Redondeo de horas y rangos de tolerancia en el control horario

En un mundo ideal, el fichaje del horario de los empleados sería siempre exacto y coincidiría con la hora de entrada y salida acordada. Sin embargo, como en la práctica esto no suele ocurrir, es necesario aplicar conceptos como el redondeo de horas o los rangos de tolerancia de control horario.

Ambos conceptos están dirigidos tanto a facilitar la gestión del control horario por parte de la empresa como ofrecer cierta flexibilidad a los empleados. Estos mecanismos permiten manejar pequeñas variaciones en los horarios de entrada y salida sin penalizar al trabajador ni generar conflictos administrativos.

¿Pero cómo implementar y aplicar correctamente este tipo de políticas? La tecnología, como en otros casos, puede convertirse en el gran aliado.

¿Qué es el redondeo de horas en el registro de la jornada?

El redondeo de horas en el control horario es un sistema que permite, según los intervalos predefinidos, aproximar los tiempos de fichaje de los empleados al valor más cercano. El objetivo es simplificar el cálculo y el conteo de horas de la jornada laboral y ofrecer flexibilidad a los empleados.

Por ejemplo, si un trabajador ficha a las 8:05 AM y la empresa tiene establecido un redondeo de horas de 15 minutos, el sistema registrará la entrada como si hubiera sido a las 8:00 AM (aunque esto dependerá del tipo de políticas implementadas).

También facilita la gestión administrativa del control horario para la empresa, sobre todo en cuestiones de elaboración de nómina, horas extra o compensación de horas. Esto reduce la carga de trabajo del departamento de recursos humanos en la supervisión de pequeñas variaciones en los horarios de entrada y salida.

¿Qué tipos de redondeos de tiempo existen en Recursos humanos?

Cada empresa puede implementar diferentes tipos de redondeos en su sistema de control horario según sus necesidades y filosofía de trabajo. Estos permiten definir tanto a quién favorece el redondeo horario cómo qué intervalos de tiempo son aplicados. El objetivo es equilibrar la precisión del registro con cierta flexibilidad práctica para la operativa diaria. Los más comunes son:

• Redondeo a favor de la empresa: este tipo de redondeo consiste en ajustar el tiempo registrado en beneficio del empleador. Por ejemplo, si un empleado llega a las 8:03 y el intervalo redondeo es de 15 minutos, se registra como si hubiera llegado a las 8:15. Es estricto y fomenta la puntualidad.
• Redondeo a favor del empleado: este sistema ajusta el tiempo de fichaje a favor del trabajador. Por ejemplo, si un empleado ficha a las 8:08 AM con un intervalo de redondeo de 15 minutos, se registra como si hubiera fichado a las 8:00 AM. Ofrece mayor flexibilidad al empleado y mayor confianza, pero también existe un riesgo de abuso de esta ventaja.
• Equilibrado: el redondeo equilibrado busca compensar pequeñas variaciones en ambas direcciones. Si el empleado ficha dentro de un cierto margen (por ejemplo, 7 minutos), el sistema redondea al intervalo más cercano. Así, si ficha a las 8:07 con un intervalo de 15 minutos, se registra como 8:00, pero si ficha a las 8:08, se registra como 8:15. Este sistema busca ser justo tanto para la empresa como para el trabajador.

Por otro lado, los bloques de tiempo de redondeo más comunes en los sistemas de control horario son los de 5, 10, 15 y 30 minutos. La elección de un intervalo u otro dependerá de la naturaleza del trabajo, las necesidades operativas de la empresa y la cultura organizacional.

Intervalos más pequeños ofrecen mayor precisión pero menos flexibilidad, mientras que intervalos más amplios proporcionan mayor margen pero pueden ser menos exactos.

De cualquier manera, las empresas deben implementar una política clara, informar a todos sus empleados y aplicarla de manera sistemática. Contar con un software de control horario como el de Bizneo HR es sin duda la mejor opción, ya que permite configurar las políticas de redondeo e intervalos, así como diferencia entre turnos, departamento o rango de tolerancia.

¿Qué son los rangos de tolerancia en el fichaje?

Por otro lado, y a la hora de establecer las políticas de redondeo de horas, las empresas también deben definir cuál será su rango de tolerancia. Este establece los márgenes permitidos de retraso o adelanto antes de considerar un fichaje como fuera de horario.

Se  puede establecer que un empleado tiene un margen de 10 minutos después de la hora oficial de entrada (por ejemplo, de 9:00 a 9:10 AM) sin que se considere un fichaje fuera de hora. Cuando el fichaje está dentro de este rango de tolerancia, no se aplican sanciones ni se considera como un retraso oficial.

Habitualmente los rangos de tolerancia se establecen de manera equilibrada para permitir pequeñas flexibilidades sin afectar la productividad. Estos rangos suelen ser de entre 5, 10 y 15 minutos y deben estar claramente definidos en la política de la empresa, así como aplicarse de forma sistemática y justa para todos los empleados.

Beneficios de usar rangos de tolerancia y redondeo en el control horario

• Mejora la flexibilidad para empleados: proporciona un margen razonable para realizar el fichaje, reduciendo el estrés asociado con la puntualidad estricta.
• Simplifica la gestión administrativa: reduce la carga de trabajo en recursos humanos al minimizar la necesidad de analizar y procesar pequeñas variaciones en los tiempos de fichaje.
• Facilita la elaboración de nóminas: al estandarizar los tiempos registrados, se simplifican los cálculos para el pago de horas trabajadas y horas extra, reduciendo errores y agilizando la elaboración de nóminas.
• Genera mayor equilibrio entre vida personal y laboral: al permitir cierta flexibilidad horaria, se contribuye a un mejor balance entre las responsabilidades personales y profesionales de los empleados.
• Aumenta la satisfacción laboral: los empleados valoran la comprensión y flexibilidad que ofrecen estos sistemas, lo que puede traducirse en mayor compromiso y productividad.

¿Es legal el redondeo de horas?

En España, el registro de horas es obligatorio según el Real Decreto-ley 8/2019, que establece que todas las empresas deben llevar un control horario de sus empleados.

Por lo tanto, el redondeo de horas es tan solo una herramienta, que permite tanto a empresa como trabajador beneficiarse de cierta flexibilidad horaria, así como cumplir con la jornada laboral establecida por ley.

El redondeo debe implementarse siempre de manera justa y transparente, documentado en la política de empresa, y aplicado uniformemente a todos los trabajadores. En términos legales, el redondeo es legal siempre que no perjudique al trabajador en el cómputo total de su jornada laboral y se aplique de manera transparente.

Para el cálculo de horas extras, la legislación laboral establece claramente que estas deben pagarse de acuerdo con el tiempo efectivo trabajado. El redondeo para la gestión diaria debe tener en cuenta el cómputo de horas extras, el cual debe ser preciso y documentado adecuadamente.

Las empresas deben asegurarse de que su sistema de redondeo no minimice artificialmente las horas extras realizadas por los empleados, ya que esto podría constituir una infracción laboral.

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¿El redondeo de horas en otros países es legal?

En otros países de habla hispana como México, Colombia o Argentina, el redondeo de horas trabajadas es también un instrumento de gestión legal. Aunque cada país tiene su propia legislación, generalmente el redondeo es aceptado siempre que se aplique de manera justa y transparente.

• México: la Ley Federal del Trabajo no prohíbe explícitamente el redondeo, pero establece que cualquier práctica debe garantizar que no perjudique al trabajador en sus derechos laborales, particularmente en el cálculo de horas extras
• Colombia: el Código Sustantivo del Trabajo permite cierta flexibilidad en los sistemas de control horario siempre que se respeten los derechos fundamentales del trabajador.
• Argentina: la Ley de Contrato de Trabajo permite sistemas de control horario flexibles, aunque cualquier sistema de redondeo debe ser razonable y no debe vulnerar los derechos laborales básicos del trabajador.

Es decir, en todos estos países, la transparencia y la equidad en la aplicación de estas políticas son claves para su validez legal. Ante esta situación, un sistema de control horario digital se convierte en la mejor forma de cumplir con dichos requisitos.

Cómo funcionan el redondeo y los rangos de tolerancia combinados (con ejemplos)

El control horario cuando integra tanto los sistemas de redondeo como los rangos de tolerancia puede funcionar de la siguiente manera. Cuando un empleado ficha, el sistema primero evalúa si el fichaje está dentro del rango de tolerancia permitido. Si es así, el sistema aplica luego la política de redondeo configurada para ajustar el tiempo registrado al intervalo correspondiente.

Ejemplo 1: Imagina un horario de jornada programada que va de 9:00 a 17:00. La política de la empresa establece un rango de tolerancia de 10 minutos y un redondeo de 15 minutos a favor del empleado. Supongamos que un empleado llega a las 9:08. Esto está dentro del rango de tolerancia, así que no se considera un retraso oficial. Además, con la política de redondeo a favor del empleado, su hora de entrada se registra como 9:00.

Ejemplo 2: el trabajador ficha a las 17:10 de salida, lo que está dentro del rango de tolerancia de 10 minutos. Con una política de redondeo equilibrada, su hora de salida se registra como 17:15. Los 15 minutos adicionales en la jornada laboral se compensarían de acuerdo con la política de la empresa, ya sea con tiempo libre equivalente en días posteriores o mediante compensación económica, según corresponda en la legislación laboral.

Cómo configurar correctamente las funciones de redondeo y tolerancia en un sistema de control horario

Un sistema de control horario completo y actualizado como el de Bizneo HR ofrece a las empresas la posibilidad de configurar estas funciones de manera personalizada según sus necesidades.

Estas configuraciones pueden adaptarse a diferentes departamentos, turnos o incluso a empleados específicos, lo que permite una gestión más eficiente y justa del tiempo de trabajo. Para configurar estas funciones en un sistema de control horario como Bizneo HR, podemos seguir estos pasos:

• Desde Configuración > Turnos se puede activar el redondeo.
• Elegir redondeo en bloques (por ejemplo, 15 minutos).
• Seleccionar la opción de redondeo a favor de la empresa, equilibrado o a favor del empleado.
• Configurar el rango de tolerancia para cada turno.

Una vez implementadas estas configuraciones, el sistema aplicará automáticamente las políticas preestablecidas, facilitando tanto la gestión administrativa como ofreciendo la flexibilidad necesaria a los empleados.

¿Por qué aplicar redondeo de horas en recursos humanos? 4 casos prácticos

Más allá de las ventajas y facilidades que ofrece en términos de gestión, simplicidad y flexibilidad, el redondeo de horas y los rangos de tolerancia tienen aplicaciones prácticas muy relevantes en diferentes sectores y situaciones.

1. En empresas con jornada estrictas, donde la puntualidad y la productividad son críticas para las operaciones, un sistema de redondeo equilibrado puede ayudar a mantener el orden sin penalizar injustamente a los empleados por pequeñas variaciones.
2. En turnos rotativos, donde los empleados cambian regularmente de horario, el redondeo puede facilitar la adaptación a los distintos horarios, reducir el impacto de pequeños retrasos en el cálculo de horas o compensar los tiempos de transición entre turnos.
3. En empresas con políticas de teletrabajo, donde los empleados pueden trabajar desde casa o desde la oficina, los rangos de tolerancia permiten gestionar la flexibilidad necesaria para adaptarse a diferentes entornos de trabajo y condiciones de desplazamiento.
4. En organizaciones con horarios flexibles, estos sistemas ayudan a mantener un equilibrio entre la autonomía del empleado y las necesidades operativas de la empresa, facilitando la implementación de jornadas personalizadas sin complicar la gestión administrativa.