Formación bonificada FUNDAE | Cómo gestionarla con Bizneo HR

En el entorno empresarial actual, la formación continua se ha convertido en un pilar esencial para mantener la competitividad y fomentar el desarrollo profesional de los trabajadores. En España, las empresas tienen la oportunidad de acceder a la formación subvencionada a través de los créditos FUNDAE (Fundación Estatal para la Formación en el Empleo), lo que facilita la inversión en capacitación sin aumentar los costes operativos.

Sin embargo, gestionar estos créditos y asegurar su aprovechamiento completo puede ser un desafío administrativo para muchas organizaciones debido a la estructura del proceso de alta, seguimiento y finalización de cada formación.

En Bizneo HR, entendemos la importancia de contar con un sistema de gestión eficaz que permita optimizar este tipo de formación. Nuestro software de Recursos Humanos incorpora un módulo de formación diseñado específicamente para facilitar y automatizar los procesos de FUNDAE, desde el alta de las acciones formativas y los grupos formativos hasta la documentación final. Así, las empresas solo necesitan cargar un archivo XML en la plataforma, y Bizneo HR se encarga del resto. 

¿Qué es FUNDAE y qué trabajadores pueden acceder a la formación bonificada?

FUNDAE (Fundación Estatal para la Formación en el Empleo) es una plataforma gubernamental que, junto con la Tesorería General de la Seguridad Social, gestiona el sistema de formación profesional para el empleo en España. Este sistema permite a las empresas ofrecer formación a sus trabajadores utilizando un crédito anual para financiar acciones formativas.

De esta forma, las empresas pueden ofrecer formación a sus empleados sin incurrir en costes adicionales, ya que estos se financian a través de los créditos disponibles. El objetivo de FUNDAE es impulsar la capacitación de los trabajadores, así como mejorar la competitividad de las empresas españolas y su adaptación a los cambios del mercado.

Cualquier empresa que tenga un centro de trabajo en España puede acceder a esta formación bonificada. Estas pueden seleccionar cualquier tipo de formación que consideren necesaria para sus empleados (siempre y cuando esté relacionada con la actividad de la empresa).

Los trabajadores que pueden beneficiarse de esta formación bonificada son aquellos que cotizan por formación profesional, incluyendo tanto a trabajadores fijos como temporales. Es importante recordar que los autónomos y funcionarios públicos no pueden acceder a este tipo de formación, ya que no cotizan por este concepto.

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¿Cómo se subvenciona la formación FUNDAE?

La formación FUNDAE se subvenciona a través de un sistema de bonificaciones en las cuotas de la Seguridad Social. Cada empresa dispone de un crédito anual para formación, calculado en función de su tamaño y de las cotizaciones por formación profesional realizadas el año anterior. Este crédito puede utilizarse para financiar acciones formativas a lo largo del año.

Cada empresa recibe una cantidad de crédito que se calcula empleando la siguiente fórmula:

Crédito de formación = Cuantía ingresada por formación profesional (Suma Base otras Cotizaciones x 0,7 %) x Porcentaje de bonificación según plantilla

El porcentaje de bonificación varía según el tamaño de la empresa:

• 100% para empresas de 1 a 9 trabajadores
• 75% para empresas de 10 a 49 trabajadores
• 60% para empresas de 50 a 249 trabajadores
• 50% para empresas de 250 o más trabajadores

Una vez calculado el crédito, las empresas deberán utilizarlo, por defecto, durante el ejercicio presente. Primero, las empresas, deben planificar y ejecutar las acciones formativas que deseen implementar. Es decir, deben adelantar el pago de estas acciones, las cuales pueden incluir cursos presenciales, online o mixtos.

Una vez realizadas las formaciones, las empresas pueden aplicar las bonificaciones correspondientes en sus cotizaciones a la Seguridad Social.

En caso de no utilizar los créditos disponibles, las empresas con menos de 50 trabajadores pueden acumular el crédito no utilizado para los 2 años siguientes. Eso sí, deben notificarlo a la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo antes del 30 de junio del año en curso. En el caso de empresas más grandes, el crédito no utilizado se pierde.

Además, las empresas también disponen de crédito extra conocido como PIF (Permiso Individual de Formación). Está dirigido a trabajadores que quieren estudiar una titulación oficial mientras mantienen su empleo. Este permiso permite a los trabajadores ausentarse de su puesto de trabajo durante un máximo de 200 horas laborales por año académico o curso, sin perder su salario.

Ejemplo de cálculo del crédito de formación para una empresa de 20 trabajadores

Imagina que una empresa de 20 empleados ha ingresado 10.000€ en concepto de formación profesional durante el año anterior. Aplicando la fórmula, el cálculo sería el siguiente:

Crédito de formación = 10.000€ x 75% (porcentaje para empresas de 10 a 49 trabajadores) = 7.500€

Por lo tanto, esta empresa dispondría de 7.500 € para invertir en formación bonificada durante el año en curso. En el caso de no utilizar todo el crédito disponible, podría acumular el remanente para los 2 años siguientes, siempre y cuando lo notifique a FUNDAE a través de su web. Una vez realizado todo el proceso formativo, la empresa podrá obtener la bonificación correspondiente en sus cotizaciones a la Seguridad Social.

Este proceso de bonificación se realiza de forma automática a través del sistema RED de la Tesorería General de la Seguridad Social. Es importante tener en cuenta que la empresa debe mantener la documentación justificativa de la formación durante un período de 4 años para posibles inspecciones.

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Cómo es el proceso de gestión de la formación bonificada mediante FUNDAE

A pesar de que el sistema de formación bonificada FUNDAE está bien ideado y permite a las empresas ahorrar en costes de formación, es necesario cumplimentar adecuadamente la burocracia relacionada para acceder a ella.

Aunque el proceso es algo tedioso, no es tan complicado como parece, sobre todo si cuentas con asesoramiento y tienes una herramienta que te facilite la recopilación de toda la información durante las diferentes etapas.

1. Alta de la acción formativa

El primer paso para acceder a las bonificaciones de FUNDAE es registrar en la plataforma la formación que se desea impartir. Para darse de alta en la aplicación telemática de FUNDAE es necesario identificarse con un certificado digital, Cl@ve o DNI electrónico.

Al dar de alta la formación habrá que proporcionar todos los detalles de la acción formativa, como el nombre del curso, la modalidad (presencial, online o mixta), fecha de inicio, duración, los objetivos o el contenido.

2. Alta del grupo formativo

El segundo paso es dar de alta el grupo formativo correspondiente, o lo que es lo mismo, especificar los detalles de los trabajadores que recibirán la formación.

Esto incluye información como el número de participantes, las fechas concretas de inicio y fin del curso, el horario, el lugar de impartición (si es presencial) e información sobre el centro de formación o los formadores. El grupo formativo debe darse de alta antes de iniciar la formación.

Tanto el alta de la acción formativa como del grupo formativo puede realizar a través de formulario o mediante la subida de un fichero XML que contenga toda la información.

Bizneo HR, a través de su módulo de formación, automatiza la generación de este fichero a partir de los datos introducidos, completando algunos campos de forma automática. Esto ahorra mucho tiempo y reduce errores en el proceso de solicitud de bonificaciones. Además, la plataforma mantiene un registro actualizado de todas las formaciones realizadas, facilitando el seguimiento y la gestión de los créditos disponibles.

3. Completar la formación

Una vez cumplimentados los pasos anteriores, la formación puede comenzar. Durante este período, se tendrá que mantener un registro detallado de la asistencia y participación de los empleados. Esto incluye hojas de asistencia firmadas para cursos presenciales o registros de acceso para formaciones online. Los trabajadores deben completar la formación en su totalidad para poder beneficiarse de la bonificación.

Hay que recordar que cualquier cambio en la formación, como modificaciones en las fechas o en el número de participantes, debe ser comunicado a FUNDAE. Además, es importante salvaguardar toda la documentación relacionada con la formación, incluyendo facturas y materiales didácticos, para posibles auditorías futuras.

Tanto el registro de asistencia como el almacenamiento seguro de toda la documentación puede realizarse fácilmente gracias al software de gestión de formación de Bizneo.

4. Comunicar la finalización de la formación

Una vez la formación ha concluido, es necesario comunicar su finalización a FUNDAE. Esto se hace a través de la misma plataforma telemática donde se dio de alta la acción formativa. En esta comunicación, se debe proporcionar información a sobre la realización del curso, incluyendo las fechas reales de inicio y fin, el número final de participantes y las horas totales de formación impartidas.

5. Solicitud de la bonificación FUNDAE

Por último, la empresa puede aplicarse la bonificación de la formación FUNDAE hasta la presentación del boletín de cotización del mes de diciembre del año en curso. Este proceso se realiza a través del sistema RED de la Tesorería General de la Seguridad Social, donde la empresa debe indicar el importe a bonificar. La empresa debe estar al corriente de sus obligaciones con la Seguridad Social y Hacienda para poder aplicar la bonificación.

Módulo de formación de Bizneo HR: cómo optimizar la gestión de FUNDAE

Como venimos comentando, el módulo de formación del software de RR. HH. de Bizneo HR permite automatizar gran parte del proceso de gestión de la formación bonificada FUNDAE. Esta herramienta facilita la creación y seguimiento de acciones formativas, la gestión de grupos y la generación de la documentación necesaria.

Partimos que se trata de un programa de gestión de la formación donde las empresas pueden planificar y gestionar todas sus actividades formativas de manera eficiente. Permite crear planeas de desarrollo para tus empleados de manera personalizada, basándose también en las evaluaciones de desempeño y las habilidades identificadas. Además, el módulo facilita la gestión de inscripciones, el seguimiento de la asistencia y la evaluación de la eficacia de las formaciones.

Este aprovecha la información ya existente en el sistema de recursos humanos para simplificar el proceso de gestión de FUNDAE. Al integrar los datos de los empleados y los cursos, el módulo puede generar automáticamente los ficheros XML necesarios para dar de alta las acciones formativas y los grupos en la plataforma FUNDAE.

Como también es posible controlar la asistencia a través de la plataforma, se puede generar automáticamente un registro de la participación de los empleados en las formaciones. Esto facilita enormemente la tarea de documentar la asistencia, que es un requisito obligatorio para obtener la bonificación FUNDAE. A

Además, el módulo permite realizar un seguimiento en tiempo real del crédito de formación disponible y utilizado. Se pueden gestionar los créditos restantes y calcular los costes de formación de manera precisa y detallada.

Beneficios de gestionar la formación FUNDAE con Bizneo HR

• Optimización del tiempo y recursos: automatiza gran parte del proceso administrativo, reduciendo el tiempo dedicado a tareas burocráticas. Esto permite al departamento de RR.HH. enfocarse en aspectos más estratégicos del desarrollo del personal.
• Menors errores: minimiza los errores humanos en la gestión de documentación, asegurando un proceso más eficiente y preciso.
• Mayor aprovechamiento del crédito formativo: facilita el seguimiento del crédito disponible y utilizado, permitiendo a las empresas maximizar su inversión en formación. El sistema alerta sobre créditos no utilizados, ayudando a planificar acciones formativas antes de que expire el plazo.
• Mejor experiencia formativa para los empleados: al centralizar la gestión de la formación, los empleados tienen un acceso más fácil y directo a la información sobre los cursos disponibles y su progreso formativo. Esto fomenta una mayor participación y compromiso con el desarrollo profesional.
• Comunicación: la plataforma permite una comunicación más fluida entre el departamento de RR.HH. y los empleados en relación con las oportunidades de formación.
• Cumplimiento normativo simplificado: ayuda a las empresas a cumplir con los requisitos legales de FUNDAE de manera más sencilla. Automatiza la generación de documentos necesarios y mantiene un registro actualizado de todas las actividades formativas, facilitando así posibles auditorías futuras. Esto reduce el riesgo de incumplimiento normativo y las potenciales sanciones asociadas
• Integración con otros módulos de RR. HH.: al ser parte de una suite completa de gestión de recursos humanos, el módulo de formación de Bizneo HR se integra perfectamente con otras funcionalidades como la evaluación del desempeño o la contratación del talento. Esto permite una visión más holística del desarrollo de los empleados, alineando la formación con los objetivos estratégicos de la empresa y las necesidades individuales de cada trabajador.

En conjunto, y gracias a todas estas funcionalidades, es posible automatizar gran parte del proceso administrativo asociado a la formación bonificada FUNDAE. Esto no solo ahorra tiempo y reduce errores, sino que también permite a las empresas aprovechar al máximo sus créditos de formación. La simplificación de estos trámites burocráticos permite a los departamentos de RR. HH. centrarse en lo verdaderamente importante: el desarrollo y la mejora continua de sus empleados.