Pasar horas y horas al teléfono, cuadrar calendarios con decenas de candidatos o los interminables procesos de reclutamiento han pasado a la historia. La digitalización de los RR. HH. ofrece nuevas herramientas como la de vídeo entrevistas en diferido, una nueva e innovadora forma de captar talento que permite a los reclutadores ahorrar muchísimo tiempo.
Las entrevistas por videollamada y en diferido se han convertido en algo habitual para candidatos y reclutadores. Sus ventajas respecto a la entrevista tradicional son notables, sobre todo cuando hablamos de fases tempranas donde es necesario realizar cribas de candidatos de una manera rápida y efectiva. No obstante, es necesario organizarlas correctamente, así como utilizar las herramientas adecuadas para sacarle el máximo partido.
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¿Qué es una vídeo entrevista en diferido?
Una vídeo entrevista en diferido es una metodología de selección de personal en la que el candidato responde a una serie de preguntas previamente grabadas en vídeo por el departamento de recursos humanos de una empresa. Es un tipo de entrevista cada vez más habitual en las fases de preselección y criba de candidatos inicial.
El candidato se inscribe a una oferta de empleo a través de un portal de trabajo. El reclutador recibe todas las candidaturas y puede realizar un primer filtro seleccionando a aquellos que cumplan las condiciones iniciales. Para seguir afinando la búsqueda, se preparará una vídeo entrevista que se enviará a los candidatos preseleccionados.
Estos reciben en su correo electrónico las instrucciones y pasan a grabar sus respuestas empleando su webcam o smartphone. Este puede hacerlo a cualquier hora y día dentro de los márgenes marcados. El recruiter recibe las respuestas en vídeo y pasa analizarlas y compartirlas con el resto del equipo para seguir realizando la criba de candidatos.
Ventajas de entrevistas en diferido
Como puedes imaginar, las entrevistas en diferido proporcionan muchas ventajas para ambos bandos. Adaptarse a los nuevos tiempos e implementar la tecnología necesaria para realizar este tipo de procesos es totalmente necesario para seguir siendo competitivos. En un mercado donde la automatización y la tecnología son protagonistas, cada vez es más complicado captar talento sin modernizar la selección de personal.
Ahorro de tiempo y recursos
Aprovechar al máximo el tiempo del personal de recursos humanos es clave para las empresas. Los reclutadores y mánagers implicados no pueden invertir muchas horas revisando y descartando cientos de candidaturas. Es necesario crear una metodología de selección efectiva que agilice el trabajo.
Se calcula que las vídeo entrevistas en diferido permiten acelerar por 5 el proceso de selección, sobre todo cuando hablamos de fases tempranas donde hay que hacer grandes cribas. Esta nueva forma de hacer entrevistas permite afinar la búsqueda, reducir la incertidumbre, mejorar la coordinación con los candidatos y evitar los retrasos.
Obtén la información que necesitas
La recogida de CV’s es en ocasiones insuficiente a la hora de obtener las respuestas que buscamos. Asimismo, pedir a decenas de candidatos que acudan a tus oficinas tampoco es el método ideal, ya que requiere de mucho tiempo tanto para su organización como para realizar entrevistas, ya sean individuales o en grupo.
Las entrevistas por videollamadas en diferido permiten construir entrevistas a medida en las que podemos incluir las famosas killers questions. Estas te permitirán conocer las habilidades de los candidatos más allá de su CV sin necesidad de desplazamientos ni cuadrar agendas. A partir de estas, podrás seleccionar los candidatos más interesantes para seguir con el proceso.
Análisis a posteriori
Realizar entrevistas es necesario para ver cómo se desenvuelven los candidatos ante diferentes situaciones y preguntas. Sin embargo, no hay tiempo efectivo para entrevistar a un gran volumen de personas. En lugar de reducir y afinar la búsqueda, puedes realizar vídeo entrevistas en diferido para analizar su comunicación no verbal y evaluar sus aptitudes.
La gran ventaja es que podrás revisionar las vídeo entrevistas tantas veces como haga falta. De esta forma, es más complicado que se te escape algún detalle, tal y como puede ocurrir en una entrevista tradicional o las imprecisas entrevistas de trabajo telefónicas.
Toma de decisiones compartida
En un proceso de selección de personal solo unas pocas personas pueden pasar a hablar con el mánager, jefes de departamento o directores. Su tiempo es limitado y parte del proceso es seleccionar únicamente aquellas personas que cumplan con la mayoría de condiciones propuestas.
Sin embargo, gracias a las entrevistas en diferido, podemos contar con la ayuda de este tipo de figuras de una forma más sencilla. Es posible compartir las respuestas más interesantes para activar una toma de decisiones compartida, incluso en fases tempranas del proceso. Esto permitirá resolver de manera óptima el manejo de ciertas candidaturas y realizar procesos de selección más colaborativos.
Imagen innovadora y candidatos más satisfechos
Sea cual sea el resultado final, es importante tratar cada una de las candidaturas con la profesionalidad y el respeto que merecen. Este tipo de entrevistas aumenta la comodidad de los entrevistados, ya que pueden realizarla desde cualquier lugar y momento. No les hará perder tiempo y estarán más satisfechos con la marcha del proceso de selección.
El trato a los candidatos a cualquier empleo debe ser siempre excelente, pues además de ser clave para captar talento cualificado, es también importante para la imagen externa de la empresa. Nunca sabemos lo que puede ocultarse tras un candidato o si este puede convertirse en empleado en el futuro. Además, el uso de tecnología avanzada te posiciona como una marca innovadora, algo clave para atraer talento.
Cómo hacer una vídeo entrevista en diferido
Implementar un proceso de selección por vídeo entrevistas en diferido es clave a la hora de obtener buenos resultados. Para ello, existen ciertos puntos clave que debes cuidar si deseas alcanzar el éxito a través de esta metodología.
Herramienta de entrevistar por videollamada en diferido
La selección de la herramienta para realizar vídeo entrevistas en diferido es sin duda clave. Esta determinará cuan efectivo es el proceso y cómo de sencillo y ágil será manejar las candidaturas.
Lo ideal es seleccionar un software de RR.HH. que permita centralizar todas las fases de la selección de personal, sin necesidad de usar herramientas externas de comunicación asíncrona. Desde publicar ofertas en centenares de portales hasta etiquetas de filtrado y criba, base de datos, pruebas psicométricas, score cards, etc.
Lo mejor es que la herramienta de vídeo entrevistas en diferido se integre en una suite de reclutamiento completa. Asimismo, debe ofrecer una gran calidad de grabación, facilidad para compartir entrevistas con otros miembros, personalización de preguntas o envío de correos automatizados con actualizaciones del proceso.
Preparación y número de preguntas
El número de preguntas así como el tiempo de respuesta debe estar limitado, normalmente, entre 30 segundos y 2 minutos y entre 5 y 10 preguntas, aunque esto puede variar dependiendo del puesto y nivel de responsabilidad. Además, es importante recordar que las preguntas deben estar dirigidas a obtener una visión general e inicial del candidato. También puedes incluir todo tipo de pruebas (idioma, técnicas, etc.).
Recuerda mantener el equilibrio, ya que es importante tanto para el tiempo de revisión invertido a posteriori como para la experiencia del candidato. Asegúrate de que las preguntas queden bien grabadas, y si es necesario, puedes volver a grabarlas. Mira directamente a la cámara, exprésate con naturalidad y haz preguntas claras y precisas en las que no haya opción a la interpretación. También puedes personalizar algunas preguntas si es necesario.
Cuida la relación con el candidato y proporciona instrucciones y soporte
Con las preguntas grabadas, será momento de enviar la vídeo entrevista en diferido a los candidatos seleccionados. Aquí la automatización que ofrezca la herramienta seleccionada es clave. Esta debe incluir una forma de seleccionar los candidatos y enviar la prueba en unos pocos clics, pues de otra forma se pueden cometer errores y perder mucho tiempo.
A la entrevista por videollamada debe acompañarle una serie de instrucciones muy claras sobre cómo realizar la entrevista en vídeo. Esto debe incluir información sobre cómo usar la plataforma, cuánto tiempo tendrán para responder o cómo resolver los problemas técnicos más habituales. Además, debes ofrecerles soporte en caso de que lo necesiten. Todo esto mejorará la experiencia del candidato y favorecerá la atracción de talento.
Analiza y comparte las vídeo entrevistas
Una vez empieces a recibir las respuestas de los candidatos, llegará el momento de analizar. Aquí de nuevo la herramienta seleccionada será clave, pues debe permitir la elaboración de perfiles individualizados, así cómo ofrecer una visión general del proceso. Al final, es importante elaborar una base de candidatos para almacenar talento presente y futuro.
Por otro lado, la herramienta también deberá contar con opciones que permitan compartir fácilmente las vídeo entrevistas con otros puestos de toma de decisiones. Filtrado de candidatos a partir de las respuestas obtenidas, comunicación de cambios de estado de las candidaturas o notificaciones en tiempo real son también funcionalidades necesarias.
Informes de procesos de selección
Realizar procesos que incluyan vídeo entrevistas en diferido es la mejor forma de aprender a utilizarlas. No obstante, es necesario contar con una herramienta capaz de realizar informes de forma sencilla. Así podremos analizar el éxito a partir de datos y no de sensaciones, tal y como sucede con la digitalización de la selección de los candidatos.
A partir de distintos KPI’s podemos averiguar qué aciertos y errores hemos cometido para seguir mejorando los siguientes procesos. De esta forma podrás ir evolucionando y construir una metodología cada vez más efectiva y precisa, que te permita captar talento sin perder tiempo y ofreciendo una experiencia de candidato óptima.
