A gestão de solicitações de teletrabalho no RH tem variado muito nos últimos anos. Em 2020, a pandemia provocou o boom do trabalho não presencial, e desde então, as condições foram mudando progressivamente.
Segundo o Gallup, 55% das empresas optaram por modelos híbridos, enquanto 26% trabalham exclusivamente de forma remota e 19% apostam apenas no trabalho presencial. No Brasil, a Lei do Teletrabalho foi integrada à CLT, regulando assim a situação dos funcionários que trabalham regularmente à distância.
Agora que qualquer funcionário pode fazer uma solicitação de teletrabalho, as empresas devem implementar processos claros e eficientes para gerenciar essas solicitações. Ferramentas de software de RH são uma das formas mais simples de agilizar a organização, evitar sobreposições e cumprir outras normativas, como o registro de ponto digital (bater ponto) ou o controle de ponto.
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Como fazer uma solicitação de teletrabalho na empresa?
Embora o processo de solicitação de teletrabalho seja simples e muito semelhante em todas as empresas, não podemos esquecer que ele deve cumprir a Lei nº 14.442/2022, de trabalho a distância.
1. Envio da solicitação pelo funcionário
Embora a lei não estabeleça um formato específico para fazer o pedido de teletrabalho, é recomendável fazê-lo por escrito, detalhando os dias e horários solicitados para trabalhar remotamente. O documento também deve conter os motivos da solicitação, seja por conciliação familiar, cuidado de filhos ou familiares próximos, etc.
Os sistemas de gestão de RH modernos facilitam este processo. Por exemplo, o funcionário pode fazer a solicitação diretamente pelo portal do colaborador e do seu celular. Ele pode preencher o formulário correspondente com todos os dados necessários, e a solicitação chega automaticamente aos responsáveis para avaliação.
Por que se pode fazer uma solicitação de teletrabalho?
O artigo 75-C da CLT e a Lei nº 14.442/2022 estabelecem as situações em que um funcionário tem direito a prioridade na modalidade de teletrabalho. Estas são:
- Cuidado de filhos ou enteados com até 4 anos de idade
- Cuidado de filhos ou enteados com deficiência, sem limite de idade
- Quando o funcionário obtém a guarda judicial de criança ou adolescente
Embora se possa fazer uma solicitação de teletrabalho por outras situações, o amparo por lei se limita a estas circunstâncias. Em outros casos, a empresa decidirá, junto ao funcionário, a aprovação do requerimento para teletrabalho (home office) e as condições.
2. Avaliação pelo RH
A solicitação de teletrabalho chegará ao responsável de recursos humanos, que deverá avaliar tanto a situação do funcionário quanto as necessidades empresariais e organizacionais. A lei brasileira não estabelece um prazo fixo para resposta, mas é uma boa prática responder em um prazo razoável, como 15 dias, podendo negociar as condições diretamente com o funcionário.
É importante que exista um procedimento claro tanto para a recepção quanto para a gestão de solicitações de home office no RH, para evitar atrasos e mal-entendidos.
3. Aprovação ou recusa conforme as políticas internas
Recursos humanos, junto aos responsáveis de cada área, decidirá se aceita ou recusa o pedido de teletrabalho, segundo as políticas de RH estabelecidas. Em caso de recusa, o RH deve fornecer uma justificativa objetiva e razoável dos motivos. Se a solicitação for aprovada, proceder-se-á à formalização do acordo de teletrabalho.
Em qualquer dos casos, deve-se comunicar a decisão ao funcionário por escrito. Se a solicitação for aceita, deve-se assinar o acordo de trabalho a distância, incluindo todos os requisitos como:
- Inventário de meios e equipamentos
- Horários em que o trabalho a distância será realizado
- Local de trabalho habitual
- Duração do acordo de teletrabalho
- Meios de controle empresarial
- Procedimento a seguir em caso de dificuldades técnicas
Um software de RH também permite automatizar todo o processo, desde o pedido de teletrabalho inicial até a assinatura do acordo final. Além disso, facilita o acompanhamento e cumprimento dos prazos legais e mantém um registro confiável de todas as solicitações e documentação associada.
Chaves para uma gestão eficiente do teletrabalho no RH
Para assegurar uma gestão eficaz do teletrabalho a partir do departamento de RH, é necessário estabelecer processos claros e utilizar ferramentas digitais que permitam agilizar e automatizar processos. Estas permitem um melhor acompanhamento do cumprimento normativo e facilitam a comunicação interna fluida com as diferentes partes interessadas.
Por trás de uma solicitação de teletrabalho se esconde uma relação com áreas tão importantes como a disponibilidade no escritório, igualdade, controle de horário, controle de produtividade ou segurança do trabalho. Por isso, é fundamental que o RH tenha uma visão global e coordenada do processo para:
- Evitar sobreposições: quando vários funcionários fazem solicitações de home office nos mesmos dias, é importante ter um sistema que permita visualizar e gerenciar a disponibilidade da equipe para manter uma presença mínima no escritório, segundo as necessidades de cada departamento. Isso é algo simples de realizar com uma ferramenta de RH, pois permite visualizar quais funcionários estão trabalhando remotamente a cada dia e gerenciar os calendários de forma centralizada.
- Garantir a equidade: assegurar que todas as solicitações sejam avaliadas sob os mesmos critérios e que se respeitem as prioridades estabelecidas por lei. Devem-se estabelecer políticas de teletrabalho que evitem desigualdades, arbitrariedade e favoritismo. Do contrário, o bem-estar dos funcionários e o clima organizacional podem ser afetados.
- Manter a produtividade: estabelecer métricas claras e ferramentas de acompanhamento que permitam avaliar o desempenho dos funcionários em modalidade de teletrabalho. Ao mesmo tempo, estas medidas devem ser transparentes e respeitosas com a privacidade do funcionário, cumprindo a normativa de proteção de dados e o direito à desconexão digital. O objetivo deve ser avaliar resultados e não supergerenciar o tempo do trabalhador.
- Registro de ponto e controle de horário: implementar sistemas de registro de ponto digital que permitam registrar a jornada de trabalho dos funcionários em teletrabalho, cumprindo assim a obrigação legal de controle de horário. As ferramentas de RH modernas oferecem soluções que facilitam este registro de forma simples e segura, permitindo ao funcionário registrar o ponto de qualquer dispositivo e localização.
- Cumprimento normativo: assegurar que todos os processos relacionados ao teletrabalho cumpram a legislação vigente, desde a avaliação das solicitações até a assinatura de acordos e o controle de horário. Um software de RH facilita o acompanhamento e a documentação desses requisitos legais.
Aprovação e controle de turnos para o teletrabalho
Levando em conta tudo o que foi dito, a chave para agilizar a aprovação das solicitações de teletrabalho no RH é estabelecer políticas claras.
Elaborar um sistema com regras preestabelecidas não é apenas a melhor forma de economizar tempo, mas também de garantir a transparência e a equidade no processo. Por exemplo, pode-se estabelecer critérios como:
- Dias máximos de teletrabalho por semana, segundo o departamento e a função.
- Mínimo de pessoal presencial requerido por departamento ou turno.
- Priorização de solicitações baseada em critérios objetivos como distância do centro de trabalho, situação familiar ou necessidades de cada posto.
- Rotação de dias de teletrabalho entre os membros da equipe para garantir uma distribuição equitativa.
A partir de regras como estas, é possível projetar um sistema automatizado com fluxos de trabalho predefinidos que permita agilizar a aprovação ou recusa das solicitações. Com uma única olhada, os responsáveis de RH podem revisar a situação do funcionário, comunicar-se com todas as partes e tomar uma decisão justa que se ajuste às necessidades produtivas.
Um software de gestão do tempo como o da Bizneo RH facilita todo este processo ao fornecer as ferramentas necessárias para cobrir as diferentes áreas que intervêm. Desde a gestão de solicitações e aprovações até o controle de horários e turnos, passando pela comunicação com funcionários e gerentes.
Tudo isso integrado em uma única plataforma que simplifica os fluxos de trabalho e garante o cumprimento normativo. Além disso, proporciona análises e relatórios que ajudam a avaliar o impacto do teletrabalho na organização.
Registro de ponto e geolocalização no teletrabalho
Por outro lado, o teletrabalho não está isento das recentes leis do controle de horário ou do registro de ponto digital. As empresas de todos os tamanhos devem registrar de forma inequívoca e digital a entrada e saída dos funcionários, mesmo que estes trabalhem de casa.
A melhor forma de realizar este processo é utilizar uma ferramenta de registro de ponto digital que permita aos funcionários registrar sua jornada de forma simples a partir de qualquer dispositivo. Aplicações como a da Bizneo RH oferecem todas as facilidades para registrar as horas de trabalho, descansos, lembretes, notificações, etc.
Além disso, também inclui funcionalidades de geolocalização para verificar de onde o registro é feito, embora seu uso deva ser justificado e acordado previamente com os trabalhadores. A empresa pode estabelecer o centro de trabalho habitual e um raio permitido para o registro.
Desta forma, pode-se assegurar que o funcionário está realmente trabalhando de sua casa ou de outro lugar autorizado. Esta medida ajuda a manter o controle e a segurança, especialmente em setores onde a localização do trabalhador é relevante por motivos legais ou de segurança.
Por outro lado, um software de gestão do tempo também evita confusões sobre quais dias se deve teletrabalhar e quais são presenciais, pois tudo fica registrado no calendário digital. Quando as solicitações são aprovadas, o software marca automaticamente os dias de teletrabalho no calendário do funcionário, facilitando assim a gestão e a organização para todas as partes.
A transparência e a automação que um software de gestão do tempo proporciona não só simplificam a gestão do teletrabalho, mas também reduzem os erros e mal-entendidos que podem surgir com sistemas manuais.
