Software de folha de pagamento e RH em um só lugar

O uso do software de folha de pagamento é uma questão de aprimoramento de um processo muito importante. Um simples erro de cálculo pode ter consequências negativas, afetando a reputação da empresa e podendo levar a um litígio. E com a quantidade de dados a serem coletados, o risco só aumenta.

Entretanto, ao implementar um software de gestão de folha de pagamento, você dá um grande passo em direção a um processo de folha de pagamento bem-sucedido. Desde o pré-pagamento, o cálculo de cada variável até a entrega do documento, cada parte pode ser automatizada e simplificada, oferecendo uma ampla gama de benefícios.

O que é software de folha de pagamento

É uma solução que automatiza o gerenciamento da folha de pagamento do início ao fim. Ele registra as ocorrências necessárias para realizar a primeira parte do processo, a preparação da folha de pagamento, calcula os salários e executa os pagamentos no tempo e na forma devidos, devido aos dados que contém. Facilita o cumprimento das obrigações salariais, fiscais, trabalhistas e da Previdência Social.

O gerenciamento da folha de pagamento é um trabalho com implicações profundas. Ela afeta o moral dos funcionários, os incentivos aos funcionários, a satisfação dos funcionários e até mesmo o prestígio da empresa. Se a empresa pagar com atraso e mal, a notícia logo se espalhará pela sociedade.

Para evitar esses e outros problemas, o software de folha de pagamento centraliza os dados da folha de pagamento, que são cruzados para a geração do próprio documento. Obviamente, as formalidades sociais e fiscais são realizadas de acordo com a situação específica do funcionário e seu tipo de contrato de trabalho.

Isso também ajuda a simplificar o gerenciamento de qualquer remuneração variável. Todas as ocorrências e alterações nas próximas folhas de pagamento (incidências na folha de pagamento) são coletados automaticamente, desde as horas extras até os incentivos que afetam cada funcionário, o software de folha de pagamento cuida do trabalho.

Gestão da folha de pagamento dos colaboradores | Guia completo
Como o RH faz a gestão da folha de pagamento.

Para que serve um software de folha de pagamento?

O principal objetivo de um software de folha de pagamento é automatizar o processo. Apesar de sua importância, fazê-lo manualmente pode se tornar tedioso, pois muitos dados precisam ser repetidos. Além disso, se a empresa tiver uma grande força de trabalho, será necessário gastar muito tempo na preparação e entrega dos documentos.

No entanto, é importante insistir que qualquer coisa que seja manual ou mesmo baseada em escritório (excel ou word)… gerará erros, especialmente quando a empresa cresce e o número de funcionários aumenta.

Portanto, o mais seguro e eficaz é optar por um software de folha de pagamento que realize todas as ações do processo, inclusive a entrega. O que antes levava dezenas de horas agora pode ser feito em questão de minutos. As informações necessárias estão disponíveis no banco de dados do software de folha de pagamento, que é usado para criar cada documento personalizado de acordo com as circunstâncias do funcionário.

A melhor solução é optar por uma plataforma de folha de pagamento integrada a um software de Recursos Humanos, pois ela está conectada aos demais módulos, facilitando a conexão de dados e possibilitando o monitoramento do processo de geração e o conhecimento em tempo real de dados-chave para a folha de pagamento, como rotatividade de pessoal, registros e cancelamentos, horas extras trabalhadas, evolução dos salários ou quanto cada trabalhador recebe de acordo com seus turnos.

Na Bizneo HR, nos conectamos com diferentes softwares de folha de pagamento de diversos mercados, incluindo alguns dos mais conhecidos, como Primavera, a3innuva, Epsilon, Nivel IV, e-OER, Sage 200 ou Silae, entre outros fornecedores.

Vantagens do software de folha de pagamento para os RH

• Economia de custo e tempo. Isso evita que a equipe se dedique a tarefas que não agregam nenhum valor, como a inserção de novos dados em decorrência de uma alteração nas condições do contrato. Tarefas como essas são realizadas pelo software de folha de pagamento.
• Facilidade de cálculo de variáveis. A situação dos trabalhadores varia muito de um para outro. Alguns trabalharão uma determinada quantidade de horas extras e outros estarão sujeitos a pagamentos de incentivos. Com o uso do software de folha de pagamento, os cálculos são automatizados.
• Digitalização da folha de pagamento. Não é mais essencial arquivar documentos físicos, pois agora eles são digitais. Isso evita a ocupação de muito espaço, simplifica a recuperação de informações em caso de necessidade e facilita a disponibilidade de cópias.
• Redução de erros. Essa é a consequência da automação de grande parte do processo. A intervenção humana é mínima. As informações são extraídas do banco de dados de RH do programa de folha de pagamento para realizar os cálculos em segundos.
• Satisfação dos funcionários. As folhas de pagamento serão executadas e enviadas automaticamente. Graças ao software, cada funcionário pode consultar qualquer dado do documento em seu arquivo. Desde o salário bruto ou líquido até os subsídios a que está sujeito, ele não perderá nenhuma informação essencial.

Como muda o uso de um software de folha de pagamento em PMEs, grandes empresas e escritórios contábeis

Embora as PME, as grandes empresas e escritórios contábeis estejam a tornar-se mais ágeis, cada uma destas organizações altera a forma como funciona quando utiliza software de folha de pagamentos. Como estão sujeitas a uma realidade diferente, a ferramenta ajuda a otimizar e a simplificar o processo. Isto melhora a utilização dos recursos.

PMEs

Muitas vezes, devido sua dimensão, não dispõem de um departamento de recursos humanos, o que as leva a ter uma única pessoa encarregada de gerar os salários. Às vezes, é o proprietário da empresa que é responsável pelas tarefas, o que aumenta sua já elevada carga de trabalho.

Ao utilizar um programa de folha de pagamento, a PME reduz as horas gastas em tarefas relacionadas com o processamento de salários. Poupa tempo na preparação do documento, no seu cálculo e entrega, bem como no cumprimento das responsabilidades sociais e fiscais.

Este último aspeto é interessante, uma vez que consome demasiado tempo e recursos. Além disso, qualquer mudança na legislação pode alterar o fluxo de trabalho que tem sido implementado até à data. As alterações terão de ser pesquisadas, compreendidas e implementadas, a menos que se recorra a um consultor ou gestor externo, com os custos monetários envolvidos.

Grandes empresas

As grandes empresas têm mais recursos para dedicar à gestão dos salários, mas estão sujeitas a maiores complexidades. Sua dimensão dificulta a realização do processo de forma manual ou mecânica, que levará dias a ser concluído. É necessário recolher variáveis que se repetem, de uma forma particular, entre centenas ou milhares de empregados.

Uma característica muito útil para este tipo de empresas é a capacidade do software de folha de pagamentos se adaptar a qualquer tipo de política da empresa, permitindo editar e adicionar os conceitos que cada entidade necessita.

Cada uma delas está sujeita a condições específicas que devem ser reflectidas na seção fiscal, como o imposto sobre o rendimento das pessoas singulares, e isto é apenas um pequeno pormenor, pois há muitas variáveis envolvidas. Automatizando os cálculos e dispondo de um sistema de processamento de salários seguro e em conformidade com a lei… sua gestão é optimizada.

Por outro lado, as funcionalidades que aprofundam a automatização dos processos são fundamentais para este grupo de empresas. Com tantos trabalhadores… querem ter tudo sob controlo com o mínimo de esforço.

Automatização da folha de pagamento e da coleta de incidências na folha de pagamento, notificações e avisos para evitar erros, transmissão e descarga de dados em tempo real, autogestão e acesso a um gestor de documentos para evitar pedidos e solicitações dos trabalhadores de vez em quando.

Escritório de contabilidade

Este é um caso particular, pois elas são responsáveis por gerenciar as folhas de pagamento de várias empresas. O desafio é manter a ordem para atender a cada cliente de acordo com suas características e necessidades.

Quando usam um sistema de folha de pagamento, elas só precisam fazer o que sabem fazer melhor: cobrir os aspectos legais e trabalhistas. Eles deixam a parte tecnológica da coleta de informações dos funcionários para o próprio software de folha de pagamento. Eles se tornam os parceiros perfeitos:

• Software de folha de pagamento – Coleta os dados necessários, transmite-os e permite o acesso à folha de pagamento final. Sincronização e comunicação em tempo real e em um único portal para todas as informações dos funcionários.
• Escritório de contabilidade – Consultoria – Lida com os aspectos legais, trabalhistas e de emprego. Eles ajudam a cumprir a lei e a criar a folha de pagamento com todos os dados fornecidos pela tecnologia. Além disso, devido ao número de clientes que possuem, economizam todo o processo de solicitações e pedidos de dados. Você solicita uma informação a uma agência e ela a fornece de forma reativa, mas não no momento; ela precisa procurá-la e dedicar tempo a isso.

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Como implementar com sucesso o software de folha de pagamento em uma empresa

A implementação de soluções ou aplicativos de folha de pagamento em uma empresa começa com a compreensão das necessidades da própria empresa. Essa etapa inicial é essencial para determinar o software de folha de pagamento correto, pois ajudará a definir quais outros módulos são úteis. Por exemplo, para simplificar a inclusão de incidências no salário, ter informações sobre registro de horas, turnos rotativos, feriados ou se eles ganharam comissões por alto desempenho… facilitará o processo.

Uma vez determinadas as necessidades, serão estabelecidos os objetivos a serem perseguidos e que a ferramenta de folha de pagamento permitirá alcançar. Ao concluir essas duas etapas, você estará em condições de encontrar uma solução completa e eficaz, totalmente adaptada à empresa e a seus funcionários.

É claro que você precisa escolher a melhor solução para sua empresa. Na Bizneo HR, temos uma solução abrangente de RH com software de folha de pagamento incluído. Graças aos diferentes módulos que oferecemos, você terá todas as informações necessárias sobre os colaboradores para a folha de pagamento, que serão mostradas de forma clara e detalhada no documento.

Você poderá conectar seu sistema com empresas de gestão, contador parceiro ou até mesmo outros fornecedores de folha de pagamento; tudo o que for necessário para garantir o pagamento de salários e a conformidade com as leis associadas. Um compromisso real para unificar a gestão de pessoal e otimizar a gestão diária essencial dos Recursos Humanos.