La gestión de solicitudes de teletrabajo desde RR. HH. ha sido muy variante durante los últimos años. En 2020, la pandemia provocó el boom del trabajo no presencial, y desde entonces, las condiciones han ido cambiando progresivamente.
Según Gallup, el 55 % de empresas han optado por modelos híbridos, mientras que el 26 % teletrabaja exclusivamente y el 19 % apuesta solo por el trabajo presencial. En España, la Ley del Teletrabajo fue integrada en el Estatuto de los Trabajadores, regulando así la situación de los empleados que trabajan regularmente a distancia.
Ahora que cualquier empleado puede solicitar teletrabajo, las empresas deben implementar procesos claros y eficientes para gestionar estas solicitudes. Herramientas de software de RR. HH. es una de las formas más sencillas de agilizar la organización, evitar solapamientos y cumplir con otras normativas como el fichaje digital o el control horario.
Tabla de contenidos
¿Cómo solicitar el teletrabajo en la empresa?
Aunque el proceso de solicitud de teletrabajo es sencillo y muy similar en todas las empresas, no podemos olvidar que este debe cumplir con la Ley 10/2021 de 9 de julio, de trabajo a distancia.
1. Envío de solicitud por parte del empleado
Aunque la ley no recoge un formato específico para realizar la solicitud, es recomendable hacerlo por escrito detallando los días y horarios solicitados para teletrabajar. Este debe recoger también los motivos por los que se solicita, ya sea por conciliación familiar, cuidado de hijos o familiares cercanos, etc.
Los sistemas de gestión de RR. HH. modernos facilitan este proceso. Por ejemplo, el empleado puede realizar la solicitud directamente desde el portal de RR. HH. y desde su móvil. Este puede rellenar el formulario correspondiente con todos los datos necesarios y la solicitud llega automáticamente a los responsables para su evaluación.
¿Por qué se puede solicitar teletrabajo?
El artículo 34.8 recoge las casuísticas por las que un empleado tiene derecho a disfrutar de la modalidad de teletrabajo. Estas son:
- Cuidado de hijos menores de 12 años
- Cuidado de hijos mayores de 12 años con discapacidad
- Cuidado de familiares hasta segundo grado de consanguinidad
- Cuidado de personas dependientes que convivan en el mismo domicilio
- Causas de fuerza mayor familiares
- Cuando el convenio colectivo recoja la opción de teletrabajo
- Cuando la naturaleza del puesto de trabajo lo permita
Aunque se puede solicitar por otras situaciones, el amparo por ley se limita a estas circunstancias. En otros casos, la empresa será quien decidirá, junto al empleado, laa aprobación de la solicitud y las condiciones del teletrabajo.
2. Evaluación por parte de RR. HH.
La solicitud llegará al responsable de recursos humanos, que deberá evaluar tanto la situación del empleado como las necesidades empresariales y organizativas. Este tendrá un plazo de 15 días para revisar y dar respuesta a la solicitud, pudiendo negociar las condiciones de la solicitud directamente con el empleado.
En caso de que RR. HH. no dé una respuesta en el plazo establecido, la solicitud se entenderá como aprobada, siempre que se encuentre dentro de los supuestos contemplados en el artículo 34.8 del Estatuto de los Trabajadores. Por ello es importante que exista un procedimiento claro tanto para la recepción como la gestión de solicitudes de teletrabajo desde RR. HH.
3. Aprobación o denegación según las políticas internas
Recursos humanos, junto a los responsables de cada área, decidirá si se acepta o deniega la solicitud según las políticas de teletrabajo establecidas. En caso de denegación, RR. HH. debe proporcionar una justificación objetiva y razonada de los motivos. Si la solicitud es aprobada, se procederá a la formalización del acuerdo de teletrabajo.
En cualquiera de los casos se deberá comunicar la decisión al empleado por escrito. Si la solicitud se acepta, se deberá pasar a firmar el acuerdo de trabajo a distancia, incluyendo todos los requisitos como:
- Inventario de medios y equipos
- Horarios en los que se realizará el trabajo a distancia
- Lugar de trabajo habitual
- Duración del acuerdo de teletrabajo
- Medios de control empresarial
- Procedimiento a seguir en caso de dificultades técnicas
Un software de RR. HH. también permite automatizar todo el proceso, desde la solicitud inicial hasta la firma del acuerdo final. Además, facilita el seguimiento y cumplimiento de los plazos legales, y mantiene un registro fiable de todas las solicitudes y documentación asociada.
Claves para una gestión eficiente del teletrabajo desde RR. HH.
Para asegurar una gestión eficaz del teletrabajo desde el departamento de RR. HH., es necesario establecer procesos claros y utilizar herramientas digitales que permitan agilizar y automatizar procesos. Estas permiten un mejor seguimiento del cumplimiento normativo y facilitan la comunicación fluida con las diferentes partes interesadas.
Detrás de una solicitud de teletrabajo se esconde una relación con áreas tan importantes como la disponibilidad en oficina, igualdad, control horario, control de la productividad o seguridad laboral. Por ello, es fundamental que RR. HH. tenga una visión global y coordinada del proceso para:
- Evitar solapamientos: cuando varios empleados solicitan teletrabajo en los mismos días, es importante tener un sistema que permita visualizar y gestionar la disponibilidad del equipo para mantener una presencia mínima en la oficina según las necesidades de cada departamento. Esto es algo sencillo de llevar a cabo con una herramienta de RR. HH, ya que permite visualizar qué empleados están trabajando en remoto cada día y gestionar los calendarios de forma centralizada.
- Garantizar la equidad: asegurar que todas las solicitudes se evalúan bajo los mismos criterios y que se respetan las prioridades establecidas por ley. Se deben establecer políticas de teletrabajo que eviten desigualdades, arbitrariedad y tratos de favor. De lo contrario, el bienestar de los empleados y el ambiente laboral se pueden ver afectados.
- Mantener la productividad: establecer métricas claras y herramientas de seguimiento que permitan evaluar el rendimiento de los empleados en modalidad de teletrabajo. A la vez, estas medidas deben ser transparentes y respetuosas con la privacidad del empleado, cumpliendo con la normativa de protección de datos y el derecho a la desconexión digital. El objetivo debe ser evaluar resultados y no sobregestionar el tiempo del trabajador.
- Fichaje y control horario: implementar sistemas de fichaje digital que permitan registrar la jornada laboral de los empleados en teletrabajo, cumpliendo así con la obligación legal de control horario. Las herramientas de RR. HH. modernas ofrecen soluciones que facilitan este registro de forma sencilla y segura, permitiendo al empleado fichar desde cualquier dispositivo y ubicación.
- Cumplimiento normativo: asegurar que todos los procesos relacionados con el teletrabajo cumplen con la legislación vigente, desde la evaluación de las solicitudes hasta la firma de acuerdos y el control horario. Un software de RR. HH. facilita el seguimiento y documentación de estos requisitos legales.
Aprobación y control de turnos para el teletrabajo
Teniendo en cuenta todo lo anterior, la clave a la hora de agilizar la aprobación de las solicitudes de teletrabajo desde RR. HH. es establecer unas políticas claras.
Elaborar un sistema con reglas preestablecidas no es solo la mejor forma se ahorra tiempo, sino también de garantizar la transparencia y equidad en el proceso. Por ejemplo, se puede establecer criterios como:
- Días máximos de teletrabajo por semana según el departamento y rol
- Mínimo de personal presencial requerido por departamento o turno
- Priorización de solicitudes basada en criterios objetivos como distancia al centro de trabajo, situación familiar o necesidades de cada puesto
- Rotación de días de teletrabajo entre los miembros del equipo para garantizar una distribución equitativa
A partir de reglas como estas es posible diseñar un sistema automatizado con workflows predefinidos que permita agilizar la aprobación o denegación de las solicitudes. De un solo vistazo, los responsables de RR. HH. pueden revisar la situación del empleado, comunicarse con todas las partes y tomar una decisión justa y que se ajuste a las necesidades productivas.
Un software de gestión del tiempo como el de Bizneo HR facilita todo este proceso al proporcionar las herramientas necesarias para cubrir las diferentes áreas que intervienen. Desde la gestión de solicitudes y aprobaciones hasta el control de horarios y turnos, pasando por la comunicación con empleados y managers.
Todo ello integrado en una única plataforma que simplifica los flujos de trabajo y garantiza el cumplimiento normativo. Además, proporciona análisis y reportes que ayudan a evaluar el impacto del teletrabajo en la organización.
Fichaje y geolocalización en el teletrabajo
Por otro lado, el teletrabajo no está exento de las recientes leyes del control horario o el fichaje digital. Las empresas de todos los tamaños deben registrar de forma inequívoca y digital la entrada y salida de los empleados, incluso si estos trabajan desde su hogar.
La mejor forma de llevar a cabo este proceso es utilizar una herramienta de fichaje digital que permita a los empleados registrar su jornada de forma sencilla desde cualquier dispositivo. Aplicaciones como la de Bizneo HR ofrecen todas las facilidades para registrar las horas de trabajo, descansos, recordatorios, notificaciones, etc.
Además, también incluye funcionalidades de geolocalización para verificar desde dónde se realiza el fichaje, aunque su uso debe estar justificado y acordado previamente con los trabajadores. La empresa puede establecer el centro de trabajo habitual y establecer un radio permitido para el fichaje.
De esta forma, se puede asegurar que el empleado está realmente trabajando desde su domicilio u otro lugar autorizado. Esta medida ayuda a mantener el control y la seguridad, especialmente en sectores donde la ubicación del trabajador es relevante por motivos legales o de seguridad.
Por otro lado, un software de gestión del tiempo también evita confusiones sobre qué dias se debe teletrabajar y cuáles son presenciales, ya que todo queda registrado en el calendario digital. Cuando las solicitudes se aprueban, el software marca automáticamente los días de teletrabajo en el calendario del empleado, facilitando así la gestión y la organización a todas las partes.
La transparencia y automatización que proporciona un software de gestión del tiempo no solo simplifica la gestión del teletrabajo, sino que también reduce los errores y malentendidos que pueden surgir con sistemas manuales.
Linkedin
Youtube
