Le registre unique du personnel (RUP) est un document obligatoire que toute entreprise doit tenir dès l’embauche de son premier salarié. Destiné à garantir la transparence des embauches et à faciliter les contrôles de l’administration, il constitue un outil central de traçabilité RH.
Au-delà de son obligation légale, bien tenir à jour un registre unique du personnel (RUP) permet aussi de sécuriser la gestion des effectifs, de limiter les erreurs administratives et de mieux préparer d’éventuels contrôles de l’inspection du travail.
Dans cet article, nous détaillons qui est concerné par cette obligation, les informations à y faire figurer, les formats autorisés et les solutions RH pour automatiser la gestion du registre unique du personnel en toute conformité.
Index
Qu’est-ce que le registre unique du personnel (RUP) ?
Le RUP est un document réglementaire qui centralise l’ensemble des informations relatives aux embauches effectuées par l’entreprise. Son objectif est d’assurer la traçabilité des effectifs et de permettre aux administrations de vérifier rapidement la régularité des embauches et des statuts des salariés.
Un outil de suivi obligatoire dès la première embauche
Obligatoire dès l’embauche du premier salarié, le registre du personnel recense l’ensemble des collaborateurs présents ou passés dans l’entreprise :
- salariés en CDI, CDD, intérimaires,
- stagiaires, alternants, apprentis,
- travailleurs mis à disposition,
- dirigeants assimilés salariés (le cas échéant).
Chaque nouvelle embauche doit être consignée chronologiquement dans le registre au moment de la prise de fonction.
Un support essentiel pour les contrôles de l’administration
Le registre unique du personnel est systématiquement vérifié lors des contrôles de l’inspection du travail, de l’URSSAF ou en cas de litige prud’homal. Il constitue une preuve officielle de la conformité des démarches d’embauche réalisées par l’employeur.
Son absence ou son imprécision expose l’entreprise à des sanctions financières et à des soupçons de travail dissimulé.
Qui doit tenir un registre du personnel ?
L’obligation de tenir un RUP concerne toutes les entreprises dès lors qu’elles emploient au moins un salarié.
Toutes les entreprises, sans exception
Sont notamment concernées :
- les TPE et PME, même avec un seul salarié,
- les grandes entreprises multi-sites,
- les associations employeuses,
- les professions libérales et cabinets médicaux,
- les établissements publics à caractère industriel et commercial (EPIC).
Le régime juridique, la taille ou l’activité de l’entreprise n’ont aucun impact sur l’obligation de tenue du registre du personnel.
Les sanctions en cas de manquement
Le non-respect de cette obligation expose l’employeur à des sanctions administratives. Il peut s’agir d’une amende de 750 € par salarié concerné (article R1227-7 du Code du travail), de pénalités supplémentaires en cas de récidive ou de croisement avec un contrôle fiscal, voire, dans les cas les plus graves, de poursuites pour travail dissimulé.
C’est pourquoi une tenue rigoureuse et à jour du registre unique du personnel reste une précaution juridique essentielle, même en l’absence de contrôle immédiat.
Que doit contenir le registre unique du personnel ?
Le registre du personnel doit recenser, de façon chronologique, l’ensemble des collaborateurs intégrés à l’entreprise en détaillant des informations précises pour chaque individu. Ces informations peuvent varier légèrement selon le statut du salarié.
Les mentions obligatoires à inscrire
| Information à renseigner | Détail obligatoire |
| Identité du salarié | Nom, prénoms, nationalité, date de naissance, sexe. |
| Emploi et qualification | Intitulé exact du poste occupé, niveau hiérarchique ou classification conventionnelle. |
| Date d’entrée dans l’entreprise | Date précise de début de contrat. |
| Type de contrat | CDI, CDD, intérim, apprentissage, stage, mise à disposition, etc. |
| Durée du contrat (si CDD) | Date de fin prévue pour les contrats à durée déterminée. |
| Autorisation de travail (si salarié étranger) | Numéro d’autorisation de travail pour les salariés non ressortissants de l’UE, le cas échéant. |
| Date de sortie | Date de départ effectif de l’entreprise (démission, fin de contrat, licenciement, etc.). |
Distinction par catégorie de personnel
Le registre unique du personnel doit intégrer :
- les salariés permanents (CDI, CDD),
- les intérimaires (même s’ils ne sont pas directement employés),
- les stagiaires (avec la mention spécifique « stagiaire »),
- les alternants et apprentis,
- les travailleurs mis à disposition.
Une bonne tenue de ce registre permet de répondre aux exigences des différents corps de contrôle sans délai ni approximation.
Sous quel format tenir ce registre ? Excel, papier ou logiciel ?
La réglementation française laisse une certaine souplesse quant au format utilisé pour tenir le registre unique du personnel.
Excel ou papier : autorisés mais limités
Il est tout à fait légal de tenir le registre du personnel sur un fichier Excel, un registre papier ou même un traitement de texte imprimé et signé, à condition que les informations obligatoires soient bien présentes, que le document soit conservé sans altération et accessible en cas de contrôle.
Cependant, ces formats présentent plusieurs limites importantes :
- risques élevés d’erreurs de saisie, d’oublis ou de doublons,
- difficulté de traçabilité des modifications,
- absence d’historique sécurisé,
- exposition au risque RGPD (données sensibles mal protégées),
- accès limité ou non centralisé pour les multi-sites.
Comment automatiser la gestion du registre du personnel (RUP) ?
Bizneo HR automatise la gestion du registre unique du personnel dès la phase de recrutement et d’embauche, avec des entrées générées automatiquement et mises à jour en temps réel selon l’évolution des contrats.
Les données sont sécurisées, conformes au RGPD et accessibles selon les niveaux d’autorisation. Le registre peut être exporté à tout moment au format réglementaire, assurant une conformité immédiate en cas de contrôle.
Cette automatisation réduit les erreurs humaines, facilite la mise à jour continue et optimise le suivi multi-sites. Grâce à l’intégration avec les modules de recrutement et d’onboarding, les nouvelles embauches sont suivies sans ressaisie manuelle.
Chaque ajout ou modification de fiche salarié est traçable dans un historique d’audit sécurisé, garantissant fiabilité, conformité et gain de temps pour les équipes RH — tout en assurant une tenue impeccable du Registre Unique du Personnel.
