Software per rilevazione presenze e timbratura

L'implementazione di un software per la rilevazione delle presenze porta vantaggi sia all'azienda che al dipendente. Per quanto riguarda i primi, la registrazione dell'orario di lavoro dei dipendenti consente di analizzare i loro punti deboli e i loro punti di forza nella gestione del proprio tempo. Allo stesso tempo, hai la possibilità di misurare facilmente i dati, ridurre il tempo dedicato al monitoraggio dei dipendenti, l'assenteismo e le eventuali frodi legate alla timbratura delle ore di lavoro.

Oltre a:

• Aumentare la produttività visualizzare le ore lavorate da ciascun dipendente e il reparto corrispondente consente di individuare rapidamente eventuali problemi di efficienza. Un aspetto fondamentale per adottare soluzioni efficaci.

• Semplificare il processo decisionale: l'implementazione di un software di rilevazione delle presenze genera report aggiornati molto utili per i manager al momento di prendere decisioni. Fornisce un sistema di monitoraggio del personale pratico e versatile, soprattutto per le aziende di medie e grandi dimensioni.

• Facilitare il conteggio delle ore lavorate: il fatto di farlo è già di per sé un vantaggio, ad esempio per conoscere fin dall'inizio il costo degli straordinari.

• Reagire rapidamente in caso d'ispezione: in Francia, l'orario di lavoro previsto dalla legge è di 35 ore settimanali. Anche se i datori di lavoro sono liberi di organizzare gli orari di lavoro dei propri dipendenti, ci sono alcuni limiti.

La registrazione delle ore di lavoro offre vantaggi anche ai dipendenti. Anche se a priori può essere letta come qualcosa di negativo e come un sistema di controllo, la registrazione dell'orario presenta molti vantaggi. Il più significativo è che gli straordinari, i permessi vengono automaticamente inclusi nel calcolo. In più, le ore di straordinario registrate vengono retribuite in modo adeguato e conforme alla normativa vigente, con una conseguente tutela del lavoratore e garanzia dei suoi diritti in merito a questioni come i congedi, i permessi, ecc.

Altri punti interessanti sono che la registrazione degli orari aumenta la trasparenza dell'azienda nei confronti dei dipendenti, migliora la loro autostima e li aiuta a essere più produttivi, essendo consapevoli di quante ore hanno lavorato in ogni momento. È utile anche per negoziare gli orari e migliorare l'equilibrio tra lavoro e vita privata, in quanto l'azienda ha una migliore comprensione di come ciascun dipendente gestisce il proprio tempo.

Anche se le normative e le leggi sulla privacy cambiano da Paese a Paese (in alcuni sono obbligatorie, in altri no) è essenziale che uno strumento di rilevazione delle presenze garantisca la privacy dei dipendenti come requisito di base, in quanto diritto fondamentale.

Ciò comporta la definizione di parametri di sicurezza per l'accesso e di protocolli, compresa la conservazione dei dati che il sistema permette di raccogliere.

Per facilitare la scelta del miglior software per rilevazione presenze per i dipendenti, abbiamo redatto un elenco delle opzioni più interessanti. Ognuna di esse offre funzionalità e moduli unici. Grazie a questi strumenti, la gestione del tempo, dei turni, della timbratura o delle ferie non sarà più un problema per i responsabili delle Risorse Umane.

1º Bizneo HR

Il software per rilevazione presenze di Bizneo HR è una delle soluzioni più complete sul mercato. Il suo strumento 5 in 1 include: ferie, assenze, turni di lavoro, controllo degli accessi e gestione degli straordinari.

Concentrandosi specificamente sul software per rilevazione presenze per i dipendenti, permette un controllo del tempo semplice e completo che facilita il lavoro quotidiano del reparto HR.

L'automazione offerta è una delle chiavi del software per rilevazione presenze, valido per aziende di tutte le dimensioni. Ad esempio, semplifica l'approvazione delle ore di lavoro e la revisione degli incidenti da parte del responsabile. Questo riduce il tempo dedicato alle attività amministrative.

Per ottimizzare ulteriormente l'automazione e le azioni di massa che fanno risparmiare tempo senza perdere precisione, una delle funzionalità più potenti di questo software risiede nella timbratura.

Timbratura per le aziende che puntano alla flessibilità:

• Timbratura con un clic (viene registrato l'orario concordato)
• Timbrature di massa (per evitare di ripetere più volte lo stesso orario – giornata)
• Registrazione di entrate e uscite flessibili con indicazione dell'ora esatta

…o meccanismi più restrittivi/innovativi:

• Restrizioni tramite IP/Geolocalizzazione
• Codici QR
• NFC
• Cronometri di tempo lavorato
• Timbratura tramite controllo accessi biometrici (impronta digitale, volto, RFID o PIN)

In relazione a queste opzioni, il software per rilevazione presenze di Bizneo HR è disponibile sia per PC che per l'app mobile.

Le informazioni generate vengono registrate nel cloud e possono essere scaricate in report dettagliati sul controllo presenze, idonei per audit, ispezioni, valutazioni sulla conformità contrattuale, pagamento di straordinari o per decisioni strategiche.

La facilità d'uso si percepisce fin dall'interfaccia, che è intuitiva e veloce. Le funzionalità principali possono essere accessibili da computer, cellulare e tablet. Questo approccio favorisce il lavoro a distanza e ottimizza la gestione del tempo. Per migliorare ulteriormente, il software per rilevazione presenze si integra con sistemi di riconoscimento biometrico, con oltre 1000 opzioni disponibili.

Per garantire un controllo e accesso efficace, il software per rilevazione presenze e timbratura è ospitato nel cloud. Ciò permette che tutte le informazioni e l'integrazione con altri moduli del sistema HR (valutazioni, reclutamento, formazione…) siano disponibili ovunque e in qualsiasi momento.

In definitiva, i dipendenti hanno diverse opzioni di autogestione senza bisogno di controllo da parte del supervisore (se così concordato, è un'opzione aggiuntiva). Possono selezionare i loro giorni di ferie, segnalare assenze o conoscere lo stato dei loro turni di lavoro. Tutto questo viene eseguito nel rispetto del GDPR e della legge sul controllo delle presenze. Tutte queste funzionalità lo rendono uno dei software per rilevazione presenze leader sul mercato.

2º Stel Tempo

STEL Order offre uno strumento per il controllo presenze chiamato STEL Tempo, progettato per semplificare i registri delle ore di lavoro e delle assenze dei dipendenti in modo efficiente. Questa funzionalità va ben oltre la semplice registrazione dell'orario di lavoro e consente anche di gestire le assenze di tutto il team, dalle malattie alle ferie, con un livello di dettaglio che facilita notevolmente la gestione del personale.

Inoltre, STEL Tempo garantisce la conformità normativa legata al controllo presenze e obbliga le aziende a tenere un registro delle ore lavorative dei dipendenti.

Tempo non si limita alla classica timbratura di inizio e fine giornata; ti aiuterà in molti altri aspetti della gestione delle assenze e del flusso di lavoro. Le varie funzionalità offerte sono le seguenti:

• Registrazione delle ore di lavoro: consente timbrature precise con l'ora esatta di entrata e uscita, compresa l'opzione di registrare i periodi di pausa.
• Geolocalizzazione: facilita la localizzazione esatta dei dipendenti durante la timbratura, offrendo la possibilità di scegliere tra geolocalizzazione costante o solo all'entrata e all'uscita. Questo è particolarmente utile per aziende che richiedono mobilità, come riparazioni a domicilio.
• Gestione di assenze e ferie: consente ai dipendenti di richiedere assenze e ferie, con la possibilità di specificare motivi e allegare documenti, foto o registrazioni. Per i responsabili, facilita la gestione sicura ed efficiente di questi processi.
• Profili utente personalizzati: permette di creare profili specifici per ogni lavoratore, assegnando diversi permessi in base al ruolo aziendale.

Un altro grande vantaggio di STEL Tempo è che fa parte di un completo software di gestione aziendale in cloud rivolto a liberi professionisti e PMI. Ciò significa che sulla stessa piattaforma puoi gestire tutti i processi aziendali monitorando al contempo il controllo presenze, centralizzando tutte le operazioni senza bisogno di strumenti aggiuntivi. Con Tempo, la gestione aziendale e del personale diventa più semplice ed efficiente.

3º BeeBole

BeeBole è un software per rilevazione presenze con diverse funzionalità da considerare. Consente la registrazione delle ore di lavoro giornaliere, settimanali o mensili. Inoltre, facilita il controllo della giornata lavorativa, lo sviluppo di progetti e offre la possibilità di generare report.

Dispone della funzionalità di conteggio delle ore lavorate in tempo reale. Questo può essere messo in pausa per facilitare la registrazione. In sintesi, facilita la gestione per i responsabili offrendo uno strumento unico, una funzione molto simile a quella offerta dal software per rilevazione presenze di Bizneo HR.

Tuttavia, alcune funzionalità semplificative mancano. Per esempio, non dispone di integrazione con sistemi biometrici, geolocalizzazione per la timbratura o controllo dell'entrata e uscita del personale o della gestione dei turni e delle ferie. Sebbene sia un software per rilevazione presenze adatto a diverse dimensioni aziendali, non è raccomandato per chi scommette sul lavoro a distanza, in quanto la gestione dei dipendenti non sarà così agile come con altre soluzioni.

4º A3gestione del tempo

Si tratta di una soluzione che consente la gestione del tempo, dei turni e delle presenze dei dipendenti. Dispone di un'amministrazione integrata dei dati, il che facilita il trasferimento delle informazioni. Questo software per rilevazione presenze, sviluppato da Wolters Kluwer, può essere integrato con altri programmi dello stesso fornitore, come il gestore delle buste paga.

Permette la definizione di regole per il calcolo delle ore lavorative. In questo modo, è possibile controllare e conteggiare gli straordinari per ogni dipendente. Dispone di una funzione per il controllo della mobilità per i lavoratori a distanza o per quelli che viaggiano frequentemente.

Ci sono due funzionalità che questo software per rilevazione presenzenon offre. Sebbene consenta la timbratura da dispositivi mobili, non utilizza la geolocalizzazione, il che riduce la precisione nel monitoraggio delle attività dei dipendenti da remoto. Inoltre, non dispone di flussi di approvazione, il che rappresenterebbe un problema nelle attività amministrative quotidiane.

5º Kabit

Un altro software per la gestione degli orari di lavoro è Kabit. Tra le sue funzionalità troviamo la creazione di calendari di lavoro, gestione delle assenze, pianificatore di ferie e giustificativo di assenze. Le attività di controllo vengono eseguite tramite diversi pannelli informativi, che sono interattivi.

Questo software per rilevazione presenze si concentra esclusivamente sull'automazione delle attività relative alla gestione del tempo e non su funzioni più destinate alla gestione del talento o del personale. Dispone di un registro, accessibile sia dai dipendenti che dai tecnici per valutare lo stato.

Consente anche di gestire la timbratura, anche se manca la compatibilità con i sistemi biometrici. Inoltre, non offre un controllo di entrata e uscita né flussi di approvazione. La mancanza di queste funzionalità, come in altri casi, riduce l'efficienza nella gestione del personale.

In questo contesto, Bizneo HR offre una soluzione di rilevazione presenze più completa, che include l'integrazione con moduli aggiuntivi per la gestione del talento.

6º Sage HR

Sage supporta l'aggiornamento automatico dei controlli orari. Se un dipendente non è al proprio posto, questo viene automaticamente segnalato senza la necessità di inviare un'approvazione. Permette di configurare chi approva gli orari, funzione che può essere eseguita in background. Inoltre, dispone di una sezione specifica per la gestione delle ore di progetto.

I responsabili delle Risorse Umane possono accedere e generare report. Questi includono informazioni su ore extra lavorate o assenze. Inoltre, è presente una funzione per configurare le modalità contrattuali.

Nonostante le sue funzionalità avanzate, Sage HR non offre integrazione con i sistemi biometrici né timbratura geolocalizzata. Queste caratteristiche aiutano a mantenere un controllo più rigoroso dei dipendenti senza essere invasivi.

In sintesi, si tratta di un software di rilevazione presenze ideale per le piccole imprese, ma potrebbe non essere adatto alle medie e grandi aziende. Le PMI hanno una forza lavoro più ridotta, il che riduce le esigenze di supervisione.

7º Papershift

Per la registrazione degli orari emerge Papershift. I dipendenti possono registrarsi direttamente tramite un orologio di timbratura, che può essere fisso o tramite PIN. Questa opzione è disponibile anche su dispositivi mobili. La gestione e la registrazione dei turni è un'altra delle funzionalità offerte da questo programma.

I dati registrati in tempo reale vengono visualizzati in finestre di valutazione. Queste informazioni possono essere utilizzate per generare report e esportarli in diversi formati. In questo modo, è possibile verificare che il contratto sia rispettato o monitorare il tasso di assenteismo.

Tuttavia, questo software per rilevazione presenze non raggiunge la profondità di Bizneo HR. Non dispone della possibilità di integrare sistemi biometrici né di flussi di approvazione per i tecnici delle Risorse Umane; quindi, riduce l'efficacia del controllo e aumenta il carico amministrativo, pur restando una buona soluzione.

8º Jibble

L'ultimo programma della lista è Jibble, dedicato al 100% al software per rilevazione presenze e timbratura dei dipendenti. I dipendenti possono accedere alle sue funzionalità tramite dispositivi mobili, tablet o dal sito web. Permette di controllare le ore lavorate per giorno, settimana o mese in modo personalizzato, rivedere statistiche o visualizzare i dati ottenuti tramite biometria.

Dispone della funzione di geolocalizzazione dei dipendenti, intelligenza artificiale per il riconoscimento facciale e monitoraggio delle attività. L'unico limite di questo software di controllo orario risiede nelle sue integrazioni, la cui varietà è limitata e potrebbe compromettere l'implementazione di un sistema di gestione solido.

Infine, non dispone di un sistema di controllo delle entrate e delle uscite, una funzionalità importante per la gestione di una grande forza lavoro. Questo aiuta a determinare se le ore di lavoro concordate o le ore extra vengono rispettate o meno.

Inoltre, non dispone di un flusso di approvazione, che abbiamo visto essere di grande supporto per semplificare le attività amministrative.

Ora che conosciamo le sette opzioni più rilevanti, è opportuno rivedere le loro caratteristiche. Per facilitare il confronto, abbiamo creato una tabella che confronta le funzionalità più necessarie per le aziende. In questo modo, potrai prendere una decisione informata sull'acquisto del software per rilevazione presenze e timbratura più adatto alla tua impresa.

Come si può vedere nella tabella, Bizneo HR è la soluzione ideale per aziende di tutte le dimensioni che cercano un sistema di rilevazione presenze e timbratura efficiente, supervisionare l'orario di lavoro dei dipendenti e garantire la conformità alle normative relative all'entrata e all'uscita del personale.

Grazie alla sua capacità di adattarsi a PMI e grandi imprese, Bizneo HR si distingue per la sua precisione, flessibilità e l'integrazione con altri moduli di Risorse Umane oltre alla gestione del tempo, come la gestione dei talenti e il lavoro da remoto.