La gestión de la capacitación es una de las tareas claves del departamento de recursos humanos. Diseñar itinerarios educativos eficaces, que potencien las habilidades y competencias claves de los empleados, resulta fundamental a la hora de alcanzar resultados y construir una plantilla competitiva y motivada.
Diagnosticar la necesidad de aprendizaje, diseñar la respuesta más adecuada, realizar un seguimiento y evaluar la eficacia de la planificación puede llegar a ser todo un desafío. Pensar que esto es una decisión circunstancial es también subestimar el impacto que el aprendizaje puede llegar a tener en una organización, pues de la capacitación y desarrollo del personal depende en gran parte el crecimiento y futuro de cualquier empresa.
Index
- 1 ¿Cuál es la función del área de capacitación?
- 2 Legislación y obligaciones en la capacitación y desarrollo del personal
- 3 Cómo perfeccionar la gestión de la capacitación
- 3.1 Determinar las necesidades y objetivos de la empresa
- 3.2 Conocimiento de los perfiles de la organización
- 3.3 Comunicación interna fluida
- 3.4 Software de gestión de la capacitación laboral
- 3.5 Sistema de evaluación del desempeño
- 3.6 Control de la inversión en la gestión de la capacitación
- 3.7 Metodologías de aprendizaje
- 4 Evaluación de la capacitación | Cómo hacer seguimiento de los resultados
¿Cuál es la función del área de capacitación?
La principal función del área de capacitación de una empresa es crear itinerarios personalizados y adecuados a las habilidades y competencias de cada empleado. Analizar el desarrollo de un empleado, conocer cuáles son las habilidades más importantes de su perfil y especialización es crucial para identificar necesidades de formación.
Además, el departamento encargado de la gestión de la capacitación de una organización también deberá asegurarse de que, de manera global, el aprendizaje de los empleados avanza en consonancia a sus objetivos. Alinear el capital humano de la empresa con su estrategia es vital para alcanzar resultados a medio y largo plazo.
De la misma forma, este camino deberá ser evaluado y reconsiderado de forma constante. No solo basta con diseñar un itinerario formativo, también es necesario medir y analizar su impacto en la empresa. Por lo tanto, otra de las tareas claves es comprobar que las formaciones se completan, que se están adquiriendo los conocimientos necesarios y que estos están teniendo un impacto positivo en el desarrollo de las labores diarias.
Tampoco hay que olvidar el grado de satisfacción de los empleados. Estos deben ser una parte activa en la gestión de la capacitación. Ambas partes deben llegar a un consenso sobre las áreas que mayor impacto pueden tener sobre sus funciones y habilidades. Una carrera profesional con proyección y la preocupación por su futuro laboral mejorará su satisfacción y motivación, a la par que permitirá aumentar la retención y atracción de talento.
Legislación y obligaciones en la capacitación y desarrollo del personal
A pesar de los múltiples beneficios de una gestión de la capacitación optimizada, no todas las empresas pueden apreciar su inmenso valor. Más allá de la correcta gestión, hay países donde la formación de los empleados está contemplada por su legislación, con el objetivo de hacer crecer la economía estatal a través de la adquisición constante de nuevos conocimientos.
Por ejemplo, desde el año 2012 en España existe el derecho individual de solicitar un permiso retribuido de 20 horas anuales dedicadas a la capacitación, siempre que este disponga de una antigüedad contractual de al menos 1 año. Estas además pueden acumularse durante 5 años para disponer de hasta 100 horas de capacitación.
De manera similar, en México también tiene un marco normativo de capacitación donde se establece la obligación de las empresas de facilitar un itinerario formativo a sus empleados. Según el artículo 153-A de la Ley Federal del Trabajo, los planes de capacitación deberán ser formulados en acuerdo común entre trabajadores y organización, con el objetivo de elevar su nivel de vida, competencia laboral y su productividad.
Mientras tanto, en otros países, como Colombia, la capacitación tan solo es obligatoria en materias de prevención de riesgos laborales, dejando las demás competencias en manos de las propias empresas. Por otro lado, en Argentina, y a pesar de que existen programas que tratan de impulsar la progresión de las personas y la actividad económica del país, la capacitación tan solo es obligatoria en ciertos sectores de empleo.
Cómo perfeccionar la gestión de la capacitación
Dadas las ventajas que ofrece e incluso su obligatoriedad en ciertas regiones, no cabe duda de que vale la pena realizar una correcta gestión de la capacitación en las organizaciones. Para tratar de no caer en itinerarios insulsos y poco atractivos que no son de utilidad ni para trabajadores ni empresas, será necesario revisar algunos puntos relevantes.
Determinar las necesidades y objetivos de la empresa
El primer punto clave en la gestión de la capacitación y desarrollo del personal está relacionado con las necesidades y objetivos de la empresa. La capacitación debe estar alineada en todo momento con estos, pues de lo contrario, el esfuerzo, tiempo y dinero invertido no tendrá el impacto deseado en la organización. La meta es ir sumando nuevos conocimientos que permitan tener un plantilla más completa y competitiva.
Conocimiento de los perfiles de la organización
De la misma forma, será necesario disponer de un catálogo detallado de todos los perfiles profesionales necesarios para la empresa, incluyendo las habilidades y competencias ideales de cada puesto. Esto es algo que suele hacerse en relación con el reclutamiento de nuevos empleados y que puede ser también útil a la hora de crear y planificar itinerarios de capacitación.
Tendremos una referencia clara con la que comparar los perfiles de los trabajadores y detectar así las necesidades de cada puesto.
Comunicación interna fluida
Este no debe ser un proceso unidireccional donde la empresa decide cuál debe ser el camino educativo de sus empleados. Estos deben ser una parte activa de la planificación, consultando sus motivaciones y aportando ideas sobre aquellas competencias que pueden ayudarle en su día a día.
Para ello es necesario disponer de medios que ofrezcan una comunicación fluida, tanto con el departamento de recursos humanos como con los responsables y mánagers, perfiles de autoridad que también pueden aportar un punto de vista muy interesante. La comunicación es clave antes, durante y después de realizar la capacitación.
Software de gestión de la capacitación laboral
La gestión de la capacitación de una pequeña empresa puede resultar sencilla, pero la tarea se complica a medida que el número de empleados crece.
Disponer de un sistema de gestión de la capacitación laboral informatizado es sin duda la forma más productiva de diseñar y planificar itinerarios formativos, pues estos ofrecen todas las herramientas necesarias para afrontar todas las fases con garantías.
Sistema de evaluación del desempeño
La evaluación de desempeño es otro de los puntos que puede ayudar a mejorar la gestión de la capacitación. Este sistema permite evaluar el rendimiento de los empleados y su progresión en diferentes áreas a lo largo del tiempo.
Con tan solo comprobar estos datos es fácil identificar qué puntos se deben trabajar para mejorar el desempeño de los empleados.
Control de la inversión en la gestión de la capacitación
Otro punto muy importante para las empresas es la inversión realizada en la formación de la plantilla. Tenerla bajo control es vital a la hora de cuadrar las cuentas anuales, así que es necesario realizar un presupuesto y registro.
No obstante, recuerda que en algunos países, como por ejemplo España, México o Argentina, el gobierno ofrece bonificaciones para las empresas que ponen en marcha un programa de capacitación. Y en ocasiones, estos bonos pueden sufragar gran parte de los costos.
Metodologías de aprendizaje
Las formaciones propuestas deben cumplir con los estándares de calidad de la empresa, ofrecer conocimientos valiosos y habilitar espacios para “aprender haciendo”. Además, deben facilitar el aprendizaje a través del e-learning, una forma flexible y atractiva para que los empleados puedan adquirir los conocimientos a su ritmo. Por supuesto, es fundamental ofrecer capacitaciones certificadas que aumenten el valor profesional de la plantilla.
Evaluación de la capacitación | Cómo hacer seguimiento de los resultados
A los puntos anteriores debemos sumarle una tarea vital para obtener buenos resultados. Evaluar la capacitación y hacer un seguimiento personalizado es tan importante como realizar una buena planificación. En el ámbito empresarial, medir resultados y analizar la eficacia de las acciones es crucial para continuar creciendo.
Medir el retorno de la capacitación puede resultar complejo. Es necesario medir diferentes factores, como el grado de satisfacción, tiempo invertido, utilidad real de la capacitación, conocimientos adquiridos… Todo ello resulta mucho más sencillo cuando tenemos un software de gestión de la capacitación que nos permita registrar y medir las diferentes variables.
Con todo el registro de la capacitación disponible, las empresas pueden medir cómo ha sido la gestión de la capacitación y tomar decisiones con vistas a seguir mejorando la labor. Para ello, es necesario tener claro las distintas fases de la evaluación de la capacitación.
1. Reacción
En primera instancia los empleados podrán reaccionar a las capacitaciones recibidas a través de encuestas personalizadas. Podrán valorar positiva o negativamente diferentes aspectos, desde la satisfacción general o la evaluación del contenido hasta la metodología, la calidad, utilidad o tiempo invertido.
2. Aprendizaje
De la misma forma, también es una gran idea medir el aprendizaje adquirido tras la capacitación. Este puede ser un buen momento para volver a revisar junto al empleado los conocimientos y habilidades que se pretendían mejorar. De esta forma, podemos comparar los valores del antes y el después gracias a la disponibilidad del registro histórico.
3. Conducta
Con el paso del tiempo, también se podrá ir evaluando si los conocimientos adquiridos están siendo útiles en el día a día de los empleados. Aquí podemos seguir recopilando información a partir de entrevistas personales a empleados, responsables y jefes de departamento. Los cambios conductuales son un buen indicador de la eficacia de la gestión de la capacitación.
4. Resultados
Por último, y tras recopilar información durante todo el proceso, se podrá realizar una evaluación del impacto de la capacitación diseñada. Aunque se puede extender en el tiempo, el control de las diferentes fases nos otorgará la oportunidad de elaborar un informe con resultados detallados. De esta forma, la evaluación será objetiva y se podrán tomar decisiones para seguir mejorando y aumentando el valor de las acciones de capacitación.
