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6 cuestiones conflictivas que genera la nueva normativa de control de presencia

normativa de control de presencia

La normativa de control de presencia presenta una serie de ambigüedades que dejan mucho margen a la duda e incluso a cuestiones conflictivas.

El pasado 12 de mayo entró en vigor el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Entre otras cosas, la nueva ley introduce el denominado ‘registro de jornada’ y obliga a las empresas a mantener un sistema de registro diario de los horarios de inicio y finalización de los trabajadores durante la jornada laboral.

A pesar de su innegable mérito, la nueva normativa de control de presencia puede generar algunos problemas de interpretación y dar pie a situaciones conflictivas. Conocerlas de antemano te ayudará a aplicar la ley con éxito y evitar inútiles dolores de cabeza.

En qué consiste la nueva normativa de control de presencia

Textualmente, la nueva normativa de control de presencia refiere “que todas las empresas deben realizar un registro exhaustivo de la jornada laboral de sus empleados”. En términos prácticos, esto implica que:

  • Todas las empresas deberán llevar un registro diario que refleje el horario concreto de entrada y salida de sus trabajadores.
  • Las empresas deberán guardar el registro de control de presencia durante 4 años.
  • El registro quedará a disposición de los trabajadores, de los sindicatos, de la Inspección de Trabajo y de la Seguridad Social.
  • Los trabajadores deberán tener conocimiento, con suficiente antelación, de la duración de su jornada de trabajo.
  • Los trabajadores deberán registrar siempre las horas extraordinarias realizadas.

El objetivo de la nueva normativa de control de presencia es hacer cumplir los horarios de las jornadas de trabajo, para:

  • Acabar con las horas extraordinarias no pagadas ni cotizadas a la Seguridad Social.
  • Reducir la precariedad laboral en España.
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6 conflictos que genera la nueva normativa de control de presencia

Pausas y descansos en la normativa de control de presencia

Una de las dudas más frecuentes sobre la nueva normativa de control de presencia es si hay que registrar las pausas o no.

El problema es que el texto del Real Decreto Ley 8/2019 hace referencia al registro de entrada y salida, pero no establece con total claridad y precisión cómo gestionar pausas y tiempos de descanso.  

Nuestra recomendación es registrar todas las pausas no laborales. Si no tienes claro qué tipología de pausas son o no laborales, te recomendamos que eches un vistazo a lo pactado en la negociación inicial colectiva.

Disponibilidad de los registros de jornada en la nueva normativa de control de presencia

Otra duda muy común sobre la normativa de control de presencia atañe a la conservación de los registros y su puesta a disposición.

Determinar qué se entiende por ‘poner a disposición’ puede resultar algo conflictivo, ya que la ley únicamente obliga las empresas a estar en condiciones de entregar los registros de forma inmediata tras su solicitud.

Desplazamientos y teletrabajo en la normativa de control de presencia

Algo conflictiva puede ser también la situación de los trabajadores "móviles", es decir todos aquellos trabajadores cuya jornada laboral se desenvuelve, total o parcialmente, en un lugar diferente a la sede de la empresa (p.ej. equipos comerciales, trabajadores a distancia, etc.).

Sin embargo, es necesario recordar que la nueva normativa de control de presencia aplica a la totalidad de los trabajadores españoles, con independencia del lugar donde estos desarrollen su actividad laboral:

  • En los desplazamientos laborales de tipo comercial, por ejemplo, se considerará tiempo de trabajo todo el tiempo invertido entre la visita al primer y último cliente del día.
  • En el caso de desplazamientos que requieran pernocta, se considerará tiempo de trabajo todo el tiempo invertido entre el desplazamiento desde el domicilio particular del trabajador hasta el lugar de destino y viceversa.

De todas formas, nuestra recomendación es que gestiones tus trabajadores a distancia mediante recursos tecnológicos creados para permitir el control remoto de su jornada laboral.

Cargos con especial responsabilidad y puestos de confianza

La normativa de control de presencia ha creado una nueva categoría profesional, es decir, los llamados “cargos con especial responsabilidad y puestos de confianza".

Su gestión puede resultar algo problemática ya que estos trabajadores se encuentran bajo un régimen de libre disponibilidad de tiempo de trabajo, puesto que la naturaleza propia de sus cargos podrían conllevar ciertos excesos de trabajo. No obstante, estos trabajadores no están exentos de registrar su jornada laboral.

Normativa de control de presencia para trabajadores a tiempo parcial

Una de las dudas más frecuentes sobre la nueva normativa de control de presencia es si esta aplica también a los contratos a tiempo parcial.

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La respuesta es afirmativa. En caso de los trabajadores a tiempo parcial, el control horario se regula en el artículo 12.4 c) del Estatuto de los Trabajadores, el cual establece que:

la jornada de los trabajadores a tiempo parcial se registrará día a día y se totalizará mensualmente, entregando copia al trabajador, junto con el recibo de salarios, del resumen de todas las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias a que se refiere el apartado 5”.

Control de presencia para trabajadores subcontratados

Otra duda muy común sobre la normativa de control de presencia atañe a las responsabilidades empresariales del trabajo en régimen de contratación.  

En este caso, corresponderá a la empresa contratista o subcontratista el cumplimiento de las obligaciones laborales, incluidas las relativas a registro diario de jornada.

Sin embargo, cuando los trabajadores de la empresa contratista prestarán actividad en la empresa principal, ambas empresas podrán acordar que el fichaje se realice directamente en la principal. En todo caso, será obligación de la empresa contratista conservar los registros diarios realizados durante el plazo de 4 años que marca la normativa de control de presencia.

5 claves de la normativa de control de presencia

Qué incluir en el registro de jornada

El único elemento que nuestros registros de jornada deberán incluir sí o sí, según ha detallado el Ministerio de Trabajo, es "el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora".

es "el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora".

Asimismo, es importante que registres todas las horas extras que se realicen en tu empresa, ya que en caso contrario podrías enfrentarte a una sanción de entre 626 y 6.250 euros.

¿Qué medios son válidos según la normativa de control de presencia?

La normativa de control de presencia no especifica cómo se debe llevar el registro horario de los empleados, por tanto, las empresas tienen libertad para elegir el sistema que prefieran. Dependiendo de las necesidades de tu empresa, tendrás a tu disposición soluciones más rápidas o más complejas.

Te detallamos los métodos más utilizados:

  • Libros de registros en papel: el método más clásico. Se cumplimentan a mano, no permiten ningún tipo de automatización y suponen por tanto mayores gastos de gestión.
  • Hojas de cálculo en Excel: la evolución digital de los registros en papel. Son fáciles de implementar pero tienen muchos inconvenientes, sobre todo si tenemos que trabajar con plantillas de grandes dimensiones.
  • Plataformas digitales integradas con terminales de fichaje o máquinas de fichar (fichaje con tarjeta o pin, lectores de huella digital, reconocimiento biométrico, etc.): son sistemas muy seguros, pero pueden suponer unos costes de mantenimiento muy elevados y generar cierto rechazo entre los trabajadores de nuestra empresa.
  • Software de control horario 100% digitales, accesibles a través del Web: estos sistemas son rápidos de implementar, fáciles de mantener, flexibles y muy user friendly.

¿Hay excepciones en la aplicación de la normativa de control de presencia?

En principio, la normativa de control de presencia debería aplicarse a todos los trabajadores, con independencia del tipo de contrato que tengan.

Sin embargo, existen tres categorías profesionales que sí están exentas del control horario:

  • Relaciones de carácter especial. Este grupo incluye, entre otros, a: personal de alta dirección, empleados domésticos, deportistas profesionales, penados en cárceles e instituciones, artistas de espectáculos públicos, trabajadores con discapacidad en centros especiales de empleo y abogados que trabajan en despachos.
  • Trabajadores sujetos a normativa específica. Este grupo incluye, entre otros, a: aquellos trabajadores cuya función es el transporte por carretera, miembros de la marina mercante y trabajadores que realizan servicios transfronterizos por tren.
  • Trabajadores autónomos o asociados a cooperativas.

Cómo respetar la privacidad del trabajador

Según la nueva normativa de control de presencia, por otra parte, es imprescindible que nuestros registros de jornada cumplan con los requisitos contemplados en la ley de protección de datos.

Todos los datos que registremos deberán almacenarse durante un periodo de cuatro años y, durante todo este tiempo, únicamente podrán tener acceso a ellos los responsables autorizados, la Inspección de Trabajo y el propio trabajador.

La mejor manera para respetar la privacidad de nuestros empleados es confiar en un software de control horario capaz de establecer parámetros de seguridad de acceso y protocolos conformes a la LOPD.

Sanciones en caso de incumplimiento de la normativa de control de presencia

El incumplimiento de la normativa de control de presencia supone una sanción la y la imposición de una multa que puede ir de los 60 a los 187.515 euros. La cuantía exacta dependerá tanto de la gravedad de la infracción cometida como del número de trabajadores de cada empresa.

Cómo cumplir con la normativa de control de presencia con Bizneo HR

Registrar la jornada laboral de los trabajadores puede suponer un dolor de cabeza para muchas empresas. Por fortuna, existen softwares que agilizan esta gestión. Es el caso del software de control horario de Bizneo HR. Una solución integral que te permitirá gestionar el tiempo de tu plantilla y cumplir con la normativa de control de presencia.

Software control horario

Si te pica la curiosidad por probar nuestra herramienta, aquí te dejamos un listado con sus cualidades más destacadas:

  • Plataforma cloud 100% online
  • Gestiona horarios, turnos, vacaciones y ausencias… desde un único lugar
  • Permite asignar tipos de horas extras y reglas de compensación
  • Se implanta rápidamente
  • Cumplimenta tus registros de forma automática
  • Te permite ahorrar tiempo y dinero
  • Es totalmente seguro, gracias al sistema de doble validación de registros (por parte del empleado y de su responsable directo)
  • Envía a cada empleado su respectivo registro de horas al final de mes, tal y como indica la Ley
  • Es completamente web responsive, es decir, ofrece a tus empleados la posibilidad de fichar desde cualquier dispositivo: móvil, tablet u ordenador
  • Es escalable
  • Genera y almacena informes con completa validez jurídica
  • Facilita el cumplimiento del RGPD
  • Envía recordatorios y alertas automatizadas, para que mantengas bajo control los registros realizados y no realizados
  • Permite incluir justificantes médicos, certificados u otra información requerida
  • Te da la posibilidad de realizar comentarios que justifiquen el rechazo de peticiones de días
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