Canali di segnalazione interna: cosa sono e come funzionano

Un canale di segnalazione è più utile di quanto sembri. Infatti, anche all’interno delle aziende si possono verificare irregolarità, alcune delle quali potrebbero violare la legge. Negli ultimi anni, diversi casi sono diventati noti, come il “dieselgate” di Volkswagen, che ha danneggiato la reputazione delle aziende, arrivando a influenzare l’opinione pubblica.

Con un canale whistleblowing, è possibile intervenire per fermare eventuali irregolarità o risolverle in modo efficace, sia internamente che con l’aiuto delle autorità competenti. Questo grazie a una segnalazione che può essere presentata da chiunque sia coinvolto o connesso, da un dipendente a un cliente.

In questo articolo, scopriamo cosa sono i canali di segnalazione interna nelle aziende, come funzionano e come risolvere le principali questioni relative al loro utilizzo.

Cos’è un canale di segnalazione?

Un canale di segnalazione interna o canale whistleblowing è uno strumento creato per informare su comportamenti illeciti all’interno di un’azienda. Questi comportamenti possono violare il codice di condotta dell’organizzazione o infrangere le leggi nazionali e internazionali. Grazie all’uso di una piattaforma per le segnalazioni anonime, i dipendenti o le persone esterne ma collegate all’azienda hanno la possibilità di esporre tali atti illeciti.

Il canale di segnalazione whistleblowing aiuta le aziende a rilevare comportamenti che violano la legge o i codici di comportamento aziendali e che possono essere affrontati o prevenuti prima che causino danni. Ciò è possibile perché le operazioni vengono gestite internamente, a meno che non richiedano l’intervento di dell’ispettorato del lavoro.

Obiettivi del canale di segnalazione nelle aziende

Oltre alle segnalazioni su problematiche lavorative o altri tipi di illeciti, il canale whistleblowing anonimo persegue una serie di obiettivi diretti e indiretti:

• Rilevare e prevenire attività illecite che potrebbero danneggiare l’azienda.
• Migliorare il controllo interno per ridurre il rischio di cattive pratiche o comportamenti impropri.
• Escludere o ridurre la responsabilità penale dell’azienda, nel caso in cui un membro dell’organizzazione commetta un reato, e sia dimostrato tramite indagini.
• Promuovere il buon funzionamento del sistema disciplinare, che punirà i responsabili delle violazioni rilevate.
• Contribuire alla collaborazione nelle indagini giudiziarie se viene avviato un procedimento legale che coinvolga l’azienda.

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Il canale di segnalazione interna è obbligatorio?

Il canale di segnalazione interna è obbligatorio solo per le aziende e le organizzazioni con 50 o più dipendenti. Le aziende con un numero inferiore a tale soglia vengono esonerate.

Questa disposizione è prevista dalla Direttiva UE 2019/1937, che ha l’obiettivo di proteggere i whistleblowers, ovvero le persone che segnalano attività illecite, ed è in attesa di trasposizione in Italia.

Inoltre, le aziende che desiderano certificarsi secondo gli standard UNE/ISO legati alla compliance (ad esempio UNE 19601, UNE-ISO 37001, ISO 37002) devono dotarsi di un canale di segnalazione anonima. Questo obbligo si applica anche alle aziende che devono adottare misure preventive contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento di attività terroristiche.

Se si desidera implementare un programma di compliance normativa penale, sarà obbligatorio avere un canale di segnalazione. Un altro esempio di aziende che devono disporre di questo strumento sono quelle che operano nei settori sportivo, ricreativo o educativo, in particolare se forniscono servizi a minori.

Come funziona un canale di segnalazione interna whistleblowing?

Affinché le segnalazioni lavorative siano efficaci, il canale di segnalazione si fonda sull’anonimato. Questo evita il timore di eventuali ritorsioni, in particolare tra i dipendenti dell’azienda coinvolta. Inoltre, è fondamentale che il canale sia semplice da usare e che consenta di fornire prove a sostegno delle argomentazioni presentate.

Il nostro software di Risorse Umane include un modulo che funge da canale di segnalazione. Permette a un dipendente o a qualsiasi persona legata all’azienda di segnalare situazioni irregolari che ha osservato o di cui è a conoscenza.

Il software per creare un canale di segnalazione interno di Bizneo HR utilizza un modulo semplice per presentare la denuncia. All’interno del modulo ci sono spazi dedicati per descrivere ciò che si desidera segnalare. È possibile indicare dove è accaduto, la data, le persone coinvolte o se sono state già adottate delle misure specifiche. Naturalmente, c’è anche uno spazio per allegare fotografie, file audio o video, o e-mail.

Inoltre, l’interfaccia del modulo tiene conto anche della figura responsabile per la gestione delle segnalazioni. Questo può essere un responsabile del team delle Risorse Umane, che avrà la possibilità di esaminare i dettagli di ogni segnalazione, lo stato e i giorni di apertura con i rispettivi aggiornamenti.

In questo modo, si può creare un database di segnalazioni, utile in caso di ispezione e per valutare l’efficacia delle misure disciplinari adottate.

Grazie a un software di canale di segnalazione, come quello offerto da Bizneo HR, è possibile conformarsi facilmente alla normativa e prevenire in modo efficace le irregolarità che causano sia danni all’immagine aziendale che problematiche interne.

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10 domande e risposte sui canali di segnalazione interna

1. Chi può utilizzare il canale di segnalazione interna?

Il canale di segnalazione interna può essere utilizzato dai dipendenti, dai collaboratori esterni, dai fornitori e, in alcuni casi, anche dai clienti che riscontrano irregolarità o comportamenti illeciti che riguardano l’azienda.

2. Il canale di segnalazione deve essere anonimo?

Sì, uno degli aspetti principali di un canale di segnalazione efficace è che debba garantire l’anonimato del segnalante. Questo per proteggere chi denuncia da potenziali ritorsioni o discriminazioni, creando così un ambiente più sicuro per segnalare situazioni problematiche.

3. Il canale di segnalazione è obbligatorio per tutte le aziende in Italia?

Non tutte le aziende sono obbligate a istituire un canale di segnalazione. Tuttavia, a partire dal 2023, la legge italiana ha introdotto l’obbligo di attivare sistemi di segnalazione per le aziende che superano una certa soglia di dipendenti (ad esempio, oltre 50 dipendenti) in conformità con la direttiva UE sul whistleblowing (direttiva 2019/1937), per tutelare i dipendenti che segnalano illeciti.

4. Chi gestisce le segnalazioni nel canale interno?

La gestione delle segnalazioni viene generalmente affidata a una figura interna, come il responsabile delle risorse umane, un comitato etico o un responsabile compliance. In alcune aziende, può esserci una figura esterna incaricata della gestione delle segnalazioni, per garantire maggiore imparzialità.

5. Quali tipi di irregolarità possono essere segnalati tramite il canale interno?

I comportamenti che possono essere segnalati includono frode, corruzione, discriminazioni, molestie sul luogo di lavoro, violazione di normative aziendali o regolamenti di sicurezza sul lavoro, violazione delle leggi sulla protezione dei dati, e altre attività illecite che possano danneggiare l’azienda o violare i diritti dei dipendenti.

6. Come viene gestita una segnalazione ricevuta tramite il canale di segnalazione?

Una segnalazione ricevuta viene prima analizzata per verificarne la fondatezza. Se la denuncia è ritenuta valida, l’azienda deve attivare un processo investigativo interno, che può portare a sanzioni disciplinari o a misure correttive. Se necessario, la segnalazione può essere girata alle autorità competenti.

7. Cosa succede se il dipendente teme ritorsioni per aver effettuato una segnalazione?

La legge italiana, così come la direttiva europea, protegge i dipendenti che effettuano segnalazioni in buona fede da ritorsioni o discriminazioni. Il canale di segnalazione deve garantire la confidenzialità e l’anonimato, e le aziende sono obbligate a prevenire e sanzionare eventuali ritorsioni contro chi segnala irregolarità.

8. Come può un’azienda implementare un canale di segnalazione efficace?

Per implementare un canale di segnalazione efficace, l’azienda deve scegliere una piattaforma sicura e anonima, formare il personale su come utilizzare correttamente il canale, e definire una procedura chiara per la gestione delle segnalazioni. Inoltre, è essenziale che l’azienda stabilisca un comitato interno che si occupi di indagare sulle segnalazioni e che garantisca la protezione del segnalante.

9. Quali sono i vantaggi di un software di gestione delle segnalazioni?

Un software di gestione delle segnalazioni facilita la registrazione, la gestione e il monitoraggio delle denunce in modo sicuro ed efficiente. Questi strumenti consentono alle aziende di raccogliere segnalazioni in modo anonimo, monitorare lo stato delle indagini e generare report, facilitando la conformità alle normative e migliorando la trasparenza aziendale.

10. Posso utilizzare un canale di segnalazione anche per i clienti?

Sì, il canale di segnalazione può essere utilizzato anche dai clienti per segnalare disservizi, comportamenti non etici o violazioni che riguardano l’azienda. Questo aiuta a migliorare la trasparenza e la responsabilità sociale dell’impresa.

Poter contare su un software per creare un canale di segnalazione interno per le aziende è un modo efficace per potenziare l’implementazione di programmi di compliance. Il suo obiettivo principale è rilevare e chiarire i possibili rischi legali per l’azienda, affrontandoli attraverso pratiche e azioni etiche. Inoltre, un sistema di segnalazione permette alle imprese di conformarsi alla direttiva dell’Unione Europea sui canali di segnalazione, che è stata già integrata nella legislazione italiana.