Con el objetivo de evitar fraudes, ilegalidades y todo tipo de situaciones contrarias a la ley, cada vez más empresas implementan lo que se conoce como línea de denuncias. Se trata de una herramienta desde la que los empleados pueden denunciar anónimamente cualquier situación irregular que puedan detectar en su día a día.
Más allá de evitar sanciones, la línea de denuncias para empresas es también útil para fomentar una cultura empresarial que encaje con el rumbo de la sociedad actual. Los problemas legales, éticos o morales pueden afectar seriamente al prestigio de una empresa y a su capacidad para atraer clientes, talento o proveedores.
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¿Qué es una línea de denuncias?
Una línea de denuncia es una herramienta para que cualquier persona interesada, tanto interna como externa, pueda denunciar anónimamente y de forma confidencial situaciones presuntamente ilícitas. Si un empleado, cliente o proveedor detecta que se está cometiendo una irregularidad legal, pueden notificarlo a través de este sistema.
La implementación de esta herramienta interna tiene como objetivo cubrir varias situaciones de carácter legal. Algunos países, tal como México o Colombia, tienen una legislación en la que se obliga a las empresas disponer de esta vía, a través de la cual, los empleados puedan denunciar infracciones legales como: blanqueo de capitales, protección de datos, fraude, corrupción, extorsión, etc.
Por otro lado, el objetivo de esta herramienta lo encontramos en la posibilidad de que los empleados puedan expresar con libertad este tipo de denuncias. En ocasiones, los trabajadores no quieren poner en riesgo su trabajo y deciden no denunciar situaciones de este tipo. De esta manera, cualquier persona puede alertar sin necesidad de exponer su identidad.
Asimismo, en ocasiones la línea de denuncias puede ser empleada para denunciar conductas poco éticas o que quedan fuera del código de conducta de la empresa. Este tipo de sistemas que cuentan con un software de línea de denuncias pueden ser empleados tanto por grandes y medianas empresas como por organismos e instituciones del sector público.
Descubre las principales diferencias.
¿Es obligatorio disponer de línea de denuncia laboral?
La legislación sobre la que se sustenta la obligatoriedad de disponer de un sistema de línea de denuncia en las empresas puede cambiar según las leyes de cada país. Por ejemplo, en el año 2017 el gobierno de México puso en marcha a Ley General de Responsabilidades Administrativas (LGRA), la cual a través de su artículo 25, obliga a las empresas a implementar una línea de denuncias anónima.
Por su lado, la legislación colombiana también recoge la obligación para las empresas de crear un programa de transparencia que incluya una vía para que los empleados puedan denunciar anónimamente conductas indebidas o ilegales. Esto se recoge en la Circular externa 100-003 de 2016 de la Superintendencia de Sociedades.
Tomando estos países como ejemplo, es necesario que las empresas conozcan la legislación de su país para saber si existe la obligación legal de disponer de una línea de denuncias anónima. Más allá de la ley, se trata de una herramienta muy útil que permite instaurar una cultura de transparencia muy favorecedora para las empresas.
¿Qué funciones tiene la línea de denuncias?
Los delitos empresariales cometidos de forma interna pueden dañar seriamente a las organizaciones, tanto a nivel económico o laboral como al prestigio de su marca o confianza de sus clientes. Los sistemas de línea de denuncias contemplan distintas situaciones y riesgos que pueden llegar a ser muy perjudiciales para las empresas si estas no se atajan a tiempo.
Por ejemplo, imagina que algún alto cargo de la empresa parezca estar realizando alguna acción sospechosa de estafa o corrupción. En caso de que uno de los empleados detecte un hecho similar, podría enviar un formulario a través de la línea de denuncias, describiendo la situación, indicando las personas involucradas y añadir pruebas. Todo ello de forma anónima, evitando el miedo de las consecuencias y protegiendo al denunciante con un sistema seguro.
Los encargados de Recursos Humanos o el responsable de las investigaciones recibirán estas denuncias en la plataforma, desde la cual podrá hacer un seguimiento y actualizar su estado de manera individual, ordenada y limpia. De la misma forma, el denunciante también podrá seguir de forma anónima la denuncia, incluso pudiendo aportar más datos en caso de que sea necesario.
Por otro lado, la denuncia podrá ser compartida con otros miembros de la empresa interesados. Además, los hechos quedarán registradas legalmente, siendo este registro pruebas totalmente válidas que pueden ser utilizadas por las autoridades pertinentes en caso de que sea necesario.
Ventajas de contar con una línea de denuncias empresarial
Contar con una línea de denuncias para empresas ofrece muchos beneficios que afectan a diferentes niveles y áreas de la organización:
- Reputación: el primer punto a destacar es que la línea de denuncias ayuda a cuidar la reputación de una empresa. El prestigio de una compañía puede verse seriamente dañado en caso de que una irregularidad llegue a dominio público. Reparar ese daño a posteriori es complicado en la mayoría de ocasiones.
- Detección temprana: por otro lado, la línea de denuncias pretende evitar que los delitos lleguen a cometerse completamente. Las alertas tempranas pueden atajar el problema de raíz y adelantarse a hechos más graves o irreparables.
- Control del riesgo: la línea de denuncias también ayuda a las empresas a reducir sus riesgos penales en caso de delito. Gracias a las denuncias es posible identificar a sospechosos y culpables. En caso de cometer algún delito, la empresa podría rebajar su condena o incluso demostrar su inocencia.
- Compromiso: su implementación es una muestra de compromiso tanto a nivel interno como externo. Esto permite revalorizar la ética de una organización, mejorar su imagen e instaurar una cultura de transparencia. También es una buen herramienta para evitar conflictos internos y mejorar el clima laboral.
- Ahorro: asimismo, esta herramienta también puede contribuir a reducir los costes legales, pues, además del coste reputacional, algunos delitos también pueden provocar pérdidas monetarias. La inversión en este sistema resulta más económica a medio/largo plazo.
- Mejora: el análisis del histórico de denuncias y su posterior resolución puede ayudar a una empresa a mejorar sus controles legales. A partir de la información recopilada se pueden reforzar las medidas e instaurar nuevas normativas para evitar que se produzcan.
Cómo implantar una línea de denuncias en tu empresa
Aunque en la actualidad existen distintas formas de implantar una línea de denuncias, es necesario que este se adapte tanto a las exigencias de la ley, así como que sea un sistema fácil de utilizar, seguro y robusto. La manera más sencilla de conseguir todas estas características es empleando un software de línea de denuncias.
Este tipo de aplicaciones ofrecen todas las funciones necesarias tanto para empleados como para la propia organización. Además ofrecen una implementación ágil, flexible y adaptable. El proveedor ofrece toda la instalación, puesta en marcha y mantenimiento del software, que estará listo para ser usado. La empresa no tendrá que preocuparse por nada.
Por su parte, el denunciante puede enviar a través de un formulario digital en el que podrá adjuntar todos los detalles, incluyendo el nombre de las personas involucradas e incluso pruebas. Por supuesto, guardando el anonimato en todo momento. El formulario estará disponible tanto en su versión móvil como a través de una web, desde la cual podrá realizar el seguimiento.
Del lado de los responsables, estos dispondrán de todas las facilidades para gestionar las denuncias desde un completo panel. Además de seguimiento y trazabilidad detallada en tiempo real, la plataforma habilita la comunicación bidireccional, un registro histórico, protección de los datos y cumplimiento con las leyes de cada país.
Con el software de línea de denuncias para empresas, incluido en la suite de Recursos Humanos de Bizneo HR, podrás instaurar una cultura que favorecerá el buen clima laboral, la corrección de las malas prácticas y un ambiente de colaboración en el que todos luchan por el bienestar de la organización.
