Cuando parte de la plantilla se desplaza habitualmente por trabajo, el departamento de RR. HH. acumula cada mes un volumen de informes de kilometraje que tiene que verificar, calcular con la tasa exenta vigente y liquidar en nómina.
Según GBTA Foundation, el 19% de los informes de gastos contiene errores que requieren corrección posterior.
Digitalizar la gestión de los gastos de kilometraje reduce los errores en el cierre mensual y garantiza la trazabilidad que Hacienda exige ante una inspección. El cálculo del kilometraje puede automatizarse desde el origen hasta el destino o los gastos directos del desplazamiento pueden cubrirse con tarjeta corporativa sin que el empleado adelante dinero.
Qué es el gasto por kilometraje
El gasto por kilometraje es la compensación que la empresa abona al empleado cuando usa su vehículo personal para desplazarse por motivos laborales. Cubre el desgaste del vehículo, el combustible, el seguro y el mantenimiento proporcional al uso profesional, no el coste exacto de cada repostaje.
Hacienda no exige facturas de gasolina para justificar el reembolso. Lo que exige es poder acreditar que el desplazamiento existió y tenía finalidad laboral: fecha, origen, destino, motivo y kilómetros recorridos.
A cuánto se paga el kilometraje en 2026: tasa Hacienda y excepciones forales
La empresa decide cuánto paga por kilómetro. No existe una tarifa mínima obligatoria por ley, salvo que el convenio colectivo aplicable establezca otra cosa. La Orden HFP/792/2023 es el límite por encima del cual el reembolso deja de estar exento de IRPF y de cotización a la Seguridad Social.
| Territorio | Límite exento | Empresa paga 0,20 €/km | Empresa paga 0,40 €/km |
|---|---|---|---|
| Territorio común | 0,26 €/km | 0,20 € exentos · 0 € tributan | 0,26 € exentos · 0,14 € tributan |
| Euskadi | 0,29 €/km | 0,20 € exentos · 0 € tributan | 0,29 € exentos · 0,11 € tributan |
| Navarra | 0,36 €/km | 0,20 € exentos · 0 € tributan | 0,36 € exentos · 0,04 € tributan |
La empresa puede fijar una tasa superior al límite exento. El exceso se declara como rendimiento del trabajo del empleado y RR. HH. lo gestiona en la nómina correspondiente.
Para que el reembolso sea válido fiscalmente, el trayecto tiene que justificarse con origen, destino, fecha, motivo y kilómetros recorridos.
Qué incluye el reembolso de kilometraje y qué no
El reembolso solo aplica cuando el empleado usa su propio vehículo para desplazarse fuera de su centro de trabajo habitual por motivos laborales. El trayecto de casa al trabajo no está incluido. Si varios compañeros comparten el coche, solo el propietario puede solicitar el reembolso.
| Incluido en el reembolso | Incluido en el reembolso con justificante aparte | No reembolsable |
|---|---|---|
| Combustible | Peajes | Multas de tráfico |
| Desgaste y amortización del vehículo | Parking | Multas de aparcamiento |
| Mantenimiento y reparaciones | Limpieza del vehículo | |
| Seguro del vehículo (parte proporcional) | Compra o leasing del vehículo | |
| ITV e impuesto de circulación (parte proporcional) | Trayecto de casa al centro de trabajo |
Cómo calcular los gastos de kilometraje en nómina
La fórmula es: kilómetros recorridos × tasa por kilómetro = importe a reembolsar. El resultado determina tanto el importe que recibe el empleado como el tratamiento fiscal que RR. HH. aplica en nómina según la tasa que haya fijado la empresa.
Ejemplo de cálculo de gasto por kilometraje
Un empleado recorre 300 km en un mes por visitas a clientes. La empresa tiene fijada una tasa de 0,35 €/km, por encima del límite exento de Hacienda.
300 km × 0,35 €/km = 105 € total a reembolsar.
De los 105 €, 78 € están exentos de IRPF y cotización a la Seguridad Social (300 km × 0,26 €/km). Los 27 € restantes corresponden al tramo que supera el límite exento (300 km × 0,09 €/km) y RR. HH. los declara en nómina como rendimiento del trabajo del empleado.
¿Qué importe se debe abonar al empleado en concepto de dietas laborales?
Cómo justificar los gastos de kilometraje ante Hacienda
La carga de la prueba recae en la empresa, no en el empleado. Si Hacienda inspecciona los registros de kilometraje, la empresa tiene que poder acreditar que cada desplazamiento existió y tenía finalidad laboral.
Los campos mínimos que debe contener el registro de cada desplazamiento son: fecha, origen, destino, motivo profesional, kilómetros recorridos y vehículo utilizado. Hacienda no exige facturas de combustible para validar el kilometraje. Los peajes y el parking sí requieren el ticket o factura original.
Lo que Hacienda verifica en una inspección es la coherencia del registro: que los trayectos sean compatibles con la actividad laboral del empleado, que las distancias sean lógicas y que no haya desplazamientos en días festivos sin justificación. Un registro con datos incompletos o contradicciones internas invalida la exención y convierte todo el reembolso en rendimiento del trabajo sujeto a retención.
Cómo gestionar los gastos de kilometraje
El departamento de RR. HH. puede gestionar los gastos de kilometraje de tres formas: de forma manual, con un software de gestión de gastos o con tarjetas corporativas que eliminan el reembolso posterior.
Gestión manual de los gastos de kilometraje
El empleado envía por correo o Excel los kilómetros recorridos y RR. HH. verifica cada registro, comprueba que la tasa aplicada es la vigente, calcula el importe exento y lo introduce manualmente en nómina. Los peajes y el parking se gestionan aparte, revisando cada ticket uno a uno.
El volumen de correos, hojas de cálculo y justificantes sin clasificar que acumula el departamento al cierre de cada mes multiplica el riesgo de error: kilómetros estimados sin verificar, tasas desactualizadas o tickets extraviados que invalidan la exención ante una inspección de Hacienda.
Software de gastos con kilometraje automático
Un software de gestión de gastos permite automatizar el cálculo del kilometraje. El empleado indica origen y destino, y el sistema calcula el trayecto, aplica la tasa configurada por la empresa y genera el importe automáticamente. Admite paradas intermedias, ida y vuelta, y recalcula si cambia el recorrido. La ruta completa queda registrada en el informe con valor probatorio ante Hacienda.
RR. HH. revisa las solicitudes, aprueba o rechaza con comentario y el dato entra directamente en nómina sin introducción manual. El registro incluye firma digital que acredita quién aprobó qué y cuándo.
Bizneo HR calcula automáticamente la distancia entre origen y destino, aplica la tasa exenta configurada por la empresa y genera el informe de kilometraje listo para el cierre de nómina, eliminando la entrada manual de datos y el riesgo de aplicar una tasa desactualizada.
OCR para tickets de peajes y parking
Un software con OCR en la gestión de gastos automatiza la captura del ticket del peaje o parking desde el móvil. El empleado hace una foto y el sistema extrae proveedor, fecha, importe e IVA al instante, sin teclear nada. El gasto queda registrado y clasificado con validez legal ante la AEAT, lo que elimina la obligación de conservar el ticket físico para una inspección posterior.
Bizneo HR extrae automáticamente los datos del ticket de peaje o parking mediante IA, completa el formulario al instante y registra el gasto con firma digital y validez legal ante la AEAT, eliminando el archivo de justificantes en papel y el riesgo de tickets extraviados al cierre del mes.
Tarjetas corporativas para gasolina, peajes y parking
Las tarjetas corporativas son una alternativa al modelo de reembolso posterior por kilómetros. En lugar de que el empleado adelante el dinero de gasolina, peajes y parking y espere al cierre de nómina para recuperarlo, la empresa cubre cada gasto en tiempo real con la tarjeta. El empleado no adelanta nada de su bolsillo.
Con tarjeta corporativa, la empresa paga los costes directos del desplazamiento como gasto de empresa, sin pasar por el cálculo de la tasa exenta por km. La empresa configura límites por categoría y periodo, y un pago fuera de la política se rechaza automáticamente.
Bizneo HR emite tarjetas corporativas configurables por empleado con límites de gasto por categoría y periodo de renovación. Cada pago queda registrado en el sistema en tiempo real, sin que el empleado tenga que adjuntar tickets ni RR. HH. procesar reembolsos individuales al cierre del mes.
Los gastos de kilometraje concentran cada mes un volumen de verificaciones, cálculos y justificantes que el departamento de RR. HH. tiene que resolver antes del cierre de nómina. Digitalizar el proceso reduce los errores de cálculo, garantiza la trazabilidad que exige Hacienda y elimina el circuito de reembolso posterior cuando la empresa opta por tarjetas corporativas.
Bizneo HR integra el cálculo automático del kilometraje, la captura de tickets por OCR y las tarjetas corporativas en la misma plataforma que gestiona prenóminas, control horario y portal del empleado, eliminando las exportaciones manuales entre sistemas y el riesgo de errores en el cierre mensual.
