Actualmente, las empresas deben lidiar habitualmente con problemas éticos y morales que se producen dentro de su organización. Con el objetivo de reducir este tipo de situaciones, una de las soluciones más empleada son los softwares de línea ética. Estos facilitan la participación de los diferentes actores en la denuncia segura de actividades ilícitas o conductas inapropiadas, favoreciendo la implantación de una cultura empresarial basada en la ética y la transparencia.
Desde casos de abuso o discriminación hasta uso ilícito de información confidencial o incluso corrupción. Todo aquello que se salga fuera del código interno de una empresa debería ser puesto en juicio e investigado, pues su libre proliferación puede causar serios problemas tanto internos como incluso en el ámbito legal. Y este es precisamente el objetivo de una línea ética.
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¿Qué es y para qué sirve la línea ética?
Una línea ética es un sistema que contiene una serie de políticas, mecanismos y herramientas que permiten a los empleados de una empresa denunciar de forma anónima las irregularidades e infracciones que se cometen dentro de una compañía. Principalmente se pone a disposición de los empleados para que estos puedan alertar a la empresa de cualquier situación que puedan presenciar o vivir en su día a día.
Este tipo de problemas suelen ser muy delicados, y muchos empleados no llegan a denunciar situaciones irregulares por el miedo a las represalias o el temor a perder su empleo. Este sistema de línea ética permite que toda la organización pueda alertar de los hechos sin necesidad de implicarse personalmente.
Por su parte, las empresas que deciden implementar este tipo de sistema buscan frenar posibles casos que afecten al equilibrio interno, dar tranquilidad a sus empleados y crear un ambiente donde reine la confianza y el bienestar. De la misma forma, les ayuda a detectar de forma temprana situaciones difíciles, así como darles solución rápidamente y evitar que se conviertan en casos más graves.
Las organizaciones que tiene una serie de valores y códigos internos desean que estos se cumplan, pues son los cimientos sobre los que se sostienen. Si estos principios se violan, la estructura queda dañada, algo que puede afectar en todos los niveles. Si esto ocurre, el prestigio de la empresa también puede verse afectado, y esto es algo difícil de solucionar. Implementar una línea ética ofrece la oportunidad de evitar todos estos puntos.
¿Qué situaciones se pueden reportar por la línea ética?
Una herramienta de línea ética permite reportar de todo tipo de situaciones contrarias a las políticas de la empresa, sobre todo aquellas que infringen el código moral o ético, aunque también se puede incluir infracciones legales. De forma habitual, las empresas incluyen situaciones como estas:
- Conflictos de intereses: se puede informar de situaciones donde dos o más empleados se encuentran implicados en un conflicto de interés personal, el cual puede afectar a la toma de decisiones y bienestar colectivo.
- Acoso laboral: algunos empleados pueden sufrir desplazamiento o mobbing, abusos contra su persona, desprecio, explotación, amenazas verbales, etc. El afectado o sus compañeros pueden denunciar la situación para que la empresa pueda actuar.
- Acoso sexual: la línea ética también puede ser empleada en caso de sufrir acoso sexual de cualquier tipo y que viole los derechos básicos y la libertad de las personas.
- Discriminación: también puede reportarse problemas de discriminación entre empleados o responsables, ya sea por razones de religión, raza, condición sexual, etnia, etc.
- Tráfico de influencias: en ocasiones, los empleados o jefes pueden emplear su posición de poder en beneficio propio y en contra de los intereses de la empresa.
- Seguridad: también pueden reportarse situaciones que pongan en riesgo la seguridad de los empleados o que incumplan normativas de seguridad laboral.
- Incumplimiento de responsabilidades: también es posible alertar de aquellos empleados que incumplan de manera regular sus responsabilidades.
- Absentismo laboral: asimismo es posible alertar sobre el absentismo laboral o incumplimiento del horario laboral continuado
- Sostenibilidad: los empleados también pueden denunciar un mal uso de los recursos, acciones dañinas contra el medioambiente, etc.
¿Y las situaciones ilegales?
En algunas organizaciones y países (Colombia, Argentina, partes de México…) la línea ética se emplea también para la denuncia de situaciones que van en contra de la ley: corrupción, coacción, estafa, blanqueamiento de capitales, medioambiental, publicidad engañosa… En caso de detectar una situación como esta, el interesado puede alertar mediante este sistema, aunque en otras ocasiones se emplea otro sistema independiente denominado línea de denuncias.
En ambos casos las denuncias sirven permite a la empresa conocer los hechos e iniciar una investigación para esclarecerlos. En los casos más graves, este tipo de denuncias deben elevarse hacia los órganos del estado correspondiente, siendo este un sistema totalmente apto en cuanto a validez legal se refiere. Denuncia y documentos pueden ser empleados para defender los derechos de la empresa, justificar su inocencia individual y reducir el riesgo de ser acusado por un acto ilegal.
Qué aspectos debe tener una línea ética
A la hora de implementar un sistema de línea ética se deben tener en cuenta algunas cuestiones. A pesar de que existen muchas opciones, lo más seguro y sencillo es optar por un software de línea ética digital específico, ya que estos ofrecen las características y funcionalidades optimizadas para las empresas.
Se debería valorar cuestiones como:
- Formulario sencillo: el denunciante debe poder enviar toda la información a través de un formulario sencillo y amigable, así como elegir si se trata de una denuncia anónima o no, indicar personas involucradas o la posibilidad adjuntar documentos.
- Fácil instalación: de la misma forma, el software debe ser fácil de instalar y configurar. Lo ideal es optar por un servicio que ofrezca una puesta en marcha casi instantánea, así como un mantenimiento sencillo y actualizaciones constantes.
- Multiplataforma: el sistema elegido debe ser además multiplataforma, es decir, que tiene que ser accesible desde cualquier tipo de dispositivo y lugar. También debería ofrecer aplicación móvil y web.
- Seguimiento: los denunciantes deben poder seguir su caso a través de un ID de seguimiento, así como recibir notificaciones cada vez que haya alguna novedad en la investigación. También debe ofrecer un espacio de respuesta y capacidad para adjuntar nuevas pruebas.
- Gestión interna: por supuesto también debe incluir un panel de control desde donde los responsables pueden acceder a todas las denuncias, consultar los registros y almacenar los datos de manera ilimitada.
- Confidencialidad: los datos deben registrarse de forma segura y confidencial, asegurándose que cumple tanto con la ley como con el código interno.
Cómo implantar una línea ética en tu organización
Para implantar una línea ética en tu organización lo primero que deberás hacer es conocer, establecer o actualizar el código interno de tu compañía. Los estatutos sobre los que se sostendrá tu cultura de empresa deben estar claros y accesibles para todos los empleados, pues a partir de ahora será la guía sobre la que se sostendrá y juzgará el comportamiento de toda la organización. La dirección debe tomar el mando en esta tarea, pudiendo contar también con la ayuda de cargos intermedios e incluso empleados.
Una vez saldada esta parte, deberás elegir un software de línea ética que cumpla con las anteriores directrices. Un software de Recursos Humanos moderno que cuenta con línea ética como el de Bizneo HR facilitará tanto el registro de las denuncias como su posterior seguimiento y control. Su puesta en marcha se comunicará a toda la plantilla, dando acceso al formulario y ofreciendo soporte en caso de necesitarlo.
La recepción de denuncias se podrá realizar de una forma rápida y sencilla, consultando las pruebas adjuntas y compartiendo el caso con las personas necesarias. El sistema implantado ofrecerá una visión completa de cada caso, así como un histórico de todos los casos registrados a lo largo del tiempo. Gracias a esto se podrá encontrar la solución más adecuada en cada caso.
Por otro lado, una vez implementado, será tratar de seguir mejorando el bienestar de la organización, revisando regularmente el código de conducta e introduciendo mejoras en la prevención y resolución. El objetivo será que, poco a poco, la cultura ética y moral se impregne a todos los niveles, haciendo que el número de casos se reduzca, favoreciendo el bienestar interno y potenciando la imagen de la empresa a nivel externo.
