La adopción de IA en las empresas europeas avanza más rápido que la capacidad regulatoria para encauzarla. El AI Act y el Ómnibus Digital son la respuesta legislativa a esa brecha: dos normas que, juntas, establecen qué formación debe tener el personal que opera sistemas de IA y cómo debe acreditarse.
El 33,6% de las empresas españolas de 10 o más empleados utilizó inteligencia artificial en el primer trimestre de 2026, según INE.
Cumplir la normativa vigente exige un plan de formación estructurado por rol y nivel de exposición al riesgo, una política interna de uso de IA y un registro de asistencia que acredite que cada persona recibió la formación que le corresponde.
Qué exige el artículo 4 del Reglamento de IA sobre formación obligatoria
El AI Act es el Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial de aplicación directa en todos los estados miembro de la UE. Regula las obligaciones que deben cumplir las organizaciones que desarrollan o usan sistemas de IA.
El artículo 4 obliga a toda organización que use sistemas de IA a garantizar que el personal que los opera cuenta con el nivel adecuado de alfabetización en IA. El Reglamento define la alfabetización como el conjunto de habilidades, conocimientos y comprensión que permiten tomar decisiones informadas sobre el uso de sistemas de IA.
La obligación aplica con independencia del tamaño de la plantilla y al tipo de contrato de los trabajadores. El Reglamento alcanza a toda persona que opere o use un sistema de IA en nombre de la empresa, excluyendo únicamente el uso estrictamente personal y privado.
Qué cambió el Ómnibus Digital en la formación obligatoria en IA
El Reglamento (UE) 2026/1744, conocido como Ómnibus Digital, modificó la redacción del artículo 4 del AI Act. El texto original exigía garantizar que cada persona alcanzara un nivel suficiente de alfabetización en IA. El Ómnibus convirtió esa exigencia en una obligación de medios: la empresa debe poder acreditar que adoptó medidas para promover la alfabetización en IA de su personal.
El cambio tiene una consecuencia práctica directa para el responsable de formación. La empresa tiene libertad para diseñar el plan según su realidad: las herramientas de IA que usa, los roles que las operan y el nivel de riesgo que implican. Lo que la norma exige es que ese plan quede documentado y sea proporcional al contexto de cada organización.
Plazos para cumplir con la formación obligatoria en IA en España
El AI Act y el Ómnibus Digital establecen plazos escalonados. La documentación no tiene una fecha de presentación proactiva: la empresa debe tenerla disponible desde que cada obligación está vigente, lista para presentarla si la AESIA la requiere.
Cómo planificar la formación en IA por rol y nivel de riesgo
El Reglamento exige que las medidas de formación sean proporcionales al rol de cada persona y al nivel de exposición al riesgo del sistema de IA que opera. La empresa tiene libertad para definir los contenidos y la duración, siempre que el plan refleje esa proporcionalidad.
| Nivel | Perfil | Ejemplos de sistemas de IA | Contenido clave |
|---|---|---|---|
| Básico | Toda la plantilla que usa herramientas de IA de forma ocasional | Herramientas de redacción, traducción o atención al cliente con IA | Qué es la IA, uso seguro, protección de datos, verificación de resultados |
| Intermedio | Personal que usa IA de forma habitual en su puesto | Automatización de procesos o análisis predictivo en gestión | Uso aplicado al puesto, detección de sesgos, gestión de riesgos |
| Avanzado | Directores y responsables que supervisan decisiones asistidas por IA | Sistemas de clasificación automatizada, modelos de predicción con impacto directo sobre personas, herramientas de toma de decisiones | Gobernanza, supervisión humana, cumplimiento normativo |
Lo que determina la validez del plan de formación es que los contenidos respondan al uso real que cada persona hace de los sistemas de IA y al riesgo que ese uso implica, con independencia del número de niveles o módulos que la empresa decida establecer.
Por qué los sistemas de selección y evaluación con IA exigen formación avanzada desde diciembre de 2027
El Anexo III del AI Act clasifica como sistemas de alto riesgo las herramientas con IA que toman o condicionan decisiones con impacto directo sobre las personas: el acceso a un puesto de trabajo, una promoción, una sanción o una evaluación. El Reglamento considera que el nivel de riesgo de un sistema de IA es proporcional al impacto que sus decisiones tienen sobre los derechos y las oportunidades de las personas afectadas.
Para sistemas ATS y evaluación del desempeño con IA, el reglamento exige que quienes los supervisen cuenten con la competencia, la formación y la autoridad necesarias para ejercer una supervisión humana efectiva. El Ómnibus Digital aplazó la aplicación de estas obligaciones hasta el 2 de diciembre de 2027, pero las empresas que ya usan estos sistemas deben anticipar esa formación avanzada.
Qué debe documentar la empresa ante la AESIA para acreditar el cumplimiento
Un plan de formación estructurado por rol y nivel de riesgo, un registro de asistencia con fechas y contenidos, diplomas acreditativos y una política interna de uso de IA son los documentos que permiten acreditar que la empresa adoptó medidas proporcionales y consistentes con lo que el Reglamento exige.
- Inventario de sistemas de IA: herramientas en uso, clasificación por nivel de riesgo y departamento que las opera.
- Plan de formación: roles, niveles de riesgo, contenidos asignados a cada perfil y herramientas de IA cubiertas.
- Registro de asistencia: nombre del participante, puesto, fecha, duración y contenido de cada acción formativa.
- Diplomas acreditativos: identificación del participante, acción formativa completada y fecha de finalización.
- Política interna de uso de IA: herramientas autorizadas, criterios de uso por rol y responsable de supervisión.
Las políticas internas de uso de IA pueden centralizarse en una base de conocimiento accesible para toda la organización, de forma que cada empleado consulte los criterios que aplican a su rol sin necesidad de solicitarlos al departamento de RR. HH.
Qué consecuencias tiene no cumplir la formación obligatoria en IA en España
El AI Act estableceun régimen sancionador aplicable a las infracciones del Reglamento. El Ómnibus Digital amplió su alcance a cualquier incumplimiento, con multas de hasta 15 millones de euros o el 3% de la facturación global anual.
El riesgo más inmediato es el efecto agravante en controles por otros motivos. Una brecha de datos en un proceso de selección o una decisión automatizada impugnada por un candidato puede derivar en una inspección de la AESIA donde la ausencia de documentación de formación se convierte en un incumplimiento adicional.
Cómo bonificar la formación en IA a través de FUNDAE
La formación en IA que la empresa organiza para cumplir el artículo 4 puede bonificarse a través de FUNDAE si se comunica antes del inicio de la acción formativa. La bonificación se descuenta directamente de las cotizaciones a la Seguridad Social, dentro del crédito disponible para cada ejercicio.
El crédito de FUNDAE varía según el tamaño de la plantilla: las empresas de hasta nueve trabajadores pueden bonificar el 100% del coste, con un mínimo garantizado de 420 euros para las de hasta cinco. A partir de diez trabajadores, el porcentaje bonificable se reduce progresivamente hasta el 50% en empresas de 250 o más empleados.
La comunicación a FUNDAE debe realizarse con un mínimo de dos días de antelación al inicio de la formación. Las acciones comunicadas a posteriori pierden el derecho a bonificación.
Cómo centralizar el plan de formación en IA y generar las evidencias para la AESIA
Gestionar el plan de formación en IA de forma manual implica mantener actualizada la documentación de cada empleado cada vez que se incorpora una persona nueva, cambia de puesto o la empresa adopta una herramienta de IA diferente. Sin un sistema centralizado, el historial se fragmenta entre hojas de cálculo, correos y archivos dispersos que son difíciles de presentar ante una inspección.
Un software de gestión de formación centraliza los planes de capacitación, los registros de asistencia y los diplomas acreditativos para tenerlos disponibles en cualquier momento, eliminando el riesgo de que falte información cuando la AESIA la requiera.
Bizneo HR centraliza el plan de formación por puesto, genera automáticamente el registro de asistencia con fechas y contenidos y emite los diplomas acreditativos, de forma que el responsable de RR. HH. puede presentar las evidencias ante la AESIA sin reconstruir el historial a mano.
