7 clés pour améliorer la communication interne dans votre entreprise

Une mauvaise communication interne peut générer jusqu’à 15 % des pertes d’une entreprise. Il est vital de développer des stratégies spécialisées pour améliorer la communication interne dans les organisations, car cette décision sera décisive pour accroître leur rentabilité.

Tenir compte de l’avis des employés et faciliter les canaux de communication interne entre les employés et les dirigeants a un impact positif. Cela augmente le degré d’engagement, la motivation et le sentiment d’appartenance à l’organisation.

L’importance de la communication d’entreprise est telle qu’il existe déjà des experts qui se consacrent à l’élaboration des stratégies les plus appropriées et à leur mise en œuvre. Quels sont les avantages de la promotion de la communication interne dans une entreprise ? Quels sont les points clés à ne pas négliger ? Comment pouvons-nous améliorer la communication d’entreprise ?

Qu’est-ce que la communication interne ?

La communication interne en entreprise comprend les actions de communication destinées aux employés, dans le but de promouvoir le dialogue entre les différents domaines qui composent l’entreprise et la participation des travailleurs. L’objectif est d’améliorer les résultats.

C’est un moyen de motiver et d’intégrer les employés et d’éviter la fuite des talents. En outre, ce climat où la communication est encouragée permet une plus grande participation et une meilleure compréhension entre les membres des différents services.

En résumé, la communication interne est une stratégie de gestion et d’intégration des ressources humaines d’une entreprise. Elle sert tantôt à informer, tantôt à motiver, persuader, rappeler ou expliquer des contenus intéressants qui augmentent la productivité des employés.

En réalisant une communication d’entreprise correcte, les employés connaissent mieux l’entreprise et sont en mesure de comprendre et de transmettre les valeurs de l’entreprise aux acheteurs, car ils savent de première main ce que fait l’organisation, quels sont ses fondements, ses objectifs, ce qu’elle offre à ses employés, quels sont les projets en cours, etc.

Il ne faut pas confondre communication interne et information. L’information consiste à transmettre des messages – généralement de la direction vers les travailleurs -, tandis que la communication nécessite une réponse de la part du récepteur, c’est-à-dire du feedback entre les deux parties. Cette communication doit être bidirectionnelle afin que le travailleur y participe activement.

L’importance de la communication interne

Une bonne communication interne au sein d’une entreprise augmente la satisfaction des clients de 40 %. En outre, elle peut améliorer la rentabilité de l’entreprise de 30 %. Les données corroborent l’importance de parler aux employés.

Pour ce faire, il est essentiel de mettre en place une stratégie : un plan de communication interne, c’est-à-dire des lignes directrices spécifiques pour informer les employés des objectifs généraux ou d’une initiative spécifique et leur permettre de prendre les décisions les plus bénéfiques en fonction des circonstances ou des changements.

Une meilleure connaissance de l’entreprise par les employés leur permet de hiérarchiser les actions et de mieux organiser leur temps.

Avantages de la communication interne

Une communication d’entreprise bien gérée présente de multiples avantages pour l’entreprise :

• Elle augmente la productivité : les employés disposent de toutes les informations nécessaires pour prendre de meilleures décisions et optimiser les processus de travail en équipe. En se sentant intégrés, leur niveau d’engagement sera plus élevé, ce qui aura un impact sur l’amélioration des résultats.
• Rapidité de la résolution des problèmes : les connaissances rendent l’employé plus utile lorsqu’il cherche l’origine des problèmes et les solutions possibles. La participation d’un plus grand nombre d’employés à cette étape permet de générer davantage d’idées et d’accélérer le processus.
• Elle améliore les relations entre les employés : les informations leur apportent sécurité et tranquillité d’esprit. Cela permet d’éviter les attitudes de méfiance à l’égard des collègues ou des responsables et favorise la confiance.
• Sentiment d’appartenance : le travailleur, en étant écouté et pris en compte, se sent identifié à l’organisation et améliore ses performances.
• L’information génère la sérénité : il existe un climat de tranquillité car les salariés savent qu’ils seront informés de tout changement, qu’il soit positif ou négatif, et qu’ils pourront poser des questions, donner leur avis et faire valoir leurs arguments. Ils ne vivent donc pas dans la crainte.

Les 7 clés de la communication interne

Quelles sont les clés d’une stratégie de communication d’entreprise efficace pour une entreprise ?

Écouter les employés

Entendre n’est pas la même chose qu’écouter. L’écoute consiste à prendre en compte les informations fournies par les employés sur les aspects qui peuvent être améliorés, les processus avec lesquels ils ne se sentent pas à l’aise, la manière d’améliorer l’environnement de travail, ce dont ils ont besoin pour retrouver leur motivation, etc.

Une fois les informations écoutées et analysées, il est nécessaire d’élaborer un plan d’action qui réponde, à court ou moyen terme, aux besoins soulevés par les employés.

La planification, clé de la communication interne

Dans la communication interne, il est important de créer des stratégies spécifiques pour les employés, en choisissant les messages et les moments pour mettre en pratique chaque point du plan stratégique. Chaque secteur de l’entreprise peut avoir des besoins différents et donc nécessiter une stratégie différente.

Intégrer la stratégie de communication interne dans les actions de l’entreprise

Une fois que la stratégie et la planification des points clés de la communication interne sont claires, elles doivent se traduire par des actions réelles et concrètes qui montrent qu’elles sont mises en pratique et qu’il ne s’agit pas d’actions purement théoriques. En d’autres termes, les actions innovantes de la stratégie de communication interne doivent se traduire par des cas concrets.

Engagement entre les employés et la direction et réciproquement

Pour qu’une relation fonctionne, chacun doit jouer son rôle. Finie l’époque où la communication descendante était la norme, c’est-à-dire que les dirigeants donnaient des ordres et les travailleurs obéissaient.

L’humilité des dirigeants et la promotion d’actions qui motivent les employés sont deux aspects fondamentaux pour former des équipes productives et compétitives. Le fait d’encourager ces actions renforcera le sentiment d’appartenance des employés à l’entreprise.

La transparence

Les employés doivent faire confiance à leurs managers et aux dirigeants de l’entreprise et, pour ce faire, la direction doit être transparente à cent pour cent. La communication doit être fluide, claire et directe. Cela permettra de rationaliser les processus et d’accroître la confiance. Les messages que l’organisation envoie à son personnel doivent être simples et clairs. En bref, ils doivent les informer, leur fournir et leur rappeler les informations qui les intéressent.

La flexibilité

L’organisation évitera d’agir avec une politique conservatrice qui la ferait stagner. En outre, le fait de permettre une réelle collaboration entre les employés optimisera les processus et renforcera la confiance des membres du groupe de travail.

Profiter des opportunités technologiques pour communiquer

La création de contenus audiovisuels et multimédias en tirant parti des canaux internes et des stratégies numériques rend les contenus plus attrayants pour les employés et mieux diffusés.

Comment améliorer la communication interne

Les entreprises sont composées de personnes. Par conséquent, étant donné la forte composante humaine, les stratégies doivent s’adapter à ces personnes et aux circonstances. La communication interne joue un rôle fondamental dans les stratégies d’entreprise et son amélioration doit être l’un des principaux objectifs.

Comment améliorer la communication interne ? En développant la stratégie qui convient le mieux à notre personnel.

Dans certains cas, l’entreprise optera pour des outils tels que des séminaires ou des cours de formation, dans d’autres pour l’utilisation de médias numériques tels que l’intranet, le bulletin d’information, les magazines imprimés, les chaînes de télévision internes, et dans d’autres encore pour des enquêtes et des statistiques.

Dans tous ces cas, il est essentiel, pour améliorer la communication de l’entreprise, d’élaborer un plan de communication qui soit le guide à suivre par les employés et les dirigeants, dans lequel la communication circule et où les objectifs sont clairement reflétés.

Ce plan doit servir à informer les employés des nouvelles initiatives, à leur permettre de prendre des décisions et à faciliter le processus.

Outils de communication interne

Il existe certains outils qui, s’ils sont utilisés correctement, contribuent à améliorer la communication interne :

Élaborer et diffuser un manuel d’entreprise

Cet outil de la communication interne est très utile pour les nouveaux employés. Au début, il y aura un texte de bienvenue et, par la suite, ils trouveront toutes les informations pertinentes dont ils ont besoin pour développer leur activité professionnelle : les objectifs de l’entreprise, l’organigramme d’une entreprise, les procédures de base, les règles internes, les valeurs de l’entité ou les ressources.

S’il est rédigé correctement et avec tous les détails fondamentaux, l’employé sera efficace pratiquement dès le premier jour de son incorporation. De plus, en se sentant intégré et informé, son adaptation sera plus rapide.

Créer de nouveaux canaux de communication

À l’ère de la technologie, il est plus efficace d’utiliser des canaux de communication interne qui stimulent les employés. La création d’un bulletin interne, par exemple, pour présenter toutes les dernières informations sur l’entreprise d’une manière divertissante, est un moyen dynamique d’atteindre tous les employés.

Un magazine n’est pas le seul outil de ce type. Les lettres d’information, les vidéos sur une chaîne YouTube interne, les chaînes de télévision propres sur l’intranet, etc. peuvent également donner de bons résultats.

Boîte à idées

Pour être efficace, la communication interne doit être bidirectionnelle et basée sur le respect et la confiance. Cependant, il y aura des questions sensibles pour lesquelles les employés hésiteront à révéler leur identité ou à exprimer une opinion spécifique par crainte de ne pas être compris. Ce problème peut être résolu par la mise en place d’une boîte à idées.

L’entreprise ne peut pas se permettre de passer à côté de bonnes idées ou initiatives parce que l’employé a peur ou est gêné. Avec une boîte à idées, les préoccupations et les opinions des employés peuvent être recueillies de manière anonyme, sans situation embarrassante ni crainte de représailles.

Tableau d’annonces

Pour certaines questions, telles que des situations spécifiques, urgentes ou pertinentes, il est possible d’utiliser un tableau d’annonces que tous les membres de l’entreprise peuvent consulter. L’avantage est que l’on évite de saturer les courriels des employés et, pire encore, que trop de courriels contenant des informations internes finissent en spam.

Si l’on veut qu’il soit vraiment utile, il est nécessaire d’encourager la participation des employés en mettant en place des initiatives intéressantes telles que des déjeuners départementaux un certain jour de la semaine, des propositions de jouer au paddle après le travail…

Réunions régulières

La communication d’entreprise dispose de nombreux outils écrits pour encourager la participation et l’intégration des salariés, mais cela ne suffit pas. Il est essentiel de se rencontrer physiquement, au moins deux fois par mois, pour rassembler les équipes.

Les relations interpersonnelles favorisent la communication et l’empathie. C’est pourquoi il est essentiel d’organiser des réunions régulières pour fournir des informations et des mises à jour.

Nous avons préparé un contenu téléchargeable sur l’importance du retour d’information dans les évaluations de performance. Il s’agit d’un aspect tout aussi important, voire plus important, que le système lui-même. La manière dont les forces et les faiblesses de l’employé sont transmises est essentielle pour l’aider à développer pleinement ses talents.

Événements occasionnels

L’organisation d’activités occasionnelles en dehors du bureau améliore l’environnement de travail, car elle permet aux collègues et aux patrons d’interagir de manière plus détendue dans une atmosphère moins sérieuse.

Les traditionnels dîners d’entreprise sont l’un des événements extraordinaires par excellence, mais de plus en plus d’entreprises organisent d’autres activités de jumelage telles que des journées en plein air, des courses de karting, etc.

Comment savoir si la communication interne est bonne ?

La communication interne entre les employés est le réseau sur lequel doit reposer l’activité de l’entreprise. Une organisation qui communique mal échouera dans ses tâches et ses objectifs, elle sera un moteur sans carburant.

La clé du succès de cette politique réside dans une planification stratégique adéquate de la communication.

En quoi cela consiste-t-il ?

Tout d’abord, à disposer d’outils permettant de mesurer de manière générale et spécifique la manière dont se déroule la diffusion de l’information et la communication entre les différents membres du personnel ; il s’agit d’enquêtes, de diagnostics, d’évaluations.

Chez Bizneo HR, nous disposons d’un logiciel QVT d’enquête sur le climat de travail qui nous permet de développer une culture de l’opinion et de l’amélioration continue, en fournissant des mécanismes permettant d’écouter, d’informer et d’évaluer rapidement, numériquement et de manière centralisée.

Ensuite, il doit y avoir un support ou une plateforme digitale qui permette à cette relation de communication de se mettre en place, un canal approprié où ils peuvent communiquer.

De même, il est essentiel que des actions de groupe réaffirment la stratégie de communication de l’entreprise. Des petits-déjeuners, des réunions, des entretiens où la communication est encouragée.

Enfin, des formations doivent être proposées aux managers et aux patrons qui, d’une part, établiront ce climat de communication et, d’autre part, examineront si les objectifs de communication fixés sont atteints. Il s’agit de programmes de coaching, de cours, de séminaires…

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La communication interne fonctionne lorsqu’une attention particulière est accordée à la réalisation de ce qui a été convenu au préalable. Sans mesure et sans une politique de communication unifiée et constante, une bonne communication interne n’est pas possible.