Gestion de la paie : un guide complet

La gestion de la paie requiert rigueur et transparence. Malgré son caractère quotidien et essentiel, il s’agit d’une activité qui demande beaucoup de temps et qui implique le traitement d’un grand nombre de données. En outre, chaque salarié présente une situation spécifique, qui se traduit dans son contrat de travail et dans les obligations fiscales qui lui reviennent.

De son côté, l’entreprise est également soumise à une fiscalité spécifique, à des cotisations de sécurité sociale et doit se conformer à différentes lois. Ainsi, élaborer et transmettre les fiches de paie d’un collaborateur peut devenir une tâche complexe, surtout si l’on ne dispose pas des outils adéquats.

Face à cette réalité, il convient de garder un contrôle minutieux de la paie. Cela passe par une gestion efficace, facilitée par un logiciel de gestion de paie. Voici les détails de ce sujet !

Qu’est-ce que la gestion de la paie ?

Tout d’abord, il faut faire la différence entre l’élaboration et la gestion des fiches de paie. L’élaboration de la fiche de paie de chaque salarié est confiée à un cabinet de conseil ou de gestion. Cela se fait éventuellement en collaboration avec un prestataire de services de paie. En effet, ce document doit être conforme à la loi et les procédures correspondantes doivent être effectuées afin de transmettre les données aux organismes officiels (SEPE, sécurité sociale, impôts, etc.).

Le département des ressources humaines est chargé de préparer la paie, de compiler les incidences et les changements pour la paie suivante, ainsi que de stocker et de redistribuer la paie aux employés et au cabinet de conseil. Ce processus constitue la gestion de la paie par les ressources humaines.

En d’autres termes, la gestion de la paie par les RH tente d’automatiser la gestion des salaires par la collecte de toutes les données relatives au travail des employés afin de les rémunérer et de payer les impôts correctement :

• Présence et heures supplémentaires
• Vacances et absences
• Salaire de base et compléments de salaire
• Déductions, retenues ou contributions

La réglementation actuelle régissant le modèle de paie en France est le Code du travail. Il régule le format et la réglementation fiscale, du travail et de la sécurité sociale qui doivent être respectés. Afin de ne pas commettre d’erreurs lors de l’élaboration du document, les spécialistes en charge doivent avoir des connaissances en matière de comptabilité, de droit du travail ou de droit fiscal.

En outre, une bonne gestion permet à l’entreprise de calculer les dépenses en personnel, les arrêts de travail pour cause de maladie ou d’accident, ou d’évaluer les types de licenciements qui ont eu lieu. Il s’agit donc d’une activité à mener avec soin et transparence afin d’éviter les erreurs.

La gestion de la paie et Ressources Humaines, quelles tâches couvrent-elles ?

La gestion de la paie et les ressources humaines vont de pair. Il s’agit d’un processus important qui a un fort impact sur les employés et l’entreprise. Les tâches à accomplir varient d’une entreprise à l’autre en fonction du type d’entreprise, du type de contrat utilisé ou du mode de rémunération. Cela rend la gestion des salaires difficile, surtout si la rotation du personnel est élevée à cause de l’augmentation du chiffre d’affaires ou si le personnel est nombreux.

Selon la taille de l’entreprise ou le nombre de ses départements, la paie sera centralisée par les RH ou confiée à un cabinet de conseil en externalisation de la paie, voire à un fournisseur de technologie de la paie.

Son élaboration est la tâche la plus importante et doit suivre un format très spécifique, qui sera abordé plus loin. Le document doit refléter le cas particulier de chaque salarié, car la situation de chacun est très spécifique. Par exemple, l’ancienneté varie d’un cas à l’autre, tout comme le nombre de jours travaillés ou le type de contrat signé.

Il existe également un certain nombre de calculs à effectuer pour déterminer la rémunération et qui influencent le montant final. Il faut déterminer les cotisations, le calcul des heures supplémentaires, les congés, l’octroi ou non de certains paiements, par exemple en nature, et la retenue à la source appropriée en fonction de la tranche d’impôt sur le revenu de chaque salarié.

Parallèlement à ces activités, la création de rapports à l’usage de l’entreprise, les déclarations de cotisations de sécurité sociale et les retenues à la source de l’impôt sur le revenu des personnes physiques sont d’autres opérations qui doivent être menées avec diligence. Chacune d’entre elles nécessite un modèle spécifique et des délais précis à respecter.

En fin de compte, le processus de la paie inclut l’envoi du document final à chaque membre du personnel et le versement du paiement prévu. Ce processus doit être revu et corrigé afin d’éviter les erreurs, qui peuvent entraîner des sanctions administratives et pénales. Une faute fréquente consiste à ne pas respecter le délai de paie.

10 notions de comptabilité à connaître sur la gestion de la paie

La gestion des salaires nécessite d’avoir des notions de comptabilité. Ainsi, les personnes chargées de cette tâche seront familiarisées avec une série de principes clés, sans lesquels elles ne pourront pas compléter correctement le document. Voici les plus importantes.

• Cotisations de la Sécurité sociale. Il s’agit de la contribution que l’entreprise et le salarié doivent verser à l’État. Elle correspond à un pourcentage du salaire de l’employé.
• Retenues salariales. Il s’agit de sommes d’argent qui, pour différentes raisons, sont déduites du salaire.
• Compléments de salaire. En fonction du travail effectué, une partie de la rémunération peut être ajoutée selon le cas de chaque employé et les résultats de l’entreprise. Ils sont généralement déterminés par convention collective et comprennent, entre autres, les primes d’ancienneté, les primes spéciales, les primes d’encouragement ou les primes de production.
• Primes supplémentaires. Appelées couramment « primes », elles représentent un droit pour le salarié. Il y en a deux par an, l’une à Noël et l’autre en fonction des dispositions de la convention collective ou de l’accord entre l’employeur et le représentant des travailleurs.
• Période d’accumulation. Terme comptable désignant l’obligation de paiement entre le salarié et son employeur. Il désigne également le moment où survient cette obligation de paiement, même si celui-ci ne doit pas être effectué immédiatement.
• Période de règlement. Elle comprend les jours où la paie doit être versée, c’est-à-dire la période au cours de laquelle le paiement doit être effectué. En règle générale, le paiement est effectué à terme échu.
• Heures supplémentaires. Il s’agit des heures effectuées au-delà du planning de travail établi. Leur nombre est fixé par contrat ou accord et doit être correctement reflété dans la feuille de paie.
• Prélèvements à la source. Il s’agit du montant que l’employeur doit déduire de la paie pour payer l’impôt sur le revenu des personnes physiques et qui est versé sur une base mensuelle.
• Salaire de base. Il s’agit de la rémunération fixe versée au travailleur par unité de temps travaillée. Il peut s’agir de jours, de semaines ou de mois. Le montant est déterminé soit par accord, soit par contrat individuel et peut inclure différents suppléments.
• Rémunération salariale et non salariale. Les premiers comprennent le salaire de base et servent à rémunérer à la fois le travail effectif et les pauses calculées. En revanche, les seconds comprennent les paiements qui ne font pas partie du salaire. Il s’agit d’indemnités, de prestations ou de licenciements.

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Parties constitutives d’une feuille de paie

Une bonne gestion de la paie est impossible si l’on n’en connaît pas les composantes. En effet, ce document contient des informations importantes pour le salarié, qui doit pouvoir vérifier tous les éléments relatifs à l’argent qu’il reçoit pour son travail.

Données relatives à l’entreprise

Afin de gérer correctement la paie et de s’assurer de sa légalité, il est essentiel d’identifier l’entreprise. Les informations suivantes doivent figurer dans le formulaire : le nom ou la raison sociale (il doit s’agir du nom légal et non d’une marque ou d’une désignation commerciale), l’adresse, le numéro d’identification fiscale et le compte de cotisations de sécurité sociale.

Identification du salarié

C’est dans cette rubrique qu’apparaissent les données relatives au travailleur. Il s’agit du nom et du(des) prénom(s), puis du numéro d’identification national. Le numéro d’affiliation à la sécurité sociale apparaît également. Chaque citoyen a le sien et doit le demander avant de commencer son premier emploi.

Avec ces données, la fiche de paie indiquera la date du début de la relation de travail avec l’entreprise et la date d’ancienneté, qui ne doivent pas nécessairement coïncider. Il peut arriver, par exemple, que l’entreprise reprenne le personnel d’une autre entreprise et maintienne la reconnaissance des années déjà travaillées.

Enfin, il est nécessaire d’indiquer la catégorie professionnelle du salarié, car elle détermine le groupe de cotisation auquel il appartient. Cette section indique les qualifications et la formation requises pour le poste.

Période de paie et indemnités

La période de paie indique les dates auxquelles le salaire doit être versé. Les informations sont données en mois civils et il est normal d’indiquer du premier au dernier jour du mois. Il y a exception lorsqu’un nouveau salarié entre dans l’entreprise au début du mois civil ou en cas de licenciement.

Les indemnités, en revanche, sont la section qui comprend les montants que le travailleur recevra. Il est donc nécessaire d’indiquer le salaire de base, les primes extraordinaires, le salaire en nature le cas échéant, tout autre complément de salaire, recette, rémunération du travail ou allocation. Les données doivent être présentées de manière claire et détaillée.

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Prélèvements à appliquer

Cette section a pour objet d’indiquer les montants qui sont déduits du salaire brut apparaissant dans la régularisation. Les plus fréquentes sont les cotisations de sécurité sociale et les retenues au titre de l’impôt sur le revenu des personnes physiques. Toutefois, selon la situation du travailleur, des avances, des saisies-arrêts ou des paiements en nature peuvent apparaître.

Solde à percevoir

Il s’agit de la différence entre le montant total gagné et les retenues. Il correspond au salaire liquide ou net que le travailleur va recevoir pour son travail. C’est l’une des informations les plus importantes et elle doit être calculée scrupuleusement pour éviter les erreurs, ce qui peut être simplifié avec un gestionnaire de paie.

Bases de cotisation et impôt sur le revenu

Enfin, la cotisation de l’entreprise et du travailleur doit obligatoirement figurer au bas du bulletin de paie. Plusieurs bases sont détaillées. La première est celle des contingences communes, qui indique la rémunération mensuelle ; elle est suivie de celle des contingences professionnelles et des concepts de collecte commune, qui indique la cotisation mensuelle pour la formation professionnelle ou le chômage.

Outre les deux bases susmentionnées, il y a la base de cotisation supplémentaire pour les heures supplémentaires.

Comment un logiciel RH peut-il aider à automatiser la gestion de la paie ?

Compte tenu de la complexité de la gestion des salaires, il est essentiel d’automatiser l’ensemble du processus dans la mesure du possible. Aujourd’hui, il n’est plus possible d’effectuer la paie manuellement ou à l’aide de différents logiciels Office. Ce serait une perte de temps compte tenu de la quantité de données à prendre en compte. Il faut non seulement prêter attention à chaque salaire de base, mais aussi appliquer des déductions ou des primes spécifiques.

Compte tenu de cette réalité et de ce qui a été mentionné au début, à savoir qu’il est nécessaire de faire la différence entre l’élaboration de la paie reçue par le travailleur (fournisseur de paie) et la pré-paie + sa gestion, sa distribution et son stockage ultérieurs, la meilleure chose à faire est de disposer d’une solution de gestion de la paie intégrée dans une suite RH, qui regroupe et résout toutes les étapes et tous les processus à partir d’une seule plateforme.

Les étapes de la gestion de la paie qui sont automatisées par une technologie RH

Le module de gestion de la paie du logiciel de ressources humaines de Bizneo HR s’intègre avec d’autres prestataires de paie (Silae, a3innuva, Sage 200, Epsilon, Nivel IV, ou e-OER entre autres) auxquels ont accès les cabinets comptables et de conseil afin de couvrir toutes les phases du processus.

1. Paie et collecte des modifications et des données nécessaires à la préparation de la paie (à partir du module d’incident de paie de Bizneo HR).
2. Envoi et communication des informations au prestataire de paie + consultants/managers.
3. Une fois la paie préparée, elle est numérisée et intégrée dans le gestionnaire de documents de Bizneo HR.
4. Au cours de ces étapes, des notifications, des avertissements et des synchronisations garantissent la création, la gestion, la livraison et l’accès corrects à la paie.

Chaque module se connecte au prestataire de paie/conseil en gestion pour fournir et/ou exporter toutes les données nécessaires à la paie.

• Base de données des employés. C’est là qu’apparaissent les données qui seront utilisées ultérieurement dans la paie. Salaire (brut – net), type de contrat et jour de travail, compléments de salaire ou assurance.
• Contrôle des horaires et des équipes : sac d’heures et heures supplémentaires + report de solde et pénalités salariales + compléments de salaire (travail en équipe, travail de nuit, jours fériés, disponibilité/garde…).
• Jours fériés et absences : jours chômés et utilisés, par exemple pour le règlement, la dette de congés annuels, les congés payés, etc.)
• Évaluation des performances pour déterminer quels employés méritent des primes ou des compléments de salaire.
• Gestion des dépenses et des indemnités journalières : les dépenses des employés à payer avec la paie sont collectées.
• Gestion des documents : dépôt/stockage des fiches de paie pour visualisation/téléchargement et autorisations d’accès à ces documents privés.

Sans oublier d’autres modules qui facilitent et affinent le processus :

• Workflows : Notifications, alertes et synchronisation pour que tous les modules soient connectés et qu’il n’y ait pas d’erreurs/oublis lors de la préparation ou du paiement des salaires.
• Recrutement : grâce au CRM de recrutement, toutes les données collectées au cours du processus de recrutement peuvent être utilisées dans le dossier de l’employé.
• Rapports : historique des incidents et des changements dans les contrats des employés et les salaires.

Grâce à cette solution complète de paie & RH l’entreprise fera un grand pas en avant dans son processus de digitalisation de la paie et optimisera le travail du département, qui pourra se concentrer sur ce qui compte vraiment : trouver et développer des talents.