No mundo dos negócios atual, o uso de um sistema de folha de pagamento tornou-se essencial. O objetivo é simplificar o processo de pagamento e remuneração dos funcionários, um procedimento que cada vez mais empresas estão automatizando. Isso não apenas evita erros desnecessários, mas também aumenta a satisfação dos funcionários, facilitando o acesso, a distribuição e a comunicação de incidentes.
Ao implementar um sistema de gerenciamento de folha de pagamento, é possível otimizar o processo do início ao fim. Cada etapa é digitalizada, mas sem perder a precisão ou a adaptação necessária às particularidades de cada empresa. Além disso, independentemente do tamanho da organização, os resultados serão de alta qualidade.
Em vista do que ele oferece, vale a pena conhecer em detalhes o sistema de gestão de folha de pagamento.
Index
- 1 O que é um sistema de folha de pagamento
- 2 Quais as funcionalidades de um sistema de folha de pagamentos?
- 3 Vantagens do sistema de folha de pagamento para a empresa e o funcionário
- 4 Como o uso de um sistema de folha de pagamento melhora o dia a dia da sua empresa
- 5 É fácil implementar um sistema de folha de pagamento com sucesso em uma empresa?
O que é um sistema de folha de pagamento
Trata-se de uma ferramenta cujo objetivo é automatizar a geração de folhas de pagamento. Ela realiza os cálculos das variáveis que influenciam o salário, bem como as deduções, contribuições sociais e qualquer outra carga tributária. No entanto, ele adapta todos os parâmetros à situação dos colaboradores e ao seu tipo de contrato de trabalho.
O sistema de folha de pagamento é apoiado em seu trabalho por um banco de dados de funcionários. Ele armazena informações sobre cada funcionário e suas particularidades, o que é essencial para os cálculos apropriados.
Além disso, cruza os dados com outros módulos do software de Recursos Humanos, como controle de ponto, férias, avaliações para acessar todas as variáveis de uma folha de pagamento. Assim, leva em conta valores pendentes de salários, possíveis penalidades e adicionais salariais de diferentes tipos (adicional noturno, feriados, turnos, plantões etc.).
Quais as funcionalidades de um sistema de folha de pagamentos?
Um sistema para folhas de pagamento de pessoal é composto de diferentes funcionalidades. Cada uma delas se concentra em um aspecto do processo e o simplifica o máximo possível. O resultado final é uma folha de pagamento que chega ao funcionário no prazo correto e que estará disponível na ficha do colaborador para consulta quando necessário.
Armazenamento e gerenciamento de dados de colaboradores
Pode parecer uma funcionalidade simples, mas é a base de todo o sistema de folha de pagamento. Sem os dados das fichas dos colaboradores, você não conseguiria fazer nenhum cálculo e os resultados seriam catastróficos. Você tem as informações essenciais de toda a força de trabalho: nomes, CPF, número do banco e da conta, número do PIS, salário bruto e líquido… tudo armazenado na nuvem para fácil acesso e disponibilidade.
Além disso, é possível gerar modelos personalizados com base no tipo de funcionário ou no status de pagamento de cada funcionário. Essa é uma opção que ajuda a economizar tempo e esforço ao criar folhas de pagamento recorrentes.
Cálculo e emissão de folha de pagamento
Essa é a principal funcionalidade do sistema de folha de pagamento. Ele calcula automaticamente o salário com base nos parâmetros atribuídos a cada funcionário. Os impostos e as deduções também são levados em conta, uma seção essencial para ser executada com precisão.
Uma vez feitos os cálculos, a folha de pagamento oficial é emitida e enviada a cada funcionário. Essa função ajuda a evitar atrasos no envio e na formalização dos pagamentos, o que aumenta a satisfação e a confiança da força de trabalho.
Qual é a melhor forma de terceirizar a folha de pagamento
Notificação de datas importantes
É possível configurar notificações com base em uma data específica. Alguns exemplos são registros ou cancelamentos de contratos, controle de férias, ausências ou qualquer outra eventualidade. A personalização é um aspecto fundamental, pois cada empresa dará prioridade a determinadas datas em detrimento de outras.
A equipe de Recursos Humanos saberá o que está acontecendo o tempo todo e poderá agir no caso de qualquer ocorrência.
Gestão de rescisões contratuais
Quando se trata de gerenciar a liquidação de um funcionário que deixa a empresa, o sistema de folha de pagamento é responsável pelo cálculo da rescisão do funcionário. Ele calcula o valor a ser pago com base no número de dias trabalhados e em outros elementos essenciais. Naturalmente, o processo é automatizado.
Gerenciamento de incidências na folha de pagamento
As incidências da folha de pagamento (ou ocorrências) são dados importantes antes da preparação da folha de pagamento. Eles incluem itens periódicos (horas extras, trabalho noturno etc.) ou itens pontuais (uma viagem, aumento ou redução de salário, demissões etc.) que afetam cada funcionário. Podem ocorrer em uma base anual, semanal ou ocasional, mas seus efeitos devem ser incluídos no documento final.
Vantagens do sistema de folha de pagamento para a empresa e o funcionário
O uso de um sistema de gerenciamento de folha de pagamento oferece uma ampla gama de vantagens tanto para a empresa quanto para o funcionário. Ambos ganham com a digitalização e a automação do processo, portanto, vale a pena conhecer os benefícios.
Vantagens para a empresa
- Automação de cálculos, despesas e pagamentos. A eficiência é aumentada no departamento de RH, que não precisa mais lidar com uma grande variedade de tarefas incômodas e de baixo valor.
- Ligação com órgãos públicos. Permite o pagamento simplificado de impostos e o gerenciamento de registros e rescisões de funcionários, reduzindo a dependência de um órgão administrativo.
- Escalabilidade. O sistema de folha de pagamento se adapta ao crescimento da empresa e às suas necessidades ao longo do tempo.
- Relatórios financeiros. É possível extrair diferentes relatórios graças ao sistema de folha de pagamento. Desde os que afetam o controle de tempo até os que ajudam a extrair informações para o pré-pagamento, é possível tomar decisões informadas e de qualidade.
Vantagens para o colaborador
- Acesso a informações. O funcionário pode saber a qualquer momento, de forma clara e detalhada, seu salário, os subsídios que o afetam e outros dados essenciais. Isso aumenta a transparência e simplifica a comunicação.
- Possibilidade de atualizar suas informações. Você pode alterar qualquer dado diretamente no portal de RH. O departamento de RH será notificado de quaisquer alterações para que fique ciente delas ou possa revisá-las.
- Segurança dos dados pessoais. As informações são criptografadas e estão na nuvem, o que dificulta o acesso no caso de um ataque cibernético.
- Estabilidade de pagamento. Ao automatizar todo o processo, os atrasos nos pagamentos são coisa do passado, ajudando a aumentar a satisfação e a melhorar o ambiente de trabalho.
Como o RH faz a gestão da folha de pagamento.
Como o uso de um sistema de folha de pagamento melhora o dia a dia da sua empresa
A principal mudança provocada pelo uso de um sistema de folha de pagamento é a economia de tempo. Se eles automatizarem e terceirizarem esse processo por meio da contratação de uma tecnologia (na forma de terceirização da folha de pagamento), os profissionais de RH poderão se concentrar em outras tarefas mais importantes, como recrutar e desenvolver a equipe ou cuidar do ambiente de trabalho.
Com o Bizneo HR, você gerenciará e automatizará todas as fases do gerenciamento da folha de pagamento:
- Personalização e adaptação à política da empresa (edição de conceitos e campos por funcionário/departamento);
- Folha de pagamento e registro de incidências no acesso a todos os módulos da suíte;
- Transmissão de dados;
- Cálculos e comunicação com órgãos oficiais;
- Criação (o provedor ou a agência é o responsável);
- Distribuição e acesso no gerenciador de documentos;
- Geração de relatórios em tempo real e históricos para auditorias.
É claro que os fluxos de trabalho são completamente aprimorados em qualquer uma de suas fases.
O departamento de RH terá todo o controle necessário sobre tudo, desde incidências na folha de pagamento até a criação de um novo funcionário. As notificações são totalmente automatizadas para que tudo fique sob controle.
É fácil implementar um sistema de folha de pagamento com sucesso em uma empresa?
A implementação do sistema de folha de pagamento é simples, mas requer um planejamento cuidadoso. Afinal, ele deve ser totalmente adaptado às necessidades da empresa e às suas características. É preciso definir metas atingíveis e encontrar um bom prestador de serviços.
Na Bizneo HR queremos te ajudar oferecendo um sistema de gestão de folha de pagamento completo que se integra com sistemas específicos de folha (Primavera, a3innuva, Sage 200, Epsilon, Nivel IV, e-OER ou Silae, entre outros), incluído na nossa suíte de Recursos Humanos. Assim, além de automatizar suas folhas de pagamento, você levará a gestão de pessoal a outro nível.
