La formación de los trabajadores es clave para el desarrollo del equipo y la competitividad de la empresa. En España, FUNDAE facilita esa inversión, sin embargo, gestionar estos créditos y asegurar su aprovechamiento completo puede ser un desafío administrativo para RR. HH. Cualquier error o plazo incumplido puede suponer perder la bonificación.
Las empresas españolas dejan sin consumir el 45% de su crédito formativo disponible cada año, según FUNDAE.
Automatizar los pasos donde se concentran los errores, como la generación de documentación, el registro de asistencia y el seguimiento del crédito, permite completar el proceso sin depender de trabajo manual y sin dejar crédito sin consumir.
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¿Qué es FUNDAE y qué trabajadores pueden acceder a la formación bonificada?
La Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE) gestiona el sistema de formación profesional para el empleo en España, regulado por la Ley 30/2015. Su función es canalizar los fondos destinados a la formación de los trabajadores en las empresas, no impartirla directamente.
El sistema funciona a través de bonificaciones en las cuotas de la Seguridad Social. Cada empresa que cotiza por formación profesional dispone de un crédito anual para financiar las acciones formativas que decida implantar para su plantilla.
Pueden acceder a esta formación bonificada todas las empresas con centro de trabajo en España, con independencia de su tamaño. Los trabajadores beneficiarios son aquellos que cotizan por formación profesional, tanto fijos como temporales, y quedando excluidos los autónomos y los funcionarios públicos, ya que no cotizan por este concepto.
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¿Cómo se subvenciona la formación FUNDAE?
Cada empresa que cotiza por formación profesional dispone de un crédito anual para financiar sus acciones formativas. Ese crédito se calcula a partir de lo que la empresa ingresó el año anterior en concepto de formación profesional, que equivale al 0,7% de la base de cotización de cada trabajador.
El porcentaje de bonificación es inversamente proporcional al tamaño de la empresa, siendo las más pequeñas las que reciben mayor cobertura al tener menos capacidad para asumir el coste de la formación por sí solas.
| Plantilla media | Porcentaje de bonificación |
| 1 a 9 trabajadores | 100% |
| 10 a 49 trabajadores | 75% |
| 50 a 249 trabajadores | 60% |
| 250 o más trabajadores | 50% |
El importe mínimo garantizado es de 420€ anuales, con independencia del tamaño de la plantilla. Las empresas con menos de 50 trabajadores pueden acumular el crédito no consumido para los dos ejercicios siguientes, siempre que lo comuniquen a FUNDAE antes del 30 de junio del año en curso.
Ejemplo de cálculo del crédito para PYMES
Una empresa de 20 trabajadores que ingresó 10.000€ en concepto de formación profesional el año anterior aplica el porcentaje del tramo de 10 a 49 trabajadores: el 75%.
Crédito de formación = 10.000€ × 75% = 7.500€
Esta empresa dispone de 7.500 € para invertir en formación bonificada durante el ejercicio en curso, sin coste adicional para la empresa más allá de lo ya cotizado.
Ejemplo de cálculo para grandes empresas
Una empresa de 100 trabajadores que ingresó 50.000€ en concepto de formación profesional el año anterior aplica el porcentaje del tramo de 50 a 249 trabajadores: el 60%.
Crédito de formación = 50.000€ × 60% = 30.000€
Esta empresa dispone de 30.000€ para invertir en formación bonificada durante el ejercicio en curso. Al superar los 50 trabajadores, el crédito no consumido al cierre del ejercicio se pierde: no es posible acumularlo para años siguientes.
Cómo gestionar la formación bonificada FUNDAE paso a paso
El proceso de gestión de la formación bonificada FUNDAE tiene 5 pasos con plazos y documentación distintos en cada fase. Conocerlos con detalle es lo que marca la diferencia entre aprovechar el crédito completo o perder parte de él por un error administrativo.
Paso 1: Alta de la acción formativa
Antes de registrar ninguna formación, si la empresa cuenta con Representación Legal de los Trabajadores (RLPT), debe informarla con al menos 15 días hábiles de antelación. Sin este paso previo, la bonificación queda bloqueada.
El alta de la acción formativa se realiza en la aplicación telemática de FUNDAE, identificándose con certificado digital, Cl@ve o DNI electrónico. Se debe especificar la denominación del curso, la modalidad (presencial, teleformación o mixta), la duración, los objetivos y los contenidos.
Un software de gestión de la formación empresarial como Bizneo HR permite crear la acción formativa directamente desde el curso ya registrado en el sistema y generar el fichero XML listo para subir a FUNDAE, sin duplicar la introducción de datos.
Paso 2: Alta del grupo formativo y generación del fichero XML
Cuando la acción formativa está registrada se debe crear el grupo formativo con los datos de los participantes, el horario, el lugar de impartición y el formador responsable. La comunicación de inicio debe realizarse con al menos 2 días naturales de antelación a la fecha de comienzo del curso. Si no se respeta ese plazo, el grupo no puede comenzar y la bonificación queda bloqueada para esa acción formativa.
Tanto el alta de la acción formativa como la del grupo formativo pueden realizarse mediante formulario o a través de un fichero XML que la empresa sube directamente a la plataforma de FUNDAE.
Bizneo HR genera el fichero XML automáticamente a partir de los datos de los empleados ya introducidos en el sistema, completando los campos requeridos sin trabajo manual y eliminando los errores de transcripción que son la causa más frecuente de requerimientos de FUNDAE.
Paso 3: Completar la formación y registro de asistencia
Durante el desarrollo de la formación, la empresa debe mantener un registro detallado de la asistencia de los participantes. En modalidad presencial mediante el control de asistencia firmado o en formación online mediante los registros de acceso a la plataforma.
Solo computa como bonificable el participante que completa al menos el 75% del curso. Cualquier cambio en las fechas, el horario o el lugar de impartición debe comunicarse a FUNDAE antes de que se produzca.
Paso 4: Comunicar la finalización
Cuando una formación concluye hay que comunicar su finalización a FUNDAE indicando los participantes que han completado el curso, las fechas reales de inicio y fin, las horas totales impartidas y los costes de la acción formativa.
El plazo máximo para comunicar la finalización a FUNDAE es la presentación del boletín de cotización del mes de diciembre del ejercicio en curso. Superarlo supone perder la bonificación de esa acción formativa.
Bizneo HR genera el fichero XML de finalización con todos los datos ya volcados desde el sistema, eliminando la introducción manual en la plataforma de FUNDAE y el riesgo de errores que pueden bloquear la bonificación.
Paso 5: Solicitud de la bonificación
Una vez comunicada la finalización del grupo formativo, la empresa puede aplicar la bonificación en sus cotizaciones a la Seguridad Social a través del Sistema RED, en la casilla 763. El importe a aplicar es el que se comunicó en la finalización del grupo.
Para poder aplicar la bonificación, la empresa debe estar al corriente de pago con la Agencia Tributaria y la Seguridad Social. Si el importe a bonificar supera la cuota mensual, puede fraccionarse en varios meses dentro del mismo ejercicio.
Cómo optimizar la gestión de FUNDAE
Gestionar la formación bonificada con hojas de cálculo paralelas multiplica el riesgo de error: datos de empleados desactualizados, plazos que se pasan por alto y crédito consumido que no cuadra con lo registrado en FUNDAE. Cada error en la documentación puede derivar en un requerimiento que bloquea la bonificación.
La alternativa es digitalizar el proceso en una única herramienta que centralice tanto la gestión de la formación como los datos de RR. HH. Cuando los datos de los empleados ya están en el sistema, no hay que introducirlos de nuevo para cada comunicación a FUNDAE, el mismo perfil del trabajador sirve para gestionar su nómina, su evaluación de desempeño y sus acciones formativas.
Bizneo HR centraliza todo el proceso desde una sola plataforma. Los ficheros XML para cada comunicación a FUNDAE se generan directamente desde los datos ya existentes en el sistema, sin duplicar la introducción de información ni depender de hojas de cálculo paralelas.
Además, muestra en todo momento el crédito disponible, el ya utilizado y el restante para el ejercicio en curso. La cofinanciación de cada grupo formativo se calcula automáticamente, señalando en rojo los que no alcanzan el mínimo exigido por FUNDAE antes de que la bonificación quede bloqueada.
