Modello di organigramma in PowerPoint o Excel: attenzione, è una cattiva idea!

Contare su una corretta strutturazione visiva dell’organigramma aziendale consente di identificare come si raggruppano i dipendenti e i reparti, conoscere le gerarchie e comprendere meglio il funzionamento di un’azienda.

Alcune aziende scelgono ancora di creare il proprio modello di organigramma in PowerPoint o Excel, non rendendosi conto che questo approccio non è solo inefficiente, ma che può portare anche a gravi errori di valutazione.

In questo articolo scopriamo insieme come strutturare un organigramma aziendale, perché è importante, e quali sono le principali alternative per crearlo.

L’importanza dell’organigramma aziendale

La funzione di questi grafici gerarchici, o organigrammi, è duplice: da un lato, sono strumenti informativi; dall’altro, rappresentano strumenti di analisi che aiutano a individuare e risolvere eventuali criticità nella struttura organizzativa. In altre parole, l’organigramma è uno strumento fondamentale per garantire una crescita naturale e in linea con la strategia aziendale.

Non bisogna dimenticare che il modo in cui un’azienda viene organizzata e strutturata ha un impatto diretto sulla sua produttività. A seconda degli obiettivi e delle necessità aziendali, sarà necessario scegliere un organigramma specifico e il supporto o il programma più adatto per crearlo. Una delle opzioni più comuni è il modello di organigramma in PowerPoint, ma si tratta di una cattiva idea.

Esempio di un modello di organigramma in PowerPoint o Excel

Ti offriamo un modello di organigramma in PowerPoint affinché tu possa verificare che si tratta di un sistema inefficace per un’azienda e che la soluzione più ottimale sarebbe sfruttare la digitalizzazione per dotarsi di un sistema organizzativo all’altezza.

Compila il modulo e te lo invieremo via email in modo totalmente gratuito.

Perché non utilizzare un modello di organigramma in PowerPoint o Excel

1. Un modello di organigramma non è scalabile

Quando si parla di scalabilità si intende la capacità di espandere i propri processi. Se la tua azienda cresce e si creano nuovi reparti, sarai costretto a modificare l’organigramma.

Con un modello in PowerPoint, questo comporterà praticamente una riprogettazione completa, con la conseguente perdita di tempo. In definitiva, non è in grado di adattarsi al naturale sviluppo aziendale né alla strategia di business.

2. Problemi di accessibilità

Un ulteriore problema nell’utilizzo di un modello in PowerPoint riguarda l’accesso al documento.

• Innanzitutto, c’è il rischio di non rispettare la normativa italiana sulla protezione dei dati, esponendo così informazioni riservate.
• In secondo luogo, la posizione del file potrebbe non essere facilmente reperibile, impedendo ai nuovi dipendenti di accedervi per comprendere meglio l’organizzazione.

3. Possibilità di immissione di dati errati e duplicazioni

Utilizzare un modello in PowerPoint implica l’inserimento manuale dei dati, operazione soggetta a errori umani, duplicazioni e altri problemi.
Inoltre, questo metodo non offre alcuna tracciabilità: non è possibile monitorare come si è evoluta l’informazione contenuta nell’organigramma, né la struttura organizzativa nel tempo.

4. Mancanza di integrazione con altri strumenti di gestione del personale

Per sfruttare al massimo le funzionalità di un organigramma, è ideale che esso si sincronizzi con altri strumenti per la gestione del personale.
Ad esempio, se desideri conoscere le funzioni di un determinato dipendente o reparto, monitorare il loro rendimento e la produttività, una sincronizzazione vi permetterebbe di accedere rapidamente a tutti questi dati.
Un modello in PowerPoint non è dinamico: non consente ricerche con menu a tendina o modifiche massive.

5. Design poco efficace

Oltre a strutturare l’organizzazione, l’organigramma deve rispecchiare il design corporativo e l’immagine del marchio.
Creare un buon design in formato (.pptx) richiede tempo e dedizione, mentre i modelli disponibili tendono a essere privi di originalità e incapaci di trasmettere i valori aziendali.

6. Problemi di compatibilità

Le versioni più recenti di PowerPoint salvano i file in formato (.pptx), il che può creare problemi di compatibilità con utenti che utilizzano versioni precedenti, in grado di leggere solo il formato (.ppt). Questo può diventare un problema se il destinatario del modello non dispone dell’ultima versione del software.

Alternative al modello di organigramma in PowerPoint

Nel mercato attuale esistono numerose soluzioni software che consentono di evitare le limitazioni frustranti dei modelli in PowerPoint.
Bizneo HR – software leader per la gestione integrata delle Risorse Umane – ha sviluppato una piattaforma digitale per la creazione di organigrammi, facile da usare e in grado di adattarsi alle esigenze di aziende di ogni dimensione e settore.

Grazie a questa piattaforma:

• Potrai abbandonare il vecchio metodo basato su carta e fogli di calcolo.
• I tuoi organigrammi avranno un look moderno e attuale.
• Prenderai decisioni più rapide e precise per la gestione del team e della sua distribuzione di carico di lavoro.
• Sarai in grado di soddisfare le esigenze aziendali, sia che lavori in una grande impresa o in un’azienda in espansione.
• Ridurrai il rischio di duplicazioni.
• Potrai sincronizzare il sistema con gli altri strumenti per la gestione delle Risorse Umane offerti da Bizneo HR.
• Creerai organigrammi aziendali su misura (generali, specifici, ecc.).
• Aggiornerai gli organigrammi in modo rapido e semplice (modifiche massive con pochi clic, ricerche automatizzate con menu a tendina, ecc.).
• Incrementerai l’impegno del team, garantendo una visione globale e trasparente dell’azienda.
• Accelererai il processo di onboarding dei nuovi dipendenti.
• Favorirai la comunicazione interna.

AUDIT DELLE RISORSE UMANEScopri come analizzare lo stato di salute delle tue politiche HR.

7 passi per realizzare un buon organigramma

Sia che tu decida di scaricare un modello di organigramma in PowerPoint o di implementare un software di organigrammi di ultima generazione, ecco i passaggi fondamentali per creare un diagramma organizzativo chiaro ed esaustivo:

1. Determina la gerarchia lavorativa (la catena di comando), partendo dall’alto verso il basso.
2. Segmenta l’azienda per reparti e stabilisci l’ampiezza del comando per ogni supervisore.
3. Assegna compiti e responsabilità specifiche a ciascun gruppo di dipendenti.
4. Identifica e chiarisci le reali opportunità di mobilità interna per i tuoi dipendenti.
5. Assicurati di offrire una visione aziendale il più globale possibile.
6. Progetta i tuoi organigrammi in modo intuitivo e con un design esteticamente gradevole.
7. Analizza l’organigramma realizzato per individuare eventuali criticità e proporre soluzioni.