El Anteproyecto de Ley de control horario digital aprobado el 4 de febrero confirma que la firma digital en el registro de la jornada será obligatoria a lo largo del 2025 o principios de 2026. El Ministerio de Trabajo y Economía Social de España ha impulsado esta medida para garantizar una mayor transparencia y fiabilidad en el control horario de los trabajadores.
Esta nueva normativa busca modernizar y digitalizar los procesos laborales, adaptándolos a la realidad tecnológica actual. Además, pretende reducir el fraude y facilitar la labor de inspección en materia de jornada laboral. Así, la firma del registro de jornada en papel dejará de ser válida y pasará a la historia.
Tabla de contenidos
- 1 ¿Qué es la firma digital en el registro de jornada?
- 2 Marco legal: ¿es obligatorio firmar el registro horario en el trabajo?
- 3 ¿Es válido un registro de jornada sin la firma del trabajador?
- 4 Beneficios de la firma digital al fichar en el trabajo
- 5 ¿Cómo se implementa la firma digital en el registro de jornada laboral?
- 6 Solución de Bizneo HR para la firma digital en el control horario
¿Qué es la firma digital en el registro de jornada?
La firma digital en el registro de la jornada hace referencia a cualquier sistema electrónico que permita a los empleados registrar su entrada y salida del trabajo de manera segura y verificable.
Este método utiliza tecnología de autenticación digital para garantizar que la persona que realiza el registro es quien dice ser, evitando así posibles suplantaciones o manipulaciones. A diferencia de la firma manuscrita, la firma digital deja una huella electrónica que no puede ser alterada y que queda registrada en el sistema con fecha y hora exactas.
La firma electrónica en el control horario no tiene por qué ser la tradicional firma manuscrita digitalizada, sino que puede adoptar diferentes formas como códigos QR personalizados, sistemas biométricos (huella dactilar o reconocimiento facial), tarjetas de proximidad (RFID) o aplicaciones móviles con autenticación de doble factor.
Marco legal: ¿es obligatorio firmar el registro horario en el trabajo?
Desde el año 2019, y tras la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, el registro de la jornada laboral es obligatorio para todas las empresas españolas. Esta obligación incluye el deber de registrar diariamente el horario de inicio y finalización de la jornada de cada trabajador.
Hasta ahora, tanto el registro como la firma podía ser tanto digital como manual. La empresa decidía qué tipo de sistema utilizar para registrar la jornada laboral de sus empleados, siempre y cuando cumpliera con los requisitos básicos de fiabilidad y trazabilidad establecidos por la ley.
Con la nueva normativa prevista para 2025-2026, no solo será obligatorio el registro, sino que además deberá realizarse mediante firma digital.
La nueva ley de control horario, además de otras medidas como la reducción de la jornada laboral o la desconexión digital, obligará a empresas y trabajadores a la digitalización del registro horario (con firma digital incluida).
Además de la entrada y salida, también será necesario registrar digitalmente las pausas y descansos durante la jornada laboral, así como cualquier otra incidencia que afecte al tiempo de trabajo efectivo.
¿Es válido un registro de jornada sin la firma del trabajador?
Actualmente, según la normativa vigente, el registro de jornada debe contar con la firma o validación del trabajador para ser considerado válido.
Esta firma es una forma de confirmar que los datos registrados son correctos y que el empleado está de acuerdo con ellos. La ausencia de firma puede invalidar el registro y dificultar su uso como prueba en caso de inspección laboral o disputa.
Además, con la entrada en vigor de la normativa de firma digital en el registro horario, los fichajes validados con firma manuscrita en papel y boli dejarán de ser válidos. A efectos prácticos, sería como no tener registro horario ni firma alguna, ya que carecerán de validez legal.
Las empresas deberán implementar software de fichaje con firma digital que cumplan con los requisitos de seguridad y autenticación establecidos por la ley. La validez del registro horario dependerá exclusivamente de la correcta implementación y uso de estos sistemas digitales.
Las empresas que no cumplan con la nueva normativa podrán enfrentarse a multas de hasta 10.000 € por empleado. La Inspección de Trabajo y Seguridad Social será la encargada de verificar que las empresas implementen correctamente los sistemas de firma digital en el registro horario.
Beneficios de la firma digital al fichar en el trabajo
La revolución tecnológica del control horario digital se ha puesto en marcha por varios motivos, los cuales van desde lo legal hasta lo laboral y el bienestar de los empleados.
Seguridad y validez legal en comparación con el papel
Aunque la fiabilidad de la firma en papel ha sido tradicionalmente aceptada, en la actualidad presenta muchas limitaciones y riesgos. Los documentos físicos pueden extraviarse, deteriorarse o ser manipulados fácilmente, comprometiendo así su integridad y validez legal.
Por lo contrario, la firma digital garantiza la autenticidad e integridad de los registros horarios mediante tecnología criptográfica, lo que hace prácticamente imposible su falsificación o alteración.
Además, el almacenamiento digital permite una gestión más segura de los datos, facilitando su consulta y conservación durante los plazos legalmente establecidos (actualmente 4 años).
Cada empleado tiene asignado un identificador único y personal que le permite autenticarse de forma segura en el sistema de control horario. Este identificador se asocia a su usuario y se puede utilizar de diferentes formas: una tarjeta RFID, un QR, reconocimiento facial… Esto garantiza que solo el trabajador autorizado puede registrar su jornada.
Los horarios de entrada y salida, así de pausas y descanso, se registran automáticamente, eliminando cualquier posibilidad de error humano en la anotación. Estos registros digitales quedan sellados con fecha y hora exactas, y se almacenan de forma segura en la nube, permitiendo su acceso y consulta por cualquiera de las partes interesadas, incluidas posibles inspecciones de trabajo.
Facilidad para empleados y empresas
El registro horario es un tema controvertido tanto para empresas como empleados. Ambas partes saben de la obligatoriedad del registro, pero en ocasiones no se cumple de manera estricta. Uno de los principales impedimentos es la complejidad y el tiempo que requiere el proceso manual de firma, tedioso para empleados e incontrolable para la empresa.
Con la implementación de un software de fichaje digital, la situación da un vuelco de 180º. Los empleados pueden registrar su jornada fácilmente desde cualquier lugar, tanto en la oficina como en su hogar o durante un viaje de trabajo. Con tan solo un clic, ya sea desde el PC o app móvil, el fichaje queda registrado de forma segura, inequívoca y accesible para todas las partes.
Por su parte, la empresa puede consultar los registros en tiempo real y generar informes sobre las jornadas laborales, mientras que los empleados tienen acceso transparente a su historial de fichajes.
Además, también se pueden mandar alertas automáticas para que los empleados no se olviden de fichar, limitar los horarios de fichaje según la política de la empresa, configurar la flexibilidad de entrada/salida o verificar la ubicación del fichaje mediante geolocalización.
Reducción de errores y fraudes en el fichaje laboral
El uso de sistemas de firma digital en el control horario reduce los errores humanos y las posibilidades de fraude.
La automatización del proceso elimina problemas comunes como registros duplicados, olvidos de fichaje o manipulación de las horas trabajadas. Además, la trazabilidad completa del sistema permite detectar patrones irregulares o intentos de falsificación.
El fraude en el fichaje laboral es un gran riesgo para las empresas, ya que puede resultar en pérdidas económicas, sanciones por parte de la inspección laboral y problemas legales. Los sistemas de firma digital permiten implementar diversidad de controles que hacen prácticamente imposible la manipulación de los registros.
Esta tecnología no solo protege a la empresa, sino que también garantiza que los empleados reciban una compensación justa por las horas trabajadas, incluyendo el control de las horas extras.
Adaptación a entornos de trabajo híbridos y remotos
El registro horario en papel tampoco es compatible con los nuevos modelos de trabajo flexible y remoto que tanto se han popularizado en los últimos años. En estos casos, los métodos tradicionales hacen que sea inviable mantener un registro fiable y preciso de los horarios, aumentando el riesgo de errores y discrepancias
Sin embargo, la firma digital permite a los empleados registrar su jornada desde cualquier ubicación, ya sea en la oficina, en casa o durante un viaje de trabajo. Esta flexibilidad es especialmente importante para empresas que han adoptado modelos híbridos o completamente remotos, donde el control horario tradicional es ineficiente.
Lo mismo ocurre con sectores donde la movilidad del trabajador es constante, como comerciales, transportistas o técnicos de mantenimiento. Los sistemas de firma digital móvil permiten a estos trabajadores registrar su jornada de forma precisa desde sus smartphones o tablets, independientemente de su ubicación.
¿Cómo se implementa la firma digital en el registro de jornada laboral?
Las empresas deberán adaptarse a la nueva realidad, y cuanto antes lo hagan, mejor. Sin embargo, no se deben precipitar ni hacerlo de cualquier manera, como por ejemplo, con Excel. Esta ya no será una solución a tener en cuenta, ya que no cumple con los requisitos de accesibilidad, autenticidad y seguridad requeridos por la nueva normativa.
Las empresas necesitarán implementar soluciones de control horario que incluyan mecanismos de firma digital certificada y garanticen la integridad de los datos. Las plataformas de RR. HH. con solución de control horario integrado se presentan como la opción ideal, ya que ofrecen todas las funcionalidades necesarias para cumplir con la normativa de firma digital en el registro horario.
Este tipo de software permite a las empresas gestionar todo lo relacionado con su base de datos, desde fichajes y horarios hasta documentación e informe. La gestión y el cumplimiento normativo se simplifica enormemente. Además, estas soluciones suelen incluir actualizaciones automáticas para adaptarse a los cambios en la legislación laboral.
A la hora de seleccionar una solución de control horario digital, las empresas deben tener en cuenta:
- Que el software cumpla con los requisitos legales de firma digital y seguridad
- La disponibilidad de distintos métodos de fichaje y firma electrónica
- La facilidad de uso tanto para empleados como para administradores, con opciones de fichar desde cualquier lugar y dispositivo
- Instalación y configuración sencilla
- La capacidad de integración con otros sistemas de la empresa
- Las opciones de personalización según las necesidades específicas de la organización
- El soporte técnico y las actualizaciones disponibles
- Exportación de datos y generación de informes
- El coste y la relación calidad-precio de la solución
- La capacidad de almacenamiento y retención de datos según la normativa
Solución de Bizneo HR para la firma digital en el control horario
Bizneo HR es una plataforma de RR. HH modular y en la nube que permite a las empresas gestionar de manera integral todos los procesos relacionados con el control horario y la firma digital. La plataforma ofrece una solución completa que cumple con la nueva normativa de registro horario digital, garantizando la seguridad y validez legal de todos los fichajes.
Con una interfaz intuitiva y fácil de usar, Bizneo HR simplifica la gestión del tiempo y automatiza los procesos de firma digital para empresas de cualquier tamaño.
Firma digital integrada en Bizneo HR
Los empleados pueden registrar su jornada laboral de manera sencilla y segura a través de diferentes métodos, como la app móvil, el portal web o terminales físicos. El sistema verifica automáticamente la identidad del empleado y genera un registro firmado digitalmente que cumple con todos los requisitos legales.
Los fichajes de entrada, salida, pausas y descansos quedan registrados y almacenados automáticamente. De esta forma, el departamento de recursos humanos puede acceder fácilmente a toda la información relacionada con el control horario, generar informes y garantizar el cumplimiento normativo sin necesidad de gestionar documentación física.
Firma electrónica en el control horario con Bizneo HR
Bizneo HR ofrece distintas opciones de firma electrónica. Desde la firma básica mediante usuario y contraseña, firma manual digitalizada, mediante pin, hasta sistemas más avanzados como la firma biométrica o certificados digitales cualificados.
Para acciones más sencillas como el registro diario de jornada o la firma de documentos básicos, Bizneo HR permite utilizar la firma electrónica simple. Esta añade validez legal a la transacción gracias al uso de criptografía y trazabilidad. Para documentos o procesos que requieren mayor seguridad jurídica, el sistema permite emplear certificado digital con validez jurídica.
Notificaciones y automatización del proceso
Una vez implementado el control horario de Bizneo HR, todo el proceso se automatiza para ahorrar tiempo y evitar errores. El sistema envía notificaciones automáticas se puede configurar y personalizar para avisar a los empleados, recordar las pausas programadas o alertar sobre posibles irregularidades en los registros horarios.
También permite configurar recordatorios para la validación de horas extras y notificar a los supervisores cuando se detecten patrones inusuales de fichaje.
Enviar registros horarios en PDF a los empleados
El registro de jornada con firma electrónica puede ser consultado y enviado a los empleados a través de distintos métodos. El departamento de recursos humanos puede exportar los datos de asistencia mensual en formato PDF o Excel. Se ofrece la opción tanto de exportación de los registros de un solo empleado como de todo el equipo o departamento.
Además, los informes se pueden enviar desde la propia plataforma a los empleados, con o sin solicitud de firma, al espacio del empleado, donde podrá visualizarlo o descargarlo.
También es posible enviar los registros por correo electrónico o ambas opciones, enviar un aviso por correo electrónico alertando de que hay un nuevo documento disponible para su revisión.
¿Quién puede gestionar el envío de registros y firmas en Bizneo HR?
La gestión del envío de registros y firmas en Bizneo HR está controlada por roles y permisos.
Los administradores del sistema y los responsables de recursos humanos tienen acceso completo para gestionar todos los aspectos relacionados con el control horario y las firmas digitales. De esta forma se garantiza la seguridad y confidencialidad de los datos. También es posible asignar permisos granulares a mandos intermedios o supervisores para que puedan gestionar los registros de sus equipos directos.
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