Implementar una intranet de RR. HH. en una empresa es una excelente idea. Se ofrece a los trabajadores una herramienta destinada a simplificar sus comunicaciones. Al utilizarla, se ponen en contacto con miembros de su equipo o de otro departamento, lo que es esencial para que la información fluya sin obstáculos.
No obstante, la intranet de Recursos Humanos cuenta con muchas más funcionalidades, cuyo impacto en la plantilla se va a notar. Su uso diario no solo optimiza el tiempo de trabajo, sino que contribuye a integrar con rapidez a nuevos empleados o a mejorar el clima laboral.
Para poder aprovechar todo lo que nos ofrece, nada mejor que conocer a fondo en qué consiste la intranet, sus usos más destacados y los cinco beneficios clave que otorga.
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¿Qué es una intranet de Recursos Humanos?
La intranet de RR. HH. es una red privada a la que tienen acceso los trabajadores de una empresa. Para que puedan utilizarla, es necesario concederles los permisos o credenciales adecuadas. Una vez dentro, interactúan con diferentes informaciones, como su situación laboral y colaboran con otros integrantes.
También da la posibilidad de utilizar contenidos de otros empleados, quienes pueden formar parte del equipo de trabajo, estén o no en el mismo nivel jerárquico. Esto se debe a que una intranet corporativa facilita la comunicación corporativa, algo que se da por el uso de foros, blogs o chats.
Por descontado, la capacidad de compartir recursos es total, siempre y cuando se circunscriban al ámbito laboral. Así, el trabajo en equipo se vuelve más ágil y rápido, ya que un documento esencial para un proyecto, por ejemplo, se envía a varias personas a través de un clic. No hay un gran retardo y se reduce el riesgo de perder los datos esenciales, como podría ocurrir si estuvieran en un papel.
Evolución de la intranet de empresa
La intranet de empresa ha ido evolucionando con el paso de los años a base de añadir funcionalidades. Empezó, hace dos décadas, como una herramienta sencilla de transmisión y gestión del conocimiento. Gracias a su despliegue, los empleados disponían de un nuevo canal con el que hacer avanzar sus proyectos y tareas.
En un segundo momento, se integraron nuevas utilidades. La primera de ellas fue la del portal del empleado, que consiste un espacio privado para cada trabajador. Su principal característica es la de permitir la autogestión de una amplia variedad de tareas, como fichar, pedir vacaciones o avisar de que va a faltar a su puesto.
La última fase de la evolución de la intranet de RR. HH., la actual, ha traído otros añadidos. El más destacado es la posibilidad de interactuar de una forma profunda para ser partícipe de una comunidad. Surgen el trabajo colaborativo al alojar la información en la nube.
¿Para qué sirve intranet de Recursos Humanos?
Dada su evolución, la intranet de Recursos Humanos ofrece una amplia variedad de funcionalidades. Todas ellas tienen como objetivo facilitar ciertas tareas a los trabajadores, así como garantizar su comunicación entre sí y con otros departamentos de la empresa. Además, su utilidad se extiende a lo largo del ciclo de vida del empleado, desde el principio hasta el final.
Por ejemplo, la intranet es de gran utilidad para un proceso de onboarding. La herramienta facilita la adaptación de los recién llegados, ya que pueden estar al tanto de avisos importantes, realizar consultas o mantenerse al día de sus responsabilidades. De este modo, no estarán solos y se reduce el tiempo de integración.
En ella se almacena todos los datos, archivos y recursos digitales que hacen posible la actividad de la empresa. Esto evita duplicidades y la obsolescencia de los directorios en papel o en formato electrónico. Para que el volumen de información sea abarcable, se suele disponer de un buscador con varios filtros personalizables.
Otra funcionalidad interesante, relacionada también con el envío de información, es la entrega de nóminas. Cada mes, los empleados reciben el documento de manera puntual en su espacio personal. Gracias a esto, se evitan retrasos, lo que aumenta la satisfacción de la plantilla.
Incluso es útil para la formación y desarrollo, así como la medición del clima laboral. En el primer caso, es posible entregar, de manera personalizada, webinars, vídeos, podcast o cursos que resulten interesantes. Al poder publicar encuestas, es muy sencillo tomarle el pulso a la plantilla y conocer cómo se encuentra el estado de ánimo.
5 beneficios clave de implementar una intranet corporativa
Utilizar una intranet de Recursos Humanos ofrece una amplia variedad de beneficios para las empresas. Se trata de una herramienta potente y versátil, la cual se adapta a la realidad de cada organización. Con su uso, la plantilla cumplirá con sus funciones de una manera eficaz y evitando retrasos en la finalización de proyectos.
Interacción simplificada entre empleados
Se dispone de un canal de comunicación que aglutina a todos los empleados sin distinción de rango, puesto o departamento al que pertenece. Es decir, en caso de necesidad, es posible conversar o enviar archivos de un trabajador a otro sin ningún obstáculo. Así, se produce una mejora sustancial en el trabajo colaborativo.
Además, las comunicaciones, pese a que se realizan en un mismo canal, se llevan cabo en diferentes formatos. Un chat o un foro son dos ejemplos muy comunes, los cuales facilitan que desde trabajadores individuales a grupos intercambien información con fluidez.
Optimización de la distribución de información
Distribuir información esencial en una empresa es un reto que aumenta con el tamaño y cada nueva incorporación. Con el uso de una intranet de Recursos Humanos, los obstáculos se reducen al mínimo, ya que no es necesario utilizar formatos electrónicos o soportes frágiles como es el papel.
Cualquier dato o documento se envía a través de la intranet, algo que solo lleva unos segundos. Su contenido llegará intacto a todos los afectados e interesados, y sin riesgo de que se pierda.
Automatización de procesos de comunicación
La automatización de ciertos actos comunicativos es otro de los puntos fuertes de una intranet de empresa. Cabe la posibilidad de crear workflows para el envío de avisos o notificaciones masivas. Basta con programar la fecha de lanzamiento y llegará a sus destinatarios sin falta.
Se trata de un beneficio fundamental, pues ahorra tiempo y esfuerzo al departamento de Recursos Humanos. Sus miembros ya no tendrán que preocuparse de si todos los empleados han recibido X circular. Gracias a un software de portal del empleado, no se dejará a nadie atrás.
La información se centraliza
La información no se encuentra dispersa en varios directorios ni en formatos dispares. Toda ella se almacena en la nube y se pone a disposición de los empleados. Así, se simplifica la gestión documental, aunque se utilicen diferentes tipos de archivos. Además, se gana en seguridad, ya que los datos se encuentran en un servidor dedicado y se encriptan para dificultar su robo.
Acceso desde cualquier lugar
El teletrabajo y los entornos de trabajo híbridos se han vuelto populares en los últimos años. Ambos permiten a los empleados cumplir con sus tareas desde cualquier lugar, sea su casa o desde otro país. Dadas estas circunstancias, es esencial que dispongan de un acceso continuado a la intranet de RR. HH.
El acceso está garantizado gracias al uso de aplicaciones específicas. Se diseñan para que la comunicación sea fácil y fluida en toda situación. Pero no entorpecen la automatización de procesos clave, como el envío de notificaciones. Estas se lanzan desde cualquier dispositivo, por ejemplo un teléfono móvil o una tableta, de modo idéntico a como se haría con un ordenador.
¿Cómo son las mejores intranet de Recursos Humanos?
Las mejores intranet de Recursos Humanos cuentan con una serie de características clave, las cuales hacen del sistema una herramienta indispensable para cualquier empresa. Hay que tener en cuenta las siguientes claves:
- Es fácil de acceder y su uso es intuitivo, lo que ayuda a que la información fluya sin trabas.
- Su diseño es robusto y adaptado a las particularidades de la empresa.
- Facilita el trabajo cooperativo mediante la creación de espacios específicos.
- Se actualiza con frecuencia para incorporar nuevas funcionalidades y solucionar problemas de usabilidad.
- Dispone de un espacio personalizado y privado para cada trabajador: el portal del empleado.
Gracias a una intranet de Recursos Humanos, las empresas cuentan con un canal dedicado a mejorar las comunicaciones del personal. Toda la plantilla podrá participar en sus proyectos, enviar y recibir información o realizar consultas sobre su situación laboral. Al utilizarla no solo se simplifica el contacto, sino que se estrecha y mejora tanto el compañerismo como el sentimiento de permanencia.
