L’externalisation de la paie est une alternative pour les entreprises de toutes tailles. Aujourd’hui, il n’est plus rare d’externaliser certains services, comme le recrutement ou même le nettoyage, afin de réduire les coûts. Pourquoi pas la création et la gestion des fiches de paie ?
La gestion intégrale de la paie est l’une d’entre elles. Ce processus peut devenir complexe et fastidieux, avec son lot d’erreurs. Les questions relatives à la fiscalité et à l’indemnisation des travailleurs, soumises à des changements imprévus dus à des problèmes de paie (éléments variables de paie) peuvent constituer un grave problème. Une erreur peut entraîner des amendes ou des poursuites judiciaires sans fin, d’où la nécessité de faire appel à des experts en la matière.
Pour tirer le meilleur parti de l’opportunité que représente l’externalisation de la paie, il est utile d’en connaître les principales caractéristiques. Nous examinerons ci-dessous son fonctionnement, ses types et ses principaux avantages et inconvénients.
Index
Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ?
Externaliser la paie ou sous-traiter les salaires consiste à déléguer ce processus à un tiers. En règle générale, il s’agit d’une responsabilité du département des ressources humaines, qui peut être déléguée à une entreprise externe. Cette société est chargée du calcul et du paiement des salaires, ainsi que de la représentation du salarié auprès de la sécurité sociale pour le paiement des cotisations et des retenues, entre autres actions.
Dans le cadre de ce service, les données relatives aux salariés sont partagées avec la société d’externalisation des salaires (par exemple, les données relatives aux heures supplémentaires, aux congés, aux licenciements, aux augmentations de salaire). De cette manière, vous exécutez le processus de manière complète, sans pour autant négliger la communication avec votre client.
Il existe actuellement deux possibilités.
- D’une part, vous pouvez confier l’ensemble du processus à un cabinet de conseil ou à une société de gestion spécialisée dans la gestion des salaires.
- D’autre part, vous pouvez opter pour un SIRH avec un logiciel de gestion de la paie afin d’améliorer la numérisation de l’entreprise. Nous reviendrons plus loin sur les particularités de ces deux modalités.
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Comment fonctionne l’externalisation de la paie ?
La réponse à la question de savoir comment externaliser la paie est plus simple qu’il n’y paraît. L’entreprise concernée confie l’ensemble de la gestion à un prestataire. Ce dernier se charge du traitement mensuel des salaires, c’est-à-dire qu’il prépare les salaires et les verse au nom de son client en temps et en heure.
En outre, le fournisseur est responsable des questions juridiques et fiscales liées à la paie. Le travail effectué par le prestataire est, dans la plupart des cas, complet. Pour cela il a besoin des coordonnées des salariés de son client. Il doit connaître leurs types de contrats de travail, les heures de travail mensuelles, les incidents de paie qui peuvent survenir ou les cotisations auxquelles ils sont soumis.
Il peut également être possible pour le prestataire de gérer les cotisations d’assurance privée de votre client, ses éventuels plans de pension et de payer ses éventuels collaborateurs externes. De cette manière, la charge administrative du département des ressources humaines est fortement réduite.
Non seulement l’entreprise réalise des économies et confie cette gestion complexe à des experts, mais elle concentre ses activités RH sur la gestion des talents et l’évaluation de leurs performances.
Elle bénéficie également des avancées technologiques, surtout si elle opte pour l’externalisation de la paie gérée par des logiciels intégraux. En effet, ceux-ci peuvent souvent se connecter ou avoir des accords avec des cabinets ou des agences juridiques.
Le meilleur des deux options. Une grande partie du processus est automatisée et des conseils sont disponibles à tout moment, sans perdre le contrôle et en garantissant des résultats satisfaisants.
Les deux options d’externalisation de la paie : gestion par un consultant vs. logiciel de gestion de la paie
Cette sous-traitance se présente sous différentes formes. Chaque option d’externalisation de la paie présente ses propres avantages et inconvénients et offre des perspectives différentes. Avant d’externaliser un service, il est nécessaire d’examiner les options disponibles et ce qu’elles ont à offrir.
Consultant en gestion de la paie
Le consultant en paie ou le cabinet est l’option traditionnelle à laquelle les entreprises ont recours depuis des décennies. Il s’agit d’une agence spécialisée dans le domaine du travail et de la fiscalité, qui prend en charge l’ensemble du processus administratif. Ses professionnels disposent d’une formation spécifique dans ce domaine et d’une longue expérience.
Ils travaillent en collaboration avec l’entreprise pour mener à bien les procédures administratives. En effet, ils sont chargés de contrôler les absences, d’établir les salaires en fonction des besoins du client, de gérer les cotisations et, surtout, de fournir des conseils juridiques. C’est surtout utile en cas d’inspection du travail.
Malgré leurs avantages, ils présentent certaines lacunes par rapport à des alternatives plus modernes. Leur modèle de gestion est réactif, c’est-à-dire qu’ils émettent des rapports et répondent aux questions après la demande du client.
Cela réduit le contrôle en temps réel du processus et rend la communication difficile dans les situations critiques. En outre, ils utilisent différents formats de fichiers, tels qu’Excel ou PDF, pour transférer les informations, ce qui peut entraîner des pertes de données ou des erreurs de procédure. Ils n’offrent pas au client un système digitalisé sécurisé à 100 %.
Logiciel de paie
Cette alternative a pris de l’ampleur ces dernières années. Le prestataire de services propose un logiciel en tant que service (SaaS), qui garantit une communication et un accès instantanés aux données. Les informations nécessaires à l’exécution des procédures sont stockées et transmises via le cloud, ce qui évite l’installation d’une infrastructure physique.
Chez Bizneo HR, nous nous intégrons et nous connectons à d’autres fournisseurs de logiciels de paie : Silae, Sage 200, a3innuva, Epsilon, Nivel IV ou e-OER, entre autres. Nous centralisons la gestion des salaires et des fiches de paie, des notes de frais et indemnités, des soldes de tout compte ou liquidations ainsi que d’autres processus RH sur une seule et unique plateforme.
Le contact entre l’entreprise et le prestataire est très proche, le logiciel de gestion de paie étant disponible à tout moment. Que ce soit à travers un tableau de bord en temps réel ou des rapports, la gestion est transparente. Il est ainsi facile de parcourir les données salariales, avec des filtres et des moteurs de recherche. Ainsi, l’équipe RH est informée de ces questions et d’autres aspects associés.
Quels processus un logiciel d’externalisation de la paie automatise-t-il ?
Dès lors que vous avez recours à une paie externalisée via un logiciel RH, vous déléguez toutes les tâches clés liées à la paie.
- Automatisation de la préparation de la paie grâce au fait qu’il se connecte au reste des modules de votre suite pour collecter les incidents et les données nécessaires à sa préparation (heures travaillées et supplémentaires, vacances, congés, réalisation d’objectifs pour les primes, inscriptions ou annulations, changements contractuels…).
- Transmission des données. Facilité de communication de ces données aux personnes chargées de préparer la paie, qu’il s’agisse d’un service interne, d’une agence de paie ou d’un autre prestataire de services de paie.
- Gestion, stockage et envoi des paies. Le logiciel RH utilise ses fonctionnalités pour mettre à disposition de chaque employé un gestionnaire de documents pour visualiser sa paie, une personnalisation complète et l’édition des concepts pour les responsables afin de s’adapter à chaque politique d’entreprise ; en plus de recevoir des avertissements et des notifications de tout incident à appliquer a posteriori. Des fonctionnalités pour optimiser chaque phase.
- Rapports de paie. Dans notre solution, vous trouverez des rapports de paie en temps réel et à un niveau historique pour avoir un contrôle exhaustif de toutes les données liées au salaire des travailleurs.
Avec le logiciel de gestion de la paie de Bizneo HR, les employés, les managers et même un cabinet de conseil (ils peuvent avoir un accès aux données) peuvent y avoir accès quand et où ils le souhaitent.
Dans une large mesure, les tâches administratives sont automatisées grâce aux workflows, ce qui simplifie le processus, évite les erreurs de duplication et offre une grande marge de personnalisation. Cela vaut non seulement pour la paie et sa livraison, mais aussi pour le traitement des formalités auprès de la sécurité sociale et des autorités fiscales. Les bons logiciels s’intègrent aux systèmes gouvernementaux, un détail dont il faut tenir compte.
Enfin, vous pouvez vous faire conseiller, car il est courant que le fournisseur du logiciel dispose d’une équipe de professionnels. De cette manière, le service offert conserve le meilleur d’une agence conventionnelle mais est amélioré avec les dernières technologies appliquées aux RH.
Quand opter pour l’externalisation de la paie ?
L’une des raisons d’externaliser votre personnel est de réaliser des économies. L’objectif est de réduire le temps consacré à certaines activités du département RH, sans pour autant compromettre la qualité des résultats. Le cas de la gestion de la paie est un bon exemple compte tenu de sa complexité, notamment en termes de relations avec l’administration et de gestion fiscale. Le suivi des changements nécessite du personnel spécialisé, ce qui augmente les coûts de l’entreprise.
C’est aussi une bonne alternative pour éviter les erreurs ou les problèmes juridiques. L’externalisation de la paie met la gestion de la paie entre les mains d’experts ou de technologies qui garantissent le respect de la loi et ont des accords avec des cabinets de conseil. Ce sont des spécialistes du droit du travail, ce qui réduit les erreurs. Si l’entreprise a déjà fait l’objet de poursuites judiciaires, d’inspections du travail ou de procès, il est peut-être temps de déléguer.
Compte tenu de l’importance accordée ces dernières années à l’attraction et au développement des talents, il est souhaitable que le département des ressources humaines se concentre sur cette tâche. Moins il y aura de tâches administratives à gérer, mieux il pourra s’acquitter des autres tâches. Il pourra ainsi concentrer ses efforts sur la recherche et le perfectionnement des profils professionnels dont l’entreprise a besoin pour se développer.
Enfin, dans le cas des petites entreprises, dont les ressources ne leur permettent pas d’assurer la gestion des ressources humaines, elles gagnent en fiabilité en recourant à une paie externalisée. Le coût qu’elles doivent supporter est réduit, mais elles obtiennent des résultats de qualité adaptés à leurs besoins.
Actuellement, l’externalisation à l’aide d’un logiciel de gestion de paie des salariés comme celui de la suite Bizneo HR, c’est l’option qui offre le plus d’agilité et d’efficacité. Ici, l’ensemble du processus est automatisé. Il combine les fonctionnalités des ressources humaines avec une technologie de gestion de la paie qui peut être intégrée et/ou connectée avec des sociétés de gestion – d’autres fournisseurs de paie. Une solution tout-en-un.
L’entreprise sera conseillée à tout moment par des experts en la matière. De même, elle pourra revoir n’importe quel aspect à travers le programme lui-même. Et ce, en temps réel et avec une disponibilité 24/7, ce qui facilite la résolution des problèmes. Sans aucun doute, un atout qui peut marquer un avant et un après dans la gestion de votre entreprise.
