Molti reparti HR si confrontano ogni mese con la gestione delle spese aziendali sostenute dai dipendenti, che includono salario in natura (ad esempio, viaggi, diarie, rimborso chilometrico) e altri costi necessari allo svolgimento del lavoro. Affrontare in modo efficiente questa sfida è fondamentale non solo per mantenere i costi sotto controllo e massimizzare i profitti, ma anche per aumentare la produttività di tutte le parti coinvolte.
Negli ultimi anni, i software per la gestione delle note spese hanno semplificato enormemente questo compito, ma molte aziende continuano a utilizzare modelli Excel e a raccogliere scontrini cartacei. Sebbene i metodi tradizionali siano tuttora validi, possono generare un elevato margine di errore e risultano meno efficaci rispetto alle soluzioni digitali.
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Che cos’è la gestione delle spese in un’azienda?
Possiamo definire la gestione delle spese aziendali come l’insieme di attività finalizzate a pianificare, monitorare e ottimizzare le note spese generate dai dipendenti nell’esercizio delle loro mansioni. Questi costi sono spesso connessi ad attività lavorative svolte al di fuori dell’ufficio, come trasferte, diarie, trasporti e altre spese correlate.
Gestire con efficienza e precisione i costi sostenuti dai dipendenti è essenziale per evitare squilibri finanziari, incertezze e malumori tra il personale. È dunque fondamentale mantenere sotto controllo queste spese e definire una politica interna che regoli la richiesta, l’autorizzazione e il rimborso dei costi aziendali.
Scopri i tipi principali e come utilizzarli.
Quali tipi di spese aziendali esistono?
Per svolgere una buona gestione delle note spese, il reparto Risorse Umane deve classificare i costi in modo più accurato possibile. Sebbene non sia sempre semplice, data la grande varietà di situazioni possibili, è utile individuare alcuni gruppi generali per migliorare l’efficacia della gestione.
Hai ragione, mi scuso per l’errore. Ecco la versione corretta:
Costi fissi
I costi fissi sono quelli associati in modo ricorrente e regolare alla busta paga dei dipendenti. Ad esempio, le fatture ricorrenti di un dipendente che si ripetono nel tempo, come quelle del telefono cellulare, del leasing o una retribuzione fissa per l’alloggio durante la durata di un progetto.
Si tratta di un tipo di salario in natura che i dipendenti ricevono mensilmente in modo fisso. Il controllo dei costi fissi è relativamente semplice, poiché non tendono a variare per lunghi periodi di tempo.
Come migliorarla grazie alla tecnologia
Costi variabili
I costi variabili sono quelli che non sono direttamente legati alla busta paga e possono variare in funzione di diversi fattori, come ad esempio il numero di riunioni o viaggi di lavoro effettuati (diarie, alloggi occasionali, carburante, taxi, rimborso materiale per l’azienda…).
In altre parole, possono esserci mesi in cui non vengono registrati alcun tipo di spesa per un dipendente che in altri mesi ha avuto spese specifiche. Il controllo dei costi variabili è notevolmente più complesso, soprattutto nelle aziende di medie e grandi dimensioni, poiché il volume di queste spese può aumentare sensibilmente in determinati periodi dell’anno.
Inoltre, la gestione dei costi variabili di un’azienda comporta un’attività aggiuntiva oltre alla pura contabilità. Si tratta del flusso di lavoro associato all’approvazione e al rimborso delle spese. In questo caso, è consigliabile che l’azienda stabilisca canali di comunicazione efficienti e chiari, in modo da ridurre al minimo il tempo dedicato alla gestione delle spese.
Vantaggi nella gestione delle note spese aziendali
Non c’è dubbio che una gestione efficiente delle spese aziendali consenta di risparmiare tempo e denaro. Gestire le spese legate ai dipendenti può essere un processo molto costoso, sia in termini di tempo che economici, se non si dispone di una struttura e un flusso di lavoro efficienti.
- Produttività: avere un sistema efficiente di controllo delle spese permette di ottimizzare il tempo dedicato a questa attività, liberando tempo da dedicare ad altre mansioni più interessanti.
- Risparmio sui costi: un controllo efficiente delle spese consente di ridurre i costi superflui e di risparmiare denaro.
- Accelerazione del flusso di approvazione delle spese: se l’azienda ha una politica di spese ben definita, l’approvazione delle spese variabili avviene in modo più rapido.
- Riduzione degli errori: un controllo efficace delle spese consente di minimizzare gli errori, evitando problemi come una contabilità imprecisa o rimborsi non effettuati che potrebbero causare insoddisfazione tra i dipendenti.
- Automatizzazione dei processi: utilizzando un software per la gestione delle spese aziendali, è possibile automatizzare determinate attività, come la comunicazione di approvazioni o rifiuti tramite workflow.
- Indipendenza dei dipendenti: i dipendenti possono inserire autonomamente le loro spese e allegare i relativi scontrini in formato digitale tramite il portale dipendenti o un’app mobile. Le spese vengono registrate automaticamente, senza bisogno dell’intervento di un operatore delle risorse umane.
- Motivazione: processi efficienti e una buona comunicazione interna sono fondamentali affinché i dipendenti rimangano motivati e non si sentano frustrati da una gestione inefficace
Inoltre, una funzionalità molto apprezzata dai nostri clienti è che le spese possano essere firmate digitalmente, garantendo che non vengano modificate in seguito e che rispettino i requisiti della fattura elettronica, evitando così la necessità di conservare i biglietti per eventuali ispezioni future.
Come migliorare la gestione delle spese aziendali
Come puoi vedere, migliorare il controllo delle spese aziendali legate ai dipendenti offre un numero elevato di vantaggi per tutte le parti coinvolte. Esistono numerosi modi in cui le aziende possono migliorare il controllo delle proprie spese, e si tratta di soluzioni che possono essere implementate da qualsiasi tipo di organizzazione.
1. Gestione digitale delle note spese
Poche sono le aziende che ancora gestiscono la propria contabilità manualmente, con carta e penna. Tuttavia, molte piccole e medie imprese continuano ad avere una gestione delle spese aziendali poco efficiente, anche se utilizzano strumenti digitali come Excel o Gmail. In questi casi, il margine di errore è ampio, e quanto più alta è l’attività associata e il numero di dipendenti e spese, tanto più questo margine cresce.
Passare al livello successivo significa adottare un software per la gestione delle spese aziendali. Questi programmi consentono di:
- Avere un maggiore controllo e ridurre notevolmente il margine di errore, aumentando la produttività del personale delle risorse umane e semplificando l’approvazione delle richieste di spesa.
- Facilitare la creazione e la richiesta di spese da parte dei dipendenti.
2. Creare una politica sulle spese aziendali
Oltre a un controllo efficiente delle spese, è fondamentale stabilire una politica aziendale delle spese che dia un senso a questo controllo. In questa politica dovrebbero essere specificati chi può spendere, cosa, quando, come e con quale finalità. L’obiettivo è garantire che le spese siano utilizzate nel modo più efficiente possibile, evitando spese inutili o improduttive.
La creazione di una politica delle spese aiuterà anche i dipendenti a sapere esattamente cosa possono fare e cosa non possono fare, prevenendo così problemi futuri. In questo senso, una soluzione di gestione delle spese aziendali ci aiuterà a identificare aree da migliorare grazie ai dati raccolti.
3. Implementare un sistema di approvazione delle note spese
Un altro aspetto importante da considerare è il sistema di approvazione delle spese. Questo è particolarmente cruciale quando le spese sono sostenute da più persone, soprattutto nelle grandi aziende, dove possono esserci centinaia o addirittura migliaia di dipendenti.
Implementare un sistema di approvazione delle spese consente di stabilire una catena di responsabilità chiara, facilitando anche la comunicazione tra i vari dipartimenti. In questo modo si evitano problemi futuri e si migliora l’efficienza complessiva dell’azienda. Anche in questo caso, la gestione delle spese in cloud ci aiuta a rendere la comunicazione tra dipendenti, risorse umane e responsabili più fluida.
4. Gestione delle note spese per categoria
Una buona gestione delle spese prevede anche la categorizzazione delle stesse. Ovvero, identificare e classificare le spese in base alla loro natura. Questo è particolarmente utile per analizzare i dati e individuare miglioramenti o addirittura problematiche all’interno dell’azienda. Alcune delle categorie più utilizzate sono:
- Implementazione di una politica dei viaggi
- Alloggio
- Spese di chilometraggio
- Formazione
- Diete
- Rappresentanza
Se utilizziamo un software professionale per la gestione delle spese, come quello di Bizneo HR, categorizzare le spese diventa molto più semplice e pratico. Inoltre, possiamo generare report sulle spese in modo rapido e semplice, con l’obiettivo di identificare le categorie in cui si spende di più e implementare soluzioni per ridurre tali spese.
5. Creazione di report sulle spese
Come abbiamo già detto, una gestione delle spese efficiente prevede la redazione di report periodici. Questi report sono fondamentali per individuare problemi e analizzare le tendenze di spesa dell’azienda. In questo modo, possiamo identificare se si sta spendendo di più o di meno in determinate categorie e prendere le misure necessarie per migliorare la gestione delle spese.
Ad esempio, se notiamo che in un determinato mese sono state sostenute più spese per diete e chilometraggio, possiamo analizzare cosa è successo e adottare misure correttive. Anche in questo caso, un software di gestione delle spese sarà molto utile, poiché la raccolta e l’analisi dei dati saranno molto più facili e veloci.
