Una red social corporativa es de gran utilidad para las empresas. No solo facilita la comunicación interna del personal, sino que se extiende al exterior. Permite que personas interesadas en la organización, como los consumidores, expresen sus inquietudes o dudas para que sean escuchadas.
Es mucho más que un tablón de anuncios de empresa: es una herramienta comunicativa de primera orden. Dadas las posibilidades que ofrece, merece la pena conocer en detalle en qué consiste y sus funcionalidades.
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Una red social corporativa es una comunidad de individuos relacionados con una empresa. Su alcance va más allá de los empleados, pues engloba a los accionistas, clientes, socios, proveedores o cualquier figura con intereses en la organización. Su carácter es privado, es decir, no está abierta a todo el mundo. Por tanto, no hay que confundirla con una red social convencional, como Twitter o Facebook.
Su principal función es la de ofrecer un espacio de comunicación a personas con intereses en la empresa. Se ofrece un lugar en el que interactuar e intercambiar información de una manera sencilla, accesible y que fomente una retroalimentación inmediata que trata de perpetuarse en el tiempo.
Es importante no confundir una intranet con una red social corporativa. Pese a que ambos sistemas tienen como finalidad la transmisión de información, sus participantes no son exactamente los mismos. En el caso de la primera, solo es accesible por parte de la plantilla sin importar su posición en el organigrama de la empresa.
En cuanto a la red social, en ella se dan cita desde los empleados hasta los clientes, lo que aumenta el rango de participantes en gran medida. Esto se debe a que se pretende conseguir la máxima viralidad en la transmisión de la información. Al fin y el cabo, se establece una comunicación bidireccional.
Además, una intranet tiene como finalidad las relaciones laborales. Los empleados intercambian información para sus proyectos o el departamento de Recursos Humanos lanza avisos y alertas cuando es necesario. Esto último se realiza de manera automatizada gracias a los workflows que permite crear un software de portal del empleado.
Sin embargo, con las redes sociales corporativas la finalidad es mucho más amplia, pues abarca desde anunciar productos nuevos a recibir críticas por parte de clientes.
Las funcionalidades de una red social corporativa son variadas y adquieren un formato similar a las redes convencionales. De este modo, utilizar se hace más sencillo, ya que los usuarios estarán familiarizados.
Creación y uso perfiles
Se permite la creación de perfiles para que los usuarios puedan interactuar y encontrar a otros de manera cómoda. Cada uno cuenta con su ficha de empleado en el que acceder a la información que le interesa, así como poder enviar y contestar los mensajes que estime oportunos.
Dentro del perfil, existe un muro, similar al de las redes sociales convencionales, en el que comprobar las últimas novedades o compartir cualquier noticia. Por regla general, se admiten imágenes y vídeos, lo que contribuye a ofrecer un mejor servicio.
Gestión de documentos
Es una función esencial para poder transmitir información. Los documentos se cargan desde un ordenador o un teléfono móvil y se almacenan en la nube. Esto ayuda a crear cuantas copias se necesiten sin tener que ocupar espacio físico. Además, cabe la posibilidad de enviar los archivos a cualquier usuario.
En caso de que la empresa así lo desee, puede utilizar la red social corporativa para enviar documentos tan importantes como una nómina. El departamento de Recursos Humanos dispone de una herramienta rápida y de uso ágil para efectuar un proceso tan sensible con la mayor puntualidad y seguridad.
Planificación de actividades
La red social incluye la posibilidad de organizar eventos, como una charla informativa. Al existir tantos interesados en la actividad de la empresa, lanzar avisos a través de la herramienta ahorra tiempo y esfuerzo. Todos los participantes se mantienen al tanto de los acontecimiento que se vayan a crear, lo que les ayuda a seguirlos y aumenta las probabilidades de que acudan.
Los profesionales de Recursos Humanos pueden sacar mucho partido a una herramienta con esta características. Y no solo para avisar de un evento, sino que tienen la capacidad de informar sobre formaciones en curso o cualquier otro hecho que interese a la plantilla.
De hecho, utilizarla para simplificar el onboarding de los nuevos talentos es una idea excelente. Estos tienen una oportunidad de oro para familiarizarse con el funcionamiento de la empresa, comunicarse con otros empleados, leer consejos o consultar sus dudas en tiempo real. Así, el proceso de integración es mucho más amigable.
Comunicación interna
La comunicación interna entre los miembros de la empresa también es factible, y puede realizarse de varias maneras. Una de ellas es mediante mensajes privados, los cuales involucran a un par de usuarios. Para ganar en rapidez, las conversaciones a través de chat son una opción común y atractiva.
Otra alternativa consiste en dejar mensajes en el muro de otro usuario o participar en grupos. Sin embargo, en ambas se limita la privacidad, un detalle que merece la pena tener en cuenta.
Implementar una red social corporativa es todo un acierto, en especial si se busca potenciar la comunicación interna y externa. En la actualidad, las empresas no solo limitan su actividad de ofrecer productos o servicios, también prestan atención a acciones de responsabilidad corporativa. Al disponer de un canal informativo como el mencionado, es más sencillo hacer realidad sus planes y que incluyan a agentes externos de la organización.
Además, es una herramienta que ayuda a eliminar reuniones innecesarias o a reducir su extensión. Los encuentros pueden realizarse a través de la red o hablar de diferentes puntos sobre la marcha en cualquier momento del día. Así, se evita perder el tiempo en interacciones que no tienen por qué aportar valor.
Y no hay que olvidar que contribuyen a que los empleados se autogestionen, algo que pueden llevar a cabo dado al poder acceder a una información variada. En caso de tener que comunicar una baja, disponen de un canal para avisar al instante, lo que mejora el control de las vacaciones.
Las redes sociales corporativas ofrecen una amplia variedad de ventajas, de entre las que destacan las siguientes:
- Son una fuente de motivación para todos los empleados, ya que disponen de un espacio en el que su voz será escuchada. Si tienen ideas que aportar, la red es el lugar adecuado.
- Se mejora la imagen de marca cuando se deja participar a clientes y proveedores. La empresa se muestra como una organización moderna, innovadora y que presta atención a los problemas de los consumidores.
- Acceso desde cualquier lugar gracias al uso de aplicaciones para móvil. Los empleados y otras personas podrán utilizar la red social corporativa allí donde se encuentren.
- La comunicación interna se potencia y simplifica al ofrecer un canal tan variado, el cual ayuda a enviar documentos o a realizar una reunión.
- La productividad aumenta al reducir el número de correos electrónicos enviados y las reuniones.
- El sentimiento de pertenencia se va construyendo debido a la interacción diaria y se proyecta credibilidad al hacer caso a las sugerencias de agentes externos.
Cuando se implementa una red social corporativa, la empresa sale ganando. No solo consigue diferentes ventajas, sino que alcanza a todas las personas interesadas en su actividad. Aunque sea de manera indirecta, se sienten partícipes en el funcionamiento de la organización, algo que ayuda a generar una imagen positiva y cercana, pero sin dejar de ofrecer un buen canal de comunicación interno.
