détail pour les rémunérer de manière adéquate.
- Heures travaillées pendant les jours fériés. Ce sont celles qui se déroulent lors de journées qui, en principe, ne sont pas ouvrables. Leur compensation est généralement supérieure à celle d’un jour normal, car elles nécessitent un effort supplémentaire.
- Vacances. Il s’agit de la période pendant laquelle les employés se reposent, ce qui peut ou non affecter la confection de la paie.
- Retards. Ce sont les occasions où un travailleur se présente à son poste au-delà de l’heure d’arrivée stipulée. C’est un incident auquel il faut prêter attention, surtout s’il est récurrent.
- Congés payés. Ils permettent aux employés de profiter de jours de congé tout en continuant à percevoir leur salaire.
- Incapacités. Situation dans laquelle le travailleur ne peut remplir les fonctions et responsabilités de son poste. Il existe plusieurs types, comme le congé médical.
- Frais et indemnités. Dans de nombreuses entreprises, les travailleurs peuvent recevoir dans leur paie des frais et des indemnités propres à leur poste de travail.
- Compléments de salaire. Ils sont de nature diverse et sont généralement fixés par convention. Ils augmentent le salaire final grâce à une grande variété de concepts, tels que les primes de production ou l’ancienneté.
Avec la préparation de la paie disponible dans le module d’incidents de paie de Bizneo HR, oubliez de réviser des centaines de documents et de listes avant d’envoyer les données nécessaires à votre conseiller ou à votre gestionnaire ou à un autre fournisseur de paie, car elles sont transférées automatiquement.
Comment automatiser la préparation de la paie pour gagner en agilité
Automatiser la préparation de la paie (préparation de la paie) est un pari sur la sécurité et l’agilité. Le processus de collecte de tous les incidents et changements peut être fastidieux et répétitif, surtout lorsque l’effectif est important. Garder les registres à jour devient une tâche qui prend trop de temps, ce qui se produit également dans les petites entreprises, qui doivent tirer le meilleur parti de leurs ressources.
En utilisant un logiciel de gestion de paie, tout le processus est automatisé. La base de données centralisée prend en charge le travail difficile. Elle comprend les informations sur les profils de chaque employé, les données de leur contrat et les incidents qui se sont produits. Depuis ce module, elle se connecte avec le reste pour couvrir toutes les zones d’information avant la préparation de la paie.
De plus, dans le cas de Bizneo HR, il est possible d’éditer / établir des concepts périodiques et ponctuels pour une résolution automatique et atteindre une personnalisation à toute politique d’entreprise. Avec des rapports d’incidents complets tant en temps réel qu’historiques pour tout audit ou révision.
Le logiciel impute les données automatiquement mois après mois. Par exemple, dans le cas des frais et du kilométrage, les kilomètres parcourus par l’employé, dans le cas où l’entreprise prend en charge ceux-ci. Grâce à cette solution, l’équipe des Ressources Humaines s’assure que la préparation de la paie ne contient pas d’erreurs. Les informations seront précises et exactes. En même temps, elle économisera un temps précieux en révisions.
