La planificación de tareas en RR. HH. es, al igual que en cualquier otra área, un desafío que se debe asumir si se quiere alcanzar el éxito. La falta de organización, claridad y previsión tan solo pueden llevar al caos, al estrés laboral y la imposibilidad de alcanzar objetivos ni cumplir con los plazos propuestos. Mientras que, cuando nos organizamos metódicamente, podemos alcanzar nuestro máximo potencial.
El tiempo es sin duda el recurso más valioso que existe, por lo que es fundamental aprender a administrarlo de manera eficiente. Una correcta metodología de planificación del trabajo, unidas las herramientas adecuadas y a la motivación del equipo, ofrece el desarrollo y competitividad que sueñan todas las empresas.
Index
- 1 ¿Qué es la planificación de tareas en el trabajo?
- 2 Planificación del trabajo: por qué es tan importante
- 3 Diferencias entre planificación y organización de tareas
- 4 ¿Cómo hacer una buena planificación de tareas? 6 puntos clave
- 5 5 metodologías de planificación de tareas que podemos emplear en planificación del trabajo
- 6 Como utilizar una herramienta digital para la planificación de tareas
¿Qué es la planificación de tareas en el trabajo?
La planificación de tareas hace referencia al proceso de organizar y estructurar las actividades laborales de manera eficiente y efectiva a lo largo del tiempo.
Implica establecer prioridades, asignar recursos y definir plazos para completar las tareas de forma óptima. En el contexto de Recursos Humanos, esta planificación es clave a la hora de gestionar el tiempo o los esfuerzos del equipo y asegurarse que se cumplan los objetivos tanto individuales como colectivos.
El tiempo, como recurso único y limitado, marca el ritmo de nuestras actividades y determina la eficacia de nuestras acciones. En el ámbito de RR. HH., una planificación adecuada permite maximizar este valioso recurso, evitando desperdicios y mejorando la productividad general.
Esto no solo beneficia al departamento en sí, sino que también impacta positivamente en toda la organización, facilitando una gestión más fluida y eficiente del capital humano. La calidad, los costes, los plazos de entrega, el rendimiento o la satisfacción del cliente depende de ello.
En el departamento de RR. HH., esto se traduce en una mejor gestión del talento, procesos de selección más eficientes o un desarrollo más estratégico de los empleados. Una planificación adecuada permite anticipar necesidades, optimizar recursos y responder de manera ágil a los desafíos cambiantes del entorno laboral.
Planificación del trabajo: por qué es tan importante
La planificación del trabajo, tanto a nivel individual como colectivo, tiene una gran influencia sobre distintos aspectos de nuestro día a día. En pequeñas porciones puede parecer irrelevante, pero a largo plazo son determinantes para el éxito de cualquier organización. Los afectos positivos y adversos pueden ser más que notables:
- Mejora de la productividad: una planificación efectiva permite aprovechar al máximo el tiempo y los recursos disponibles, lo que se traduce en un aumento de la productividad tanto individual como del equipo.
- Reducción del estrés: al tener una visión clara de las tareas y plazos, se reduce la ansiedad y el estrés asociados con la incertidumbre y la sobrecarga de trabajo. El bienestar general aumenta.
- Optimización de recursos: la planificación adecuada ayuda a identificar y asignar eficientemente los recursos necesarios para cada tarea, aprovechando al máximo cada uno de ellos.
- Toma de decisiones: contar con una planificación clara proporciona una visión general del trabajo, lo que facilita la toma de decisiones informadas y estratégicas.
- Calidad de resultado: al tener un plan estructurado, los profesionales de RR. HH. pueden dedicar el tiempo necesario a cada tarea, lo que resulta en un trabajo de mayor calidad y precisión.
- Mejora en la comunicación y colaboración: una planificación efectiva facilita la coordinación entre los miembros del equipo de RR. HH. y otros departamentos, promoviendo una mejor comunicación y colaboración en toda la organización.
- Cumplimiento de objetivos: al tener una estructura clara de tareas y plazos, es más probable que se cumplan los objetivos establecidos para el departamento de RR. HH.
- Adaptabilidad y flexibilidad: una buena planificación permite identificar rápidamente los cambios necesarios y ajustar las prioridades en respuesta a nuevas demandas o cambios.
Sin embargo, la falta de planificación del trabajo puede llevarnos a todo lo contrario: baja productividad, retrasos, malestar y estrés, imposibilidad de crecer, sensación constante de falta de tiempo… Todo por simplemente no establecer un orden en la gestión del tiempo y su correcta distribución a lo largo de la jornada laboral.
Diferencias entre planificación y organización de tareas
Aunque están relacionadas, planificar tareas y organizarlas implican fases distintas del trabajo: una diseña el camino, la otra lo recorre.
La planificación de tareas es la fase estratégica: anticipa, estructura y define qué se va a hacer, cuándo y con qué recursos. Mientras tanto, la organización de tareas es la fase operativa: se encarga de ejecutar ese plan, distribuyendo tareas, asignando responsables y supervisando que todo avance según lo previsto.
Tabla comparativa: planificación de tareas vs organización de tareas
| Aspecto | Planificación de tareas | Organización de tareas |
|---|---|---|
| Cuándo ocurre | Antes de comenzar el trabajo | Durante la ejecución del trabajo |
| En qué consiste | Diseñar, prever, priorizar, estimar tiempos | Asignar, distribuir, coordinar, supervisar |
| Orientación | Estratégica | Operativa |
| Objetivo principal | Trazar un plan lógico y efectivo | Ejecutar el plan con orden y eficiencia |
| Beneficio clave | Anticipación y foco | Ejecución optimizada y reducción de errores |
| En RR. HH. se aplica a… | Selección, formación, evaluaciones, planificación anual | Onboarding, tareas recurrentes, control de tiempos, seguimientos |
Ambas son necesarias y se complementan. Sin planificación no hay dirección; sin organización, no hay acción.
¿Cómo hacer una buena planificación de tareas? 6 puntos clave
Benjamin Franklin, considerado como uno de los padres fundadores de Estados Unidos, solía decir que “por cada minuto que pasamos planeando, ganamos una hora”.
Y aunque puede que no sea así exactamente, la realidad es que la planificación de tareas diarias sí que ofrece una especie de colchón extra de tiempo que nos ayuda a sacar adelante todo el trabajo de forma ordenada y productiva.
Y aunque cada organización, equipo o empleado puede utilizar una metodología o herramienta distinta, existen algunos puntos clave que no se deberían pasar por alto.
- Identificar: el primer paso es identificar todas las tareas y responsabilidades que deben llevarse a cabo. Esto implica hacer una lista exhaustiva de todas las actividades, desde las más pequeñas hasta las más grandes, que son parte del trabajo diario en RR.HH. Es importante ser lo más específico posible para no pasar por alto ningún detalle y dividir en tareas pequeñas.
- Priorizar: una vez que se tienen todas las tareas identificadas, es necesario establecer prioridades. No todas las tareas tienen la misma importancia o urgencia, por lo que es fundamental clasificarlas según su relevancia y el impacto que tendrán en los objetivos del departamento y de la organización.
- Estimar: a partir del tiempo, así como de cualquier otro recurso que necesitemos y esté disponible, es importante calcular cuánto tiempo llevará completar cada tarea. Esta estimación ayuda a crear un cronograma y a distribuir el trabajo de manera eficiente. Es vital realizar estimaciones realistas.
- Asignar: una vez que se han identificado, priorizado y estimado las tareas, el siguiente paso es asignarlas a los huecos libres del calendario. Es importante considerar las habilidades, experiencia y carga de trabajo actual de cada persona para garantizar una distribución equitativa y eficaz del trabajo.
- Establecer plazos: para cada tarea asignada, es crucial establecer plazos realistas. Esto ayuda a mantener el trabajo en marcha y evita que las tareas se acumulen o se retrasen. Los plazos deben ser lo suficientemente flexibles para manejar imprevistos, pero también lo suficientemente firmes para mantener el ritmo.
- Revisar y ajustar: la planificación no es un proceso estático. Es importante revisar regularmente el progreso y hacer ajustes según sea necesario. Esto permite adaptarse a cambios inesperados, prioridades emergentes o nuevas demandas que puedan surgir.
5 metodologías de planificación de tareas que podemos emplear en planificación del trabajo
Existen varias metodologías de planificación de tareas que pueden ser aplicadas en el ámbito de RR.HH. para mejorar la eficiencia y productividad del departamento. Estas metodologías, las cuales también se pueden combinar, ofrecen diferentes enfoques para organizar el trabajo, establecer prioridades y gestionar el tiempo de manera efectiva.
Método GTD (Getting Things Done)
Esta metodología, desarrollada por David Allen, se centra en capturar todas las tareas y proyectos en un sistema externo, liberando así la mente para enfocarse en la ejecución. En RR. HH., esto puede aplicarse organizando todas las responsabilidades en categorías como reclutamiento, formación, evaluación de desempeño, etc., y estableciendo acciones concretas para cada una.
Técnica Pomodoro
Este método implica trabajar en intervalos de 25 minutos (llamados «pomodoros») seguidos de breves descansos, de por ejemplo, 5 minutos. Cada 4 pomodoros se realiza un descanso más largo de 15 a 30 minutos. Esta técnica puede ser especialmente útil en RR.HH. para tareas que requieren alta concentración, como la revisión de currículos o la elaboración de informes de evaluación. Ayuda a mantener el enfoque y evitar la fatiga mental, mejorando la productividad general del equipo.
Metodologías ágiles
Las metodologías ágiles como Scrum o Kanban pueden adaptarse eficazmente al entorno de RR.HH. Estas metodologías promueven la flexibilidad, la colaboración y la mejora continua, lo que puede ser muy beneficioso para gestionar proyectos de RR.HH. como la implementación de programas de onboarding o la reestructuración de procesos de selección.
Las tareas se colocan en un tablero visual, permitiendo al equipo de RR. HH. ver el flujo de trabajo y el progreso de cada tarea. Esto facilita la identificación de cuellos de botella y la distribución equitativa del trabajo. Además, las reuniones diarias breves (stand-ups) pueden mejorar la comunicación y la colaboración dentro del equipo.
Matriz de Eisenhower
Esta técnica ayuda a priorizar tareas basándose en su urgencia e importancia. Las tareas se categorizan en cuatro cuadrantes: urgente e importante, importante pero no urgente, urgente pero no importante, y ni urgente ni importante. Esta clasificación permite al equipo de RR. HH. enfocarse en lo verdaderamente crucial y delegar o eliminar tareas menos relevantes.
Método WBS (Work Breakdown Structure)
El método WBS es una técnica de descomposición jerárquica del trabajo que divide proyectos complejos en componentes más manejables. En RR. HH., este método puede aplicarse para desglosar grandes iniciativas, como la implementación de un nuevo sistema de gestión del talento, en tareas más pequeñas y específicas. Esto facilita la asignación de responsabilidades, la estimación de recursos y el seguimiento del progreso.
Como utilizar una herramienta digital para la planificación de tareas
Sin importar qué metodología elijamos o cuan complicado parezca organizar tareas de recursos humanos eficazmente, las herramientas digitales dedicadas a la organización del trabajo nos pueden ayudar muchísimo a conseguirlo. Esta nos ofrece un marco de trabajo donde poder agrupar las tareas pendientes, priorizar y asignar tareas, realizar un seguimiento, etc.
Por ejemplo, podemos crear tareas referentes al onboarding y offboarding de empleados para asegurarnos de que todos los pasos necesarios se completen sistemáticamente. Esto incluiría tareas como preparar el espacio de trabajo, configurar cuentas de correo electrónico y sistemas, programar sesiones de orientación y, en el caso de salidas, gestionar la transferencia de conocimientos o la devolución de equipos.
Además, podríamos establecer recordatorios automatizados para seguimientos post-incorporación o entrevistas de salida, garantizando así un proceso fluido y completo. La automatización de estos procesos no solo ahorra tiempo, sino que también reduce errores y garantiza una experiencia consistente para todos los empleados.
Otra área donde un software de RR. HH. con planificación de tareas, como el de Bizneo HR, puede ser particularmente útil es en la gestión de la formación y desarrollo del personal. Podemos crear un calendario de formación, asignar cursos a empleados específicos y hacer un seguimiento de su progreso. Esto mejorará el desarrollo del talento y permitirá alinearlo con los objetivos de la empresa.
Por otro lado, también podemos emplearla para realizar un seguimiento de las horas trabajadas por cada empleado, gestionar las solicitudes de vacaciones y ausencias, y generar informes detallados sobre la productividad del equipo. La automatización mediante workflows puede simplificar significativamente estos procesos, liberando tiempo para que el equipo de RR.HH. se enfoque en tareas más estratégicas.
En definitiva, emplear un software para la planificación de tareas en RR. HH en cualquiera de sus áreas de trabajo nos puede ayudar a obtener todos los beneficios que otorga una organización del trabajo eficaz.
Todo ello nos permite tener un control sobre el tiempo disponible, con el objetivo de invertirlo sabiamente y crear un entorno de trabajo productivo y saludable para todas las partes.
