Uma planilha de controle de ponto em Excel é a ferramenta mais simples para registar o dia de trabalho e verificar o relógio de ponto dos empregados. É especialmente útil para empresas mais pequenas, com menos empregados, que terão uma planilha de controle de ponto para dar os primeiros passos no registro de ponto. Quando aumentarem a equipa ou decidirem usar uma ferramenta mais avançada e profissional, já terão um software de controle de ponto.
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Para que serve uma planilha de controle de ponto?
O objectivo da planilha de controle de ponto é registar o tempo de trabalho dos empregados. Cada empregado regista a sua hora de entrada e de saída, o que facilita a sua contabilização no final do dia.
É também uma melhoria considerável em relação aos métodos já ultrapassados, tais como a assinatura em papel. No entanto, ainda está longe dos sistemas tecnológicos que automatizam e aperfeiçoam o controle de ponto.
Facilita o acompanhamento das horas trabalhadas, ao mesmo tempo que envolve os empregados. Têm de indicar a hora que entram e a hora a que saem. Desta forma, a sua responsabilidade é realçada.
Do lado da empresa, o gerente ou o departamento de RH pode controlar a assiduidade do pessoal, verificando o Excel. Por um lado, terá acesso às horas de entrada e saída, mas o modelo ajuda a reduzir erros, uma vez que cada membro do pessoal terá um quadro específico, é mais complicado acompanhar e tirar conclusões.
Campos que uma planilha de ponto deve incluir
O modelo de controlo de ponto contém uma série de dados essenciais. Sem eles, não seria possível manter um registo adequado, que deve seguir a lei em matéria de controlo de pontualidade e assiduidade. Isto exige que as empresas mantenham um registo das horas normais e suplementares dos seus empregados. Além disso, os registos devem ser mantidos durante quatro anos.
Ao ter a planilha de controle de ponto em vigor, as obrigações legais são cumpridas sem quaisquer problemas. Isto inclui a manutenção de registos durante o período necessário, o que torna fácil ter os ficheiros gerados pelo Excel. Para assegurar o cumprimento rigoroso, os modelos contêm estes dados:
- Nome do empregado – É essencial que todos os empregados da empresa sejam listados. De outra forma, não poderia haver controlo ou seriam forçados a editar o modelo, o que conduziria a erros. Cada um terá a sua própria caixa.
- Período coberto pela planilha – A planilha de controle de ponto em Excel pode ser utilizada para registar diferentes períodos de tempo. O mais comum é a semana, embora possam ser prolongados para um mês inteiro para um melhor registo do tempo.
- Contagem de horas (Fim de semana, horas extraordinárias, totais…) – Esta é a chave para qualquer planilha de ponto. Há campos para registar o tempo de entrada e saída, o cálculo semanal, as horas extraordinárias e outros que são úteis.
- Administrador – Este é um campo opcional, mas útil. O seu objetivo é indicar a pessoa responsável pelo controle. Assim, no caso de um problema, haverá uma pessoa a quem pedir explicações.
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Para lhe poupar trabalho, oferecemos-lhe um modelo de controle de tempo adaptado à legislação atual. Poderá supervisionar as entradas e saídas, assim como o cumprimento do horário, com facilidade. Desta forma, dispõe de uma ferramenta inicial que lhe permitirá controlar o absentismo, entre outros problemas.
A planilha de controle de horas trabalhadas é um método básico, mas útil para monitorizar os trabalhadores. As horas extraordinárias e as pausas também podem ser incluídas. No entanto, se o número de empregados aumentar (máximo 10), as tarefas de registo podem tornar-se mais complicadas. Nessas situações, é necessário procurar um software de controle de ponto mais abrangente em termos de tempo e frequência.
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Quando controle de ponto em Excel é insuficiente, é necessário optar por uma solução mais completa. O software de controle de ponto de Bizneo HR oferece-lhe todo o poder da automatização e uma vasta gama de funcionalidades. Poupará tempo nas tarefas de monitorização, mas não perderá informação relevante.
Tem cinco ferramentas em uma. Pode gerir férias, faltas, turnos, controle de acesso e gestão de hora extra. Não é necessário coligir diferentes folhas de cálculo Excel, uma vez que a informação é registada numa única base de dados, que pode ser acedida a partir de múltiplos dispositivos.
Permite-lhe controlar o tempo de uma forma simples e exaustiva. Informa-o das horas trabalhadas em diferentes períodos, bem como de quaisquer problemas que possam ter surgido. Obviamente, cumpre ponto por ponto com a lei, mas sem gerar ficheiros diferentes que se podem perder numa distração.
Quando sentir que a planilha de ponto já não é suficiente, estamos à sua espera com uma solução completa, em constante atualização. Vai conseguir realizar as suas tarefas de gestão de RH de uma forma inteligente.
