La manière dont les RH traitent une demande de télétravail a considérablement évolué ces dernières années. En 2020, la pandémie a entraîné une généralisation du télétravail, avant que les modalités ne s’ajustent progressivement.
D’après Gallup, 55 % des entreprises ont opté pour un modèle hybride, 26 % fonctionnent exclusivement à distance, et 19 % restent attachées au 100 % présentiel. En Espagne, la Loi sur le télétravail a été intégrée au Statut des travailleurs, posant ainsi un cadre juridique pour les salariés exerçant régulièrement depuis leur domicile.
Désormais, tout salarié peut adresser une demande de télétravail, et les entreprises ont tout intérêt à mettre en place des processus clairs et efficaces pour les gérer. Le recours à un logiciel RH facilite considérablement l’organisation, permet d’éviter les conflits de planning et aide à respecter des obligations comme la gestion des temps de travail ou le pointage numérique.
Index
Comment faire une demande de télétravail dans l’entreprise ?
Même si le processus de demande est relativement simple et similaire d’une entreprise à l’autre, il doit respecter le cadre légal défini par le Code du Travail sur le travail à distance.
1. Envoi de la demande par le salarié
La loi ne prévoit pas de formulaire standardisé, mais il est fortement recommandé de faire la demande de télétravail par écrit, en précisant les jours et horaires souhaités, ainsi que les motifs invoqués : conciliation vie professionnelle/vie personnelle, garde d’enfants ou de proches, situations personnelles particulières, etc.
Les outils RH actuels permettent de simplifier cette démarche. Le salarié peut effectuer sa demande directement depuis le portail RH de l’entreprise, accessible depuis son téléphone ou son ordinateur. Il lui suffit de remplir un formulaire avec les informations nécessaires, qui sera automatiquement transmis aux responsables concernés pour évaluation.
Dans quels cas peut-on faire une demande de télétravail ?
Le Code du Travail établit les situations dans lesquelles le salarié peut exiger un aménagement de son poste en télétravail. Sont notamment concernés :
- La garde d’enfants de moins de 12 ans
- La garde d’enfants de plus de 12 ans en situation de handicap
- Le soin à un membre de la famille jusqu’au deuxième degré de parenté
- La prise en charge d’une personne dépendante vivant au domicile
- Les situations de force majeure familiale
- Les cas où la convention collective prévoit explicitement la possibilité de télétravail
- Lorsque la nature du poste rend le télétravail possible
D’autres motifs peuvent être évoqués, mais la protection juridique ne s’applique que dans les cas ci-dessus. En dehors de ce cadre, l’approbation de la demande de télétravail dépendra d’une décision conjointe entre l’entreprise et le salarié, en fonction des possibilités organisationnelles.
2. Évaluation de la demande de télétravail par les RH
Une fois la demande de télétravail envoyée, elle est transmise au responsable des ressources humaines, qui doit l’analyser en tenant compte à la fois de la situation personnelle du salarié et des besoins organisationnels de l’entreprise. Le service RH dispose d’un délai de 15 jours pour étudier la demande et y répondre, avec la possibilité de négocier les conditions directement avec le salarié.
En l’absence de réponse dans les délais impartis, la demande est considérée comme acceptée, à condition qu’elle réponde aux cas prévus par le Code du Travail. Il est donc essentiel de disposer d’un processus clair pour la réception, le traitement et le suivi des demandes de télétravail par les RH.
3. Approbation ou refus selon les politiques internes
Les RH, en coordination avec les responsables hiérarchiques concernés, décident de l’approbation ou du refus de la demande en fonction des politiques internes de télétravail. En cas de refus, l’entreprise est tenue de fournir une justification claire et objective expliquant les raisons du rejet. Si la demande est acceptée, il convient de passer à la formalisation de l’accord de télétravail.
Quelle que soit la décision, celle-ci doit être notifiée par écrit au salarié. En cas d’approbation, un accord formel doit être signé, précisant notamment :
- L’inventaire du matériel et des outils fournis
- Les horaires pendant lesquels le salarié télétravaillera
- Le lieu de travail habituel
- La durée de l’accord
- Les modalités de contrôle de l’activité professionnelle
- La procédure à suivre en cas de problème technique
Un logiciel RH permet d’automatiser l’ensemble du processus, depuis la demande initiale jusqu’à la signature de l’accord. Il facilite aussi le respect des délais légaux, la traçabilité de chaque demande, et la centralisation des documents associés.
Clés pour une gestion efficace d’une demande de télétravail depuis les RH
Pour assurer une gestion efficace du télétravail au sein du service RH, il est essentiel de mettre en place des processus clairs et de s’appuyer sur des outils numériques permettant d’accélérer et d’automatiser les tâches administratives. Ces solutions facilitent non seulement le suivi de la conformité réglementaire, mais aussi une communication fluide avec toutes les parties concernées.
Derrière chaque demande de télétravail se trouvent des enjeux liés à la présence en entreprise, à l’égalité de traitement, au contrôle du temps de travail, à la productivité ou encore à la sécurité au travail. Il est donc essentiel que les RH aient une vision globale et coordonnée du processus afin de :
Éviter les chevauchements
Lorsque plusieurs salariés demandent à télétravailler les mêmes jours, il est important de pouvoir visualiser la disponibilité des équipes et de garantir une présence minimale au bureau, en fonction des besoins de chaque service. Un logiciel RH facilite cette gestion en affichant clairement qui travaille à distance chaque jour et en permettant une planification centralisée.
Garantir l’équité
Toutes les demandes doivent être évaluées selon les mêmes critères, en respectant les priorités légales. Des politiques de télétravail bien définies permettent d’éviter les inégalités, les décisions arbitraires ou les traitements préférentiels. Dans le cas contraire, le climat de travail et le bien-être des salariés peuvent en pâtir.
Maintenir la productivité
Il est important de définir des indicateurs clairs et de mettre en place des outils de suivi pour évaluer les performances des télétravailleurs. Ces dispositifs doivent rester transparents et respectueux de la vie privée, en conformité avec la réglementation sur la protection des données et le droit à la déconnexion. L’objectif n’est pas de surveiller les horaires, mais de se concentrer sur les résultats.
Assurer le pointage et le suivi des horaires
La mise en place d’un système de pointage numérique permet d’enregistrer la durée effective du travail en télétravail, en respectant l’obligation légale de contrôle du temps de travail. Les outils RH actuels proposent des solutions simples et sécurisées, permettant aux salariés de pointer depuis n’importe quel appareil et lieu de travail.
Veiller au respect de la législation
Chaque étape, depuis la réception de la demande de télétravail jusqu’à la signature de l’accord, doit être conforme à la législation en vigueur. Un logiciel RH permet de suivre et documenter l’ensemble des démarches, en garantissant la conformité avec les exigences légales.
Approbation de la demande de télétravail et gestion des plannings
Pour accélérer l’approbation des demandes de télétravail, il est essentiel que le service RH s’appuie sur des politiques claires et bien définies.
Mettre en place un système de règles prédéfinies permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de garantir un processus transparent et équitable. Par exemple, l’entreprise peut fixer des critères tels que :
- Le nombre maximum de jours de télétravail par semaine selon le service et la fonction occupée
- Le minimum de personnel requis en présentiel par service ou par créneau horaire
- Des priorités de traitement basées sur des critères objectifs : distance domicile-travail, situation familiale ou exigences du poste
- Une rotation équitable des jours de télétravail entre les membres de l’équipe
Grâce à ces règles, il est possible de concevoir un système automatisé avec des workflows préétablis, permettant de traiter rapidement chaque demande de télétravail. D’un seul coup d’œil, les RH peuvent consulter la situation du collaborateur, échanger avec les parties concernées et prendre une décision cohérente avec les impératifs de l’entreprise.
Un logiciel de gestion du temps comme celui de Bizneo HR facilite l’ensemble de ce processus, en offrant des fonctionnalités couvrant toutes les dimensions impliquées : gestion des demandes et approbations, contrôle des horaires et des plannings, communication entre collaborateurs et managers…
Le tout depuis une plateforme unique, qui simplifie les flux de travail tout en assurant la conformité réglementaire. Elle fournit également des analyses et rapports permettant d’évaluer concrètement l’impact du télétravail sur l’organisation.
Pointage et géolocalisation en télétravail
Le télétravail n’échappe pas aux obligations légales liées au contrôle du temps de travail et au pointage numérique. Quelle que soit leur taille, les entreprises doivent enregistrer de manière claire, fiable et dématérialisée les heures de début et de fin de journée de chaque salarié, y compris lorsqu’il travaille à distance.
La meilleure façon de procéder consiste à utiliser une solution de pointage numérique. Celle-ci permet aux collaborateurs d’enregistrer leur temps de travail facilement, depuis n’importe quel appareil. Des outils comme celui de Bizneo HR offrent toutes les fonctionnalités nécessaires : saisie des heures, gestion des pauses, rappels, notifications…
Ces solutions intègrent aussi des fonctionnalités de géolocalisation pour vérifier d’où est effectué le pointage. Leur utilisation doit être justifiée et convenue au préalable avec les salariés. L’entreprise peut définir un lieu de travail habituel et un périmètre autorisé pour garantir la conformité.
Cela permet de s’assurer que le salarié travaille bien depuis son domicile ou un lieu approuvé, renforçant ainsi la fiabilité des enregistrements. Un point crucial dans certains secteurs pour des raisons légales ou de sécurité.
Par ailleurs, un logiciel de gestion des temps permet de lever toute ambiguïté sur les jours en télétravail ou en présentiel, grâce à une visualisation claire du calendrier. Une fois la demande validée, le système met automatiquement à jour les jours télétravaillés dans l’agenda du salarié. Cela facilite l’organisation et la coordination. La transparence et l’automatisation apportées par ce type de solution simplifient la gestion du télétravail et réduisent considérablement les erreurs et les malentendus liés aux processus manuels.
