Como delegar tarefas de forma eficaz

Muito se tem escrito sobre os diferentes perfis dos grandes líderes empresariais e sobre as caraterísticas básicas da liderança empresarial. No entanto, uma das partes essenciais do trabalho de um líder ou de um chefe de equipa é frequentemente negligenciada, nomeadamente a capacidade de delegar tarefas de forma eficaz.

A delegação de tarefas é quase um assunto tabu para muitos líderes, porque sentem que, de alguma forma, estão a falhar nas suas responsabilidades se pedirem a outros funcionários que tratem de algumas delas. A realidade é que delegar tarefas pode gerar benefícios significativos tanto para a empresa como para os trabalhadores.

Aprender a delegar tarefas e a desenvolver pessoas pode até ser uma boa estratégia para reforçar a liderança, desde que este processo seja efectuado de forma ordenada e consistente. As novas tecnologias facilitam muito este processo.

O que é e por que delegar tarefas numa empresa?

Delegar funções consiste em atribuir aos trabalhadores uma parte das tarefas que tradicionalmente correspondem à gestão de equipas ou departamentos. Estas atribuições podem ser temporárias ou indefinidas e contribuem para aliviar a carga de trabalho dos gestores.

A delegação de tarefas implica o reconhecimento do valor profissional dos trabalhadores a quem são atribuídas novas responsabilidades e cujo empenhamento na empresa é assim reconhecido. A delegação pode, por conseguinte, constituir um poderoso estímulo para os trabalhadores, como forma de encorajar a promoção interna.

O momento de delegar tarefas é frequentemente motivado por factores circunstanciais, como um aumento súbito da carga de trabalho da gestão, uma substituição ou a necessidade de o gestor dedicar mais tempo a outras questões.

Atrasar a delegação de tarefas só serve para aumentar o stress dos dirigentes e a frustração de alguns trabalhadores. Tudo isto acaba por ter um impacto negativo no resultado final.

Como saber se é necessário delegar tarefas e desenvolver pessoas?

Uma das primeiras questões que se colocam quando se pondera a delegação de tarefas é a de saber quando é que é adequado fazê-lo. Não existe uma resposta universal para esta questão, mas há uma série de indícios de que é apropriado delegar.

Lembre-se que a necessidade de delegar tarefas e desenvolver pessoas não se explica apenas pela acumulação excessiva de funções por parte dos gestores. Por vezes, a delegação está mais relacionada com o reconhecimento de bons funcionários do que com as dificuldades dos líderes em gerir as suas responsabilidades.

Qual a diferença entre delegação de tarefas e atribuição de tarefas?

Um dos problemas mais comuns na hora de implementar a delegação de tarefas em áreas onde ela não existia é que muitos gestores confundem delegar com distribuir tarefas dentro de uma equipa. Atribuir mais trabalho a um colaborador não significa necessariamente que tenha sido delegado mais trabalho.

A delegação implica receber novas responsabilidades, o que eleva o trabalhador em causa acima dos restantes colegas. Consequentemente, este trabalhador deve tomar decisões de forma autónoma e, se for caso disso, dirigir ou supervisionar as tarefas do resto da equipa.

A distinção é relevante porque muitos líderes confundem delegar com aumentar a carga de trabalho regular dos empregados. Isto não pode ser visto como delegação – embora possa motivar os trabalhadores se houver alguma compensação associada – porque as tarefas de supervisão e de gestão continuam a ser da responsabilidade de uma só pessoa.

Quais as razões para delegar funções no trabalho?

Para além dos indicadores que podem levar-nos a pensar em delegar, existem razões interessantes para o fazer. A delegação pode traduzir-se em vantagens para a empresa, enquanto que a rejeição desta possibilidade pode gerar múltiplas desvantagens.

Facilita as sucessões

Muitas empresas estabelecidas têm problemas na gestão da sucessão porque não delegam nos seus empregados.

Contribui para a retenção do talento

Os trabalhadores ambiciosos valorizarão a oportunidade de assumir novas responsabilidades e estarão menos dispostos a mudar para outra empresa.

RETENÇÃO DE TALENTO
6 estratégias efetivas

Incentiva o comprometimento com a empresa

Os trabalhadores delegados vêem o seu empenhamento na empresa reforçado, uma vez que valorizam as possibilidades de promoção interna e de reconhecimento dos seus esforços.

Liberta recursos

Quando o líder delega parte das suas tarefas, pode dedicar mais tempo e recursos a funções mais valiosas.

Permite a gestão mais eficiente do pessoal

A delegação de funções cria uma nova filosofia empresarial em que a gestão do pessoal é muito mais eficiente, graças a um maior envolvimento dos trabalhadores e a uma menor atenção direta do gestor.

Aumenta a produtividade

Tanto os gestores como os trabalhadores estão mais motivados para o desempenho das suas funções, o que pode levar a uma melhoria da produtividade laboral.

Reduz o stress

Os líderes têm menos probabilidades de sofrer de stress ou ansiedade devido à acumulação de tarefas e responsabilidades.

Melhora o ambiente de trabalho

Ao envolverem-se mais nos projectos da empresa, os colaboradores tendem a gerar menos conflitos no trabalho. A melhoria desta variável pode ser facilmente verificada com a implementação de um software de clima laboral.

Um sistema que verifica a relação entre os membros de uma equipa, as suas preocupações e necessidades. Conheça melhor os seus colaboradores.

Quais os passos para delegar funções de forma eficaz?

Um dos principais problemas que as empresas podem enfrentar quando delegam funções é a falta de cultura sobre como delegar eficazmente. O melhor é seguir uma série de passos para garantir que este processo decorra de forma harmoniosa e lógica.

Definir o objetivo da delegação

O primeiro passo para delegar é verificar se é de facto apropriado atribuir novas responsabilidades a um funcionário. Já vimos que a delegação de tarefas não pode ser evitada a todo o custo, mas esta decisão não deve ser tomada de ânimo leve. O gestor deve especificar quais os domínios a delegar e porquê.

Escolher os profissionais mais adequados

Este é o passo mais importante, pois o sucesso desta medida depende da escolha dos colaboradores a delegar. Geralmente, os líderes confiam em colaboradores que já demonstraram a sua eficácia, responsabilidade e empenho.

Especificar as condições da delegação de tarefas

Em conformidade com o primeiro passo, o gestor deve ser o mais preciso possível ao definir as tarefas e responsabilidades a desempenhar pelo trabalhador. É muito importante que os limites da sua ação sejam bem definidos, de modo a evitar que o profissional exceda as suas funções ou não as desempenhe na totalidade.

Estar disponível para os colaboradores

Delegar não é sinónimo de perder de vista o trabalho dos colaboradores a quem foram atribuídas novas responsabilidades. Sem interferir nas suas tarefas, o líder deve estar disposto a apoiar os profissionais a quem confiou, caso estes necessitem. A comunicação interna é fundamental.

Medir o desempenho

Como passo final, os gestores precisam de confirmar que tomaram a decisão correta ao delegarem naquele colaborador em particular. Para tal, devem avaliá-lo de acordo com critérios objectivos pré-definidos que lhes permitam avaliar os aspectos essenciais da delegação.

O software de avaliação do desempenho é um recurso muito útil para os líderes e gestores de RH, porque facilita a supervisão do trabalho dos trabalhadores delegados e permite-lhes criar um feedback muito eficaz para os ajudar a crescer profissionalmente.