La externalización de procesos de selección (RPO) es sin duda una buena solución para aquellas empresas que desean encontrar el talento que necesitan sin necesidad de invertir sus propios recursos. La contratación se deja en manos de expertos externos que se dedican exclusivamente a cubrir su demanda.
A pesar de que gracias a ello pueden ahorrar tiempo y recursos en el proceso de selección, es importante mantener cierto nivel de supervisión y comunicación con el proveedor de RPO. Este trabajo conjunto, junto al uso de tecnología, es el que permite obtener los resultados deseados.
Tabla de contenidos
- 1 ¿Qué es la externalización de procesos de selección (RPO)?
- 2 Beneficios de la externalización de reclutamiento para las empresas
- 3 ¿Cómo se gestiona la externalización de la selección de personal?
- 4 Cómo optimizar un proceso de RPO con Bizneo HR
- 5 ¿Por qué usar un software de selección en la externalización del reclutamiento (RPO)?
¿Qué es la externalización de procesos de selección (RPO)?
La externalización de procesos de selección, conocido también por RPO por sus siglas en inglés (Recruitment Process Outsourcing) hace referencia a la de delegación de todo o parte del proceso de reclutamiento y selección a un proveedor externo especializado.
Cualquier empresa puede delegar en un proveedor RPO una o todas las fases propias del proceso de selección, desde la búsqueda inicial de candidatos hasta la evaluación final y la incorporación o salida. Esto incluye actividades como la publicación de ofertas, la criba curricular, las entrevistas o la gestión de referencias.
Diferencia entre externalización de la selección (RPO) vs procesos internos de reclutamiento
Aunque los objetivos entre la externalización del reclutamiento y los procesos de contratación internos son similares, la manera de llevarlo a cabo es totalmente distinta. Ambas tienen pros y contras que hay que tener en cuenta antes de decidir cuál es el método que mejor se adapta a las necesidades de cada contratación.
- Control: en la gestión interna del reclutamiento, la empresa tiene control total sobre cada aspecto del proceso, mientras que en la externalización se delega parte de este control al proveedor RPO.
- Recursos dedicados: los equipos internos suelen dividir su tiempo entre las diversas responsabilidades de un departamento de RRHH, mientras que los proveedores RPO se dedican exclusivamente al reclutamiento.
- Escalabilidad: los servicios RPO ofrecen mayor flexibilidad para adaptarse a picos de contratación, mientras que los equipos internos pueden verse desbordados en momentos de alta demanda.
- Costes: la inversión inicial en un servicio RPO puede parecer mayor, pero a largo plazo suele resultar más rentable que mantener un equipo interno dedicado, especialmente cuando se consideran los gastos en tecnología, formación y herramientas de reclutamiento.
- Experiencia y especialización: los proveedores RPO aportan conocimiento especializado del mercado laboral y mejores prácticas de reclutamiento, mientras que los equipos internos pueden tener una comprensión más profunda de las necesidades del negocio.
- Cultura organizacional: los equipos internos suelen tener una mejor comprensión y capacidad para mantener la cultura organizacional, mientras que los proveedores RPO necesitan tiempo para entender y alinearse con los valores y la forma de trabajar de la empresa.
- Tecnología y herramientas: los proveedores RPO suelen tener acceso a tecnologías avanzadas de reclutamiento y bases de datos de candidatos más amplias, mientras que las empresas tendrían que hacer una inversión para obtener estas herramientas.
- Tiempo de respuesta: la dedicación exclusiva de los equipos RPO suele traducirse en procesos más ágiles y tiempos de contratación más cortos, especialmente en comparación con equipos internos que manejan múltiples responsabilidades.
| Aspecto | Equipo Interno | Proveedor RPO |
| Control | Control total del proceso | Control delegado con supervisión |
| Recursos | Divididos entre varias responsabilidades | Dedicación exclusiva al reclutamiento |
| Escalabilidad | Limitada, puede desbordarse | Alta flexibilidad para adaptarse |
| Costes | Mayores a largo plazo | Más rentable a largo plazo |
| Experiencia | Conocimiento interno profundo | Expertise especializado en reclutamiento |
| Cultura | Mejor comprensión y alineación | Requiere tiempo de adaptación |
| Tecnología | Requiere inversión propia | Acceso a herramientas avanzadas |
| Tiempo de respuesta | Puede ser más lento | Procesos más ágiles |
¿Por qué cada vez más empresas optan por la externalización del reclutamiento y selección de personal?
Según un estudio de Gran Thornton, basado en más de 5.000 encuestas en 35 países distintos, la demanda de servicios de outsourcing aumentó más de un 30 % en los últimos años.
Los motivos son fáciles de entender: externalizar servicios permite ahorrar costes y poner el foco sobre el core del negocio. Por ello, cada vez más empresas, sobre todo las pequeñas y medianas, optan por externalizar sus procesos de selección.
Cuando una empresa opta por el RPO, libera a sus profesionales para que puedan centrarse en tareas de mayor valor estratégico. Para los departamentos de recursos humanos, esto significa poder dedicar más tiempo a:
- Desarrollo de planes de carrera y formación
- Gestión del talento y planes de sucesión
- Mejora del clima laboral y engagement
- Implementación de políticas de bienestar y conciliación
- Desarrollo de la cultura organizacional
Para otros departamentos que tradicionalmente se ven involucrados en los procesos de selección (como managers o líderes técnicos), el RPO les permite:
- Mantener el foco en sus objetivos principales de negocio
- Reducir las interrupciones en su día a día laboral
- Participar solo en las fases críticas del proceso de selección
- Mejorar su productividad al eliminar tareas secundarias de reclutamiento
Esta liberación de recursos internos no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también contribuye a una mayor satisfacción laboral, ya que cada profesional puede dedicarse a las tareas para las que realmente está especializado.
Beneficios de la externalización de reclutamiento para las empresas
Las empresas que optan por la externalización del reclutamiento optan a conseguir distintos beneficios. No se trata de ventajas que se obtienen por defecto. Para conseguirlas es necesario diseñar una buena estrategia que permita mantener el control sobre el proceso.
Ahorro de tiempo y reducción de costes en la selección de personal
Mantener un gran equipo interno de RR. HH. no es viable para todas las empresas. Los costes asociados a este departamento, como salarios, beneficios, formación y herramientas tecnológicas, pueden suponer una carga demasiado grande para algunas empresas.
La externalización permite convertir estos costes fijos en variables, pagando solo por los servicios que realmente se necesitan. Además, los proveedores RPO ya cuentan con la infraestructura y herramientas necesarias, eliminando también esta inversión.
Incluso si se dispone de cierto personal dedicado a tareas de recursos humanos, externalizar sigue siendo una excelente opción en cuestiones de tiempo. La empresa externa puede ejecutar el proceso de selección de una forma más ágil, mientras que el equipo interno puede prolongar más la búsqueda del candidato ideal al tener que compartir el tiempo disponible con otras tareas.
Acceso a talento cualificado y metodologías avanzadas
Otro de los motivos para externalizar un proceso de selección es el acceso a una amplia red de profesionales y metodologías especializadas de reclutamiento.
Los proveedores RPO suelen tener bases de datos enormes de candidatos y relaciones establecidas con diferentes sectores profesionales. Esto les facilita mucho encontrar el candidato ideal, ya que su alcance y red de contactos es mucho más amplia que la que podría tener un departamento interno.
Esta capacidad para acceder a un pool de talento más diverso y especializado aumenta las probabilidades de encontrar al candidato que mejor se ajuste a los requisitos del puesto.
Además, utilizan técnicas y herramientas de evaluación avanzadas que han sido probadas y perfeccionadas a través de múltiples procesos de selección. Ya saben qué teclas tocar según las necesidades de cada proceso de selección para encontrar a los profesionales más adecuados y reducir el riesgo de contrataciones fallidas.
Flexibilidad y escalabilidad en los procesos de contratación
La externalización de procesos de selección ofrece una gran flexibilidad para adaptarse a las necesidades cambiantes de contratación.
Cuando una empresa experimenta picos de crecimiento o necesita cubrir múltiples posiciones simultáneamente, los proveedores RPO pueden escalar rápidamente sus servicios sin comprometer la calidad.
Esto es ideal para empresas de trabajo que dependen de la estacionalidad, como puede ser la hostelería, la restauración o el comercio minorista.
En estos casos, los proveedores RPO pueden ajustar rápidamente el volumen de contrataciones según la demanda, sin necesidad de mantener un equipo interno sobredimensionado durante las temporadas bajas.
Uso de tecnología y datos para mejorar la selección
Estar al día en tecnologías de reclutamiento no es sencillo. Sin embargo, los proveedores RPO ya cuentan con acceso a las últimas herramientas de selección, sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) y plataformas de evaluación. Esto les permite ofrecer procesos de selección más eficientes y basados en datos.
Los proveedores RPO pueden analizar métricas clave como tiempos de contratación, tasas de aceptación de ofertas y rendimiento de las fuentes de reclutamiento para optimizar continuamente sus procesos. Esta capacidad de análisis de datos ayuda a identificar patrones y tendencias que pueden mejorar la efectividad del reclutamiento.
¿Cómo se gestiona la externalización de la selección de personal?
Externalizar la selección de personal (RPO) es una tarea estratégica que hay que cuidar con atención. No basta solo con seleccionar un proveedor RPO y dejar que ellos se encarguen de todo. Se trata de un proceso colaborativo donde la empresa y el proveedor RPO deben trabajar en estrecha coordinación.
Fases clave en un proceso RPO eficiente
- Identificar necesidades de contratación: definir claramente los perfiles necesarios, requisitos del puesto y volumen de contrataciones previsto para establecer objetivos claros
- Establecer criterios y métricas: determinar los KPI que medirán el éxito del proceso, como tiempo de contratación, calidad de los candidatos y satisfacción del hiring manager
- Seleccionar el proveedor RPO adecuado: evaluar diferentes proveedores basándose en su experiencia en el sector, tecnología disponible y capacidad de adaptación a la cultura de la empresa
- Definir roles y responsabilidades: establecer claramente qué tareas corresponden al proveedor RPO y cuáles permanecen bajo control interno de la empresa
- Implementar procesos de comunicación: crear canales y protocolos efectivos para mantener una comunicación fluida entre el equipo interno y el proveedor RPO
- Establecer mecanismos de seguimiento: implementar sistemas para monitorear el progreso y calidad de los procesos de selección de manera regular
- Ejecución y seguimiento del proceso: poner en marcha el proceso de selección, manteniendo una supervisión constante y realizando ajustes según sea necesario para garantizar resultados óptimos
- Evaluación y mejora continua: analizar los resultados obtenidos, identificar áreas de mejora y realizar los ajustes necesarios para optimizar futuros procesos de selección
Roles y responsabilidades en la externalización del reclutamiento
Uno de los puntos claves para garantizar el éxito de un proceso RPO es definir claramente los roles y responsabilidades de cada parte involucrada.
Esta delimitación ayuda a evitar duplicidades y asegura que cada aspecto del proceso de selección esté debidamente cubierto. Tanto el equipo interno como el proveedor RPO deben tener claro su alcance de actuación y sus responsabilidades.
Una buena práctica es crear una matriz RACI que defina claramente quién es Responsable, quién debe ser Consultado, quién debe ser Informado y quién debe Aprobar cada etapa del proceso. Esto ayuda a mantener una estructura clara y evita malentendidos durante la ejecución del proceso de selección.
Algunas responsabilidades típicas que suelen asignarse al proveedor RPO son:
- Sourcing y búsqueda activa de candidatos
- Screening inicial y evaluación de competencias básicas
- Gestión de la comunicación con candidatos
- Coordinación de entrevistas y pruebas técnicas
Integración entre el equipo de RR. HH. interno y la consultora RPO
Otro de los puntos clave en la externalización del proceso de reclutamiento es la comunicación entre equipo interno y proveedor. De alguna forma, se debe conseguir que la consultora RPO se integre como una extensión natural del departamento de recursos humanos, compartiendo objetivos, valores y metodologías de trabajo.
Esta integración debe basarse en una comunicación fluida y transparente, con reuniones periódicas de seguimiento y canales de comunicación bien definidos. El éxito de esta colaboración dependerá en gran medida de la capacidad de ambas partes para trabajar de manera coordinada.
Una de las soluciones más utilizadas es emplear un software de reclutamiento y selección de talento que permita a la empresa tener visibilidad sobre el proceso. De un solo vistazo este permite tener una visión completa sobre los candidatos y su flujo a través del proceso, así como revisar las métricas sobre el rendimiento del proceso de selección.
El papel de la tecnología en la externalización del reclutamiento y selección de personal
La tecnología se ha convertido en el gran aliado a la hora de externalizar el reclutamiento de personal.
Antes, muchas empresas tenían que confiar ciegamente en sus proveedores RPO, sin tener forma de monitorizar el progreso de los procesos de selección en tiempo real. Hoy en día, las plataformas de reclutamiento permiten mantener un control total sobre cada fase del proceso.
Los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) como Bizneo HR han revolucionado la forma en que se gestiona la externalización del reclutamiento. Estos permiten centralizar los datos en tiempo real para que empresa y proveedor RPO puedan colaborar de forma transparente y eficiente.
Estas herramientas no solo facilitan el seguimiento de los candidatos, sino que también proporcionan insights valiosos sobre la efectividad de las diferentes estrategias de reclutamiento. Además, la automatización de tareas repetitivas permite que los equipos se centren en aspectos más estratégicos del proceso de selección.
Cómo optimizar un proceso de RPO con Bizneo HR
Bizneo HR es un software de recursos humanos que ofrece todo lo necesario para facilitar la externalización de un proceso RPO. Su módulo de reclutamiento permite gestionar todo el proceso de selección desde una única plataforma de una manera intuitiva y sencilla.
Permisos y acceso compartido para consultoras de reclutamiento
La herramienta permite que ambos equipos, tanto el interno como el externo, puedan acceder a la plataforma según sus roles y responsabilidades definidas a través de múltiples usuarios con diferentes niveles de acceso.
Los permisos pueden configurarse de manera granular, asegurando que cada usuario solo tenga acceso a la información y funcionalidades que necesita. De esta forma, las consultoras RPO pueden trabajar directamente en la plataforma mientras la empresa mantiene el control total sobre el proceso y los datos de los candidatos en tiempo real.
Base de datos de talento accesible para empresa y reclutador externo
La información de los candidatos que se van incorporando al proceso, así como las decisiones que se toman, está centralizada en un solo lugar. Esto no solo facilita la comunicación entre reclutador externo y empresa, sino que también permite intercambiar feedback en los dos sentidos para conseguir mejores resultados.
Automatización de filtrado y cribado de candidatos
El software de reclutamiento de Bizneo permite automatizar gran parte del proceso de filtrado inicial de candidatos. A través de formularios personalizados y criterios predefinidos, el sistema puede clasificar automáticamente a los candidatos a partir de los requisitos del puesto.
Esto ahorra mucho tiempo tanto al equipo interno como al proveedor RPO, permitiéndoles centrarse en la evaluación de los candidatos más prometedores.
Informes y analítica en tiempo real sobre la selección
El software también permite realizar el seguimiento de métricas clave como el tiempo de contratación, la calidad de candidatos, ROI… La empresa contratante puede medir el rendimiento del proveedor RPO y tomar decisiones basadas en datos objetivos.
Generar informes personalizados y centrados en distintas áreas es muy sencillo. De esta se puede visualizar el progreso de las diferentes campañas de selección y evaluar la efectividad de las estrategias implementadas. Esto facilita la identificación de áreas de mejora y la optimización continua del proceso de reclutamiento.
¿Por qué usar un software de selección en la externalización del reclutamiento (RPO)?
Transparencia, control sin perder la flexibilidad, agilización de la comunicación, reducción de tiempo y mejora de la calidad de la contratación… Las ventajas de usar un software de selección como el de Bizneo HR para la externalización del reclutamiento son múltiples.
La tecnología actúa como un puente que conecta a la empresa con su proveedor RPO, facilitando una colaboración más efectiva y mejores resultados.
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