Il tuo software HR utilizza intelligenza artificiale per lo screening dei CV, la valutazione delle performance o l’assegnazione delle attività formative? Allora la tua azienda opera un sistema ad alto rischio secondo il Regolamento europeo sull’intelligenza artificiale e dovrà adeguare i propri processi entro dicembre 2027.
Secondo l’indagine ISTAT, il 16,4% delle aziende italiane con almeno 10 addetti utilizza già almeno una tecnologia di intelligenza artificiale, una quota raddoppiata rispetto all’anno precedente.
La norma non si applica solo alle aziende tecnologiche. Si applica a qualsiasi azienda che utilizzi intelligenza artificiale nei propri processi di gestione del personale, e non adeguarsi può costare fino a 35 milioni di euro in sanzioni.
Cos’è la legge sull’intelligenza artificiale dell’UE (AI Act)
La legge sull’intelligenza artificiale dell’UE, nota come AI Act, è la prima normativa al mondo che regola l’uso dell’intelligenza artificiale con un approccio basato su livelli di rischio: inaccettabile, alto, limitato e minimo.
La norma distingue due figure con obblighi propri: il fornitore, che sviluppa il sistema di AI, e il deployer, ovvero l’azienda che lo utilizza nella propria attività.
Per un team HR che lavora con strumenti di AI, la responsabilità di rispettare la norma ricade anche sull’azienda stessa. La conformità del fornitore non esenta il deployer dai propri obblighi.
Perché l’AI nelle Risorse Umane è considerata ad alto rischio
La legge sull’intelligenza artificiale classifica come ad alto rischio i sistemi di AI utilizzati nell’ambito dell’occupazione e della gestione del personale. In concreto, distingue due grandi aree:
- Recruiting e selezione del personale: pubblicazione di offerte mirate, screening dei CV e filtro delle candidature, valutazione dei candidati in colloqui o prove.
- Decisioni sul rapporto di lavoro: promozione, cessazione del contratto, assegnazione di mansioni basata su comportamento o caratteristiche personali, e supervisione o valutazione delle performance.
Questa classificazione non dipende dalla dimensione dell’azienda né dal volume di dati che lo strumento elabora. Dal momento in cui uno strumento HR utilizza AI per una qualsiasi di queste funzioni, l’azienda che lo opera assume gli obblighi del Regolamento come deployer.
Nella pratica, l’AI Act riguarda strumenti che molti team HR utilizzano già quotidianamente: ATS con screening automatico, software di valutazione con scoring algoritmico, piattaforme di formazione che assegnano percorsi tramite AI o chatbot che rispondono alle richieste dei dipendenti sulle condizioni di lavoro.
Calendario di applicazione della legge sull’intelligenza artificiale
La legge è entrata in vigore nell’agosto 2024 con un calendario di applicazione progressivo. Il pacchetto legislativo noto come Digital Omnibus ha rinviato gli obblighi più stringenti per i sistemi ad alto rischio a dicembre 2027, per concedere alle aziende un margine di adeguamento più ampio.
Adeguarsi al regime di alto rischio richiede un audit degli strumenti in uso, la verifica della documentazione del fornitore, l’assegnazione di responsabili della supervisione e la formazione del team. Un processo che richiede mesi e che conviene avviare con largo anticipo rispetto al 2027.
Pratiche di intelligenza artificiale vietate nell’ambiente di lavoro
La legge sull’intelligenza artificiale vieta in modo assoluto determinati usi dell’AI che riguardano direttamente l’ambito lavorativo. Questi divieti sono esigibili dal febbraio 2025 e non ammettono eccezioni.
- Inferenza emotiva sul luogo di lavoro. È vietato utilizzare sistemi di AI per rilevare o interpretare le emozioni di dipendenti o candidati tramite analisi facciale, tonalità della voce o indicatori biometrici.
- Punteggio sociale. La legge vieta di classificare i lavoratori tramite sistemi di punteggio basati sul loro comportamento sociale o su caratteristiche personali, quando tale classificazione generi un trattamento sfavorevole o sproporzionato.
- Manipolazione subliminale. I sistemi di AI che utilizzano tecniche subliminali o deliberatamente manipolatorie per alterare il comportamento di una persona senza che questa ne sia consapevole sono vietati.
La responsabilità di verificare che gli strumenti HR non incorporino pratiche di AI vietate dalla legge sull’intelligenza artificiale ricade sull’azienda che li utilizza, non sul fornitore.
Obblighi dell’AI Act per le aziende
Adeguare l’azienda all’AI Act non si risolve con un aggiornamento del software. La legge esige che l’organizzazione stessa formi il proprio team, designi i responsabili della supervisione, documenti l’impatto di ogni sistema di AI e ne comunichi l’uso ai lavoratori.
| Obbligo | In cosa consiste | Da quando | Chi coinvolge |
| Alfabetizzazione in materia di AI | Garantire che le persone che utilizzano sistemi di AI abbiano una formazione sufficiente per comprenderne il funzionamento e i limiti | Febbraio 2025 | Responsabile HR, recruiter, qualsiasi utente del sistema |
| Trasparenza | Informare le persone quando interagiscono con un sistema di AI | Agosto 2026 | Responsabile HR, recruiter |
| Supervisione umana effettiva | Designare persone con competenze adeguate per interpretare i risultati del sistema e annullarne le decisioni | Dicembre 2027** | Recruiter, responsabili della valutazione, manager |
| Verifica di conformità | Verificare che il fornitore abbia fornito la documentazione tecnica e la conformità prima di attivare il sistema | Dicembre 2027** | Responsabile HR, DPO, team IT |
| Valutazione d’impatto sui diritti fondamentali (FRIA) | Valutare l’impatto del sistema di AI su candidati e dipendenti prima della sua messa in funzione | Dicembre 2027** | Responsabile HR, DPO, ufficio legale |
| Conservazione dei registri | Mantenere un registro automatico dell’attività del sistema per un minimo di sei mesi | Dicembre 2027** | DPO, team IT |
| Informazione ai lavoratori | Informare i lavoratori interessati e le loro rappresentanze sindacali prima di mettere in servizio un sistema di AI ad alto rischio | Dicembre 2027** | Responsabile HR, rappresentanze sindacali |
*Data prevista secondo il calendario ufficiale della Commissione Europea (AI Act Service Desk), condizionata alla disponibilità delle norme armonizzate necessarie per applicare le disposizioni relative ai sistemi di AI utilizzati nella selezione del personale, nella valutazione e nella formazione (Allegato III del Regolamento).
Come la legge sull’intelligenza artificiale impatta sulle Risorse Umane
La legge sull’intelligenza artificiale stabilisce obblighi diversi per ogni strumento HR in base a ciò che fa con l’AI. Un ATS che scarta candidati ha obblighi diversi da un chatbot che risponde a domande sulle ferie. Capire cosa esige la legge per ogni strumento è il primo passo per sapere dove si trova la tua azienda e cosa deve cambiare.
AI nel recruiting e nella selezione del personale
Il recruiting è l’area HR in cui la legge sull’intelligenza artificiale ha il maggiore impatto. Qualsiasi sistema di AI applicato al recruiting che pubblichi offerte mirate, filtri candidature, assegni un punteggio ai profili o analizzi le risposte nei colloqui è considerato ad alto rischio.
La legge esige che il candidato possa sapere perché è stato scartato. Se l’ATS mostra solo un punteggio finale senza dettaglio dei criteri, l’azienda non ha modo di giustificare la decisione di fronte a un reclamo.
Un ATS conforme all’AI Act deve spiegare su quali criteri si basa ogni raccomandazione (formazione, esperienza, competenze) e richiedere che il responsabile della selezione verifichi e convalidi prima che qualsiasi scarto diventi definitivo.
L’ATS di Bizneo HR utilizza Agenti AI nell’intero processo di selezione: redazione delle offerte, screening, colloqui vocali e analisi dei candidati. Il recruiter decide quali funzioni attivare in ogni processo e convalida ogni scarto prima che diventi definitivo, garantendo la supervisione umana richiesta dall’AI Act.
AI nella valutazione delle performance
Quando una valutazione delle performance alimenta una decisione sul rapporto di lavoro (promozione, revisione salariale, provvedimento disciplinare), il lavoratore ha il diritto di sapere come è stato calcolato il proprio punteggio.
Se il software genera una «performance del 74%» senza spiegare quali variabili lo compongono né quale peso abbia ciascuna, l’azienda resta esposta di fronte a qualsiasi reclamo. Un sistema conforme all’AI Act deve mostrare i criteri di valutazione, il peso di ogni fattore e conservare quel dettaglio in uno storico consultabile.
Bizneo HR consente di configurare valutazioni basate su competenze, obiettivi e KPI con criteri visibili e ponderati. L’AI analizza i risultati di ogni valutazione, rileva rischi, identifica punti di miglioramento e genera raccomandazioni di sviluppo. Il responsabile verifica e convalida ogni valutazione prima che abbia effetti sulla carriera del dipendente.
AI nella gestione del talento e nelle decisioni sul rapporto di lavoro
Quando l’AI partecipa a decisioni di promozione, mobilità interna o cessazione del contratto, l’azienda è tenuta a effettuare una Valutazione d’impatto sui diritti fondamentali (FRIA) prima di attivare il sistema. Questa valutazione deve documentare quale impatto ha lo strumento sui diritti dei lavoratori interessati.
Se uno strumento raccomanda una promozione o una cessazione basandosi su uno scoring algoritmico, l’azienda deve poter dimostrare quali criteri ha utilizzato il sistema, che un responsabile ha verificato la raccomandazione e che il lavoratore è stato informato dell’uso dell’AI nel processo.
Bizneo HR predice, con una precisione minima garantita dell’80%, quali dipendenti sono a rischio di dimissioni o assenteismo. L’algoritmo rileva segnali come il feedback, le performance o il coinvolgimento e calcola un livello di rischio individuale per dipendente, affinché il responsabile identifichi le cause reali dietro ogni allerta e agisca di conseguenza.
AI nella pubblicazione delle offerte di lavoro (multiposting)
La legge sull’intelligenza artificiale classifica come ad alto rischio i sistemi di AI che segmentino il pubblico di un’offerta di lavoro, ovvero che decidano a quali profili mostrarla e a quali no. Se l’algoritmo esclude determinati gruppi dalla diffusione, l’azienda si espone a un reclamo per discriminazione indiretta.
Inoltre, la Direttiva sulla trasparenza salariale obbliga a comunicare la fascia retributiva al candidato prima del primo colloquio, sia nell’offerta stessa sia attraverso un’altra via.
Bizneo HR pubblica offerte su oltre 200 portali e consente al recruiter di scegliere su quali canali pubblicare ogni offerta, senza segmentazione algoritmica. Ogni pubblicazione resta registrata con il canale, la data e il contenuto per facilitare l’audit di fronte a qualsiasi reclamo.
AI nella formazione e nello sviluppo professionale
Quando l’AI decide quale formazione riceve ogni dipendente, sta prendendo decisioni che incidono direttamente sul suo sviluppo professionale e, in ultima analisi, sulle sue possibilità di promozione. Se quell’assegnazione si correla con il genere, l’anzianità o l’origine, si configura come discriminazione indiretta nelle condizioni di impiego.
Il rischio aumenta quando i dati della formazione (chi completa quali corsi e con quale risultato) alimentano successivamente decisioni di valutazione o promozione. In quel caso, il sistema di formazione rientra a pieno titolo nell’ambito ad alto rischio della legge sull’intelligenza artificiale e richiede gli stessi requisiti di trasparenza, tracciabilità e supervisione umana.
Il sistema deve poter spiegare perché assegna una determinata attività formativa a un dipendente e documentare il criterio utilizzato: posizione, livello di competenza, lacuna rilevata o requisito normativo.
AI nella comunicazione interna e chatbot HR
Se l’azienda dispone di una knowledge base HR con chatbot o assistenti virtuali che rispondono alle richieste dei dipendenti su permessi, ferie o policy interne, il dipendente deve sapere che sta interagendo con un’intelligenza artificiale.
Il rischio principale è che il chatbot risponda con informazioni errate o non aggiornate. Se un dipendente chiede quanti giorni gli spettano per trasloco e il chatbot risponde “uno” quando il suo CCNL ne prevede due, il dipendente perde un giorno che gli spettava di diritto. Quando l’azienda stabilisce un chatbot come canale ufficiale di consultazione, una risposta errata può condizionare l’esercizio dei diritti del lavoratore.
Un chatbot HR conforme alla legge sull’intelligenza artificiale deve essere collegato alla documentazione interna vigente, informare il dipendente che sta interagendo con un’AI e attivare la supervisione umana quando la richiesta riguarda diritti del lavoratore.
Sanzioni della legge sull’intelligenza artificiale
Il regime sanzionatorio dell’AI Act stabilisce tre livelli di sanzioni in base alla gravità della violazione:
| Tipo di violazione | Sanzione massima | Esempio nelle Risorse Umane |
| Uso di un sistema di AI vietato | Fino a 35 M€ o il 7% del fatturato globale | Utilizzare software che inferisca le emozioni dei candidati nei colloqui tramite analisi facciale o vocale |
| Violazione degli obblighi per sistemi ad alto rischio o di trasparenza | Fino a 15 M€ o il 3% del fatturato globale | Operare un ATS con screening automatico senza supervisione umana, senza conservare i log o senza informare i lavoratori |
| Fornire informazioni inesatte alle autorità | Fino a 7,5 M€ o l’1% del fatturato globale | Dichiarare che un sistema di valutazione con AI non è ad alto rischio quando lo è |
In Italia, la vigilanza sul rispetto dell’AI Act è affidata a tre autorità: AGID (Agenzia per l’Italia Digitale) per la conformità tecnica, il Garante per la protezione dei dati personali per gli aspetti relativi al trattamento dei dati e l’ACN (Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale) per la sicurezza informatica dei sistemi di AI.
Come preparare il team HR alla conformità con l’AI Act
Adeguarsi all’AI Act richiede di verificare gli strumenti utilizzati dal team HR, capire quali obblighi si applicano a ciascuno e adattare i processi interni prima che le scadenze si esauriscano.
Il primo passo è un audit degli strumenti HR che già utilizzano intelligenza artificiale: l’ATS, il software di valutazione, i chatbot interni, gli strumenti di formazione. Per ciascuno, occorre identificare se rientra nella categoria ad alto rischio secondo la legge e quali obblighi comporta.
- Verificare la documentazione del fornitore. Accertarsi che disponga della documentazione tecnica e della dichiarazione di conformità richieste dalla legge prima di attivare qualsiasi sistema ad alto rischio.
- Designare i responsabili della supervisione umana. Persone con la competenza e l’autorità per interpretare i risultati dell’AI e annullarne le decisioni quando necessario.
- Formare il team sull’alfabetizzazione in materia di AI. Questo obbligo è già in vigore dal febbraio 2025 e si applica a tutte le persone che operano o utilizzano sistemi di AI.
- Informare lavoratori e rappresentanze sindacali. I dipendenti interessati e le rappresentanze sindacali devono conoscere quali sistemi di AI vengono utilizzati prima della loro messa in servizio.
- Conservare i registri di attività. Ogni sistema di AI ad alto rischio deve mantenere un log della propria attività per un minimo di sei mesi, accessibile per audit e per le autorità di vigilanza.
Bizneo HR riunisce in un’unica piattaforma strumenti di recruiting, valutazione, formazione, comunicazione interna e gestione del personale. L’AI seleziona, analizza e predice. Il tuo team verifica, convalida e decide. La tracciabilità di ogni azione resta registrata nel sistema, facilitando gli audit interni e la documentazione richiesta dalla legge.
Ogni azienda che lavora con Bizneo HR può contare su un consulente dedicato durante l’implementazione e l’utilizzo del software, con un tasso di soddisfazione del supporto del 98%. Di fronte a una normativa come l’AI Act, avere accesso diretto a un team che conosce la tua configurazione e il contesto normativo riduce il rischio di errori di conformità che possono costare fino a 35 milioni di euro.
