Inicio  ›  Gestión del talento  ›  9 señales de que necesitas un portal del empleado
Gestión del talento

9 señales de que necesitas un portal del empleado

portal del empleado

A medida que una empresa va aumentando su tamaño, también debe ir adaptando sus sistemas de gestión de personal para evitar desorganización y descontrol al administrar la plantilla. Quizá tu empresa te esté dando ya varias señales de que necesitas un portal del empleado.

La gestión del personal es una de las tareas que ocupan más tiempo y necesitan más recursos entre todas las que asume el departamento de RR. HH. Se trata, por lo general, de asuntos rutinarios que afectan a la relación de la plantilla con la empresa o al seguimiento del trabajo diario, entre otros aspectos. El portal del empleado puede ser una herramienta muy útil para simplificar estas tareas de supervisión y administración empresarial.

Qué es y para qué sirve el portal del empleado

El portal del empleado es una herramienta digital que permite al profesional gestionar diferentes aspectos de su puesto de trabajo y mantener actualizada la información relevante para la empresa.

Entre otras funcionalidades le ayuda a planificar su trabajo, le recuerda los plazos que debe cumplir, muestra su rol en los diferentes proyectos en los que participa y agiliza sus comunicaciones con el mánager y los responsables de los distintos departamentos. Todo ello de manera confidencial y segura.

Este sistema se combina a su vez con el portal del mánager, que permite a los líderes de los equipos atender todos los asuntos relacionados con la dirección y la gestión de los Recursos Humanos, el liderazgo de los proyectos, así como atender las dudas y consultas de los trabajadores.

Ambas herramientas contribuyen a dotar de mayor autonomía a la plantilla y suponen un ahorro considerable de tiempo y dinero para la empresa.

El portal del empleado de Bizneo HR es un recurso de fácil manejo y que posibilita la autogestión de buena parte de las variables que afectan a un puesto de trabajo. Por ejemplo, el trabajador puede actualizar los datos referentes a su formación, dirección o vías de contacto, sin necesidad de notificar personalmente estos cambios a ninguna instancia de la empresa.

También puede informar sobre una ausencia puntual para que los mánagers redistribuyan las tareas de manera casi automática. A su vez, permite anticiparse, y planificar la sustitución si es necesaria para mantener la productividad en el trabajo

Título de la imagen

En este sentido, otra utilidad del portal es la posibilidad de poder solicitar vacaciones, observando cuándo las van a disfrutar otros compañeros. De este modo, los managers disponen de un calendario actualizado con las ausencias de los empleados para evitar que estas se concentren en un mismo periodo y afecten a la operatividad de la empresa.

La gestión de la formación es igualmente sencilla, al ser los propios empleados quienes confirman la obtención de un título de idiomas o la superación de un curso específico, entre otros ejemplos.

Por qué necesita tu empresa un portal del empleado: 9 señales indiscutibles

Es posible que algunas empresas no hayan analizado pormenorizadamente el tiempo y los recursos humanos y financieros que están dedicando a la gestión del personal. Desde luego, es la señal más evidente de que la compañía necesita implementar cuanto antes un portal del empleado. Pero todavía hay más señales que lo aconsejan.

1. Los trabajadores no respetan los plazos de entrega

¿No era para el próximo miércoles? Incluso los empleados más profesionales pueden olvidarse de entregar una tarea a tiempo o, incluso, pueden confundirse con los plazos previstos. 

El portal del empleado les da acceso a una agenda siempre actualizada con todas las fases de los proyectos, así como con el calendario previsto de entregas y tareas. El trabajador no tiene más que acceder a esta aplicación para comprobar cuáles son los siguientes pasos y de cuánto tiempo dispone. Además, pueden programarse alertas y recordatorios para asegurarse de que ningún empleado pueda justificar un olvido.

También puede interesarte:  Qué es el Lean Management y cómo aplicarlo en tu empresa
Título de la imagen

2. Evaluaciones defectuosas

La evaluación del desempeño es otra de las tareas que ocupan mucho tiempo a los departamentos de RR. HH. Si a ello le añadimos la necesidad de gestionar y clasificar la información generada por estos procesos, es posible que parte de los datos se dispersen o no se registren correctamente. 

El portal del empleado facilita el trabajo tanto de los responsables de la evaluación como de los trabajadores que tienen que someterse a la misma. Estos reciben los criterios y las preguntas en su sección personal y todas las respuestas quedan registradas automáticamente, siendo remitidas a los managers de manera confidencial. También es más sencillo hacerles llegar el Feedback.

3. Demandas de mayores facilidades para la conciliación laboral y familiar

Al portal del empleado puede accederse en cualquier momento y lugar. Se trata de un recurso perfectamente compatible con el teletrabajo o trabajo a distancia, tanto parcial como completo. De este modo, los trabajadores que hayan solicitado medidas específicas de flexibilidad laboral o conciliación familiar pueden utilizar esta herramienta para comunicarse con los managers, respetar los plazos, realizar un seguimiento del proyecto y enviar las tareas completadas, si procede.

4. Problemas de comunicación entre la plantilla y los managers

Cuando las empresas alcanzan cierto tamaño, las comunicaciones entre los responsables de los equipos y los empleados no son tan fluidas como deberían. En ocasiones, resulta obligatorio convocar reuniones específicas para abordar cuestiones de los proyectos, provocando una mayor lentitud en el trabajo. Estos problemas de comunicación pueden resolverse con el canal directo entre trabajadores y managers que ofrece el portal del empleado

Título de la imagen

5. Datos desactualizados

En la era de la información, mantener las bases de datos siempre actualizadas es uno de los grandes retos de las empresas. Esta tarea puede resultar abrumadora para el departamento de RR. HH., por lo que es posible que algunas variables no estén al día. 

El portal del empleado entrega a la plantilla la responsabilidad de administrar ciertos parámetros de su perfil profesional y su rol dentro de la empresa. 

Todos los cambios se reflejan automáticamente en el sistema central de la empresa. Con esta acción se reduce el riesgo de que las bases de datos no estén actualizadas.

6. Consultas no registradas o que se quedan sin respuesta

Es un problema habitual cuando los mánagers y los responsables de los departamentos tienen que supervisar a un elevado número de trabajadores. Los empleados plantean sus consultas por los diferentes canales habilitados para este fin pero no obtienen respuesta, al tiempo que los mensajes originales no se conservan. 

El portal del empleado establece un sistema de solicitudes y consultas que conecta directamente a los trabajadores con los jefes de los equipos. Estos reciben una notificación con cada mensaje y todas las comunicaciones quedan registradas para su posterior consulta.

7. Solapamiento de tareas

En los equipos, pueden aparecer tareas duplicadas o que se solapen funciones entre los integrantes de un departamento. Generalmente, se trata de un error de comunicación pero en ocasión puede deberse a una asignación defectuosa por parte del líder del equipo. 

El portal del empleado permite centralizar la información sobre las tareas que están realizando en cada momento los trabajadores, de tal manera que los managers pueden comprobar que, efectivamente, no existen solapamientos.

8. Lentitud en la toma de decisiones

Muchas de las decisiones más importantes que puede tomar un líder de equipo están estrechamente relacionadas con la actividad de los trabajadores.

Por eso, cuando no se dispone de información actualizada sobre el estado de los diferentes proyectos, la toma de decisiones puede demorarse significativamente, pudiendo impactar de manera negativa en los resultados de la empresa. 

El portal del empleado permite remitir con mayor rapidez cualquier trabajo o avanzar en la planificación de las tareas asignadas a cada trabajador.

9. Excesivos costes operativos

Finalmente, las empresas también pueden constatar la necesidad de disponer de un portal del empleado cuando examinan los costes que acarrea su actual sistema de gestión del personal.

El portal del empleado reduce notablemente los costes operativos y, lo que es casi más importante, permite a los supervisores ocuparse de tareas de mayor valor agregado para la compañía. También libera recursos económicos para llevar a cabo otro tipo de operaciones o inversiones para seguir mejorando en eficiencia y competitividad.

Dejar un comentario.