A terceirização da folha de pagamento é uma alternativa para empresas de todos os portes. Já não é incomum terceirizar determinados serviços, como recrutamento ou até mesmo limpeza, para reduzir custos. Por que não a criação e o gerenciamento da folha de pagamento?
O gerenciamento integrado da folha de pagamento é um deles. Esse processo pode se tornar tedioso e complexo, cheio de erros. As questões tributárias e de compensação dos trabalhadores, sujeitas a mudanças inesperadas causadas por problemas na folha de pagamento, podem ser um problema sério. Um erro pode resultar em multas ou processos judiciais intermináveis, tornando necessário recorrer a especialistas na área.
Para aproveitar ao máximo a oportunidade que a terceirização da folha de pagamento representa, é útil conhecer suas principais características. A seguir, veremos como ela funciona, seus tipos e suas principais vantagens e desvantagens.
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O que é a terceirização da folha de pagamento?
De forma geral, a folha de pagamento é uma responsabilidade do Departamento de Recursos Humanos, mas que pode ser delegada a uma empresa externa. Essa empresa se encarregaria de calcular e pagar os salários, além de representar o empregado perante a Previdência Social para encargos e tributos, entre outras ações.
Quando esse serviço é contratado, os dados dos empregados são compartilhados com a empresa de terceirização da folha de pagamento (por exemplo, dados sobre horas extras, férias, demissões, aumentos salariais). Dessa forma, você realiza o processo de forma abrangente, mas sem deixar de lado a comunicação com seu cliente.
Atualmente, há duas opções disponíveis.
- Por um lado, terceirizar todo o processo para um escritório de contabilidade ou contador especializado em folha de pagamento.
- Por outro lado, seria optar por uma tecnologia de RH abrangente que inclua um software de gestão de folha de pagamento para melhorar a digitalização dos negócios. No entanto, vamos nos aprofundar nas particularidades dessas duas modalidades mais adiante.
Como o RH faz a gestão da folha de pagamento.
Como funciona a terceirização da folha de pagamento?
A resposta sobre como funciona o outsourcing da folha de pagamento é mais simples do que parece. A empresa em questão terceiriza todo o gerenciamento para um provedor. Esse fornecedor cuidará dos procedimentos mensais da folha de pagamento, ou seja, fará as folhas de pagamento e as pagará em nome de seu cliente no tempo e na forma adequados.
Além disso, o fornecedor é responsável pelas questões legais e tributárias decorrentes da folha de pagamento. O trabalho realizado pelo provedor é, na maioria dos casos, abrangente, e, para isso, precisa dos dados detalhados dos colaboradores da empresa contratante. Ele deve conhecer os tipos de contratos de trabalho, as horas de trabalho mensais, as incidências de folha de pagamento que podem ocorrer ou as contribuições a que estão sujeitos.
Também é possível que o fornecedor gerencie as contribuições para o seguro privado do cliente, os planos de previdência e realize os pagamentos a quaisquer prestadores de serviço, caso existam. Dessa forma, a carga de trabalho administrativo do departamento de RH é bastante reduzida.
A empresa não apenas economiza custos e coloca esse gerenciamento complexo nas mãos de especialistas, mas também concentra suas atividades de RH na atração de talentos e na avaliação de seu desempenho.
Ela também se beneficia dos avanços tecnológicos, especialmente se optar pela terceirização da folha de pagamento gerenciada por um software abrangente, pois muitas vezes eles podem se conectar ou ter acordos com consultorias ou agências jurídicas.
A melhor combinação entre tecnologia e suporte especializado. Grande parte do processo é automatizada e o escritório de contabilidade está disponível o tempo todo, mas sem perder o controle e garantindo resultados satisfatórios.
As duas opções de terceirização da folha de pagamento: escritório de contabilidade vs. software de folha de pagamento
O serviço pode ser oferecido de diferentes formas. Cada modelo de terceirização da folha de pagamento possui suas próprias vantagens e desvantagens, além de oferecer perspectivas distintas. Antes de terceirizar qualquer serviço, é essencial conhecer as opções disponíveis e entender o que cada uma tem a oferecer.
Escritório de contabilidade ou contador especializado em folha de pagamento
O escritório de contabilidade — ou contador especializado em folha — é a opção tradicional que as empresas utilizam há décadas. Trata-se de uma consultoria especializada em questões trabalhistas e fiscais, que assume toda a gestão administrativa da folha. Seus profissionais possuem formação específica na área e vasta experiência.
Eles atuam lado a lado com a empresa para executar os processos administrativos: fazem o controle de faltas, elaboram os salários de acordo com as necessidades do cliente, gerenciam as contribuições e, principalmente, oferecem suporte jurídico trabalhista. São especialmente úteis em casos de fiscalização do trabalho.
Apesar das vantagens, apresentam algumas limitações em comparação com alternativas mais modernas. Seu modelo de atuação é reativo — ou seja, os relatórios e respostas às dúvidas só são fornecidos mediante solicitação do cliente.
Isso reduz o controle em tempo real sobre o processo e dificulta a comunicação em situações críticas. Além disso, utilizam diversos formatos de arquivo, como Excel ou PDF, para troca de informações, o que pode gerar perda de dados ou erros nos procedimentos. Não oferecem um sistema 100% digital e seguro ao cliente.
Software de terceirização de folha de pagamento
É uma alternativa que vem ganhando força nos últimos anos. O fornecedor disponibiliza um software na modalidade SaaS (Software as a Service), garantindo comunicação instantânea e acesso imediato aos dados. As informações necessárias para a gestão da folha são armazenadas e transmitidas via nuvem, eliminando a necessidade de infraestrutura física.
Na Bizneo HR, nos integramos com diversos fornecedores de software de folha de pagamento — como Primavera, Sage 200, a3innuva, Epsilon, Silae, Nivel IV ou e-OER, entre outros —, centralizando toda a gestão da folha de pagamento e salários, despesas e diárias, rescisões ou liquidações e outros processos de RH em uma única plataforma.
O contato entre a empresa e o fornecedor é estreito, pois o software de folha de pagamento está disponível o tempo todo. Seja por meio de um painel de controle em tempo real ou de relatórios, o gerenciamento é transparente e é fácil navegar pelos dados da folha de pagamento, para os quais estão disponíveis filtros e mecanismos de pesquisa. Assim, a equipe de RH não ficará completamente alheia a essas e outras questões relacionadas.
Quais processos um software de terceirização de folha de pagamento automatiza?
Ao contratar o outsourcing da folha de pagamento por meio de uma tecnologia de RH, você delega todas as tarefas essenciais para preparar a folha de pagamento.
- Folha de pagamento automatizada graças ao fato de que ela se conecta com o restante dos módulos de sua suíte para coletar as incidências e dados necessários para prepará-la (horas trabalhadas e horas extras, feriados, licenças, cumprimento de objetivos de incentivos, registros ou cancelamentos, alterações contratuais…).
- Transmissão de dados. Facilidade de comunicação desses dados com os responsáveis pela elaboração da folha de pagamento, seja um departamento interno, uma agência de folha de pagamento ou outro fornecedor de folha de pagamento.
- Gerenciamento, armazenamento e envio de folhas de pagamento. O software de Recursos Humanos usa suas funcionalidades para fornecer a cada colaborador um gerenciador de documentos para visualizar sua folha de pagamento, uma personalização completa e a edição dos conceitos para que os responsáveis se adaptem a cada política empresarial, além de receber avisos e notificações de qualquer incidência a ser aplicado a posteriori. Funcionalidades para otimizar cada fase.
- Relatórios de folha de pagamento. A partir da nossa solução, você encontrará relatórios de folha de pagamento em tempo real e em nível histórico para ter um controle exaustivo de todos os dados relacionados ao salário dos trabalhadores.
Com o software de gestão de folha de pagamento Bizneo HR, os colaboradores, gerentes e até mesmo uma consultoria (eles podem ter um usuário para visualizar os dados) podem ter acesso quando e onde quiserem.
Em grande parte, as tarefas administrativas são automatizadas graças aos fluxos de trabalho, o que simplifica o processo, evita erros de duplicação e oferece amplo escopo para personalização. Isso se aplica não apenas às folhas de pagamento e à sua entrega, mas também ao processamento de formalidades junto à previdência social ou às autoridades fiscais. Um bom software tem integrações com sistemas governamentais, um detalhe que deve ser levado em conta.
Por fim, o suporte especializado não é perdido, pois é comum que o fornecedor do software tenha uma equipe de profissionais. Dessa forma, o serviço oferecido por uma agência convencional é mantido e aprimorado com o apoio da mais recente tecnologia aplicada à gestão de Recursos Humanos.
Quando optar pela terceirização da folha de pagamento?
Veja 4 motivos para optar pela terceirização da folha de pagamento:
Poupança de tempo
O objetivo é reduzir o tempo gasto em determinadas atividades do departamento de RH, mas sem comprometer a qualidade dos resultados. O caso do gerenciamento da folha de pagamento é um bom exemplo, dada a sua complexidade, especialmente em termos de relações com a administração e o gerenciamento de impostos. .
Redução de erros e problemas legais
A terceirização da folha de pagamento coloca o gerenciamento da folha de pagamento nas mãos de especialistas ou tecnologias que garantem a conformidade com a lei e têm acordos com empresas de consultoria. Eles são especialistas em direito trabalhista, o que reduz os erros. Se a empresa já teve de lidar com ações judiciais, inspeções trabalhistas ou entrou na justiça, talvez seja hora de delegar.
Necessidade de atrair e reter talentos
Dada a importância de atrair e desenvolver talentos nos últimos anos, é aconselhável que o departamento de RH se concentre nessa tarefa. Quanto menos tarefas administrativas ele tiver de lidar, melhor será seu desempenho nas demais áreas. Dessa forma, ele poderá concentrar seus esforços em encontrar e aprimorar os perfis profissionais de que a empresa precisa para crescer.
Ganho de confiabilidade
Por fim, no caso de pequenas empresas, cujos recursos não lhes permitem realizar a gestão de RH, elas ganham em confiabilidade com a terceirização da folha de pagamento.
Atualmente, o outsourcing por meio de um software de folha de pagamento de funcionários, como o incluído na suíte Bizneo HR, é a opção que proporciona maior agilidade e eficácia, pois todo o processo é automatizado. Ele combina as funcionalidades de RH com a tecnologia de gerenciamento da folha de pagamento, que pode ser integrada e/ou conectada a empresas de gerenciamento – outros fornecedores de folha de pagamento. Uma solução completa.
A empresa será assessorada o tempo todo por especialistas da área. Da mesma forma, ela poderá revisar qualquer aspecto por meio do próprio programa em tempo real e com disponibilidade 24 horas por dia, 7 dias por semana, o que facilita a resolução de problemas. Sem dúvida, um diferencial que pode transformar a gestão da sua empresa.
